Envoi frais scolaires par mail

Bonjour,

J'envisage prochainement d'envoyer les frais scolaires par mail via Gfe.
Pour celles et ceux qui le pratiquent, quelles sont les écueils à éviter ? Est-ce utile compte-tenu des avantages et des inconvénients de ce type d'envoi ? comment gérer vous les familles qui paient en échelonné ? Bref je suis preneur de vos remarques.

Bonjour,

Perso je trouve ça gééééniaaaal... MAIS on a abandonné pour l'instant.

En effet, dans la foulée des envois des mails, on reçoit 263465 appels de parents qui :
- ne comprennent pas pourquoi ils reçoivent une facture alors qu'ils sont en prélèvement automatique (malgré message pronote et sur site disant que pour ceux qui sont en PA, l'avis aux familles et à titre informatif et que blablablaaaa) (de toutes façons ils lisent pas)
- préfèrent le format papier et demandent à l'avoir parce qu'ils n'ont pas d'imprimante
- confirment qu'ils ont bien reçu le mail (suppppeeeer )


Sans compter les parents qui :
- on changé de mail sans prévenir
- ne regardent pas le dossier spam où l'avis atterrit régulièrement
- pensent que c'est de la pub/du phishing et mettent à la corbeille sans lire
- n'ont pas de mail
- n'ont pas internet (et oui il y a en a pour de vrai)
- donnent le mail de leur enfant qui ne transmet pas l'info
- ne voulaient pas l'envoi de mail puis finalement le veulent bien
- inversement
- jurent qu'ils l'ont jamais reçu, ahlala internet !


Il y a la possibilité d'exclure des élèves des envois par mail. J'en ai environ la moitié à faire je pense. C'est long et chiant. Pas le temps, je fais les RO Covid  


(non mais en vrai c'est génial mais avec "mes familles" ça marche pas)

Alors, pour ma part, je pratique depuis la création de la fonctionnalité.
Je reçois effectivement beaucoup d'appel dans les deux heures qui suivent le moment où j'ai appuyé sur le bouton, et je répète souvent la même chose.

Au bout de trois ans, j'ai bien rôdé mes pratiques, et j'ai moins de dix adresses mail fausses au premier trimestre... Il m'en restait deux au deuxième... Vite corrigées.

Si l'adresse mail n'est pas renseignée, tu peux avoir la version papier sans pour autant abandonner l'envoi de mail pour les autres. J'ai des petits stickers "Merci de me fournir une adresse électronique valide."
Je refuse catégoriquement toute demande d'impression pour les autres. Si on le fait en démat', ce n'est pas pour que ce soit remat' après.

Ils ne l'ont pas reçue. Je renvoie à partir de la constat pour un seul élève. Picétou.

Je pratique également et je trouve que la balance avantages/inconvénients penche en faveur des premiers à condition :

• d'avoir effectivement une base correcte (par définition, elle se fiabilise au fur et à mesure des trimestres)
  
• de préparer un message type pour les personnes en prélèvement automatique qui ne se rappellent plus si elles ont opté pour cette modalité ou qui ne comprennent pas pourquoi on envoie une facture (ça fait X années que je réclame de pouvoir rédiger en rouge une mention sur les avis aux familles dans GFE afin d'avertir les familles en PA mais ça n'a jamais été possible pour une raison que j'ignore)   
  

Personnellement je n'ai aucun retour téléphonique de la part des parents directement après l'envoi.
Par contre des mails au fil de l'eau de parents qui s'inquiètent car ils n'ont pas de factures (alors qu'ils savent que c'est par mail).

J'ai très peu de mail manquant notamment parce qu'avec le confinement, les parents se sont enfin motivés à se connecter au site du collège qui nécessite une adresse mail pour y accéder. Si j'en ai 5 par trimestre c'est bien le maximum (souvent les nouveaux arrivant et/ou erreur de saisie à l'inscription).

Sur la pratique, je fais peu ou prou comme Xena, cependant j'édite une version papier pour les personnes dépendant du 115 car même si elles peuvent posséder un smartphone c'est utile pour elle d'avoir les documents en physique.



Les limites:

-Les points présentés par mêmepaspeur

-Les mômes de l'ASE, il y a une procédure en parallèle a effectuer via chorus (dépend de la CT a priori).

-Il faut une base "clean" et que les parents comprennent que l'avis arrive sur l'adresse du responsable légal financier de l'élève. Il faut donc bien l'indiquer à l'inscription et dans les plaquettes de procédures pour les familles. Avec le spam, c'est chez moi la première cause du "j'ai pas eu la facture !" de la part des parents.

- Les Autres éléments financiers. Je gère les avances directement sur GFE avec l'autorisation de l'AC, l'avantage étant que cela apparaît directement sur l'avis. J'ai connu une AC qui ne souhaitait pas déléguer cela et voulait que nous fassions à la main ce travail sur tout les avis. Autant dire que si la famille reçoit deux avis aux familles en même temps, elle va être un peu perdue même si c'est indiqué annule et remplace.

- Certaines familles s'acharnent à m'imprimer l'avis.

- Comme floflolove, peu d'espace d'expression sur les avis.




Les avantages:

- Tu as un listing des mails envoyés. Fini le parent qui te dit que tu n'as pas donné la facture. Le travail a été fait, on peut ensuite regarder pourquoi ils ne la trouvent pas (mail différent/mail du conjoint). J'ai moins de perte qu'en la distribuant aux élèves directement.

-économie de papier et de timbres. Cela revient au point au dessus, combien de factures arrivent réellement aux parents en format papier en collège quand c'est confié aux mômes ?
En plus le format papier c'est hasbeen, maintenant il faut créer de la charge numérique pour les serveurs qui vont bouffer autant de ressources énergétique que toute la creuse.

-économie de moyen humain: C'est bête mais la vie sco va devenir ta meilleure amie quand tu vas leur annoncer qu'ils n'ont plus les 45 classes à se taper pour donner des feuilles à un prof acariâtre (sans doute prof doc ou cpe dans une autre vie) qui va gueuler parce que tu déranges son cours (à juste titre). Là en 10s c'est plié.

-Tu vas pas te prendre la tête en retrouvant des documents en vie sco le trimestre suivant après t'être fait insulter par la famille.

- Évolution vers le dématérialisé à terme donc il faudra bien s'y habituer un jour.



La balance penche bien plus du côté positif que négatif chez moi et je ne veux en aucun cas revenir au format papier.

Je suis étonnée de ta remarque sur l'ASE, parce que ça marche très bien pour moi aussi par mail.
L'adresse mail saisie pour la réception des factures en tant que "Qui paie les frais" est celle du comptable de l'ASE... ou de l'IME, car j'ai les deux cas.

Xena a écrit:

Je suis étonnée de ta remarque sur l'ASE, parce que ça marche très bien pour moi aussi par mail.
L'adresse mail saisie pour la réception des factures en tant que "Qui paie les frais" est celle du comptable de l'ASE... ou de l'IME, car j'ai les deux cas.

Ils demandent de passer par chorus chez nous.
Ce n'est pas très compliqué non plus, sauf quand ton chef a des pertes de mémoire sur le sujet et qu'il s'en souvient un mois après


Edit: Je précise qu'ils refusent le mail de l'avis aux familles en nous expliquant pas spécialement cordialement que nous sommes des incompétents et que le fait de passer par la plate-forme est obligatoire. Même si c'est juste pour information.

Arf, oui, mais je n'ai pas de partenaire public en ASE ici. Ce ne sont que des assoc ou des fondations... Donc pas de traitement Chorus.
Mais effectivement, cela posera problème le jour où ce sera vraiment le conseil départemental qui me paiera.

J'insiste un peu mais ce n'est pas un réel problème, juste une limite. Il faut juste l'avoir à l'esprit lors de la constatation et faire la démarche ensuite car on a tôt fait de passer à autre chose en oubliant.

Grace à cette fonctionnalité + les SMS pronote, on a supprimé la machine à affranchir et on achète des timbre qu'on colle nous même. Economie réalisée en 2021 : 3000 € !

shinji a écrit:

Grace à cette fonctionnalité + les SMS pronote, on a supprimé la machine à affranchir et on achète des timbre qu'on colle nous même. Economie réalisée en 2021 : 3000 € !

Je n'ai personnellement pas encore passé le cap car l'équipe est très récalcitrante à quitter le petit confort d'une machine qui ne sert pourtant à rien, du point de vue des économies.
Les bulletins sont toujours envoyés par la poste... donc il nous reste un peu de marge.

Une remarque générale sur le médium courriel : il est socialement très clivant. Dans les CSP+, c'est parfait, ça marche super bien. Dans les CSP-, c'est pratiquement reçu comme une agression. Je l'ai lu dans la presse citant des études sur les modes de communication, et surtout on a eu l'occasion à OpenAcadémie de le constater très concrètement.

La meilleure réponse est donc probablement : les collègues en ZEPoïde peuvent tenter de s'y mettre, mais en parallèle d'une grosse entreprise d'acculturation des familles à ce moyen de communication. On peut organiser des ateliers avec les parents d'élèves, demander aux profs de placer des choses dans leurs cours, faire de la com' papier (eh oui...) explicative...

Si l'établissement a mis en place le télépaiement, attendre d'abord que l'AC ait bien réceptionné les droits constatés et mis à jour le site de téléservices, ça évitera une bonne partie des appels ou mails des parents qui se rendent sur le téléservices et ne voient pas de factures à payer.

Avant l'envoi des factures, j'envoie d'abord un mail aux parents sur Pronote pour les avertir qu'ils vont recevoir la facture par mail dans la journée, ça évite que pas mal de factures finissent à la poubelle sans êtres lues. Et ça me permet de rappeler les avantages du télépaiement et autres petites bricoles (en étant bref quand même, sinon ils ne lisent pas).

L'IZ a très bien résumé notre problématique de Zèpistes.


Je vais réessayer avec "mes familles" (non allophones, primo arrivants, du voyage, etc...) avec un travail pédagogique préalable comme je l'ai fait avec la bourse nationale dématérialisée. Mais ça prend du temps alors pour l'instant, j'imprime, et les PP jouent le jeu de la distribution.

Mais je lâche rien (c'est pas mon combat, mais presque  )


Comment je pense faire pour "travailler avec" ces familles. Les enfants auront un rôle à jouer, même si je n'aime pas trop attendre d'eux d'être des adultes miniatures.

- récolte des mails manquants à écrire en lettres majuscuuuuules pour éviter les confusions de o et a, et autres ^^
- convocation des élèves, individuellement, pour leur expliquer que les factures vont être envoyées par mail, et leur demander de m'aider à aider leurs parents (ils sont très fiers dans 100% des cas de pouvoir m'aider à aider leurs parents)
- document simple de quelques lignes rédigé en 5 langues (français, anglais, arabe, espagnol, italien), explicatif, et précisant que la facture dématérialisée pourra arriver dans le dossier spam/courrier indésirable + mon num de tél direct pour poser leurs questions
- flyer avec les coordonnées des maisons france service et services d'aide des mairies
- les 1ères fois : envoi d'un sms ciblé pour dire "hey j'ai envoyé la facture"
- je continuerai de demander aux PP de faire noter dans le carnet que les factures seront envoyées par mail le [date]

L'intendant zonard a écrit:

Une remarque générale sur le médium courriel : il est socialement très clivant. Dans les CSP+, c'est parfait, ça marche super bien. Dans les CSP-, c'est pratiquement reçu comme une agression. Je l'ai lu dans la presse citant des études sur les modes de communication, et surtout on a eu l'occasion à OpenAcadémie de le constater très concrètement.

La meilleure réponse est donc probablement : les collègues en ZEPoïde peuvent tenter de s'y mettre, mais en parallèle d'une grosse entreprise d'acculturation des familles à ce moyen de communication. On peut organiser des ateliers avec les parents d'élèves, demander aux profs de placer des choses dans leurs cours, faire de la com' papier (eh oui...) explicative...

J'ai 90% de CSP moins que moins. Sauf que comme mon bahut d'abord c'est un LP et qu'en plus, bah, quand y'a que des CSP-- sur un territoire de 2500 km², y'a pas de ZEP, tu fais avec. Et oui, je considère qu'il est de notre devoir de personne éduquée à l'informatique et à la dématérialisation de donner du temps aux familles. Des "Vous savez je suis nulle" on pour réponse "Je vais vous guider et la prochaine fois vous verrez, vous y retrouverez, et si non, rappelez-moi. Je suis aussi là pour ça. Aucun souci." Très peu me rappelle. Et quand c'est le cas, c'est "C'est encore moi ! Bon, ben, j'ai réussi à ouvrir la facture mais ça veut dire quoi remise d'ordre ?" Quand je dis que je connais tous mes élèves, je connais aussi leurs parents (au téléphone) peut-être grâce à la dématérialisation...Ce qui est un comble !

Bonjour chers collègues,

Je cherche à savoir si l'envoi d'un mail se suffit à lui même, s'il constitue à lui seul une voie légale. Je n'arrive pas à trouver cette info.

Merci de votre aide!!

Oui, c'est dans la loi de dématérialisation et qui doit dater de plus d'une dizaine d'année... Je ne me rappelle plus l'article du code civil, mais c'est aussi là que ça se trouve.
C'est simplement qu'on est toujours à la traine dans les EPLE pour appliquer le droit commun.

Il faut mobiliser toute l'équipe de direction sur le développement de la communication par mail: ils peuvent envoyer très facilement des mails en masse via pronote, aux parents de tel classe, à tous, etc.
Si tout le monde envoie des mails aux familles, cela permet de s'assurer que tout le monde ait un intérêt à avoir une base élève propre, et pas seulement nous...!

Certes garfield03, mais pas sans avoir conscience du biais sociologique véritablement lourd que j'indique plus haut. Un EPLE pourrait presque inscrire a son projet éducatif d'acculturer ses parents d'élèves au courriel, ça serait une belle mission.

NB les MachinSCO sauront émettre des courriels cet été, si le diable s'en mêle pas.

Je suis tout à fait d'accord avec toi.

Les démarches de dématérialisation doivent être pensées en amont pour accompagner les familles éloignées du numérique.
Quand je m'étais lancé dans BourseSCO, j'avais mis en place une permanence en soirée pour que les familles puissent faire leur demande de bourse au collège, accompagnées par moi ou une secrétaire, en plus des rdv individuels en journée avec moi ou l'AS. Au fil des ans, le nombre de demande de rdv diminue, et rien ne me fait plus plaisir qu'un coup de fil de la famille l'année suivante me disant qu'ils avaient réussi tout seuls et qu'ils n'ont pas besoin de nouveau rdv!

Un contact avec le CCAS, la maison France service, le point info du département, etc., sont aussi un plus.

On est là sur ce qui peut constituer pour moi l'avenir des services publics :
1/ un service publique tout numérique pour ceux qui sont à l'aise : gain de temps et facilité d'usage
2/ un accompagnement humain renforcé pour les autres, grâce au temps gagné dans le traitement des demandes numériques

floflolove a écrit:

[*]de préparer un message type pour les personnes en prélèvement automatique qui ne se rappellent plus si elles ont opté pour cette modalité ou qui ne comprennent pas pourquoi on envoie une facture (ça fait X années que je réclame de pouvoir rédiger en rouge une mention sur les avis aux familles dans GFE afin d'avertir les familles en PA mais ça n'a jamais été possible pour une raison que j'ignore) 

Je relis la conversation : en fait il y a un hack possible pour mettre quand même ta mention en rouge : il faut le faire mettre en surimpression par le pilote d'impression. J'utilise PDFcreator, et on peut lui demander d'ajouter un arrière-plan, qu'on a préparé dans un PDF spécifique.

L'intendant zonard a écrit:

floflolove a écrit:

[*]de préparer un message type pour les personnes en prélèvement automatique qui ne se rappellent plus si elles ont opté pour cette modalité ou qui ne comprennent pas pourquoi on envoie une facture (ça fait X années que je réclame de pouvoir rédiger en rouge une mention sur les avis aux familles dans GFE afin d'avertir les familles en PA mais ça n'a jamais été possible pour une raison que j'ignore) 

[*]

Je relis la conversation : en fait il y a un hack possible pour mettre quand même ta mention en rouge : il faut le faire mettre en surimpression par le pilote d'impression. J'utilise PDFcreator, et on peut lui demander d'ajouter un arrière-plan, qu'on a préparé dans un PDF spécifique.

[*]
Le problème, c'est que GFE envoie directement à chacun le mail qui le concerne. Si on fait via pdf creator, cela veut dire que l'on n'envoie pas via GFE, que l'on édite tous les avis en pdf et qu'on les envoie un par un, à la main...

Je l'avions déjà mis en lien sur le fil APAE 2022 mais je l' refaisions quand même. Très instructif

https://www.defenseurdesdroits.fr/sites/default/files/atoms/files/ddd_rapport-dematerialisation-2022_20220207.pdf

Après avec OP@le c'est l'envoi par mail,  c'est pourquoi il faut bien que toutes les adresses mail soient vérifiées, rentrées sur la base élève ... on peut ensuite éditer si on le veut.

garfield03 a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

floflolove a écrit:

[*]de préparer un message type pour les personnes en prélèvement automatique qui ne se rappellent plus si elles ont opté pour cette modalité ou qui ne comprennent pas pourquoi on envoie une facture (ça fait X années que je réclame de pouvoir rédiger en rouge une mention sur les avis aux familles dans GFE afin d'avertir les familles en PA mais ça n'a jamais été possible pour une raison que j'ignore) 

Je relis la conversation : en fait il y a un hack possible pour mettre quand même ta mention en rouge : il faut le faire mettre en surimpression par le pilote d'impression. J'utilise PDFcreator, et on peut lui demander d'ajouter un arrière-plan, qu'on a préparé dans un PDF spécifique.

Le problème, c'est que GFE envoie directement à chacun le mail qui le concerne. Si on fait via pdf creator, cela veut dire que l'on n'envoie pas via GFE, que l'on édite tous les avis en pdf et qu'on les envoie un par un, à la main...

Effectivement, c'est inopérant ce que je propose.