Question bête : j'ai une tonne de factures en liquidation, mais j'ai pas de bons de livraison : on les perd , etc ...

Le service fait ??? Comment je fais

Stéphanie a écrit:

Question bête : j'ai une tonne de factures en
liquidation, mais j'ai pas de bons de livraison : on les perd , etc ...

Le service fait ??? Comment je fais

je suis suspicieuse : as-tu au moins un bon de cde ?? sinon, ça sens la
fausse facture !!! (vieille expérience de mes débuts !!)

Stéphanie a écrit:

Le service fait ???

Tu dis à l'ordonnateur de signer le bordereau de mandat.

OK , mais Jean-Mic , j'e déduits que tu te passes de bon de livraison

Stéphanie a écrit:

OK , mais Jean-Mic , j'e déduits que tu te passes de bon de livraison

lui je sais pas mais moi je cours pas après, j'ai je joint j'ai pas tant pis.
seul le BC est important pour moi (sinon je fais un mémoire)

Stéphanie a écrit:

OK , mais Jean-Mic , j'e déduits que tu te passes de bon de livraison

Non, je les utilise, mais même sans, en deux il ne m'est pas encore arriver de me demander à la vue d'une facture si la marchandise ou le service avait été fait.

Mais bon je suis en collège, peut-être qu'en lycée c'est autre chose.

En collège, il me semble qu'il est effectivement plus facile de s'en passer car en principe, on est très rapidement mis au courant des livraisons compte tenu, souvent, de l'encombrement des locaux par les cartons quand ils n'atterrissent pas immédiatement dans notre bureau!
Cependant, j'essaie de me procurer les BL au maximum car cela m'a permis, au moins une fois, de découvrir anguille sous roche!....

Bon alors avec ou sans bon ???

Ma question permet en plus à certains membres du forum de re-bon-dir en amusant jeux de mots....


Sérieusement ....je dois faire faire un certif signé par le CE pour chaque facture

Il s'agit de ne régler que les factures où il y a service fait. Si sans BL tu peux assurer que la livraison a eu lieu, l'absence de BL ne devrait pas te bloquer.

En parlant de bons de commandes, comment faites vous pour en passer (des commandes) ?
Est ce que vous prenez toujours le bon vieux carnet de bons en trois exemplaires ?
Si un prof vous amene une copie d'un bon issue d'un catalogue, vous recopiez sur votre carnet de bons ou vous envoyez comme ca ?
Moi j'ai toujours eu l'habitude de tout retranscrire sur le carnet de bons de commande systematiquement mais je viens d'avoir une mutation et on ne faisait pas comme ca du tout dans mon nouveau poste alors je me pose des questions ...

Euh, Serval, poser des questions sérieuses un vendredi aprés 16 h 30 reléve de l'inconscience....

T'as raison Nanard,
Je vais plutot penser a mon petit match de foot entre copains qui se profile pour ce soir ...

Au début de ma carrière je transcrivais tout également. Puis, maintenant, en prenant de l'âge ou de la bouteille, c'est à voir , je me contente d'agrapher le document du fournisseur au bon de commande de l'établissement et j'y fais référence: "cf votre BC ci-joint", ou," cf liste ci-jointe" etc....

OK ca je fais aussi mais tu fais quand meme reference a un BDC émis par ton bahut avec ton numero etc ...
Parce que sinon pour les engagements je trouve que c'est pas pratique si tu fais pas ca

j'utilise le module approvisionnement de gfc qui va trés bien
Maintenant si on m'ammène un bon tout fait je fais un simple engagement dans Gfc et je signe le bon tout fait dans le cadre ma délégation ou le CE.
ci liste à la prévert, elles doivent etre sur excel avec les references et les prix et je fais un bon gfc avec objet commande liste joint et je mets le prix dessus. Si la liste est illisible le prof se casse et refait.
les commandes c'est comme les demandes de travaux ou de service, ils suivent la procédure ou cela n'existe pas. Travailler entre 2 portes est le début des emmer...

serval a écrit:

En parlant de bons de commandes, comment faites vous pour en passer (des commandes) ?
Est ce que vous prenez toujours le bon vieux carnet de bons en trois exemplaires ?

rarement ... GFC édite les bons de commandes

Le bon vieux carnet à souches en trois couleurs.

Parfois, je fais référence à un document joint si trop long ou trop compliqué à recopié (ou trop fatiguée).
je faxe le tout ou l'envoie par la poste.

je garde tout pour vérifier à la livraison s'il n'y a pas erreur.

Il n'y a que pour la cantine que j'utilise les bons de commande Presto.


Journée pas finie. Réunion d'information ce soir pour les nouveaux parents, explication de la cantine, des paiements etc......

oui c'est vrai qu'on peut passer par les approvisionnements ...
J'en ai deja fait qques uns une fois en essayant mais j'ai pas mordu.
Peut etre que je devrai reesayer encore ...
L'avantage c'est qu'on engage en meme temps.
Des que j'ai bien mon nouveau poste en main je m'y remets !

Stéphanie a écrit:

Bon alors avec ou sans bon ???

Ma question permet en plus à certains membres du forum de re-bon-dir en amusant jeux de mots....


Sérieusement ....je dois faire faire un certif signé par le CE pour chaque facture

Le BL n'est pas une pièce justificative exigée pour les mandats. Par contre, il faut quand même vérifier que les choses sont arrivées pour éviter des problèmes ultérieurs.
D'une manière générale, et çà a été évoqué ailleurs, il vaut mieux conserver les carnets de bon de commandes et les BL. Les inspecteurs du trésor peuvent les demander. Le mieux est de prévoir une procédure de réception des livraison qui te permette facilement de vérifier le service fait et de le justifier. Chez moi, l'agent d'acceuil a un double de toutes les commandes. A la livraison, elle agrafe le BL au double du bon de commande et elle archive ça dans une chemise "commandes arrivées". Tout ça reste à la loge, quand j'ai un doute je l'interroge, si un inspecteur me demande : pareil.

serval a écrit:

OK ca je fais aussi mais tu fais quand meme reference a un BDC émis par ton bahut avec ton numero etc ...
Parce que sinon pour les engagements je trouve que c'est pas pratique si tu fais pas ca

Oui, car comme le bon du fournisseur est agraphé à un BDC du bahut dûment numéroté, les fournisseurs reportent très souvent ma référence de commande sur leur facture.
De toute façon, il s'agit juste de pouvoir correctement identifier les éléments facturés et suivre la SDE, peu importe le moyen, il suffit de s'y retrouver....

J'utilise des bons de commande maison établis sous excel tous mémorisés sur l'ordi.
J'utilise aussi les BDC préremplis de certains fournisseurs dont je garde une copie pour vérifier la conformité de la livraison (dans ce cas je ne refais pas d'autre bon).
Il arrive aussi que je passe la commande auprés d'un représentant qui me donne un double du bon qu'il a rempli lui-même...
L'important, c'est de s'organiser pour pouvoir toujours vérifier que la livraison et la facturation corresponde à la commande, quelle que soit la façon dont celle-ci a été passée...

Je suis en train de mettre en place :
- 1 commande = 1 appro sur GFC (1 BC + 2 fiches appro - 1 "souche"/1 avec triplicata facture fichier fournisseur + BL + tout ce qui a retracé la durée de vie de la dépense - même les post-it !!!)
- si commande internet ou téléphone -> appro avec marqué "Régularisation"
- chaque appro, dans "Destinataire interne", marqué selon les cas:
- courrier
- fax
- régularisation
- nom de celui à qui je confie le bon pour retrait marchandises
- les fournitures qui arrivent sans que j'ai établi un BC, c'est retour à l'envoyeur, et le patron me suit (non, mais !)
- je me bats avec les fournisseurs (surtout alim) pour factures en 3 exemplaire et BL (mais c'est dur, je sens que je vais en jetter certains carément...)

Enfin tout ça se met en place petit à petit.
Quand ça l'est, la dépense c'est du gâteau !