chorus - comment gérer une facture reçue avant livraison ?

bonjour,

Il arrive que des fournisseurs déposent leurs factures sur chorus avant que la livraison ne soit effective. Jusqu'à présent, je gérais la situation en mettant la facture "suspendue", quitte à modifier ensuite en "service fait" une fois la marchandise reçue. Or, il n'est plus possible de changer le statut d'une facture. Par deux fois j'ai sollicité l'assistance en ligne de chorus, qui m'a confirmé cette impossibilité. Du coup, je mets désormais toutes les factures en "service fait", mais cela fait courir le délai de paiement (oui, la livraison survient dans les jours qui viennent en général).
Comment faites-vous dans un tel cas de figure ?
Merci d'avance.

Je laisse dans le tableau de synthèse jusqu'au service fait et je m'en sers comme rappel supplémentaire. Mais il doit y avoir mieux comme méthode.

Bonjour,

je n'ai plus accès à Chorus depuis plus d'un an, donc je ne vois pas trop quels sont les changements. Mais quand j'y avais accès (sur mon ancien poste), je ne faisais rien, j'attendais la livraison ou le service fait (dans le cas d'une prestation) pour traiter les factures. En fait, je les ignorais, mais ce n'est peut-être pas la bonne solution...
J'attends la réponse des collègues, ça va m'instruire, certainement 

Alomero a écrit:

Je laisse dans le tableau de synthèse jusqu'au service fait et je m'en sers comme rappel supplémentaire. Mais il doit y avoir mieux comme méthode.

Bonjour Alomero, nos messages se sont croisés, donc toi aussi tu "ignores" les factures ?

Ah non, je n'ignore pas. Je m'en sers pour prévenir l'accueil qu'on va recevoir un truc dans la journée et si ce n'est pas fait j'appelle le fournisseur le lendemain pour lui demander pourquoi la facture est arrivée mais pas la commande attendue.

Bon, en fait je ne fais pas grand-chose avant plusieurs jours. Ce n'est pas que j'ignore, c'est que je prends connaissance et j'attends

Ah oui, ça change tout 
Je vais garder cette indication pour mes futures pratiques (si je retrouve un poste pérenne un jour...)
Merci !

Alomero a écrit:

Je laisse dans le tableau de synthèse jusqu'au service fait et je m'en sers comme rappel supplémentaire. Mais il doit y avoir mieux comme méthode.

Pareil.
Pas trouvé mieux comme méthode.
Ceci étant, laisser les factures dans la synthèse permet, en plus d'autres moyens, de voir tout de suite quelles commandes sont en souffrance.

J'ai pour habitude de m'arrêter à "MANDATEE" dans Chorus pro. Allez vous les modifier pour les mettre dans "PAYEE" une fois que l'AC a payé?

Non.
Je les traite en "mandatée" de manière à ce que ça disparaisse de la liste de la synthèse, où ne reste que ce qui est en instance de mandatement.
Une question: est-ce que vous "doublez" les factures Chorus en-dehors de l'application ?

Tu entends quoi par "doubler"?

Bon vous allez vous moquer (c'est pas bien de se moquer des vieux !): je sors toutes les factures de Chorus en fichiers Pdf que j'archive ensuite en dossiers, pour en avoir un double sous la main si Internet ou Chorus plante ou est indisponible (ce qui arrive régulièrement).

Je garde les doubles de mandats dématérialisés avec les PJ donc ça suffit.

néthou a écrit:

Bon vous allez vous moquer (c'est pas bien de se moquer des vieux !): je sors toutes les factures de Chorus en fichiers Pdf que j'archive ensuite en dossiers, pour en avoir un double sous la main si Internet ou Chorus plante ou est indisponible (ce qui arrive régulièrement).

Pareil, je renomme chaque facture "nom du fournisseur/date/montant" et je les range dans un dossier "factures en attente" (où je numérise également les factures papier). Une fois mandatées, je les dispatche dans un dossier "factures 2021" par service / code de gestion.

Lorsque la facture arrive, elle part directement dans la bannette "En attente de SF".
Et quand j'ai le SF sous la forme d'un bon de livraison, je colle sur la facture "Service fait le xx/xx/xx".
Cela veut dire que le DGP part de xx/xx/xx. A priori ça ne pose pas de problème pour l'agence comptable.

Pour le fournisseur, le mieux serait de suspendre dans Chorus.

Sauf que, pour en revenir à la question initiale de MM, changer le statut une fois le service fait n'est plus possible. Les miracles de la dématérialisation et de la simplification

bonjour,

oui si on met une facture à l'état "suspendue" on ne peut plus modifier cet état, ça doit être au fournisseur de rechanger l'état, ce qu'ils ne font jamais bien sur, donc quelques factures restent ainsi à jamais suspendues

je n'ai pas l'impression que quiconque regarde l'état des factures sur Chorus, les fournisseurs regardent seulement le paiement sur leur compte

Oui, les fournisseurs s'en moquent. Au début je les laissais toutes en l'état et je n'ai jamais eu le moindre appel.... Le jour où j'ai tout passé en "mandatée", je me suis amusé...

La suspension ne concerne que les factures incomplètes, celles où il manque une pièce jointe, un avoir par exemple. C'est pour cela que seul le fournisseur a la main, c'est à lui de compléter ce qu'il manque.

En attendant que tout soit réellement dématérialisé, ça vaut ce que ça vaut mais je m'y retrouve, j'imprime toutes les factures qui arrivent au fur et à mesure (connexion au moins une fois par jour le matin en arrivant), je mets de côté les factures dont le service n'est pas encore fait (spécialité d'Am... qui envoie les factures dès la commande même si le produit est livré 1 mois après).
Je passe les factures en "service fait" uniquement quand j'ai mandaté (et donc sûr que tout est OK), et je les passe en "mandaté" quand je suis sûr qu'il n'y a pas de rejet du comptable (donc très rapidement après).

Patagonia a écrit:

J'ai pour habitude de m'arrêter à "MANDATEE" dans Chorus pro. Allez vous les modifier pour les mettre dans "PAYEE" une fois que l'AC a payé?

Nous avions eu des consignes au tout début de Chorus Pro de s'arrêter à "mandaté".
Si l'on continue avec "payé", c'est très flou dans ma mémoire mais il faut avoir coché une certaine case dans notre profil pour que le fournisseur ne soit pas ensuite en attente de quelque chose (...c'est là que ma mémoire flanche). Je pourrai rechercher quoi à l'occasion...

Ah ok, j'étais pas en poste de gestionnaire au début de CHORUS donc je n'avais pas eu l'info.

Odilon a écrit:

La suspension ne concerne que les factures incomplètes, celles où il manque une pièce jointe, un avoir par exemple. C'est pour cela que seul le fournisseur a la main, c'est à lui de compléter ce qu'il manque.

La confirmation de cette réponse est ici, page 4.

Odilon a écrit:

Patagonia a écrit:

J'ai pour habitude de m'arrêter à "MANDATEE" dans Chorus pro. Allez vous les modifier pour les mettre dans "PAYEE" une fois que l'AC a payé?

Nous avions eu des consignes au tout début de Chorus Pro de s'arrêter à "mandaté".
Si l'on continue avec "payé", c'est très flou dans ma mémoire mais il faut avoir coché une certaine case dans notre profil pour que le fournisseur ne soit pas ensuite en attente de quelque chose (...c'est là que ma mémoire flanche). Je pourrai rechercher quoi à l'occasion...

La réponse à cette question est ici, page 44, n°4.

En page 20 de la dernière livraison de "Intendance", un dossier sur le traitement des factures sous chorus...