Priorité à gérer avant la rentrée

Bonjour,

J'ai pas trouvé la réponse sur le forum.

Je suis affectée le 01/09 mais serais en fonction à partir du 27 août 2020. A quoi dois je m'atteler ces jours avant la rentrée scolaire sachant que le cuisto gère les commandes et les repas ?
Avez vous des discours de rentrée pour gestionnaire débutante ?

Emplois du temps des agents, liquidation des factures arrivées, gestion de la rentrée avec CE (travaux, profs, salles...), lecture et traitement des courriers, prise de température interne pour les nouveaux arrivants, prise de contact avec tuteur et/ou AC, gestion self et premiers jours de cantine .... Bon courage

La cantine.
L'affirmation selon laquelle "le cuistot la gère" ne dispense pas le gestionnaire de sa responsabilité et lui évitera pas une éventuelle mise en cause.

futuregestionnaire30 a écrit:

Bonjour,

J'ai pas trouvé la réponse sur le forum.

tu n'as pas bien cherché

des pistes là
ou ici
mais aussi de ce côté
et plus institutionnel... à lire

un petite dernière

http://intendancezone.net/spip.php?article533

Vérifie bien que le copieur marche, et qu'il y a au moins une demi-palette de papier en stock (du A3 aussi). Fais (faire) le pot de rentrée comme le chef y veut. Comme indiqué dans les articles sur mon site, tu peux dès maintenant commencer à t'approprier les fiches de poste des adjoints techniques, que tu ne seras pas totalement obligée de sortir uniquement dans le cas improbable où ton prédécesseur aurait fait ce job (et l'aurait bien fait).

Il faudra te débrouiller pour récupérer tes accès informatiques le plus vite possible, notamment l'accès à Chorus pro.
Faire une réunion d'équipe pour présenter le nouveau protocole sanitaire.
Le 30 dans ton pseudo est lié à ton département d'affection ?

Melausoleil a écrit:

Le 30 dans ton pseudo est lié à ton département d'affection ?

Oui.

Merci à vous pour les infos

L'intendant zonard a écrit:

http://intendancezone.net/spip.php?article533

Vérifie bien que le copieur marche, et qu'il y a au moins une demi-palette de papier en stock (du A3 aussi). Fais (faire) le pot de rentrée comme le chef y veut. Comme indiqué dans les articles sur mon site, tu peux dès maintenant commencer à t'approprier les fiches de poste des adjoints techniques, que tu ne seras pas totalement obligée de sortir uniquement dans le cas improbable où ton prédécesseur aurait fait ce job (et l'aurait bien fait).

Très, très important le pot de rentrée. Un de mes anciens CE disait non sans humour, "un pot de rentrée réussi et une année réussie"; il faut dire qu'il connaissait bien ses profs.

Pour le pot de rentrée, je suppose que les commandes ont été passées avant les vacances car à 3 jours de la pré-rentrée s'il faut que je commande ça va être chaud surtout qu'officiellement je ne suis pas encore en poste

L'intendant zonard a écrit:

http://intendancezone.net/spip.php?article533
 tu peux dès maintenant commencer à t'approprier les fiches de poste des adjoints techniques, que tu ne seras pas totalement obligée de sortir uniquement dans le cas improbable où ton prédécesseur aurait fait ce job (et l'aurait bien fait).

Mon prédécesseur a fait les fiches de postes et les emplois du temps sauf pour 2 personnes qui arrivent à la rentrée. C'est à moi de faire leur emploi du temps mais je comprends pas grand chose (nombre d'heure, jour de fractionnement...)

Avoir pour base celui des personnes qu'elles remplacent ? ou des collègues qui font la même chose ?

futuregestionnaire30 a écrit:

surtout qu'officiellement je ne suis pas encore en poste

Alors je vais te donner le meilleur conseil d'ami que tu ne recevras jamais pour ce démarrage en côté : tu arrêtes tout de suite avec cette phrase. Agis dès la première minute comme si tu étais en poste. Toute hésitation, tout sentiment d'illégitimité, seront fortement ressentis par tout le monde dans la Khommunauté Edhucathive, retenus contre toi et te coûteront cher pendant deux ou trois ans. Si tu n'es pas résolue à bosser normalement et directement dès le premier jour de ta présence sur place, alors attends le 1er septembre pour venir.

Naturellement, tu fais valider cette attitude par le chef d'établissement : ça sera l'occasion de faire allégeance, et de montrer au boss que tu sais que c'est lui le chef suprême dont tout dépend, tout procède. Le gestionnaire n'a aucune responsabilité propre, il ne travaille que par délégation du CE (et accessoirement du comptable es qualités de régisseur). Donc si le CE délègue à quelqu'un qui n'est pas nommé et n'existe pas, c'est son problème. Et à la place du CE c'est ce que je ferais.

Tu peux m'envoyer un mail si tu veux qu'on discute des spécificités du département et de l'académie et pour voir si je connais du monde vers chez toi.

J'ai croisé sur le parking du collège mon futur CE. Il me demande d'aller à la réunion de rentrée académique avec l'adjointe le 28/08, le lendemain de mon arrivée. Mais celle ci n'ira pas. Et à l'entendre, cette réunion où participe 3000 personnes environ est d'un ennui mortel.
Ca commence bien

Et il commence déjà à m'envoyer des mails pour le cross du collège, pour le suivi des travaux sur Batigam. Commence à paniquer

J'ai eu la confirmation de la nomination de mon tuteur

Pour un débutant :

- c'est l'occasion de prendre une bonne résolution : toujours saisir toutes les occases de se barrer du boulot. Parce que nous sommes des cadres, et que si l'on est bons, le bahut ne s'écroule pas dès qu'on a le dos tourné. Parce qu'on a besoin de se former, de s'aérer.

- c'est l'occasion de rencontrer du monde. Essaie un badge "gestionnaire Maville" et de taper la discute avec des collègues qui traîneraient par là. Fais-toi rapide des petites cartes de visite avec ton numéro direct, pour nouer des contacts.

- on te dit que c'est mortel ? C'est presque certainement le cas. Mais quand on a tout à apprendre, c'est bien d'y aller. Dans trois ou quatre ans quand tu auras blanchi sous le harnais, tu n'auras pas envie d'y aller, et ça sera bien naturel. Mais là ça a des chances d'être au moins en partie intéressant. En plus cette année avec la pandémie y a des sujets sur lesquels nous serons opérationnels, ça ne sera pas que du pur pédago ou de la pure intention bien éloignée de la prosaïque activité de gestion matérielle ou financière.

- enfin et surtout : ton chef te dit d'y aller, tu y vas sans discuter. Il faut faire allégeance, en voilà une belle occasion. Même s'il n'a aucune autre intention que d'avoir envoyé quelqu'un pour ne pas se faire reprocher de ne pas être aller se barber, tu lui feras en rentrant un petit rapport sur ce que tu auras vu et entendu. Y aurait autre chose à faire ? Il n'y a jamais rien d'autre à faire que d'exécuter les ordres de son chef.

Bon prends de quoi boire parce qu'il fera chaud sous le masque, et assure-toi que ton insupportable soit bien chargé et avec un jeu acceptable à faire pour ne pas mourir d'ennui quand même.

Et pour toutes et tous les débutants ... n'oubliez pas de faire un don sur www.gestionnaire03.fr, vous avez accès à des ressources indispensables à tous les personnels d'intendance ...

En cadeau, ce que je donne aux gestionnaires comme document de synthèse sur les ressources à avoir et à utiliser absolument:

AGENCE COMPTABLE : Documents de références et ressources

Indispensables :

1. Documents de l’agence comptable :
   - mémo des opérations budgétaires
   - organisation du stockage partagé (tribu) et organisation du stockage des documents papiers et informatiques
   - dématérialisation des copies des opérations budgétaires et comptables
   - fiches de procédures du CIC
   - courriels de l’agent comptable et de la fondée de pouvoir

2. Réglementaires :  
   - la M96 http://cache.media.education.gouv.fr/file/MEN_SPE_4/89/1/instructions_codificatrices_423891.pdf,
   - le site de l’académie de Toulouse https://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilite-budgetaire.php,
   - la FAQ du DAF-A3 http://www.intendance03.fr/FAQ160817.pdf,
   - le vademecum du gestionnaire http://www.intendance03.fr/vademecum_adjoint_gestionnaire_EPLE_2016.pdf

3. Autres  :
   - le site www.gestionnaire03 avec les abrégés et notamment celui sur les pièces justificatives et des imputations de classe 6,
   - le forum des gestionnaires ,
   - le site www.intendancezone.net,
   - la banque d’articles d’AJI https://association.aji-france.com/edition/revues
   - les outils d'openacademie, notamment celui des voyages : https://openacademie.beta.gouv.fr/


En complément :

 - le réseau des collègues
 -  la boite à outils Pleiade https://www.pleiade.education.fr/StructuresMetiers/GBFC/000018/000000/Pages/boite-a-outils.aspx
 - le guide juridique du CE https://www.education.gouv.fr/le-guide-juridique-du-chef-d-etablissement-11309
 -  Magistere CICF https://magistere.education.fr/ac-aix-marseille/course/view.php?id=6420&section=1
 - les Brefs d'Aix Marseille adresse idem
- REPROFI

je vais faire allégeance à mon CE en espérant qu'il n'abuse pas de ma gentillesse car cette personne a la réputation d'être cool, très cool...

Petite question pratique : je vais prendre la voiture du collège mais comment cela se passe au niveau des remboursements des frais de parking, il va falloir que j'aille dans un parking sous-terrain

Et question emploi du temps, est ce que le mercredi AM vous bossez pour ceux qui sont en collège

futuregestionnaire30 a écrit:

Et question emploi du temps, est ce que le mercredi AM vous bossez pour ceux qui sont en collège

Il paraît que certains collègues descendent en-dessous de 60 heures par semaine, la première année. Mais c'est probablement parce qu'ils ont décidé de saloper le travail...

L'intendant zonard a écrit:

futuregestionnaire30 a écrit:

Et question emploi du temps, est ce que le mercredi AM vous bossez pour ceux qui sont en collège

Il paraît que certains collègues descendent en-dessous de 60 heures par semaine, la première année. Mais c'est probablement parce qu'ils ont décidé de saloper le travail...

J'avais lu entre 40 et 50h par semaine.

Comment s'est passé cette 1ère journée de reprise ?


Petite question pratique :
1) je vais prendre la voiture du collège mais comment cela se passe au niveau des remboursements des frais de parking, il va falloir que j'aille dans un parking sous-terrain
2) un agent d'entretien n'a pas été affecté et l'équipe n'est donc pas complète. Comment gérez vous ce genre de situation ?

futuregestionnaire30 a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Il paraît que certains collègues descendent en-dessous de 60 heures par semaine, la première année.

J'avais lu entre 40 et 50h par semaine.

On t'aura menti. Si tu as charge de famille ou que tu fais de l'aqua-poney, naturellement tu prendras ton mercredi après-midi, parce que c'est à peu près possible et si tu en as besoin faut bien. Mais dans le cas contraire, tu découvriras assez vite que ce sont les meilleures heures de la semaine, avec personne sur le dos, la possibilité d'aller où tu veux dans le bahut pour te l'approprier et y mener des actions qui le marqueront de ton empreinte. Et un peu de mou pour discuter un peu le bout de gras avec tes ATTEE.

futuregestionnaire30 a écrit:

Comment s'est passé cette 1ère journée de reprise ?

Facile, quand on a repris depuis une semaine...

futuregestionnaire30 a écrit:

1) je vais prendre la voiture du collège mais comment cela se passe au niveau des remboursements des frais de parking, il va falloir que j'aille dans un parking sous-terrain

C'est un peu pourri. Si tu es convoquée par ton rectorat, alors celui-ci devrait te rembourser les frais de déplacement. Mais demander uniquement le stationnement faut quand même être bien accroché pour y aller. Et l'EPLE (financé par la CT) n'a normalement pas à payer si c'est une convoc du recteur.

futuregestionnaire30 a écrit:

2) un agent d'entretien n'a pas été affecté et l'équipe n'est donc pas complète. Comment gérez vous ce genre de situation ?

La situation exceptionnelle à gérer, c'est l'instant improbable et qui arrive une fois dans la vie d'un gestionnaire où l'équipe est au complet. Là on est vraiment embêté, parce qu'on ne sait pas du tout faire. S'il ne manque qu'une personne dans ton équipe, alors tu peux envisager de commencer l'année au champagne.

Concrètement sur le terrain, fais un petit discours aux agents présents pour leur dire que toi et le CE avez déjà commencé à tanner la CT pour qu'elle nomme bien quelqu'un sur ce poste, et que tu les tiens au courant. Les ATTEE savent déjà de quoi il en retourne, en leur tenant ce discours tu reprendras la main, parce que ce sera eux qui te plaindront de devoir arracher à la CT ce qu'elle ne veut faire à aucun prix, et non plus toi qui te sentiras contrainte de les plaindre de faire le boulot d'un autre pour faire économiser trois sous à leur employeur de mauvaise foi.

Bon ben finalement, je ne suis pas allé à la réunion.Elle a eu lieu en visio....

Aujourd'hui pré-rentrée sur les chapeaux de roues. Discours de 5 mn devant les profs pour rappel des règles...

Et menu de midi modifié car mauvaise compréhension entre 2 agents. Résultat le chef cuistot n'a pas eu le temps de faire les courses. Heureusement qu'il avait des réserves et de l'imagination....

Et à 12h30 plus d'agent à part le chef cuistot et son aide cuisinière. Demain matin, j'accueille une nouvelle contractuelle et ensuite vais leur dire à  cette bande de que je suis pas satisfaite de leur comportement. Et l'esprit d'équipe, alors..........

Et cette AM défilé de prof pour des commandes, des clefs à récupérer alors que j'avais fermé ma porte pour me former et saisir les factures sur GFC. D'ailleurs, j'ai eu facture avec 1 engagement mais avec 2 affectations différentes mais l'engagement ne mentionne qu'une de ces affectation. Comment faire ?

Dis toi bien qu'une rentrée, c'est toujours un peu le bordel et que tu n'es pas responsable de tout ce qui ne va pas surtout si tu débarques (l'année prochaine, tu ne pourras pas en dire autant...).
Les nouveaux profs, ils sont souvent aussi largués que toi donc essaie de ne pas les envoyer balader trop vite (objectivement, ils ont plus besoin d'aide que de mépris). Prends 5 mn pour les aider dans la mesure du possible. Les anciens, ils peuvent attendre...
Gérer 1) les priorités (sécurité, hygiène, salubrité, besoins éducatifs fondamentaux...).
2) le reste: on a jusqu'aux vacances de Toussaint pour ce mettre à niveau.
Bon courage.

Le plus délicat, c'est de se mettre au service de la communauté éducative, sans pour autant devenir le larbin de chacun des individus plus ou moins malpolis qui la composent.

Dis toi bien aussi qu'à 17h30 tous ces gens empressés qui avaient besoin de plein de choses indispensables sont pour la plupart rentrés chez eux alors que toi tu es toujours dans ton bureau comme un couillon face à une pile d'emmerdes... Donc pas de pression inutile et de culpabilisation stérile.

Stroubok a écrit:

Dis toi bien aussi qu'à 17h30 tous ces gens empressés qui avaient besoin de plein de choses indispensables sont pour la plupart rentrés chez eux alors que toi tu es toujours dans ton bureau comme un couillon face à une pile d'emmerdes... Donc pas de pression inutile et de culpabilisation stérile.

gest30 a écrit:

Et menu de midi modifié car mauvaise compréhension entre 2 agents. Résultat le chef cuistot n'a pas eu le temps de faire les courses. Heureusement qu'il avait des réserves et de l'imagination....

Euuhhhh...comment dire..c'est un des premiers trucs à voir, le cuistot qui fait les courses le jour même

gest30 a écrit:

saisir les factures sur GFC. D'ailleurs, j'ai eu facture avec 1 engagement mais avec 2 affectations différentes mais l'engagement ne mentionne qu'une de ces affectation. Comment faire ?

tu vas saisir deux liquidations...une pour le montant de l'engagement déjà réalisé et l'autre pour la différence , le fournisseur sera ainsi payé.
Nous n'avons jamais obtenu des concepteurs de GFC qu'ils arrivent à faire des bons de commandes multi imputation...
la seule solution c'est de saisir un Bdc sans imputation ...

Bozinchu a écrit:

Nous n'avons jamais obtenu des concepteurs de GFC qu'ils arrivent à faire des bons de commandes multi imputation...

Tiens, est-ce qu'on aura ça dans Op@le ?
Ça serait effectivement pratique.

Oui..

Bozinchu a écrit:

gest30 a écrit:

Et menu de midi modifié car mauvaise compréhension entre 2 agents. Résultat le chef cuistot n'a pas eu le temps de faire les courses. Heureusement qu'il avait des réserves et de l'imagination....

Euuhhhh...comment dire..c'est un des premiers trucs à voir, le cuistot qui fait les courses le jour même  

Boarf, pour le pot de rentrée des profs, c'est un classique...