Contrats, marchés, CA, PJ, revalorisation ...

La question est intéressante et régulièrement posée avec différentes réponses.

1/ La signature de l'ordonnateur sur le bordereau emporte caractère exécutoire des P.J au mandat donc pas besoin de l'acte joint au contrat.
2/ Le comptable conformément au décret de 2012 doit vérifier la qualité de l'ordonnateur, sa compétence..
3/ la jurisprudence :

18-01-03 Il résulte des articles 19 et 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 qu'au titre du contrôle de la qualité de l'ordonnateur que les comptables sont tenus d'exercer s'agissant des ordres de payer, il leur incombe de s'assurer que le signataire de cet ordre a la qualité d'ordonnateur de la personne morale concernée ou a reçu de ce dernier une délégation lui donnant qualité pour agir en son nom. Ces dispositions ne sauraient, en revanche, être interprétées comme mettant, à ce titre, à la charge des comptables l'obligation de vérifier la compétence de l'autorité ayant pris la décision qui constitue le fondement juridique de la dépense, les comptables n'ayant, d'ailleurs, pas le pouvoir de se faire juges de la légalité de cette décision.
https://juricaf.org/arret/FRANCE-CONSEILDETAT-20180504-410880

Lilirose a écrit:

Pour les contrats pluri annuels, il faut obligatoirement l'acte et le bordereau d'instruction. Ces pièces prouvent que la réglementation a été suivie. En ne les demandant pas, le comptable peut être mis en difficulté. Le caractère légal du contrat est contrôlé au niveau du rectorat et de la collectivité.

Je ne partage pas cette analyse. Il faut distinguer l'acte autorisant la signature du marché qui est un contrôle de la présence de PJ exigibles, du bordereau d'instruction qui est un document interne de transmission de l'acte au contrôle de légalité et qui entre dans le cadre du caractère exécutoire du contrat.
Or l'annexe du décret de 2016 indique que la signature de l'ordonnateur sur le bordereau de mandat ou d'OR entraine attestation du service fait et du caractère exécutoire des actes mis en PJ. Le bordereau d'instruction n'est donc pas une PJ nécessaire et obligatoire à joindre au mandat ; pas plus que la preuve du service fait.
Comme pour le service fait ce n'est que si le comptable a des doutes sur la certification par l'ordonnateur du caractère exécutoire des actes qu'il peut demander confirmation.
Perso je n'ai jamais mis de bordereau d'instruction en PJ.

TiTI a écrit:

La question est intéressante et régulièrement posée avec différentes réponses.

1/ La signature de l'ordonnateur sur le bordereau emporte caractère exécutoire des P.J au mandat donc pas besoin de l'acte joint au contrat.
2/ Le comptable conformément au décret de 2012 doit vérifier la qualité de l'ordonnateur, sa compétence..
3/ la jurisprudence :

18-01-03 Il résulte des articles 19 et 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 qu'au titre du contrôle de la qualité de l'ordonnateur que les comptables sont tenus d'exercer s'agissant des ordres de payer, il leur incombe de s'assurer que le signataire de cet ordre a la qualité d'ordonnateur de la personne morale concernée ou a reçu de ce dernier une délégation lui donnant qualité pour agir en son nom. Ces dispositions ne sauraient, en revanche, être interprétées comme mettant, à ce titre, à la charge des comptables l'obligation de vérifier la compétence de l'autorité ayant pris la décision qui constitue le fondement juridique de la dépense, les comptables n'ayant, d'ailleurs, pas le pouvoir de se faire juges de la légalité de cette décision.
https://juricaf.org/arret/FRANCE-CONSEILDETAT-20180504-410880

Effectivement le contrôle à effectuer par le comptable n'est pas celui de la compétence de l'ordonnateur au sens de cet arrêt mais ce serait celui des PJ.
La Cour des comptes a d'ailleurs tenté de rectifier son jugement en ce sens :
Si le parquet général près la Cour des comptes demande au Conseil d'Etat de substituer, au motif erroné en droit retenu par la Cour des comptes, le motif tiré du manquement du comptable à ses obligations de contrôle de la validité de la dette, s'agissant notamment de la vérification des pièces justificatives exigées par la nomenclature comptable, ce motif, dont l'examen implique l'appréciation de circonstances de fait, ne peut être substitué en cassation au motif retenu dans l'arrêt attaqué.



L'absence de l'acte de délégation ou d'autorisation de signature serait donc sanctionnée non pas sur la base du contrôle de la qualité de l'ordo, mais sur celui de l'absence d'une PJ nécessaire.

Bonjour,

La signature de l'ordonnateur sur le bordereau emporte caractère exécutoire des P.J au mandat donc pas besoin de l'acte joint au contrat

Autrement dit je ne joins aucun acte aux mandats attestant le caractère exécutoire des actes (exemple les délibérations du CA) à partir du moment où le bordereau de mandats est signé

Je confirme : vous n’avez pas compris.
L’acte est la délibération (le vote) du CA. Pour que cet acte soit exécutoire il doit être parfois envoyé aux autorités de contrôle (bordereaud’instruction). Donc l’acte est obligatoire mais pas ce qui prouve le caractère exécutoire (le bordereau) puisque la signature de l’ordo remplace cette pièce. C’est mieux ?

Réponse du fournisseur aujourd'hui

nous révisons nos
tarifs comme les années précédentes à chaque échéance en fonction de

l'index du coût de la Vie et de la hausse des matières premières mais en

restant inférieur à ces augmentations afin de prendre en compte la

diminution du degré d'infestation, suite à nos passages réguliers.

J'éprouve une grande lassitude

Tu devrais contester la formule : elle ne prend en compte ni l'âge du proviseur, ni la pointure de l'agent comptable

TiTI a écrit:

Réponse du fournisseur aujourd'hui

nous révisons nos
tarifs comme les années précédentes à chaque échéance en fonction de

l'index du coût de la Vie et de la hausse des matières premières mais en

restant inférieur à ces augmentations afin de prendre en compte la

diminution du degré d'infestation, suite à nos passages réguliers.

Y a des jours comme ça où je me dis qu’on fait un boulot formidable 
Je dois être fatiguée parce que je ne vois pas la logique du calcul...

Après vos corrections et l'immense coup de main d'une ou d'un membre du forum qui se reconnaitra et que je remercie très chaleureusement, ci-dessous une version plus aboutie que je soumets une dernière fois à vos regards sagaces (j'ai pas dit salaces   )

RAPPELS CONCERNANT LES MARCHES, CONTRATS ET CONVENTIONS

      1. Le rôle du conseil d’administration

          1.1. Contrats (ou conventions) pluriannuels à faire voter en CA préalablement à leur signature
   • ceux dont la durée dépasse 12 mois (quelle que soit la date de début)
   • ceux dont l’incidence financière dépasse un seul exercice
   • ceux ayant une durée de 12 mois et à incidence financière annuelle mais pouvant être reconduits de façon tacite

Exemples de contrats (ou conventions) pluriannuels :
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 31 décembre 2022
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre
   • un contrat débutant le 1er janvier 2022 et allant jusqu’au 31 décembre 2022 mais étant prolongé par reconduction tacite (automatique)

Points de vigilance :
   • chaque contrat doit indiquer le prestataire, l'objet, le prix, la durée, les modalités de reconduction tacite (nombre de fois et durée) et éventuelles variations de prix avec la formule de calcul qui s’appliquera
   • ces contrats ne peuvent être signés par le chef d’établissement qu’après vote favorable du CA et AR des autorités de contrôle dans Dém’Act
• les modalités de reconduction tacite sont autorisées mais uniquement si elles sont limitées dans le temps (prévoir 2 ou 3 reconductions au maximum)
   • chaque contrat fait l’objet d’un vote et d’un acte

          1.2. Contrats ne nécessitant pas un vote spécifique du CA (critères cumulatifs)
   • ceux dont la durée est de 12 mois au maximum (quelle que soit la date de début)
   • et dont l’incidence financière porte sur un seul exercice
   • et qui ne sont pas reconductibles ou sont reconductibles uniquement de façon expresse

Exemples de contrats non pluriannuels :
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé sur un seul exercice (à terme échu ou à échoir, selon les mentions portées au contrat) : cas des abonnements et des revues
   • un contrat débutant le 1er janvier 2022 et allant jusqu’au 31 décembre 2022 et étant prolongé par reconduction expresse (lettre ou mail du chef d’établissement mentionnant de façon expresse la reconduction du contrat)

Points de vigilance :
   • chaque contrat doit indiquer le prestataire, l'objet, le prix, la durée, les modalités de reconduction expresse (nombre de fois et durée) et les éventuelles variations de prix avec la formule de calcul qui s’appliquera
   • ces contrats ne peuvent être signés par le chef d’établissement qu’après vote favorable du CA saisi dans Dém’Act pour donner délégation de pouvoir au chef d’établissement afin de les signer
   • idéalement, la délégation est votée chaque année par le CA après renouvellement des membres

          1.3. Conseils
   • il est possible de présenter tous les contrats au conseil d'administration chaque année, au moment du vote des tarifs par exemple, et sous forme d'un tableau bien pratique pour les suivre
   • pour alléger les CA, il est possible de préférer des contrats de 12 mois, débutant le 1er janvier et pouvant être reconduits de façon expresse deux fois au maximum pour deux périodes d’égale durée
   • si vos contrats actuels tombent en milieu d’exercice, il est possible de signer un contrat indiquant une date de départ à la signature, valable jusqu’au 31 décembre de l’année et pouvant être reconduit de façon expresse à partir du 1er janvier pour deux (ou trois) périodes de 12 mois au maximum.

      2. Les différences entre marchés, contrats et conventions

          2.1 Les catégories de contrats
   • les marchés publics (un marché public est un contrat)
   • les contrats de concession (exemple des contrats de délégation de service public à un prestataire privé pour la restauration)
   • les contrats qui ne sont ni l’un, ni l’autre (exemple des contrats d’embauche)

          2.2. Les conventions
   • d’un point de vue juridique, une convention est l’équivalent d’un contrat
   • certaines conventions sont des marchés publics (intervenant extérieur), d’autres des contrats qui ne sont ni l’un, ni l’autre (convention de stage)

          2.3. Les marchés publics
   • tout bon de commande est un marché public, dès le 1er euro
   • tout bon de commande est donc un contrat
   • toute commande doit respecter les principes du code de la commande publique

Principes de la commande publique : liberté, égalité, transparence
   • liberté d’accès des fournisseurs à la commande publique : chaque fournisseur potentiel a le droit de candidater (sauf interdictions rares et réglementées)
   • égalité de traitement des fournisseurs : donner à chacun les mêmes informations et imposer les mêmes contraintes
   • transparence de la procédure : des supports publics et des informations sur les marchés accessibles à tous (dans la limite du secret des affaires)

Seuils :
   • 25 000 € HT :  seuil à partir duquel un contrat écrit est obligatoire
   • 40 000 € HT : seuil à partir duquel la publicité, la mise en concurrence et la dématérialisation sont obligatoires (MAPA avec parution sur profil d’acheteur)
   • 90 000 € HT :  seuil de publicité réglementée (MAPA avec parution au BOAMP ou Journal d’annonces légales et profil d'acheteur + presse spécialisée, si nécessaire)
   • 214 000 € HT : seuil des procédures formalisées (appels d’offres avec publication au BOAMP + JOUE et profil d’acheteur)

Cas des marchés inférieurs à 40 000 € HT :
   • ce sont des marchés de gré à gré (≠ MAPA et appels d’offres)
   • pas d’obligation de publicité ou de mise en concurrence
   • doivent néanmoins obligatoirement répondre à trois principes :
       ◦ le choix d’une offre répondant de manière pertinente au besoin
       ◦ la bonne utilisation des deniers publics
       ◦ ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin
   • pour répondre à ces obligations il existe plusieurs moyens :
       ◦ comparer les prix sur catalogue
       ◦ comparer les prix dans des paniers internet
       ◦ demander des devis (ces derniers ne sont pas obligatoires mais peuvent être demandés auprès de 1, 2, 3 ou plus de fournisseurs : veiller néanmoins à répondre à chacun)

          2.4. Points de vigilance
   • la délégation de pouvoir que le CA donne au chef d’établissement ne peut concerner que les marchés inférieurs au seuil d’appels d’offres (214 000 € HT)
   • les contrats et conventions qui ne sont pas des marchés ne peuvent faire l’objet de cette délégation (contrats d’embauche, conventions de stage…)
   • quel que soit le montant, il faut assurer la traçabilité de l’achat et être en mesure de justifier à tout moment que l’achat n’a pas été réalisé en méconnaissance des règles de la commande publique et autres règles de droit

          2.5. Conseils
   • le site AJI propose en échange de l’adhésion (120 € par an) un profil d’acheteur qui permet la dématérialisation des procédures de publicité et d’attribution
   • la traçabilité de l’achat peut être assurée par des impressions PDF (mails, devis…) ou des scans des documents consultés (catalogues, promotions…), le tout nommé, archivé et classé dans un répertoire spécifique du réseau de l’établissement
   • le CA peut voter un règlement de la commande publique propre à l’EPLE qui fixe des principes, seuils et obligations plus contraignantes que le code de la commande publique (mais pas l’inverse, obligation de respecter ce vote, annulation uniquement par un autre vote)

      3. Les pièces justificatives des factures mandatées dans le cadre d’un marché, contrat ou convention

          3.1. Rappel des règles obligatoires

   • une copie de la délégation du CA au chef d’établissement est à joindre au premier mandat de l’exercice
   • les copies des pièces suivantes sont à joindre à chaque facture si elles sont mentionnées dedans (vérification de l’agent comptable obligatoire pour chaque pièce) :
       ◦ contrat signé par chaque partie
       ◦ convention signée par chaque partie
       ◦ acte d’engagement ou notification
       ◦ BPU
       ◦ acte du CA pour les marchés, contrats ou conventions n’entrant pas dans le cadre de la délégation du CA au chef d’établissement
       ◦ lettre ou mail du chef d’établissement reconduisant de façon expresse un marché de maximum un an à incidence financière annuelle
       ◦ courrier ou mail du fournisseur mentionnant la revalorisation de prix si la formule n’est pas détaillée dans les pièces du marché ou dans le contrat
       ◦ bon de commande si facture ≥ 25 000 € HT
       ◦ devis
       ◦ avoir

          3.2. Aménagement de cette obligation
   • les copies de ces documents peuvent être joints uniquement au premier mandat de l’année pour chaque marché et non à chaque mandat
   • dans ce cas il faut joindre aux factures suivantes une liste des mandats de l’année pour ce fournisseur et surligner la ligne concernant le mandat auquel ces pièces ont été jointes

      4. Sources

   • code de la commande publique
   • décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé
   • fiches de la DAJ : https://www.economie.gouv.fr/daj/
   • article R421-20 du code de l’éducation
   • réponse de la DAF-A3 n° 2019-004 du 4 janvier 2019
   • courrier de la DAF du 14/02/13

Nicolas a écrit:

Après vos corrections et l'immense coup de main d'une ou d'un membre du forum qui se reconnaitra et que je remercie très chaleureusement, ci-dessous une version plus aboutie que je soumets une dernière fois à vos regards sagaces (j'ai pas dit salaces   )

RAPPELS CONCERNANT LES MARCHES, CONTRATS ET CONVENTIONS

      1. Le rôle du conseil d’administration

          1.1. Contrats (ou conventions) pluriannuels à faire voter en CA préalablement à leur signature
   • ceux dont la durée dépasse 12 mois (quelle que soit la date de début)
   • ceux dont l’incidence financière dépasse un seul exercice (c'est à dire avec des versements effectués sur deux exercices différents)
   • ceux ayant une durée de 12 mois et à incidence financière annuelle mais pouvant être reconduits de façon tacite

Exemples de contrats (ou conventions) pluriannuels :
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 31 décembre 2022
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre
   • un contrat débutant le 1er janvier 2022 et allant jusqu’au 31 décembre 2022 mais étant prolongé par reconduction tacite (automatique)

Points de vigilance :
   • chaque contrat doit indiquer le prestataire, l'objet, le prix, la durée, les modalités de reconduction tacite (nombre de fois et durée) et éventuelles variations de prix avec la formule de calcul qui s’appliquera
   • ces contrats ne peuvent être signés par le chef d’établissement qu’après vote favorable du CA et AR des autorités de contrôle dans Dém’Act
  • les modalités de reconduction tacite sont autorisées mais uniquement si elles sont limitées dans le temps (prévoir 2 ou 3 reconductions au maximum)
   • chaque contrat fait l’objet d’un vote et d’un acte

          1.2. Contrats ne nécessitant pas un vote spécifique du CA (critères cumulatifs)
   • ceux dont la durée est de 12 mois au maximum (quelle que soit la date de début)
   • et dont l’incidence financière porte sur un seul exercice
   • et qui ne sont pas reconductibles ou sont reconductibles uniquement de façon expresse

Exemples de contrats non pluriannuels :
   • un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé sur un seul exercice (à terme échu ou à échoir, selon les mentions portées au contrat) : cas des abonnements et des revues
   • un contrat débutant le 1er janvier 2022 et allant jusqu’au 31 décembre 2022 et étant prolongé par reconduction expresse (lettre ou mail du chef d’établissement mentionnant de façon expresse la reconduction du contrat)

Points de vigilance :
   • chaque contrat doit indiquer le prestataire, l'objet, le prix, la durée, les modalités de reconduction expresse (nombre de fois et durée) et les éventuelles variations de prix avec la formule de calcul qui s’appliquera
   • ces contrats ne peuvent être signés par le chef d’établissement qu’après vote favorable du CA saisi dans Dém’Act pour donner délégation de pouvoir au chef d’établissement afin de les signer
   • idéalement, la délégation est votée chaque année par le CA après renouvellement des membres

          1.3. Conseils
   • il est possible de présenter tous les contrats au conseil d'administration chaque année, au moment du vote des tarifs par exemple, et sous forme d'un tableau bien pratique pour les suivre
   • pour alléger les CA, il est possible de préférer des contrats de 12 mois, débutant le 1er janvier et pouvant être reconduits de façon expresse deux fois au maximum pour deux périodes d’égale durée
   • si vos contrats actuels tombent en milieu d’exercice, il est possible de signer un contrat indiquant une date de départ à la signature, valable jusqu’au 31 décembre de l’année et pouvant être reconduit de façon expresse à partir du 1er janvier pour deux (ou trois) périodes de 12 mois au maximum.

      2. Les différences entre marchés, contrats et conventions

          2.1 Les catégories de contrats
   • les marchés publics (un marché public est un contrat)
   • les contrats de concession (exemple des contrats de délégation de service public à un prestataire privé pour la restauration)
   • les contrats qui ne sont ni l’un, ni l’autre (exemple des contrats d’embauche)

          2.2. Les conventions
   • d’un point de vue juridique, une convention est l’équivalent d’un contrat
   • certaines conventions sont des marchés publics (intervenant extérieur), d’autres des contrats qui ne sont ni l’un, ni l’autre (convention de stage)

          2.3. Les marchés publics
   • tout bon de commande est un marché public, dès le 1er euro
   • tout bon de commande est donc un contrat
   • toute commande doit respecter les principes du code de la commande publique

Principes de la commande publique : liberté, égalité, transparence
   • liberté d’accès des fournisseurs à la commande publique : chaque fournisseur potentiel a le droit de candidater (sauf interdictions rares et réglementées)
   • égalité de traitement des fournisseurs : donner à chacun les mêmes informations et imposer les mêmes contraintes
   • transparence de la procédure : des supports publics et des informations sur les marchés accessibles à tous (dans la limite du secret des affaires)

Seuils :
Pour ces seuils ce n'est pas le montant de la commande qui doit être prise en compte mais le montant global annuel du besoin dans la catégorie homogène de services ou fournitures concernés (exemple ce n'est pas une commande de fuel à 12 000 euros qui déterminera le seuil et donc les modalités mais le montant de toutes les commandes annuelles estimées)
   • 25 000 € HT :  seuil à partir duquel un contrat écrit est obligatoire et qui devra être joint à la facture (ce peut être un bon de commande)
   • 40 000 € HT : seuil à partir duquel la publicité, la mise en concurrence et la dématérialisation sont en principe obligatoires (MAPA avec parution sur profil d’acheteur)
   • 90 000 € HT :  seuil de publicité réglementée (MAPA avec parution au BOAMP ou Journal d’annonces légales et profil d'acheteur + presse spécialisée, si nécessaire)
   • 214 000 € HT : seuil des procédures formalisées (appels d’offres avec publication au BOAMP + JOUE et profil d’acheteur)

Cas des marchés inférieurs à 40 000 € HT :
   • ce sont des marchés de gré à gré (≠ MAPA et appels d’offres)
   • pas d’obligation de publicité ou de mise en concurrence
   • doivent néanmoins obligatoirement répondre à trois principes :
       ◦ le choix d’une offre répondant de manière pertinente au besoin
       ◦ la bonne utilisation des deniers publics
       ◦ ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin
   • pour répondre à ces obligations il existe plusieurs moyens :
       ◦ comparer les prix sur catalogue
       ◦ comparer les prix dans des paniers internet
       ◦ demander des devis (ces derniers ne sont pas obligatoires mais peuvent être demandés auprès de 1, 2, 3 ou plus de fournisseurs : veiller néanmoins à répondre à chacun)

          2.4. Points de vigilance
   • la délégation de pouvoir que le CA donne au chef d’établissement ne peut concerner que les marchés inférieurs au seuil d’appels d’offres (214 000 € HT)
   • les contrats et conventions qui ne sont pas des marchés ne peuvent faire l’objet de cette délégation (contrats d’embauche, conventions de stage…)
   • quel que soit le montant, il faut assurer la traçabilité de l’achat et être en mesure de justifier à tout moment que l’achat n’a pas été réalisé en méconnaissance des règles de la commande publique et autres règles de droit

          2.5. Conseils
   • le site AJI propose en échange de l’adhésion (120 € par an) un profil d’acheteur qui permet la dématérialisation des procédures de publicité et d’attribution
   • la traçabilité de l’achat peut être assurée par des impressions PDF (mails, devis…) ou des scans des documents consultés (catalogues, promotions…), le tout nommé, archivé et classé dans un répertoire spécifique du réseau de l’établissement
   • le CA peut voter un règlement de la commande publique propre à l’EPLE qui fixe des principes, seuils et obligations plus contraignantes que le code de la commande publique (mais pas l’inverse, obligation de respecter ce vote, annulation uniquement par un autre vote)

      3. Les pièces justificatives des factures mandatées dans le cadre d’un marché, contrat ou convention

          3.1. Rappel des règles obligatoires

   • une copie de la délégation du CA au chef d’établissement est à joindre au premier mandat de l’exercice
   • les copies des pièces suivantes sont à joindre à chaque facture si elles sont mentionnées dedans (vérification de l’agent comptable obligatoire pour chaque pièce) :
       ◦ contrat signé par chaque partie
       ◦ convention signée par chaque partie
       ◦ acte d’engagement ou notification
       ◦ BPU
       ◦ acte du CA pour les marchés, contrats ou conventions n’entrant pas dans le cadre de la délégation du CA au chef d’établissement
       ◦ lettre ou mail du chef d’établissement reconduisant de façon expresse un marché de maximum un an à incidence financière annuelle
       ◦ courrier ou mail du fournisseur mentionnant la revalorisation de prix si la formule n’est pas détaillée dans les pièces du marché ou dans le contrat
       ◦ bon de commande si facture ≥ 25 000 € HT
       ◦ devis
       ◦ avoir

          3.2. Aménagement de cette obligation
   • les copies de ces documents peuvent être joints uniquement au premier mandat de l’année pour chaque marché et non à chaque mandat
   • dans ce cas il faut joindre aux factures suivantes une liste des mandats de l’année pour ce fournisseur et surligner la ligne concernant le mandat auquel ces pièces ont été jointes

      4. Sources

   • code de la commande publique
   • décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé
   • fiches de la DAJ : https://www.economie.gouv.fr/daj/
   • article R421-20 du code de l’éducation
   • réponse de la DAF-A3 n° 2019-004 du 4 janvier 2019
   • courrier de la DAF du 14/02/13

La rubrique 3 nécessiterait une reprise je te proposerai un truc plus tard.

C'est la question embêtante du contrat, bon de commande ou devis mentionné sur une facture quel que soit son montant. Au comptable donc de définir sa politique à ce sujet :




 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ras-le-bol de ce forum

Je vais encore terminer la journée plus compétent que ce matin

Bon, en revanche, j'ai un peu de lecture pour l'apéro

volcan a écrit:

Souvent le comptable se trouvera donc devant un dilemme : ne pas demander communication des bons de commande et devis figurant sur la facture ou se trouver en présence de pièces contradictoires ; dans les deux cas sa responsabilité peut être engagée par le juge des comptes. Il convient donc d’être attentif à la bonne et complète rédaction des bons de commande qui deviendront d’ailleurs dans la future application Op@le un élément essentiel de la chaine de mandatement. Il est nécessaire dès à présent d’assurer la sécurité juridique des commandes en apportant un soin particulier à la rédaction et à la forme des documents, et de revoir certaines pratiques en la matière.

Actuellement en cours de formation, je ne peux que très, très largement confirmer les propos de Volcan et inciter les collègues à s'habituer à avoir des bons de commande qui correspondent au maximum à ce qui va être réellement facturé. Quand tout concorde Op@le est d'une fluidité remarquable.
Dans le cas contraire il y a des opérations plus longues pour solder la discordance BC/facture, ce qui est bien normal vue la réglementation.

Question : pour un contrat de location photocopieur, qu'est-ce qui est le mieux :
paiement à échoir ou paiement à terme échu ?

A terme echu et avec deux factures, une pour la location et une pour la maintenance et les copies.

Nicolas a écrit:

volcan a écrit:

Souvent le comptable se trouvera donc devant un dilemme : ne pas demander communication des bons de commande et devis figurant sur la facture ou se trouver en présence de pièces contradictoires ; dans les deux cas sa responsabilité peut être engagée par le juge des comptes. Il convient donc d’être attentif à la bonne et complète rédaction des bons de commande qui deviendront d’ailleurs dans la future application Op@le un élément essentiel de la chaine de mandatement. Il est nécessaire dès à présent d’assurer la sécurité juridique des commandes en apportant un soin particulier à la rédaction et à la forme des documents, et de revoir certaines pratiques en la matière.

Actuellement en cours de formation, je ne peux que très, très largement confirmer les propos de Volcan et inciter les collègues à s'habituer à avoir des bons de commande qui correspondent au maximum à ce qui va être réellement facturé. Quand tout concorde Op@le est d'une fluidité remarquable.
Dans le cas contraire il y a des opérations plus longues pour solder la discordance BC/facture, ce qui est bien normal vue la réglementation.

OK, mais comment gérez-vous les commandes directement passées par internet ? Faudra-t-il s'amuser à ressaisir le bon dans Op@le ligne par ligne ou la mention "diverses fournitures" sera suffisante ?

J'ai le souvenir d'avoir entendu la DAF A3 répondre que ce serait ligne par ligne, fini la liste jointe. Ça a peut-être changé depuis ?

Faire des bons de commande très élevés et surestimés pour qu'ils passent sur Opale pour des montants inférieurs ça va être gai....

Par curiosité, pourquoi un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre serait il un contrat pluriannuel ?
Je précise. En quoi le paiement par trimestre d'un contrat d'une durée d'un an lui confère t'il un caractère pluriannuel ?

Peut être par ce que le payement total du contrat se déroule sur deux exercices budgétaires...

Parce qu'on prend en compte la totalité de la durée d'exécution du contrat...
Le principe de pluriannualité ne concerne pas le moment du paiement.

marco a écrit:

Par curiosité, pourquoi un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre serait il un contrat pluriannuel ?
Je précise. En quoi le paiement par trimestre d'un contrat d'une durée d'un an lui confère t'il un caractère pluriannuel ?

Comme le dit Lili.
La délégation du CA n'est passible que pour les marchés à incidence annuelle ; c'est à dire payable sur un seul exercice budgétaire. C'est ainsi que la DAF indique que les abonnements, bien qu'étant à cheval souvent sur 2 exercices budgétaires, sont à incidence annuelle car payé en totalité sur un exercice (et donc couvert par la délégation). Dans le cas indiqué le paiement contractuel (donc "obligatoire") interviendrait à la fois sur le premier exercice budgétaire mais aussi sur le suivant, ce que ne permet pas le principe de délégation à incidence annuelle.

volcan a écrit:

marco a écrit:

Par curiosité, pourquoi un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre serait il un contrat pluriannuel ?
Je précise. En quoi le paiement par trimestre d'un contrat d'une durée d'un an lui confère t'il un caractère pluriannuel ?

Comme le dit Lili.
La délégation du CA n'est passible que pour les marchés à incidence annuelle ; c'est à dire payable sur un seul exercice budgétaire. C'est ainsi que la DAF indique que les abonnements, bien qu'étant à cheval souvent sur 2 exercices budgétaires, sont à incidence annuelle car payé en totalité sur un exercice (et donc couvert par la délégation). Dans le cas indiqué le paiement contractuel (donc "obligatoire") interviendrait à la fois sur le premier exercice budgétaire mais aussi sur le suivant, ce que ne permet pas le principe de délégation à incidence annuelle.

Je comprends.
Néanmoins le document diffusé il y a quelques années par le Rectorat "d'ici" indique le contraire à savoir qu'un contrat établit sur une année scolaire n'est pas considéré comme pluriannuel.
D'où ma question

Ils auraient dû apporter cette précision car elle change tout.

Nicolas a écrit:

Actuellement en cours de formation, je ne peux que très, très largement confirmer les propos de Volcan et inciter les collègues à s'habituer à avoir des bons de commande qui correspondent au maximum à ce qui va être réellement facturé. Quand tout concorde Op@le est d'une fluidité remarquable.
Dans le cas contraire il y a des opérations plus longues pour solder la discordance BC/facture, ce qui est bien normal vue la réglementation.

Si tu pouvais ultérieurement nous donner quelques précisions, ça serait gentil.
Parce que des BC qui correspondent au centime près au montant de la facture, sur un malentendu, ça peut arriver, mais la plupart du temps...

marco a écrit:

volcan a écrit:

marco a écrit:

Par curiosité, pourquoi un contrat débutant le 1er juillet 2021 et allant jusqu’au 30 juin 2022 mais étant payé chaque trimestre serait il un contrat pluriannuel ?
Je précise. En quoi le paiement par trimestre d'un contrat d'une durée d'un an lui confère t'il un caractère pluriannuel ?

Comme le dit Lili.
La délégation du CA n'est passible que pour les marchés à incidence annuelle ; c'est à dire payable sur un seul exercice budgétaire. C'est ainsi que la DAF indique que les abonnements, bien qu'étant à cheval souvent sur 2 exercices budgétaires, sont à incidence annuelle car payé en totalité sur un exercice (et donc couvert par la délégation). Dans le cas indiqué le paiement contractuel (donc "obligatoire") interviendrait à la fois sur le premier exercice budgétaire mais aussi sur le suivant, ce que ne permet pas le principe de délégation à incidence annuelle.

Je comprends.
Néanmoins le document diffusé il y a quelques années par le Rectorat "d'ici" indique le contraire à savoir qu'un contrat établit sur une année scolaire n'est pas considéré comme pluriannuel.
D'où ma question

Certaines DAF académiques ne sont pas aussi compétentes qu'elles le devraient.
La DAF A3 a précisé les choses dans son courrier de la DAF du 14/02/13 . Le point 3 ne laisse aucune ambiguité sur la question.

néthou a écrit:

Nicolas a écrit:

Actuellement en cours de formation, je ne peux que très, très largement confirmer les propos de Volcan et inciter les collègues à s'habituer à avoir des bons de commande qui correspondent au maximum à ce qui va être réellement facturé. Quand tout concorde Op@le est d'une fluidité remarquable.
Dans le cas contraire il y a des opérations plus longues pour solder la discordance BC/facture, ce qui est bien normal vue la réglementation.

Si tu pouvais ultérieurement nous donner quelques précisions, ça serait gentil.
Parce que des BC qui correspondent au centime près au montant de la facture, sur un malentendu, ça peut arriver, mais la plupart du temps...

Je confirme que le bon de commande (l'engagement) sera obligatoire avec Opale et ce y compris pour le SRH et les petits montants.
Toute différence entre le montant de l'engagement et la facture devra faire l'objet d'un traitement particulier dans le logiciel ce qui alourdira considérablement le travail de mandatement.

volcan a écrit:

néthou a écrit:

Nicolas a écrit:

Actuellement en cours de formation, je ne peux que très, très largement confirmer les propos de Volcan et inciter les collègues à s'habituer à avoir des bons de commande qui correspondent au maximum à ce qui va être réellement facturé. Quand tout concorde Op@le est d'une fluidité remarquable.
Dans le cas contraire il y a des opérations plus longues pour solder la discordance BC/facture, ce qui est bien normal vue la réglementation.

Si tu pouvais ultérieurement nous donner quelques précisions, ça serait gentil.
Parce que des BC qui correspondent au centime près au montant de la facture, sur un malentendu, ça peut arriver, mais la plupart du temps...

Je confirme que le bon de commande (l'engagement) sera obligatoire avec Opale et ce y compris pour le SRH et les petits montants.
Toute différence entre le montant de l'engagement et la facture devra faire l'objet d'un traitement particulier dans le logiciel ce qui alourdira considérablement le travail de mandatement.

Oui avec la possibilité de :

- faire des engagements juridiques sur marché pour la durée du marché (ex un an pour l'alimentaire) et d'effectuer des service faits partiels au fur et à mesure de la réalisation du marché

- traiter les demandes de paiement de manière individuelle, et s'il y a un pb sur une facture elle n'impacte pas le flux des autres factures