URGENT GROS PROBLEME SUR PRELEVEMENT AUTO

Bonsoir à tous et toutes


Je voudrais savoir si un expert pourrait m'aider comptablement pour réparer une bourde faite à l'agence comptable

Voilà la nature de mon problème :
Suite à des changements de situation des familles, certains élèves (devenus boursiers) n'avaient plus et n'auront plus de créances sur l'année à venir.
ils sont donc apparus en justif des soldes d'avance dans le module prel auto pour des sommes pour certains importantes.

Le hic, c'est que ces avances ont été remboursées par ordres de paiement "manuel" en passant une écriture manuelle 4191prel vers 4664 puis saisie et éditions des ordres de paiement au 4664 et reglement effectué, alors qu'il aurait fallu attendre le prelèvement de solde (prévu chez nous au mois d'août 2021).
J'ai donc une discordance entre la justif gfc des avances du module prel auto et la comptabilité générale (le solde du 4191prel qui est lui conforme aux opérations que nous avons faites)

J'ai contacté l'assistance informatique pour savoir s'il était possible de supprimer manuellement ces lignes d'avance  (qui apparaissent donc toujours dans la justif des avances de GFC prel auto alors qu'elles ont été remboursées par ordre de paiement 
Voici leur réponse : 

"réponse du national
Les FQE pour ordre ont été validées, ainsi que les écritures automatiques générées à cet effet.
Elle sont bien présentes dans le journal général, nous ne pouvons supprimer ces écritures dans l'état.
Il convient de s'orienter vers une solution comptable, à voir avec la cellule R-Conseil."

Avez vous une solution comptable ?
C'est urgent car sinon au prochain solde des avances, celles ci viendront se poser sur des créances alors même qu'elles ont déjà été remboursées par Ordre de paiement 

Je me maudis de n'avoir pas anticipé ce problème et d'avoir validé que ma collègue de l'agence puisse rembourser les familles par le biais d'un OP avant le prélèvement de solde....
Je me maudis aussi quelquefois en ce moment d'avoir mis en place le prél auto surtout dans le contexte covid et ses conséquences sur la facturation...

Merci par avance pour votre aide...

Déjà ça ne sert à rien de se maudire, le seul homme à ne jamais faire d'erreur est celui qui ne fait jamais rien.


Je ne suis plus au bureau mais il me semble qu'au moment de lancer le P.A tu peux modifier le montant prélevé pour chaque personne . C'est fastidieux mais ce serait une solution.

Je constate que je répons à côté de la plaque  

Tu as fait tes OP mais ces personnes n'auront plus de créances, donc plus de P.A à l'avenir, donc aucune inquiétude sur le fait que les avances via le prélèvement d'ajustement soient imputées aux familles.
Comme ça à brûle pourpoint je dirai que j'irai jusqu'au bout des P.A puis ensuite je passerai des écritures négatives du 4664 au 4191 pour ne pas avoir des écritures en double

Bonsoir,

Pour rattraper la situation, il faut aller dans la fiche des débiteurs concernés et dégager manuellement dans l'onglet "Opérations" la somme toujours inscrite en avance.

Il est possible de ne pas attendre la phase d'ajustement pour rembourser une famille mais l'OP sera manuel ET FORCEMENT suivi d'un dégagement manuel de l'avance dans le module prélèvements automatiques afin de rétablir le justif des comptes d'avances automatique de GFC.

Avec cette manipulation, cela devrait rentrer dans l'ordre !

bonjour

merci à vous deux pour ces éclairages !

Par rapport à ma situation, c'est plutôt la solution de cyorelle qui s'applique.
J'avais lancé hier les prelèvements de février

Je viens de regarder dans gfc justif des avances et vais effectivement pouvoir modifier dans  avances ex antérieurs les fameuses avances qui avaient été remboursées par anticipation.....

Encore merci à vous deux ! 

Très belle journée !