Problèmes secrétaire d'intendance

Bonjour,

Gestionnaire depuis un peu plus d'un an, je rencontre des difficultés avec la secrétaire d'intendance et je veux bien vos conseils sur la question.
Elle prend des décisions sans me tenir informée : elle a demandé à un fournisseur de faire une fausse facture et un faux bon de livraison en décembre 2020 car il réclamait une facture de 2018. J'étais en arrêt maladie et elle a fait signer le chef de la maintenance sur le BL en lui expliquant que c'était un ordre du proviseur. 
La semaine dernière, elle a envoyé un mail à un autre fournisseur pour lui demander de nous rembourser un avoir (reçu pendant mon absence) sans même m'en parler. Elle transmet des documents à la direction (ppms organisation entre autres). En fait, elle dirige à ma place. Je lui ai fait un mail lui rappelant sa fiche de poste mais vendredi dernier elle m'a menacée d'aller se plaindre au proviseur.
Je précise rapidement le contexte : proviseur nommé un an en interim car déplacé en urgence de son ancien bahut, en attente d'un procès avec accusation de harcèlement et détournement de fonds. Je me suis mise en arrêt maladie en décembre pour les mêmes raisons avec dépôt d'une main courante (à l'époque, je ne savais pas de quoi il était accusé).
En ce qui concerne la secrétaire, elle avait déjà eu des soucis dans son ancien bahut et c'est pour cela qu'elle avait muté. Elle fait énormément d'erreurs, jette des documents, en perd enfin c'est quelqu'un avant mon arrivée qui posait beaucoup de problèmes (déjà reçue par le CE précédent).
Je travaille retranchée dans mon bureau, je mets tout sous clé car j'ai des documents qui ont disparu.

Je vous ai fait la version soft mais la situation est pour mon bien-être mental très limite.

Je vous remercie par avance pour vos réponses

Écrire au CE en relatant les faits et mettre en copie à ton syndicat. En cas d'inertie du CE, alerter les services académiques, par écrit, en étant le plus factuel possible. Le syndicat doit continuer à être informé de la situation. Ne pas rester seule me semble primordial. Bon courage.

J'espère que vous n'êtes pas dans une région réputée pour ses truffes, sinon nous avons eu la même

Le hasard fait peut-être que c'est la même personne...
Mais j'ai bien peur, que s'il ne fallait inviter tous les tordus de la profession, à manger de l'omelette aux truffes, cela ne te coûte très très, mais vraiment très cher...

Je ne suis pas de la région des truffes mais au final, c'est tout comme...

J'ai alerté mon syndicat qui me fait faire un courrier pour le drh du rectorat. Dans les faits, le CE s'adresse directement à elle et moi, il me dépose des bouts de papier avec des consignes dans ma bannette. Donc ça me paraît difficile de lui écrire. Je dois lutter sur 2 fronts: la mise au placard du CE et les initiatives de la secrétaire qui outrepasse largement ses fonctions. Je note tout ce qui se passe et je conserve des copies de ce qui a été fait sans mon accord. 
Je n'y connait rien en matière disciplinaire dans la fonction publique donc je suis un peu perdue.

Bonsoir,

avant toute chose, tu es au bon endroit sur ce forum. Parce que tu vas y trouver des conseils, des avis, des retours d'expérience, mais surtout du réconfort.

Pour la secrétaire : le mot d'ordre est, selon moi, : "Chacun chez soi et les moutons seront bien gardés." Et je remarque que ton instinct ne te trompe pas : il est nécessaire de remettre du sens dans l'organisation du service, cela passe par un rappel des fonctions, missions et tâches de chacune. Donc je pense que tu as très bien fait de lui rappeler sa fiche de poste et ses missions. Pour cela, tu peux aller plus loin en allant trouver dans le RIME disponible en téléchargement sur le site de l'éducation nationale les fiches métiers pour la secrétaire et pour toi. C'est bien utile, parfois, de mettre en symétrie les activités de chacune des deux personnes, cela permet de mettre en évidence ce que chacun doit faire et ne pas faire.

Tu peux, si ce n'est déjà le cas, établir des fiches de contrôle, des fiches de procédures, des protocoles pour chaque mission qui incombe au service. Tu peux tout regrouper dans un tableau, ce qui a le mérite de synthétiser et de recenser qui fait quoi. Plus il y a de transparence, plus il y a de lisibilité. Et par conséquent, cela réduit le champ des initiatives personnelles.

Ensuite, je ne peux que t'encourager à continuer à TOUT noter et tout conserver, que ce soit sur un carnet et/ou en archivant les mails. Dans cette continuité, il est préférable d'utiliser au maximum le canal écrit. Cela signifie que même si tu lui as donné des consignes, directives ou demandes diverses dans la journée, tu peux confirmer par un mail du style : "Comme je vous en ai informée (date), je vous demande de bien vouloir / je vous rappelle que / je vous confirme que ... "(tu peux choisir d'autres formules, bien évidemment). Tu peux également rappeler dans un mail les erreurs que tu as relevées et lui notifier les corrections que tu as apportées / que tu lui demandes d'apporter. Ainsi, si la situation le nécessite, tu auras constitué un dossier LE PLUS FACTUEL POSSIBLE sur ta gestion et sur la façon dont la secrétaire a collaboré (ou non) avec toi.

Ca, c'est pour le côté pratico-pratique. 

Pour ce qui est de ton bien-être, à mon avis on est davantage sur le versant risques psycho-sociaux (tiens...un article dans le dernier numéro du magazine Intendance en parle). Je rejoins les collègues : surtout ne pas rester isolée, s'entourer des bonnes personnes (dont syndicat, collègues d'autres établissements). Si j'ai bien compris, tu ne peux pas t'appuyer sur le CE, au vu de sa propre situation, il faut donc trouver de l'aide et du soutien à l'extérieur de l'établissement. 

En amont, et pour prévenir tout risque, tu peux consulter ton médecin traitant (juste pour le prévenir que ça ne va pas fort) et le médecin de prévention. Il y a même le psychologue du rectorat qui peut te recevoir, ce qui te permettra de mettre la DRH directement au courant que tu rencontres des difficultés.

Dernier point : si les conditions actuelles sont très contraignantes, il faut impérativement cultiver ta vie personnelle (beaucoup me l'ont conseillé quand j'ai implosé), c'est salutaire.

Bon courage à toi, donne-nous des nouvelles !

Je vais encore me faire traiter de jaune, mais j'aurais un seul conseil : serrer les fesses.

Visiblement, la secrétaire est de mèche avec le CE ; or, c'est le chef de service et tu ne gagneras jamais contre-lui, tout tricard fut-il. Par chance, il n'est là que pour un an, ça te fait donc un horizon et tu peux te dire que dans quelques mois, tu pourras reprendre un fonctionnement plus normal et reprendre la main sur ta secrétaire.

Dans l'attente, n'hésite pas à écrire au pro ce qui te paraît anormal et à lui conseiller la manière dont il te semble qu'il devrait agir. Il ne te répondra pas ? Tu t'en fous ! C'est pas tant pour lui que tu écris, mais pour toi, pour bien conserver des traces du fait que tu fais bien ton boulot et que si ça skie dans la colle par la suite, ça sera à cause de lui. Et si tu sens que tu as besoin de te préserver, n'hésite pas à te mettre en arrêt

Bon courage

Je vous remercie pour vos retours. Au final, tout ce que vous m'écrivez rejoint le fond de ma pensée et pour le coup, comme je suis assez déstabilisée, cela me réconforte et il est vrai que c'est ce dont j'ai besoin actuellement.

J'ai rdv mardi avec le psychologue du rectorat et en décembre, j'ai rencontré une psychologue de la mgen. Je laisse des traces...

La fiche de poste de la secrétaire est très très détaillée car son comportement posait déjà beaucoup de problèmes l'année dernière avec les différents services de l'établissement. J'avais tout cadré et on voit clairement qu'elle sort de son rôle. 
A partir de demain, je lui donne des consignes uniquement par mail car elle ment beaucoup (j'ai l'impression d'être dans un film en écrivant ça) et en invente. En fait, elle est complètement déchaînée.
Je pensais également lui demander de me préciser par écrit les consignes qu'elle a inventées sur certains sujets car j'ai la preuve qu'elle ment.

J'essaie effectivement de me recentrer sur ma vie privée mais chaque jour, j'aborde une nouvelle difficulté, ce qui fait qu'il m'est difficile de ne pas y penser. Je n'imaginais pas être confrontée à ce type d'aberration (la secrétaire qui fait de l'intimidation). J'ai plutôt une expérience du privé où ce style de comportement  entraîne très vite des mesures disciplinaires. Je manque de repères...