Turboself solde négatif

Bonjour à tous,

chaque jour a son lot de surprises et de réjouissances. Aujourd'hui, j'ai une fois de plus surpris l'un de mes collègues en lui demandant s'il était normal que le solde de comptes extrait de Turboself soit négatif pour les élèves au ticket. Jusque là, rien de bien transcendant, si le paramétrage ne permet pas de bloquer les cartes, ils peuvent manger à crédit (pratique qu'il va falloir changer).

Là où ça devient rigolo, c'est lorsque je pointe la liste des élèves avec un solde négatif et que certains d'entre eux sont nés...en 2000. Oui, en 2000. Ils vont donc avoir 21 ans cette année. Inutile de préciser que nous n'avons aucun collégien de cet âge dans notre établissement, donc pour réclamer les sommes dues, ça s'annonce être une belle partie de plaisir. 

En fait, une 20 aine d'élèves n'étant plus scolarisés dans le collège sont partis avec des ardoises, pour un montant total d'un peu plus de 220 €. Mon collègue m'a suggéré d'en toucher un mot à l'AC (c'est fait depuis décembre) et de voir quelle solution elle propose.

Est-ce que l'on se dirige vers un admission en non valeur ? J'anticipe la/les solution(s) qu'il va falloir trouver pour solder tous ces comptes.

Bon, nous avons évoqué (toujours avec ce collègue) la possibilité de transférer ces crédits négatifs sur des comptes de commensaux ayant quitté l'établissement avec un solde positif, mais il n'y a en pas. 

Je suis preneuse de toutes vos suggestions, comme d'habitude (vu que vous êtes de très bons conseils !).

Merci d'avance 

20 élèves, 200 € soit une dizaine d'euros par élève. On peut dans ce cas envisager une ANV en CA au motif qu'engager des poursuites serait disproportionné par rapport au montant de la créance. Bien entendu il ne faut pas que les créances soient prescrites et si le comptable peut produire une copie de lettre de relance c'est mieux en cas de contrôle. Par contre pour les créances > à 40 € je préconise une action en recouvrement (tu as 4 ans pour la faire).

Merci Volcan, je confirme, le montant n’excède pas les 12 € par élève, soit l’équivalent de 2 repas à 6 €.

catiteo a écrit:

Bonjour à tous,

chaque jour a son lot de surprises et de réjouissances. Aujourd'hui, j'ai une fois de plus surpris l'un de mes collègues en lui demandant s'il était normal que le solde de comptes extrait de Turboself soit négatif pour les élèves au ticket. Jusque là, rien de bien transcendant, si le paramétrage ne permet pas de bloquer les cartes, ils peuvent manger à crédit (pratique qu'il va falloir changer).

Là où ça devient rigolo, c'est lorsque je pointe la liste des élèves avec un solde négatif et que certains d'entre eux sont nés...en 2000. Oui, en 2000. Ils vont donc avoir 21 ans cette année. Inutile de préciser que nous n'avons aucun collégien de cet âge dans notre établissement, donc pour réclamer les sommes dues, ça s'annonce être une belle partie de plaisir. 

En fait, une 20 aine d'élèves n'étant plus scolarisés dans le collège sont partis avec des ardoises, pour un montant total d'un peu plus de 220 €. Mon collègue m'a suggéré d'en toucher un mot à l'AC (c'est fait depuis décembre) et de voir quelle solution elle propose.

Est-ce que l'on se dirige vers un admission en non valeur ? J'anticipe la/les solution(s) qu'il va falloir trouver pour solder tous ces comptes.

Bon, nous avons évoqué (toujours avec ce collègue) la possibilité de transférer ces crédits négatifs sur des comptes de commensaux ayant quitté l'établissement avec un solde positif, mais il n'y a en pas. 

Je suis preneuse de toutes vos suggestions, comme d'habitude (vu que vous êtes de très bons conseils !).

Merci d'avance 

Catitéo, tu as vérifié si les OR avaient été faits sur les repas ou sur les encaissements à cette date ?
Perso, j'ai un nombre incalculable d'élèves dans cette situation sur les années 2013-2018. Mais comme les OR étaient faits sur les encaissements, du coup, aucune opération budgétaire à faire.

Oui, bien entendu il faut que ce déficit soit en liaison avec un compte de classe 4

Merci du tuyau, en effet cela paraît judicieux. Sauf que...

J'ai demandé à la secrétaire d'intendance ce qu'il en était : il s'agit apparemment d'élèves demi-pensionnaires qui ont passé leur carte à des jours où ils n'étaient pas inscrits à la DP. Et comme les cartes ne sont pas bloquées, un DP2 peut passer 4 fois dans la semaine s'il le souhaite.

J'ai trouvé l'élève le plus âgé, il est né en 1997. Dingue !

catiteo a écrit:

Merci du tuyau, en effet cela paraît judicieux. Sauf que...

J'ai demandé à la secrétaire d'intendance ce qu'il en était : il s'agit apparemment d'élèves demi-pensionnaires qui ont passé leur carte à des jours où ils n'étaient pas inscrits à la DP. Et comme les cartes ne sont pas bloquées, un DP2 peut passer 4 fois dans la semaine s'il le souhaite.

J'ai trouvé l'élève le plus âgé, il est né en 1997. Dingue !

Clairement : ces créances apparaissent-elles dans le développement du compte de classe 4 correspondant ? De la réponse dépend l'action  ou l'inaction puis la régularisation future.

Non, elles n'apparaissent pas. J'ai vu avec mon AC aujourd'hui : je vais d'abord essayer de voir avec l'assistance Turboself s'il existe un moyen de supprimer ces créances. Si ce n'est pas possible, selon l'AC ce sera une ANV.

Si les mois n'ont pas été clôturés ni archivés tu peux le faire seule manuellement, en supprimant l'origine de la créances c'est à dire la conso.
Mais cela doit le cas et donc seul le sav incv pourra te débloquer cela avec un code (tu mets plus de temps à les avoir que lui à faire sa manip). Si il est sympa, il peut même le faire lui même.
Par contre quid de jusqu'à où cela peut remonter et surtout keskequoidonc ils ont foutus depuis autant d'année avec ça qui traîne et j'espère que tu as verrouillé le bouzin derrière (enfin je ne vais pas la ramener j'ai des soldes positifs qui datent de Mathuzalem)

Tu as le moyen Loutre et l'autre qui consiste à faire une écriture sur un paiement "Interne" de régularisation en considérant que tu t'assieds de toutes façons sur la créance que tu aurais pu produire. 
Ca ne fausse pas tes statistiques de passage au self. 

Tu émets le document avec toutes les opérations de régul avec un beau CA disant que tu nettoies la m... derrière ton prédécesseur et tu archives soigneusement le tout pour un éventuel contrôle.

Xena a écrit:

Tu as le moyen Loutre et l'autre qui consiste à faire une écriture sur un paiement "Interne" de régularisation en considérant que tu t'assieds de toutes façons sur la créance que tu aurais pu produire. 
Ca ne fausse pas tes statistiques de passage au self. 

Tu émets le document avec toutes les opérations de régul avec un beau CA disant que tu nettoies la m... derrière ton prédécesseur et tu archives soigneusement le tout pour un éventuel contrôle.

Je n'ai jamais dis que c'était une bonne solution par contre car comme indiqué par Xéna cela fausse ta conso et donc tout ce qui en découle (j'avais du le faire à cause d'un CPE farceur qui avait passé des élèves en louzdé au dernier repas de l'année pour faire chier l'intendance, il a bien aimé la facture ensuite).

catiteo a écrit:

Non, elles n'apparaissent pas. J'ai vu avec mon AC aujourd'hui : je vais d'abord essayer de voir avec l'assistance Turboself s'il existe un moyen de supprimer ces créances. Si ce n'est pas possible, selon l'AC ce sera une ANV.

Si tes créances ne sont pas en classe 4 tu ne peux pas faire une ANV puisque le mandat n'aura pas de contrepartie en classe 4. La solution est un "nettoyage" du fichier Turbo.

Je disconviens (très respectueusement).
Il faut d'abord regarder la composition du développement Turbo des comptes d'avances.
On peut avoir un solde Turbo qui "colle" avec GFC, et pas de créance GFC, mais des soldes négatifs noyés au milieu des autres. Peut-être qu'on édite la liste globale des avances qui fait par exemple 800 €. Sauf que normalement on affine, il y a d'un côté les avances positives de 1000 € qui correspondent à un solde GFC au 419X, et de l'autre des soldes négatifs pour 200 € que l'on doit trouver au 412 dans GFC et que l'on va alors effectivement passer en ANV.

Avant de faire quoi que ce soit j'éditerais dans Turbo les soldes positifs d'un côté et les négatifs de l'autre, pour voir.

Et (juste pour râler) un logiciel comme ça entre de mauvaises mains, c'est l'horreur. L'AC doit bien cadrer l'utilisation et contrôler régulièrement le contenu du logiciel et la cohérence avec GFC, puis aussi aller regarder les choses comme les transferts de soldes, les remboursements, etc.

Merci à tous, je ne suis jamais déçue avec vous 


Épilogue : 


1/ Mon AC m’a demandé de faire un OR du montant qui apparaît sur l’état de solde des comptes
2/ Je commande la licence Turboself et je demande à l’assistance de « nettoyer » les comptes négatifs 
3/ Je prépare un certificat administratif qui explique qu’à la date du xxx les comptes étaient Ok, et qu’à la suite d’un bug informatique apparaissent des discordances et qu’il convient de saisir un OR de tel montant.


Et fin du run 


Quoi qu’il en soit, je garde précieusement tous vos conseils, je pense qu’ils seront bien utiles !


Encore MERCI.

Bonjour,

Situation similaire à celle décrite dans ce post récent.

Les OR étaient fait à la consommation sur un ER.
En voulant passer aux OR à la consommation, afin d'avoir le montant des avances des commensaux et des élèves enfin suivis en classe 4,
je me rends compte en découvrant la liste des positions de compte d'ALISE qu'il y a des soldes négatifs prescrits pour beaucoup d'élèves et même des commensaux !

L'écriture de régularisation pour le passage à la consommation n'est même pas possible, car le solde global des élèves est négatif !

Il faut donc d'abord recouvrer ce qui est possible et "faire le ménage" dans la liste avant de passer un mandat au 6583 pour annuler les OR faits à l'encaissement non consommés  

Je suis réticent à passer ensuite des ANV, comme il n'y a eu aucune diligences d'effectuées c'est mise en responsabilité automatique de l'ACC en cas de contrôle du PNAA !

Solution : nettoyage TURBO/ALISE ?

C'est un nettoyage Turbalise, en effet.
J'ai commencé dès que je suis arrivée dans mon établissement.

Tous les ans, j'émets deux choses.
La liste des négatifs ET la liste des positifs de plus de quatre ans au 31 décembre.
Sachant qu'à cette date, les OR étaient fait sur les paiements, je sais que les sommes en trop ont fait l'objet d'un titre de recette. Je les affecte alors sur les comptes en négatif, progressivement. J'en ai encore une petite vingtaine au bout de trois ans de travail. Je fais un bordereau de toutes les opérations de transfert afin d'en garder une trace.
(Je conserve également la trace des gens qui me réclament leurs soldes et que je ne peux pas rembourser puisque l'agence comptable est incapable de retrouver ses petits sur le compte d'avance.)

@Xena : comment as-tu nettoyé la base ? Quand j'ai contacté l'assistance TS, le technicien m'a clairement dit qu'on ne peut pas effacer les données, il m'a juste donné une combine : pour les élèves/commensaux partis (et dont la créance parait impossible à recouvrer), il a créé un moyen de paiement "remise à zéro" et j'ai pu faire disparaître de la liste tous ceux qui avaient un solde négatif, en encaissant avec ce moyen de paiement.

Je fais le ménage au 31/12. Les comptes apurés (solde 0) pourront être supprimés après la bascule, car il ne faut aucune opération comptable pendant les 3 derniers mois, si je ne m'abuse, sur T et aucune opération pendant l'exercice sur A pour pouvoir annuler un compte.
C'est pour ça que je te dis que c'est une opération de longue haleine. J'ai commencé en décembre 2018 et j'aurais fini en décembre 2023.

Tout s’explique

Et si on apure des petites créances inférieures à 20 € pour des élèves plus scolarisés par le fonds social ?

C'est toujours le souci de faire intervenir le fonds social pour réparer des erreurs de gestion...

Oui, mais dans ce cas pas de problème pour le comptable, non ?
Alors qu'avec une ANV "parce que rien n' a été fait" ... c'est pas la même musique !

fonds social cantine, il faut une demande de la famille ... sans demande ni dossier pas de FS ... pas sure que ça facilite le travail de l'agent comptable de passer par le FS

Xena a écrit:

C'est toujours le souci de faire intervenir le fonds social pour réparer des erreurs de gestion...

l'int.int a écrit:

fonds social cantine, il faut une demande de la famille ... sans demande ni dossier pas de FS ... pas sure que ça facilite le travail de l'agent comptable de passer par le FS

Ah j'ai pas tout dit : le fonds social était pour un commensal   C'était une erreur, mais on ignore le/la coupable : j'ai la date et l'heure de la saisie, qui correspondent à un vendredi aprèm de fin août. Le hic : la gestionnaire était en arrêt maladie et la secrétaire d'intendance ne travaille pas les vendredis aprèms. 

Mystère, mystère...

L'exorciste pour chasser les démons qui hantent ton Intendance c'est quel compte de classe 6 ?

D'après ce que j'ai compris, c'est plutôt à Goldored qu'il faut s'adresser   Les squelettes dans les placards...

l'int.int a écrit:

fonds social cantine, il faut une demande de la famille ... sans demande ni dossier pas de FS ... pas sure que ça facilite le travail de l'agent comptable de passer par le FS

L'agent comptable ne voit pas s'il y a un dossier ou non (sauf s'il vient faire un petit contrôle inopiné).

Goldored a écrit:

l'int.int a écrit:

fonds social cantine, il faut une demande de la famille ... sans demande ni dossier pas de FS ... pas sure que ça facilite le travail de l'agent comptable de passer par le FS

L'agent comptable ne voit pas s'il y a un dossier ou non (sauf s'il vient faire un petit contrôle inopiné).

La circulaire de 2017 rappelle que le CA est chargé de délibérer sur les critères et modalités d'attribution des fonds sociaux. Il y est aussi écrit ceci :

La mobilisation de l'ensemble de la communauté éducative est essentielle. Faute de demande exprimée par les familles ou les élèves concernés, les équipes d'établissement sont en effet les mieux à même d'avoir connaissance des difficultés auxquelles sont confrontés certains élèves et qui les conduisent à délaisser le restaurant scolaire.

Je ne vois rien qui empêche de faire voter un règlement des fonds sociaux qui prévoit une procédure et un barème mais aussi la possibilité pour le chef d'établissement d'attribuer une aide exceptionnelle en cas d'urgence ou de situation particulière. Puis de rendre compte dans le bilan annuel.

Anonymous a écrit:

Et si on apure des petites créances inférieures à 20 € pour des élèves plus scolarisés par le fonds social ?

En revanche ça c'est du détournement de fonds publics. Xena a raison de rappeler qu'on ne cache pas des erreurs de gestion en faisant des fautes professionnelles. Si décision du CE il y a en ce sens, il appartiendra à l'AC de vérifier la conformité de la décision avec les critères votés en CA. Et s'il accepte à tort ou sans PJ, il risque le même débet que celui que d'autres ont reçu. L'ANV en toute transparence est la moins mauvaise des solutions.

Tout ce cirque parce que la gratuité des cantines n'est pas posée par le Législateur. Les fonds sociaux sont clairement détournés partout quand les gestionnaires à la demande des AC nettoient les listes des créances avec. Surtout dans les lycées. Dans les collèges c'est le chaos justement parce que l'on ne peut pas faire comme dans les lycée

Non. Je suis dans un collège où on facture au forfait et j'ai quelques 4111 qui ont un échéancier officiel, rarement des 416. A la base il y a une volonté farouche de faire adhérer les familles au prélèvement, un travail bien fait par la personne qui gère les droits constatés puis des rappels qui arrivent rapidement, beaucoup de coups de fil, un travail collaboratif avec les CPE et l'AS et enfin une mobilisation maximale des fonds sociaux dès que possible. Par exemple, tout boursier n'ayant pas déposé une demande de fonds social est systématiquement convoqué au secrétariat élèves pour voir ce qu'on peut faire, l'inverse étant vrai aussi. L'AC ne s'occupe de rien et tout le monde est content.

Le détournement sous forme d'attribution ultérieure de fonds sociaux n'est que la façon la plus facile de cacher qu'on a mal bossé.