Commandes de fin d'année

J'ai deux questions qui n'ont rien à voir l'une avec l'autre. Quelqu'un pourra-t-il m'aider sur ces sujets ?
 
-1. Pourquoi est-il conseillé de ne plus passer de commande en novembre-décembre ?
Je ne comprends pas cette précaution.
En effet, si des factures arrivent en décembre, elles sont imputées sur le budget de l'année n. Si elles arrivent en janvier, elles passent sur n+1. Comme la somme prévue pour cette commande a été engagée dans l'année n mais n'a pas été dépensée, elle tombe dans le fonds de roulement de l'année n+1. Il suffit alors d'une DBM pour puiser le montant dans le fonds de roulement et honorer la facture sans entamer le budget de l'année n+1. Cela n'épuise pas le fonds de roulement car on ne fait que reprendre ce qui avait été prévu pour l'année n-1. On ne vit donc pas "à crédit".
Je ne vois pas où c'est contraire à la règle budgétaire des 12 mois. Ma solution a l'avantage de faciliter la vie des collègues qui ont besoin de renouveler du matériel ou d'acheter des souris pour leurs observations naturalistes.
 
-2. Est-il judicieux que le gestionnaire devienne régisseur ? En effet, si le CE souhaite déléguer sa signature au gestionnaire pour les actes liés à l'ordonnancement, ce dernier ne peut plus en devenir le délégataire s'il est régisseur depuis le décret du 7 mai 2020 (article 3). Et si le secrétaire de gestion est nommé régisseur, qui alors peut devenir régisseur suppléant, si le gestionnaire détient déjà une délégation de signature du CE ? Le personnel administratif compétent sur ces questions n'est pas nombreux...

Athanase Volapük a écrit:

Pourquoi est-il conseillé de ne plus passer de commande en novembre-décembre ?
Je ne comprends pas cette précaution.
En effet, si des factures arrivent en décembre, elles sont imputées sur le budget de l'année n. Si elles arrivent en janvier, elles passent sur n+1. Comme la somme prévue pour cette commande a été engagée dans l'année n mais n'a pas été dépensée, elle tombe dans le fonds de roulement de l'année n+1. Il suffit alors d'une DBM pour puiser le montant dans le fonds de roulement et honorer la facture sans entamer le budget de l'année n+1. Cela n'épuise pas le fonds de roulement car on ne fait que reprendre ce qui avait été prévu pour l'année n-1. On ne vit donc pas "à crédit".
Je ne vois pas où c'est contraire à la règle budgétaire des 12 mois. Ma solution a l'avantage de faciliter la vie des collègues qui ont besoin de renouveler du matériel ou d'acheter des souris pour leurs observations naturalistes.

Tu as raison et tort à la fois. C'est l'extourne qu'il faut utiliser pour rattacher les charges au bon exercice tout en ne retardant pas le basculement. Aucun intérêt à ne pas commander jusqu'à la fin donc. Mais bon, le prof qui s'aperçoit le 18 décembre qu'il a besoin d'un truc qui n'a rien d'urgent et qui aurait pu être commandé avant attend par principe l'exercice suivant. Donc on encourage à boucler un maximum de commandes suffisamment tôt mais on ne bloque rien, surtout en cas d'urgence, sauf foutage de gu.... manifeste.

Athanase Volapük a écrit:

Est-il judicieux que le gestionnaire devienne régisseur ? En effet, si le CE souhaite déléguer sa signature au gestionnaire pour les actes liés à l'ordonnancement, ce dernier ne peut plus devenir son délégataire depuis le décret du 7 mai 2020 (article 3). Et si le secrétaire de gestion est nommé régisseur, qui alors peut devenir régisseur suppléant ? Car le personnel administratif compétent sur ces questions n'est pas nombreux...

L'article 9 de l'arrêté du 13 août 2020 autorise certains ordonnateurs à exercer les fonctions de régisseur, par dérogation à cet article 3. Donc no problem.

Athanase Volapük a écrit:

J'ai deux questions qui n'ont rien à voir l'une avec l'autre. Quelqu'un pourra-t-il m'aider sur ces sujets ?
 
-1. Pourquoi est-il conseillé de ne plus passer de commande en novembre-décembre ?
Je ne comprends pas cette précaution.
En effet, si des factures arrivent en décembre, elles sont imputées sur le budget de l'année n. Si elles arrivent en janvier, elles passent sur n+1. Comme la somme prévue pour cette commande a été engagée dans l'année n mais n'a pas été dépensée, elle tombe dans le fonds de roulement de l'année n+1. Il suffit alors d'une DBM pour puiser le montant dans le fonds de roulement et honorer la facture sans entamer le budget de l'année n+1. Cela n'épuise pas le fonds de roulement car on ne fait que reprendre ce qui avait été prévu pour l'année n-1. On ne vit donc pas "à crédit".
Je ne vois pas où c'est contraire à la règle budgétaire des 12 mois. Ma solution a l'avantage de faciliter la vie des collègues qui ont besoin de renouveler du matériel ou d'acheter des souris pour leurs observations naturalistes.

Déjà ce n'est pas la date d'arrivée de la facture mais la date de livraison (service fait) qui implique le rattachement sur telle ou telle année budgétaire. Si tu as tes livraisons en décembre mais tes factures en janvier il faudra extourner ; ce qui sans être compliqué est un peu pénible si on en a beaucoup.
Ensuite si tu as trop d'argent non dépensé en N-1 parce que les livraisons ont été faite en janvier ton compte financier va dégager un résultat positif, qui certes viendra alimenter ton FdR mais sera analysé par ta CT comme le fait qu'on peut baisser ta DGF vu que tu as apparemment trop de sous.
En suite la DBM pour prélever se fait après le cofi... donc c'est du mai-juin.
Bref ta technique n'est pas à conseiller car cela "fausse" l'analyse budgétaire. Il vaut mieux dire aux enseignants de faire passer leurs besoins pour le 15 novembre.... il y a peu de chance qu'un besoin apparaisse soudainement entre le 15/11 et le 15/12 ; en général c'est en juin et en septembre que les besoins apparaissent.

Merci à tous les deux !  
Je ne connais pas encore le principe de l'extourne - d'où le raisonnement capillotracté sur la DBM - mais cela n'est pas du tout une préoccupation pour le moment. (Savoir qu'une procédure existe pour la situation évoquée me suffit grandement.)

Athanase Volapük a écrit:

-1. Pourquoi est-il conseillé de ne plus passer de commande en novembre-décembre ?
Je ne comprends pas cette précaution.

Normal, c'est une survivance grotesque de pratiques déjà ridicules dans les années 1980. Le service de gestion est avant tout là pour incarner la continuité du Service public, désolé pour les gros mots. Je développe ma réponse, et je me permettrai peut-être de la republier sur mon site pour l'édification des masses.

Que peut-il advenir de non optimal lorsque l'on commande quelque chose tard dans l'année ?

1- La commande traîne chez le fournisseur, n'est pas livrée dans l'année, mais sur l'exercice suivant. Cela met un peu de bin's dans les budgets, car c'est l'année du service fait qui supporte la charge financière.

Réponses à apporter à ce risque :
1a) On commande à un fournisseur dont on est raisonnablement sûr de la capacité à exécuter le marché dans le délai restant avant la fin de l'année. Perso je ne me gênerais pas pour passer une commande de papèterie à l'UGAP un 15 décembre : je sais que ça sera exécuté le 16 ou le 17, impec'.

1b) Le montant de la commande est-il significatif ? Est-ce qu'un problème de report à l'exercice suivant du règlement d'un bidule pédago à 80 € remet en question le bon fonctionnement du service ? Vraiment ?


2- La commande est bien exécutée dans l'exercice, mais la facture n'arrive pas à temps, et on se retrouve avec cette facture imbécile arrivée en retard en janvier voire après

Réponses :
2a) de toutes manières désormais toutes, les factures devraient parvenir via Chorus pro, donc les délais sont bien améliorés et la situation se raréfie
2b) l'extourne est faite pour cela, donc cela ne pose strictement aucun problème de toutes façons

Donc, jusqu'au 20 décembre, on peut passer de commandes, sauf si le fournisseur est un idiot pas capable de l'exécuter proprement et rapidement, doublé d'une andouille pas fichue de facturer. Et je vous le demande, même le 20 janvier, est-il complètement raisonnable de commander à un tel fournisseur !?

Athanase Volapük a écrit:

-2. Est-il judicieux que le gestionnaire devienne régisseur ?

Oui et même sans la dérogation qui est faite à l'incompatibilité de la fonction de régisseur avec la délégation de signature de l'ordo. Car il ne faut pas fonctionner avec une délégation de signature de l'ordo, mais obliger ce dernier à se responsabiliser sur le sujet financier.

En effet, je suis gestionnaire-comptable, et donc je n'ai pas de délégation de signature. Mon établissement fonctionne-t-il correctement ? Oui, parfaitement. Mon positionnement de gestionnaire, c'est que je ne décide pas, c'est le CE qui décide. Toujours et pour tout. Des fois mon CE ne consomme que peu de son temps à confirmer ce que je lui propose, mais je ne fais rien sans lui.

La délégation de signature au gestionnaire est une fausse bonne idée, qui entretient des défauts de positionnement des uns et des autres.

Naturellement, je signe tous les bons de commande. Mais ma signature ne s'adresse qu'à une personne : mon CE, qui sait que je m'engage à son égard. Mon visa lui dit "OK chef, mon service a préparé cette commande, elle correspond à des besoins réels soigneusement évalués, on a des crédits pour la payer, on n'est pas trop mauvais sur la procédure de marché public (et notamment on ne se fait pas voler à ce prix-là), à vous la main." Lui, par sa signature, engagera l'établissement à l'égard du fournisseur.

On n'a jamais dit qu'il ne fallait pas passer commande ; mais les profs qui rappliquent le 15 décembre pour "utiliser" leurs crédits avant la fin de l'année peuvent bien le prévoir pour le 15 novembre. Et pour moi cette règle d'anticiper les commandes non urgentes pour avoir une situation comptable claire au 31 décembre n'a rien de grotesque.

Je suis d'accord sur le principe, mais dans les faits ce n'est pas pratique : si je fais intervenir une entreprise pour une panne urgente (n'est-ce pas un cas particulier de "bon de commande" ?) alors que le CE est absent, qui signe le document de réception des travaux qui contient le détail du calcul de la facturation à venir ?

En situation d'urgence, le CE sait qu'il peut être amené à confirmer a posteriori des trucs qui ont été faits dans un état d'esprit qu'il valide. En gros, au moment où l'on envoie le fax au plombier, il n'y a pas encore la signature de l'ordo dessus, mais si l'on regarde deux jours plus tard, elle y est apparue.

Cela donne quelques arguments pour les désignations à venir. Merci l'IZ

volcan a écrit:

On n'a jamais dit qu'il ne fallait pas passer commande ; mais les profs qui rappliquent le 15 décembre pour "utiliser" leurs crédits avant la fin de l'année peuvent bien le prévoir pour le 15 novembre. Et pour moi cette règle d'anticiper les commandes non urgentes pour avoir une situation comptable claire au 31 décembre n'a rien de grotesque.

Chez moi, je n'ai pas de profs qui viennent commander de l'essence le 15 novembre pour pouvoir faire le tour de la caserne avec la 4L et vider la bonne quantité de carburant avant la fin de l'exercice. Parce que toute ma stratégie est de faire en sorte que les profs enseignent, et que moi je puisse gérer tranquillement sans idiots dans les pattes.

Comment obtenir cela ? C'est très simple : il suffit de toujours accepter toutes les demandes des profs. Et c'est très facile. Et si elles arrivent le 10 décembre, c'est possible aussi, et même des fois, si le fournisseur envisagé n'est pas une tanche, ça m'arrange parce que décidément c'est pas facile de dépenser l'argent de l'AP.

En revanche je dis oui, mais je m'intéresse de près à la nature du besoin. Je fais une étude de la meilleure manière de le remplir, qui peut au final donner un résultat assez différent de ce que le prof envisageait initialement. Pas toujours moins cher, mais souvent.

Bonjour,
Limiter les commandes en fin d’année pour éviter trop d’extourne sans bloquer le fonctionnement de l’établissement est tout à fait possible en différant les commandes « tardives et non urgentes ».
2 remarques toutefois:
- on ne pourra pas utiliser l’extourne l’année où on passera à OP@LE.
- Etre particulièrement vigilant quand on passe des commandes de dernière minute que l’on souhaite imputer sur un prélèvement sur FDR. En cas de retard de livraison, si celle-ci a lieu après le 1/1, le prélèvement n’est plus utilisable. Il faut utiliser une autre source de financement. Cela peut surtout être problématique quand il s’agit de biens immobilisables car on a en général peu de marge de manoeuvre en OPC, à part de la TA, ce qui n’est pas le cas de tous les établissements.

trop a écrit:

En cas de retard de livraison, si celle-ci a lieu après le 1/1, le prélèvement n’est plus utilisable.

pour l'extourne????

Bozinchu a écrit:

trop a écrit:

En cas de retard de livraison, si celle-ci a lieu après le 1/1, le prélèvement n’est plus utilisable.

pour l'extourne ????

Rôôôô, Boz, relis-toi !

oui désolé , je n'avais pas bien lu