Dépense immobilisation urgente

La loi de l'embêtement maximum

Avant veille de fermeture et deux groupes frigorifiques HS sur trois et 2 x 2500 euros à payer.

J'ai sollicité la CT, mais est ce qu'il y a des solutions internes ?

- dépense d'urgence sur le SRH-maintenance  et qui sera 'normalement' régularisée par un prélèvement sur FDR-OPC en octobre ou novembre ... mais bon, ça sent le débet    ...

- dépense en OPC sur une prévision de dépense non réalisée après accord CT + certificat CE et information CA en octobre : a ma préférence en tant qu'AC ...

Je choisirais la solution 2, y compris sans accord de la CT (pas bien, je sais, je sais...). Sans certif.
Mais régul dès que possible, y compris par un CA extra dès la rentrée.
Et je compatis.

Les groupes sont-ils changés et la facture reçue ou c'est seulement la commande qui est passée?

Pour l'instant, je n'ai rien fait ... j'investigue

Mais effectivement, je penche pour la solution 2 ...

Nicolas a écrit:

La loi de l'embêtement maximum

Avant veille de fermeture et deux groupes frigorifiques HS sur trois et 2 x 2500 euros à payer.

J'ai sollicité la CT, mais est ce qu'il y a des solutions internes ?

- dépense d'urgence sur le SRH-maintenance  et qui sera 'normalement' régularisée par un prélèvement sur FDR-OPC en octobre ou novembre ... mais bon, ça sent le débet    ...

- dépense en OPC sur une prévision de dépense non réalisée après accord CT + certificat CE et information CA en octobre : a ma préférence en tant qu'AC ...

Hum...

J'ai la solution... un peu tordue mais bon...
L'imputation en fonctionnement alors que c'est de l'investissement doit entrainer un rejet du comptable.
Le comptable peut payer en OPC si les crédits sont ouverts. Si l'ordonnateur ouvre les crédits sur subvention en OPC par DBM2, le comptable ne peut pas refuser la DBM, ni demander des justificatifs. Après ça se régularise si la subvention est accordée ou si on fait un prélèvement FdR. La responsabilité du comptable ce sont les crédits ouverts au budget.

Mais j'ai dit que c'était tordu, surtout si c'est le gestionnaire et le comptable sont la même personne.

Ce n'est pas si tordu car la CT dit qu'elle va peut-être participer ...

Evite l'imputation en SRH, même pour dépanner. Un CA peut très bien refuser le PFDR au motif qu'il estime que c'est à la CT de payer. Ou autre. Bref, un CA, c'est versatile.

S'il y a des crédits ouverts en OPC, même en code activité 2XXX, qui sont disponibles, on peut y aller. Après tout le contrôle du comptable ne porte que sur le service et le compte, pas sur le domaine ni l'activité. Le comptable ne pourrait que rejeter un OR en OPC mais tu ne vas pas faire l'OR, tu vas réimputer ta dépense sur une autre activité dès que la DBM de PFDR sera exécutoire.

En revanche (et là c'est un grand moment) je suis plus rigide que Volcan : si tu n'as pas de crédits ouverts au service OPC, eh bien tu es dans la mouise. De mon côté, si un EPLE transmet une DBM pour info alors qu'il n'y a aucune notification de subvention, je ne prends pas de dépenses sur la ligne qui a été ouverte gràce à... peanuts. Le motif de rejet est : "crédits irrégulièrement ouverts". D'ailleurs c'est aussi un motif de refus de déférer à la réquisition.
J'ai tort ?

Je rejoins Winnie. 
Je considère que des crédits ouverts pour info sans me joindre la notif des subventions sont irrégulièrement ouverts.

Winnie a écrit:

Evite l'imputation en SRH, même pour dépanner. Un CA peut très bien refuser le PFDR au motif qu'il estime que c'est à la CT de payer. Ou autre. Bref, un CA, c'est versatile.

S'il y a des crédits ouverts en OPC, même en code activité 2XXX, qui sont disponibles, on peut y aller. Après tout le contrôle du comptable ne porte que sur le service et le compte, pas sur le domaine ni l'activité. Le comptable ne pourrait que rejeter un OR en OPC mais tu ne vas pas faire l'OR, tu vas réimputer ta dépense sur une autre activité dès que la DBM de PFDR sera exécutoire.

En revanche (et là c'est un grand moment) je suis plus rigide que Volcan : si tu n'as pas de crédits ouverts au service OPC, eh bien tu es dans la mouise. De mon côté, si un EPLE transmet une DBM pour info alors qu'il n'y a aucune notification de subvention, je ne prends pas de dépenses sur la ligne qui a été ouverte gràce à... peanuts. Le motif de rejet est : "crédits irrégulièrement ouverts". D'ailleurs c'est aussi un motif de refus de déférer à la réquisition.
J'ai tort ?

Tort ? Je ne sais pas. Peut-être pas en matière de gestion rigoureuse ; mais comptablement...
Le budget comprend un certain nombre de recettes qui ne sont pas certaines : on oeuvre parfois au budget initial des subventions sans avoir les notifications parce qu'on les a chaque année ; on ouvre les crédits globalisés sans notification, etc... Si en face de chaque dépense on devait produire la preuve que les crédits sont disponibles ce serait compliqué... mais il n'y aurait jamais de déficit au cofi (hors prélèvement FdR). Pour moi les crédits irrégulièrement ouverts sont ceux qui l'ont été sans respecter la règlementation (sans vote du CA lorsque celui-ci était obligatoire).
Sur le fond tu as raison mais là c'est une situation d'urgence.

Tortionnaire a écrit:

Je rejoins Winnie. 
Je considère que des crédits ouverts pour info sans me joindre la notif des subventions sont irrégulièrement ouverts.

Est-ce qu'il y a un fondement juridique à cette exigence ?
Exigence tout à fait valable d'un point de vue de bonne gestion cela dit.

Merci ... l'OPC est bien doté, donc pas de pb de ce côté là.

Par contre la discussion qui porte sur le fait de prendre en charge une dbm sans la notification est intéressante car je n'ai jamais pratiqué ... et il me semble que c'est du ressort de l'ordonnateur de s'en assurer ...

Nicolas a écrit:

Par contre la discussion qui porte sur le fait de prendre en charge une dbm sans la notification est intéressante car je n'ai jamais pratiqué ... et il me semble que c'est du ressort de l'ordonnateur de s'en assurer ..

Déjà il est impossible pour le comptable de refuser une DBM : il n'y a aucune procédure de rejet.
Ensuite en admettant qu'il puisse effectuer un contrôle sur l'existence d'une notification lors du paiement d'un mandat je n'ai jamais lu quelque chose en ce sens. On notera d'ailleurs que ni le code activité ni le domaine n'est fourni au comptable à l'appui d'un mandat en OPC (ou un service classique) et donc qu'il ne peut préjuger de l'origine des crédits utilisés (la subvention ou d'autre crédits "réguliers").

volcan a écrit:

Tortionnaire a écrit:

Je rejoins Winnie. 
Je considère que des crédits ouverts pour info sans me joindre la notif des subventions sont irrégulièrement ouverts.

Est-ce qu'il y a un fondement juridique à cette exigence ?
Exigence tout à fait valable d'un point de vue de bonne gestion cela dit.

Je te rejoins quand tu dis : "Pour moi les crédits irrégulièrement ouverts sont ceux qui l'ont été sans respecter la règlementation (sans vote du CA lorsque celui-ci était obligatoire)."
Mais pour moi, la réglementation n'est pas respectée non plus quand un ordo ouvre des crédits pour info sans info officielle comme une notif.
Voilà pourquoi j'estime les crédits irrégulièrement ouverts.

Et là, je parle uniquement des dbm. Sur un budget initial, il y aussi, comme tu le précises, des lignes ouvertes sur des subventions sans notifs, mais il y a vote, c'est une estimation. Estimation qui sera ou ne sera pas réalisée. Mais les crédits sont ouverts.

Débat intéressant.

volcan a écrit:

Tortionnaire a écrit:

Je rejoins Winnie. 
Je considère que des crédits ouverts pour info sans me joindre la notif des subventions sont irrégulièrement ouverts.

Est-ce qu'il y a un fondement juridique à cette exigence ?
Exigence tout à fait valable d'un point de vue de bonne gestion cela dit.

volcan a écrit:

Nicolas a écrit:

Par contre la discussion qui porte sur le fait de prendre en charge une dbm sans la notification est intéressante car je n'ai jamais pratiqué ... et il me semble que c'est du ressort de l'ordonnateur de s'en assurer ..

Déjà il est impossible pour le comptable de refuser une DBM : il n'y a aucune procédure de rejet.
Ensuite en admettant qu'il puisse effectuer un contrôle sur l'existence d'une notification lors du paiement d'un mandat je n'ai jamais lu quelque chose en ce sens. On notera d'ailleurs que ni le code activité ni le domaine n'est fourni au comptable à l'appui d'un mandat en OPC (ou un service classique) et donc qu'il ne peut préjuger de l'origine des crédits utilisés (la subvention ou d'autre crédits "réguliers").

On est d'accord, on ne rejette pas une DBM. Et s'il n'y a pas d'OPC ouvert au BP (en passant ça ne doit pas arriver vu qu'on conseille d'ouvrir un minimum justement pour le cas d'une panne à réparer en urgence), mais qu'il y a une DBM 21 en cours d'année, je prends. Surtout que la ligne qui ouvre les crédits en OPC peut être dans une DBM qui ouvre d'autre crédits tout à fait normalement.
C'est ensuite, lorsqu'un mandat en OPC est fait, que je m'assure avant de prendre en charge la dépense de la régularité de l'ouverture de crédits. Et ça, à part à demander la notification, je n'ai pas d'autre moyen de contrôle. Si j'ai une notification à 2000 €, mais des crédits ouverts à 5000 € et un mandat à 5000 €, j'appelle l'établissement quand même avant de rejeter, des fois que j'aurais raté un épisode.

Winnie a écrit:

(...)
C'est ensuite, lorsqu'un mandat en OPC est fait, que je m'assure avant de prendre en charge la dépense de la régularité de l'ouverture de crédits. Et ça, à part à demander la notification, je n'ai pas d'autre moyen de contrôle. Si j'ai une notification à 2000 €, mais des crédits ouverts à 5000 € et un mandat à 5000 €, j'appelle l'établissement quand même avant de rejeter, des fois que j'aurais raté un épisode.

C'est certainement un tort, mais je demande les notifications à l'appui des OR pas des mandats, pour lesquels je m'assure de la disponibilité des crédits ... ma connaissance du décret PJ est certainement incomplète ... quoiqu'il en soit ta pratique est du bon sens ...

la lettre à l'agent comptable précise que les pièces justificatives doivent être jointes.
Leurs absences rendent donc les crédits irrégulièrement ouverts.

La date de la facture peut aussi être un problème si subvention non voté. La région AURA refuse désormais que l'établissement fasse l'avance de trésorerie si pas de vote de la subvention et la facture pour être acceptée doit être postérieur au vote de la subvention.

Le sujet évoqué ici est très interessant et me conduit à participer au débat car ce genre de mésaventure m'est déjà arrivée et l'avis du boss me rassure.
Premiérement, avant de déterminer le fonctionnement ou l'investissement , je regarde le détail du devis de la réparation pour "gratter " ce qui doit être immobilisé ou pas .
Deuxièment, je regarde qui possède le frigo  ( inventaire) et si c'est la collectivité , j'évite d'immobiliser une dépense sur un matèriel qui ne m'appartient pas .
Troisièmement , si je suis obligé d'immobiliser , j'ouvre une dbm avec au minimum un mel de la CT qui dit qu'elle va éxaminer le dossier, c'est léger mais c'est l'urgence qui prévaut comme dit le boss et je ne prendrai l'OR qu'avec une notification en bonne et due forme ; si la CT me lache , je me retrouve avec un déficit en opc qui devient un prélèvement sur fdr qui n'en n'a pas le nom ni le vote. C'est très moyen mais c'est exactement ce qui m'est déjà arrivé sur un ER dont le matos a laché avant noël , prise en charge en opc , pas de délib à la cloture , écriture d'amortissement passé sur le réel car le cofi n'attends pas ; la CT a payé 6 mois plus tard , passé en recette exceptionnelle devant le CA avec explication , retombe dans le FDR sur N+ 1.
Voilà comment on fait de la gestion/compta tout terrain , qu'on mesure le risque de débet à l'aune de celui de la gestion ( pas de frigo , c'est ch...) , c'est mon avis et je le partage !

Petgorn a écrit:

la lettre à l'agent comptable précise que les pièces justificatives doivent être jointes.
Leurs absences rendent donc les crédits irrégulièrement ouverts.

  Faut me dire dans quel document (et certainement pas dans le décret de 2016) il est indiqué que la notification de subvention est un PJ des mandats ! Le décret de 2016 dit bien qu'il liste toutes les pièces exigibles et que seules celles-ci peuvent être demandées par le comptable.

Nicolas a écrit:

C'est certainement un tort, mais je demande les notifications à l'appui des OR pas des mandats, pour lesquels je m'assure de la disponibilité des crédits ... ma connaissance du décret PJ est certainement incomplète ... quoiqu'il en soit ta pratique est du bon sens ...

La pratique qui consiste à demander copie de la notification pour un mandat est une pratique de bonne gestion, notamment pour des EPLE un peu... "border line" mais je redis que - à ma connaissance - cette pratique ne repose sur aucune base règlementaire.

De plus la notification ne garanti pas le versement de la subvention si l'établissement ne respecte pas ses obligations, notamment de transmission des justificatives.

Petgorn a écrit:

la lettre à l'agent comptable précise que les pièces justificatives doivent être jointes.

volcan a écrit:

Faut me dire dans quel document (et certainement pas dans le décret de 2016) il est indiqué que la notification de subvention est un PJ des mandats !

Nous avions déjà eu cette discussion. Petgorn parle ici de la lettre que GFC sort pour l'AC à la suite d'une DBM. Il y est effectivement écrit :

Conformément aux dispositions de l'article R 421-60 du code de l'éducation, j'ai l'honneur de vous transmettre la décision budgétaire modificative N°X pour l'exercice XXXX, et les pièces justificatives la concernant.

Nombreux sont les AC qui considèrent que faute de justificatifs joints à ce courrier, les crédits peuvent être considérés comme étant irrégulièrement ouverts. Il ne s'agit pas de PJ de mandat mais évidemment cela a un impact.

Bonjour,

Pour ajouter ma touche au débat, le comptable ne doit-il pas vérifier également lors du mandat que la dépense correspond bien à la notifications dans le cas des subventions accordées sous condition d'emploi ?

Débat intéressant sur lequel je suis partagé.

D'un côté, comme le soulève le musclé du gjQ , le comptable qui paye sur des crédits ouverts par une DBM pour info là où une DBM pour vote eut été nécessaire paye sur crédits irrégulièrement ouverts. De l'autre, une DBM relève de la responsabilité de l'ordonnateur et je ne vois pas trop ce qui autoriserait le comptable à remettre en cause le choix de l'ordonnateur d'une DBM pour info plutôt qu'une DBM pour vote...

Je pense que la vérité est un peu entre les deux : l'AC n'a pas à vérifier s'il fallait une DBM pour vote plutôt que pour information, mais s'il apprend que tel est le cas, il ne peut pas ne pas en tenir compte. Ce n'est là que mon avis

mais je le partage

Néofite a écrit:

Bonjour,

Pour ajouter ma touche au débat, le comptable ne doit-il pas vérifier également lors du mandat que la dépense correspond bien à la notifications dans le cas des subventions accordées sous condition d'emploi ?

C'est plutôt au moment de l'OR que la question va se poser

Oui et c'est pourquoi joindre juste la liste des mandats est inutile puisque c'est à ce moment qu'on vérifie l'adéquation entre la dépense et la recette. Joindre une copie de la facture est bien plus utile. Ceux qui font autrement contrôlent l'adéquation de la dépense avec le code de gestion en s'aidant de la situation des dépenses engagées qu'ils exigent. C'est chronophage et c'est tout à fait l'inverse qu'il faudrait faire : se fier à GFC pour payer sur crédits régulièrement ouverts et sans dépassement de crédits avec juste la facture en pièce justificative, puis joindre la copie de la facture et notification de subvention avec l'ordre de recettes.

Il n'y a pas de texte sur les PJ de la recette, il faut juste que les pièces soient suffisantes pour permettre à l'AC de juger si il prend ou pas.
Dès lors joindre des factures à un OR façon ALOMERO n'est pas plus une garantie que la liste des mandats, en effet rien ne prouve que telle ou telle facture se rapporte bien directement à la subvention.
Exemple: subv pour achat de mobilier de salles de classes, c'est courant.
Le GM me justifie l'OR avec une facture de 3 armoires, qu_e je vais interpréter sans pb comme des armoires pour ranger des collections ou des trucs comme ça. Manque de bol ce sont des armoires pour l'administration, ni vu ni connu.
Conclusion: quand l'ordo signe le bordereau des OR il certifie sous sa haute responsabilité l'exactitude de toutes les pièces liées et leur caractère exécutoire, dès lors et sauf mauvaise foi évidente je n'ai aucune raison de faire du flicage ou de me prendre pour un juge de la CRC et de mettre en doute ses certificats.

Si l'ordo tente de jouer au plus fin et que le financeur qui, lui, contrôle, rejette des pièce de justification alors je pourrai imposer à l'ordo de prendre des AOR pour rectifier ses conneries, et lui tirer deux baffes dans sa tronche pour lui apprendre à ne pas feinter....

Petgorn a écrit:

Néofite a écrit:

Bonjour,

Pour ajouter ma touche au débat, le comptable ne doit-il pas vérifier également lors du mandat que la dépense correspond bien à la notifications dans le cas des subventions accordées sous condition d'emploi ?

C'est plutôt au moment de l'OR que la question va se poser

C'est une question à laquelle je pense souvent lorsque je prends en charge des OR de plusieurs dizaines de milliers d'euros correspondant à des notifications de subventions sous condition d'emploi. Je ne connais pas la jurisprudence en ce domaine et les notifications sont souvent trop complexes pour savoir si les dépenses correspondantes seront jugées éligibles par le bailleur ...

Faut il attendre la notification 'définitive' avant de prendre en charge l'OR ?

Alomero a écrit:

Nous avions déjà eu cette discussion. Petgorn parle ici de la lettre que GFC sort pour l'AC à la suite d'une DBM. Il y est effectivement écrit :
Conformément aux dispositions de l'article R 421-60 du code de l'éducation, j'ai l'honneur de vous transmettre la décision budgétaire modificative N°X pour l'exercice XXXX, et les pièces justificatives la concernant.
Nombreux sont les AC qui considèrent que faute de justificatifs joints à ce courrier, les crédits peuvent être considérés comme étant irrégulièrement ouverts. Il ne s'agit pas de PJ de mandat mais évidemment cela a un impact.

Très curieux de connaitre la réglementation dans ce domaine : rien trouvé dans la M96, ni la FAQ de la DAF, ni le vademecum ...

Alomero a écrit:

Oui et c'est pourquoi joindre juste la liste des mandats est inutile puisque c'est à ce moment qu'on vérifie l'adéquation entre la dépense et la recette. Joindre une copie de la facture est bien plus utile. Ceux qui font autrement contrôlent l'adéquation de la dépense avec le code de gestion en s'aidant de la situation des dépenses engagées qu'ils exigent. C'est chronophage et c'est tout à fait l'inverse qu'il faudrait faire : se fier à GFC pour payer sur crédits régulièrement ouverts et sans dépassement de crédits avec juste la facture en pièce justificative, puis joindre la copie de la facture et notification de subvention avec l'ordre de recettes.

Cela rejoint ce qui est dit plus haut, est ce au comptable de juger de l'éligibilité des dépenses ?
A mon avis, non ... car sinon on a pas fini d'être ch!ant  et plus sérieusement, est ce à l'AC de juger de la légalité des des choix de l'ordonnateur concernant les dépenses éligibles à une subvention ?

edit : doublé par V.M.B qui dit il me semble la même chose sur le dernier point ...

Je ne demande, comme me le demandaient mes AC avant, que la liste des mandats et jamais copie des factures.
Après tout, une facture d'armoire ne dit pas nécessairement où l'armoire va aller, si elle ne sera pas déplacée d'une salle de classe vers l'administration dans l'année. Devrais-je aller faire le tour du mobilier (à quelle fréquence ?) pour vérifier si le matériel est bien là où il devrait être ? Et c'est encore plus parlant pour du matos informatique... (Et qui n'a jamais acheté du matos info pour l'administration sur une sub CT me jette la 1ère pierre !)
De la même manière, je ne demande pas la copie des cartes grises pour les frais de dép. Sinon,; il faudrait que je sois au départ de chaque mission pour vérifier que c'est bien le véhicule pris par l'agent et puis que je vérifie bien l'heure de départ et d'arrivée et pis...
Rappelons quand même que les comptables du Trésor vérifient par thème et par sondage et qu'il leur arrive régulièrement de ne faire aucune vérif sur des mandatements qui peuvent atteindre les 100k€...
Comme le dit VMB, l'AC ne peut pas mettre en doute systématiquement le déclaratif certifié de l'ordo. Sinon, on devient flic ou magistrat et il faudrait quintupler le personnel de nos agences.

Goldored a écrit:

Rappelons quand même que les comptables du Trésor vérifient par thème et par sondage et qu'il leur arrive régulièrement de ne faire aucune vérif sur des mandatements qui peuvent atteindre les 100k€...

Les comptables du trésor peuvent être déchargés de leur responsabilité, il me semble, s'ils peuvent prouver la mise en place d'un contrôle hiérarchisé de la dépense. Ce qui n'est pas notre cas.

Je ne demande aussi que la liste des mandats et pas les factures, le contrôle ne s'effectue que sur les montants utilisés et non la destination des matériels.

Bonjour,

si je lis les échanges qui précèdent, puis-je en déduire que pour mandater des dépenses sur une ligne de subvention, la notification de la subvention n'est pas nécessaire en PJ, mais que pour une saine gestion, et même si la règlementation ne l'impose pas, quand on fait l'OR correspondant on peut mettre en PJ la liste des mandats et copie de la notif ?

Péji a écrit:

Bonjour,

si je lis les échanges qui précèdent, puis-je en déduire que pour mandater des dépenses sur une ligne de subvention, la notification de la subvention n'est pas nécessaire en PJ, mais que pour une saine gestion, et même si la règlementation ne l'impose pas, quand on fait l'OR correspondant on peut mettre en PJ la liste des mandats et copie de la notif ?

Résumons:
La notification de subv arrive: ouverture des crédits sur le bon service via DBM 21
Exécution du bousin: dépenses affectées à la ligne budgétaire avec en PJ strictement ce qui est demandé au décret sur les PJ de la dépense, pas besoin de notification de subvention car l'AC ne voit pas les domaines et les activités.
Ordre de recettes pour subv conditionnelle: notification et état des dépenses (extraction GFC liste des mandats ou PQ récapitulatif maison)

Toutes ces opérations étant certifiées par la signature de l'ordonnateur qui l'engagent et s'impose à l'AC, sauf preuve d'un contraire évident et démontrable.
épicétou