Gestionnaire cat.B seule, besoin de conseils, merci !

Bonjour,

Je suis dans un petit collège de 300 élèves (173 dp).
L'équipe se compose d'un principal, un cpe, une secrétaire, et moi même à la gestion.
J'occupe ces fonctions depuis presque 2 ans (je commence juste à sortir la tête de l'eau). 
Nous allons profiter du départ du principal pour revoir la fiche de poste de la secrétaire.
Questions : à ceux et celles qui sont seuls, quelles sont les tâches "d'intendance" que la secrétaire peut faire pour aider un peu ?

D'avance , merci !

Bonjour, je suis exactement dans la même situation que toi. Seulement les 2 secrétaires successives, en formation, n'ont pas pu m'aider outre mesure. Mais j'avais pensé leur donner la partie "frais scolaires" : suivi des remises d'ordre, de toute la partie bourses, édition et classement autour de GFE, et surtout relance des familles en relation avec l'AC. C'est assez chronophage , et ça me paraissait un périmètre cohérent (y compris avec les tâches "secrétariat de l'élève" traditionnelles) et "détachable" sans trop de dommage... après c'est une question de goût, je suis un peu jaloux de ma gestion budgétaire, j'aurais du mal à en laisser ne serait-ce qu'une partie !

Gestion des dossiers de bourses par exemple. C'est bien pratique d'avoir quelqu'un qui gère ça.

L' instruction des dossiers de bourse par exemple...

J ai connu une secrétaire qui ne laissait ce travail à personne
Jusqu 'au jour ou j ai compris la raison
En fait son mari était adjoint au maire du village et elle tenait à connaitre le montant des revenus des familles.
Le dossier de bourses comprenait alors la copie de l avis d'imposition qu 'elle pouvait analyser soigneusement....

Une autre piste, même si la tâche est ponctuelle:  si ce n'est pas le cas dans votre établissement, la saisie complète des dossiers d'inscriptions des élèves dans la base élève, y compris les rib.

Quelques autres suggestions, pèle-mèle, à adapter en fonction de la situation dans votre établissement :

- la préparation et le suivi des actes du C.A. sur dém'act;
- la gestion des fournitures administratives (pas forcément très chronophage, mais cela  peut être pertinent et vous soulager un peu);
- la gestion des sorties scolaires (réservations, bons de commande, repas...).

bonjour,

ici établissement de même taille, la secrétaire gère entièrement les dossiers de bourses en relation avec l'assistante sociale (avec un gros travail de relance des familles pour un bon résultat)

et aussi saisie des actes CA dans DEMACT (mais c'est plus du travail de secrétariat)

quattro a écrit:

L' instruction des dossiers de bourse par exemple...

J ai connu une secrétaire qui ne laissait ce travail à personne
Jusqu 'au jour ou j ai compris la raison
En fait son mari était adjoint au maire du village et elle tenait à connaitre le montant des revenus des familles.
Le dossier de bourses comprenait alors la copie de l avis d'imposition qu 'elle pouvait analyser soigneusement....

Bonjour, 
Je suis dans le même cas de figure que toi, collège 400 élèves.
La secrétaire a repris la gestion des bourses en totalité, 
Elle m’aide également pour Alise, la saisie des chèques et des mandats (engagement et compte d’imputation renseignés au préalable).
Elle est toujours très sympa ce qui n’est pas négligeable

Il faut se mettre d'accord avec la secrétaire, sinon cela ne fonctionnera pas.

Le secrétaire s'occupe de la gestion des bourses, dans mon bahut. A l'agence comptable ou j'avais fait mon stage l'année dernière, la secrétaire s'occupait aussi de saisir les actes.

Bonjour à tous et toutes
Je suis contente d’avoir trouvé votre forum et je pense que je vais y être connectée souvent.
Je suis AED depuis 5 ans dans un petits collège de moins de 300 élèves. J’ai postulé à mon rectorat pour un poste administratif ( je me suis préparée à un poste de secrétaire )
À la suite de mon entretien en vue d’un recrutement, on me propose d’un poste de gestionnaire matériel mais je n’ai aucune idée de mon affectation à ce jour.
Mon parcours professionnel est le suivant :
10 ans dans une entreprise de transport
2 ans en tant que chef d'entreprise dans le service à la personne
1 ans en tant qu’AED dans un collège privé.
5 ans en tant qu’AED dans un collège public.
Mes craintes sont : suis-je vraiment capable d’occuper les fonctions d’un gestionnaire matériel !!
Je ne lache rien, j’aime travailler en équipe. Découvrir de nouvelles technologies ( logiciel, tâches...)mais c vrai que le fait d’être propulsée au côté du chef d’établissement me fait un peu flipper
Merci de vos réponses.

No stress on est un paquet a être passés par là! Ce métier c'est aussi beaucoup de bon sens, de motivation et de curiosité. Pas besoin d'avoir un "gros parcours" pour s'en sortir. Beaucoup de choses s'apprennent sur le terrain et c'est à la portée de beaucoup de monde.
Dans un premier temps, je te conseille la lecture du vade-mecum du gestionnaire en EPLE et une fréquentation assidue du forum. Et roulez jeunesse! Prépares toi mentalement à avoir des coups de mou, à faire beaucoup d'heure. Mais tu ne le regretteras pas.

Toute personne qui n'a pas peur de beaucoup travailler et d'être très polyvalent peut faire le job. Je précise que les deux critères sont cumulatifs. Après on augmente la voilure progressivement, comme partout.

Tu as aussi un gros avantage: AED depuis 5 ans, tu sais (grosso modo) comment tourne la baraque.

Ce qu'il faut que tu comprennes, c'est que maintenant, passée gestionnaire, tu es du côté du Chef d'établissement: il y a une communauté d'intérêt entre vous, qui doit se manifester au jour le jour (c'est ce que l'on appelle la "loyauté"). Concrètement, tu dois être derrière ton chef d'établissement (faire ce qu'il veut), même si tu n'es pas (trop) d'accord, comme tu aimerais bien qu'il soit derrière toi (même s'il n'est pas trop d'accord) dans les décisions que tu prends.

En tous cas, tu seras confrontée à foultitude de problématiques, quelquefois très concrètes, pour lesquelles venir ici te renseigner ou poser tes questions ne sera que très profitable. Donc, n'hésite pas...

Merci beaucoup pour vos messages ils rassurent un peu
Dans mon établissement je suis déja proche du CE car nous nous connaissons depuis longtemps bien avant qu'elle soit CE.
Le travail ne me fait pas peur au contraire j'aime être occupée et ne pas rester à rien faire.
Le fait d'être loyal c ma devise on ne peut pas faire autrement je pense même si nous ne sommes pas d'accord en totalité.
Encore merci en tout cas pour vos encouragements et vos invitations à venir sur ce forum. A bientôt et bon dimanche.