Droits constatés, R.O et Bourses

• Soit ils n’ont pas pu saisir fin mars, les remises d’ordre correspondant aux jours de confinement avant d’effectuer le paiement et la clôture du second trimestre.
  

Pour ces établissements, la conséquence est qu’il faut saisir individuellement des régularisations comptables sur hébergement correspondant aux remises d’ordre non saisies au 2ième trimestre. Le travail peut être très conséquent du fait du nombre d’élèves concernés. Le retour au 2^ème trimestre dans GFE est impossible puisqu’un paiement a déjà eu lieu sur ce trimestre.
Pour les établissements qui le désirent, une solution de  contournement est proposée pour éviter les saisies individuelles de régularisation de constatation. La solution consiste à positionner la date de début du 3ième trimestre à la date de début du confinement, ce qui leur permettra de saisir des RO collectives pour les jours de fermeture de la cantine au T2.

Pour cela , la DSI doit exécuter un script sur la base de données GFE.

• Prérequis : l’établissement doit être positionné au 3ième trimestre. 
  
• Les informations nécessaires pour valoriser les paramètres du script sont :
  
  •    Le code RNE de l’établissement
  •    La nouvelle date de début du 3ième trimestre
  •    La nouvelle date de fin du 2ème trimestre qui est la nouvelle date de début du 3ième trimestre moins un jour
  

On ne peut pas traficoter les trimestres pour X ou Y raisons pour quand on ne sait pas ou qu'on n'a pas fait les R.O du T2, suite au confinement.

Quand bien même on aura pas fait les R.O du T2 suite au confinement sur le T2, il suffit de faire des régules sur le T3, quand bien même le T3 serait 'nul" donc pas de facture à envoyer aux familles. Il n'empêche qu'il faut quand même faire les frais sco du T3 en respectant la fiche technique de la DSDEN, c'est-à-dire, T1=O1/09/31/12/N ; T2 = 01/02/N+1 au 01/03/N+1 au 31/03/N+1  et T3 = 01/04 au 30/06/N+1. On ne peut découper les trimestres comme on veut, il y a des règles à respecter, heureusement d'ailleurs.

@ddfpt oui, il y a des règles et heureusement mais vu le fonctionnement parfois limité de GFE face aux situations rencontrées, les collègues qui n'ont pas fait la RO sur le T2 peuvent se retrouver devant une montagne de travail ...


Et c'est pourquoi cela réfléchit en tout sens, le but est trouver collectivement et grâce à nos échanges, la solution technique et réglementaire la moins pire ou la meilleure et qui permette aux collègues de ne pas devoir passer des heures de saisie ... ici nous sommes partis sur les recommandations du rectorat qui ressemblent à ce qui suit (résumé qui n'engage que moi, que je donne pour info, qui n'a aucune valeur et qui n'est donc pas à suivre)

@Nethou si tu passes par ici, tu peux me corriger si je me trompe ?

Résumé pour le T3 :

   1. Si le tarif du trimestre 3 divisé par le nombre de jours tombe juste pour votre établissement, alors RO pour tous les élèves avec régularisation du nombre de jours d'hébergement en fin d'année pour les élèves qui sont venus au mois de juin au SRH.

   2. Si le tarif du trimestre 3 divisé par le nombre de jours ne tombe pas juste, alors :

       - mise à zéro des tarifs pour la catégorie de revenus que vous utilisez

       - création d'une nouvelle catégorie de revenus avec vos tarifs ; les élèves qui viendront au SRH au mois de juin seront logiquement affectés dans cette catégorie de revenu avec régularisation du nombre de jours d'hébergement en fin d'année.

Reprise obligatoire à partir du 22, le forfait DP redémarre pour 2 semaines!!! 

Bonsoir,

On reprend comme d'hab' à 15 jours de la quille, en faisant semblant qu'il ne s'est rien passé... dans mon bahut, la cantine était fermée depuis le début du trimestre, et on va la refaire démarrer pour deux semaines? Sans compter les approvisionnements, puis les factures derrière lesquelles il va falloir courir?

N'importe quoi.

Demain, je milite pour maintenir la cantine fermée jusqu'à la fin. 

Ça va bien, les revirements de doctrine tous les quatre matins.

Patagonia a écrit:

Reprise obligatoire à partir du 22, le forfait DP redémarre pour 2 semaines!!! 

J'ai envie de pleurer....j'ai déjà tout envoyé, les écritures comptables sont faites, une dbm 22 et 21 aussi, un tableau de compensation à faire pour l'Ac....sans compter la réorganisation matérielle durant une semaine où le protocole sanitaire s'applique toujours avec des agents absents...
Pour la DP et les familles désinscrites, ce sera pique nique et puis zut...
Franchement, on a bossé comme des *** pour anticiper le protocole sanitaire pendant le confinement, sans aucun appui des services académiques notamment pour nous simplifier la vie avec GFE, sans soutien du département qui maitrise à merveille le copier/coller et maintenant, réouverture totale pour 8 jours, sans les manuels scolaires....Qu'ils aillent jusqu'au bout de la logique et fassent passer le brevet 

Idem pour moi. Je demande le pic Nic où je finie à l asile. Mdr. Hâte de voir tout le monde rappliquer le 22 alors que certains se voyaient déjà en vacances... Mauvaise langue. Sinon je vends des masques pas chers... Haha.

Gestionnaire 83 a écrit:

Mdr. Hâte de voir tout le monde rappliquer le 22 alors que certains se voyaient déjà en vacances... Mauvaise langue. Sinon je vends des masques pas chers... Haha.

On prend des paris sur le pourcentage d'absents ?

pas sûr... après 2 mois de confinement et un de demi-confinement, beaucoup d'entreprises sont pressées que leurs salariés puissent retourner au boulot de parents ont hâte de se débarrasser de leurs gosses sont soucieux de la continuité de la scolarité de leur progéniture.

volcan a écrit:

Gestionnaire 83 a écrit:

Mdr. Hâte de voir tout le monde rappliquer le 22 alors que certains se voyaient déjà en vacances... Mauvaise langue. Sinon je vends des masques pas chers... Haha.

On prend des paris sur le pourcentage d'absents ?

Qui pourrait anticiper moins que 99 % ? Là où je rigole, c'est de penser aux CPE qui devront envoyer des courriers aux absents... (je rigole plus du tout en pensant au prix des courriers)

Bonjour à tous ci-joint la procédure élaborée par le conseil juridique et des collègues de mon académie qui ont élaboré de surcroît des tableurs pour nous aider.


1-    Les problématiques
-   Il n’est pas possible d’effectuer dans GFE cette remise d’ordre sur le deuxième trimestre pour certains élèves : les boursiers et certains élèves ayant fait l’objet de régularisations comptables sur le 2ème trimestre (notamment dans le cas où les créances générées après prise en compte de ces régularisations comptables seraient inférieures au montant de la remise d’ordre à faire)
 
-   La prise en compte de cette remise d’ordre dans le cadre d’une régularisation de constatation sur le 3ème trimestre risque, compte tenu de l’hétérogénéité de fréquentation, de placer certains élèves dans une situation de constatation négative. Si cette situation n’est pas bloquante dans GFE, elle rend plus difficile l’utilisation de l’application, car elle impacte notamment la lisibilité du bordereau des droits constatés
 
 
 
 
2-    Présentation synthétique des différentes solutions envisagées pour régulariser la facturation du second trimestre
 

-   La première solution consiste à calculer hors GFE la remise d’ordre du 2ème trimestre pour tous les élèves.

-   Avantages : peut être fait, même si le 2ème trimestre est clôturé // n’empêche pas de démarrer le travail sur le 3ème trimestre (pour la constatation initiale notamment) // ne provoque pas de constatation négatives sur le 3ème trimestre
-   Inconvénients : saisies manuelles importantes
 
 les élèves ayant fait l’objet d’une régularisation comptable, et gérer les autres dans
GFE.
 
-   Avantages : limite la saisie manuelle // ne provoque pas de constatation négatives sur le 3ème trimestre
-   Inconvénients : éventuelle difficulté à identifier les élèves concernés // les montants globaux nécessaires pour le suivi et les opérations budgétaires et comptables se trouvent sur deux documents séparés (bordereau GFE et bordereau manuel) // ne


peut se faire que si le deuxième trimestre n’est pas clôturé // empêche de lancer des
opérations sur le 3ème trimestre, tant que le 2ème trimestre n’est pas clôturé
 
 
 
 
-   * impact d’une constatation négative dans GFE :
-   -- une constatation négative ne génère pas de créance. L’information sur le trop-perçu potentiel généré n’est donc pas transmise par le fichier des créances et doit donc être suivie à part.
 
-   -- sur le bordereau des droits constatés, une créance négative génère une augmentation du montant dans la colonne des excédents de bourse. Le montant total du BC sur les excédents de bourse à verser ne peut donc plus servir de référence pour liquider la partie du mandat de bourses à verser aux familles, il faut pointer ligne par ligne pour reconstituer ce montant.
 
 
 
-    La cinquième solution concerne le cas particulier de la fermeture totale de l’internat et de la demi-pension au 3ème trimestre. Dans ce cas, il convient de faire la totalité du traitement sur le 3ème trimestre. En effet, les inconvénients liés en principe à cette solution disparaissent dans l’hypothèse d’une fermeture totale des services.


3-    Présentation détaillée des différentes solutions envisagées pour régulariser la facturation du second trimestre
3-1  Première solution : calcul hors GFE la remise d’ordre du 2ème trimestre pour tous les élèves.
1-          compléter dans le tableau les cellules « à compléter » soit manuellement soit à partir de données de GFE ou de la base élèves. On pourra notamment utiliser : la requête présente sous ARENA rubrique « administration financière et comptable », les extractions personnalisées de la base élève, les différentes éditions issues de GFE (PDF à transformer en excel).
 
 
2-         passer un ordre de réduction de recettes sur les frais scolaires correspondant au montant des RO figurant sur le tableau.
 
 
3-      en CG prendre en charge l'ORR au crédit du 581 via le 4112 (PEC sur le 4112, écriture manuelle vers le 581)
 
 
4-         Le tableau calcule automatiquement l’affectation des trop perçu éventuels. Dans l’hypothèse où l’on souhaite affecter sur une créance du 4111, cette affectation se fait manuellement sur les dernières colonnes du tableau. En s'appuyant sur le tableau effectuer des FQE pour chaque RO sur le 4112 (ou 4111) en appelant les créances non soldées (2ème trimestre et trimestres précédents) et sur le 4664
 
 
5-      la liste des encaissements de trop perçu ou d'avance (4664 ou 419) est communiquée au gestionnaire qui les saisit en « autres éléments financiers » lors de la constatation du 3ème trimestre.
-                    Si le trop-perçu est affecté au paiement de la DP du 3ème trimestre, la régularisation financière sera saisie dans GFE avec le compte 4112. Lors du transfert des créances, la créance sera diminuée d’autant.
-                    Si le trop-perçu a vocation à être remboursé (après avoir saisi le RIB des responsables dans GFE), la régularisation financière sera saisie avec le compte 4664. Si ce trop perçu concerne à la fois un excédent de bourses du 2ème trimestre et un trop payé, deux régularisations seront saisies avec le compte 4664 : une avec comme destinataire le responsable bourse, l’autre avec comme destinataire le responsable frais scolaire. Lors de



 
 


 d’une régularisation comptable, et gestion des autres dans GFE.
 
 
 
 
3-2 Troisième solution : saisir dans GFE une régularisation de constatation sur le troisième trimestre.
2-  Saisir les régularisations de constatation correspondant à la RO du 2ème trimestre. Pour les collèges 19, saisir une régularisation négative de constatation correspondant à la réduction de l’aide du 2ème trimestre

3-  Saisir les opérations de constatation correspondant aux données de fréquentation du 3ème trimestre (cf quatrième partie de la fiche).

4-  Pour calculer les différents totaux non lisibles sur le bordereau des droits constatés, compléter dans le tableau 2 les cellules « à compléter » soit manuellement soit à partir de données de GFE ou de la base élèves. On pourra notamment utiliser : la requête présente sous ARENA rubrique « administration financière et comptable », les extractions personnalisées de la base élève, les différentes éditions issues de GFE (PDF à transformer en excel) :
Le total de la colonne « montant du TR3 » correspond au montant total des droits constatés         sur le BC issu de GFE : il correspond au montant de l’OR du 3ème trimestre. Si ce montant est négatif, faire un ordre de réduction de recettes
Le total de la colonne « diminution de l’aide départementale » correspond au montant de l’ordre de reversement à faire sur le mandat des aides départementales du 2ème trimestre (collèges 19)
Le total de la colonne « montant bourses et prime » constitue le montant du mandat de bourse et primes.
Le total de la colonne « aide départementale » déductible constitue le montant du mandat de
Il n’est pas possible dans ce contexte particulier de scinder les mandats de bourses et d’aide pour distinguer la partie qui est affectée à la demi-pension et celle qui est à verser aux familles. La distinction se fait en comptabilité générale selon la méthode suivante.
L’OR des droits constatés du 3ème trimestre, les mandats de bourses et d’aide départementale et l’ordre de reversement lié à l’aide départementale du 2ème trimestre (CD 19) sont pris en charge au 4112. Le montant de la colonne « bourses et prime à verser » et le montant de la colonne « trop perçu potentiel » sont transférés au 4664 (par le débit du 4112). Le solde de ces opérations sur le 4112 est égal au montant de la colonne « reste dû » du tableur excel et égal à la liste des créances du 3ème trimestre après reconstatation.
S’il subsiste des créances à recouvrer sur les trimestres antérieurs, les dernières lignes du tableau 2 permettent d’identifier les sommes à réaffecter. Cette réaffectation se fait par FQE du 581 vers le 4112 (puis écriture manuelle D4664/C581).
Opérer le transfert des créances et vérifier que le montant des créances transférées est égalà la colonne « reste dû » du tableau 2. S’il existe d’autres régularisations comptables (affectation d’avances trimestres antérieurs), il est conseillé de les gérer hors GFE.
Identifier les personnes qui doivent bénéficier d’un versement : excédent de bourse et aideet trop perçu (non affecté à des créances antérieures). Le tableau ci-dessous retrace les traitements opérés par GFE selon les situations :

4- Solutions pour calculer les frais scolaires dûs au 3ème trimestre compte tenu de l’état de présence et des éventuelles consignes données par la collectivité
 
-          En principe, pas de changement de régime ni de forfait des élèves
-          L’application des principes jurisprudentiels concernant la facturation des usagers des services publics appliqués à la situation actuelle, implique une application des tarifs à dûe proportion du service rendu. En conséquence, les absences donnent lieu à remise d’ordre, sauf lorsque ces absences relèvent du non-respect des engagements pris par les familles s’agissant du retour de leur enfant.
L’application de ces principes ne nécessitent pas d’acte du CA ou de délibération de la collectivité.
C’est dans le cadre d’une reconstatation que l’on calcule les frais au regard des jours de présence.
Il convient de procéder par reconstatations successives avec, à chaque étape édition d’une simulation
de constatation.
En premier lieu, on saisit une remise d’ordre pour tous les élèves pour la période du 1er mai jusqu’à la
date de réouverture.
Puis on saisit une remise d’ordre pour les élèves absents sur tout le 3ème trimestre.
Puis on modifie les constatations des élèves présents en fonction de leur présence effective en utilisant
l’une des quatre méthodes suivantes :
-          Modification du nombre de jour de service : pour chaque élève on peut modifier ce nombre de jours, la facturation sera alors égale au nombre de jours multiplié par le tarif journalier du forfait applicable
-          Régularisation de constatation : on enlève des sommes dûes un montant en euros.


-          En cas d’absence totale de service d’internat, il est possible de constater les internes en tant que demi-pensionnaires, dès lors que la période concernée est inférieure à la durée du trimestre. Ils seront constatés en tant qu’internes jusqu’à la date du déconfinement avec remise d’ordre totale sur la période, puis en tant que DP à partir de cette date.

Je pensais tout simplement foutre le feu à l'établissement (du moins à l'intendance) comme ça plus besoin de calculer quoi que ce soit, ni de venir bosser.
Mais peut-être un poil radical...


J'en ai marre...

GFE au feu !

GFE affreux !

GFE antisocial !

Tu bosses sur GFE pour payer les DP
Tu masques ton visage en lisant l'mode d'emploi
Tu cherches tel un robot dans les paragraphes
L'ordi ne répond plus, il faut faire l' premier pas
Tu voudrais dialoguer sans renvoyer la balle
Impossible d'avancer le logiciel s'emballe
Tu voudrais donner des yeux au programmeur
Impossible de récupérer les données, t' es en sueur

Anti GFE tu perds ton sang froid
Repense a toutes ces années de service
Anti GFE, bientôt les années de sévices
Enfin le temps perdu qu'on ne rattrape plus
Écraser les données est devenu ton passe-temps
En rouspétant, tu deviens gênant
Dans ton désespoir, il reste un peu d'espoir
Celui de voir droits constatés sans fard et moins bâtards
Mais cesse de faire le point, serre…
AntisGFE, tu perds ton sang froid
Repense a toutes ces années de service
AntiGFE, bientôt les années de sévices
Enfin le temps perdu qu'on ne rattrape plus
Qu'on ne rattrape plus

TiTI a écrit:

GFE au feu !

GFE affreux !

GFE antisocial !

Tu bosses sur GFE pour payer les DP
Tu masques ton visage en lisant l'mode d'emploi
Tu cherches tel un robot dans les paragraphes
L'ordi ne répond plus, il faut faire l' premier pas
Tu voudrais dialoguer sans renvoyer la balle
Impossible d'avancer le logiciel s'emballe
Tu voudrais donner des yeux au programmeur
Impossible de récupérer les données, t' es en sueur

Anti GFE tu perds ton sang froid
Repense a toutes ces années de service
Anti GFE, bientôt les années de sévices
Enfin le temps perdu qu'on ne rattrape plus
Écraser les données est devenu ton passe-temps
En rouspétant, tu deviens gênant
Dans ton désespoir, il reste un peu d'espoir
Celui de voir droits constatés sans fard et moins bâtards
Mais cesse de faire le point, serre…
AntisGFE, tu perds ton sang froid
Repense a toutes ces années de service
AntiGFE, bientôt les années de sévices
Enfin le temps perdu qu'on ne rattrape plus
Qu'on ne rattrape plus

TiTI a écrit:

GFE au feu !

GFE affreux !

GFE antisocial ! (...)

J'allais dire que le mode d'emploi de ton académie pourrait trouver sa place sur l'IZ pour l'édification des foules, mais là, les priorités s'inversent !
https://intendancezone.net/spip.php?article993

Et je refais de la pub pour les Jambons, gloire éternelle :

L'école reprend donc à temps plein le 22 juin. Tous les élèves sont censés être présents les deux dernières semaines jusqu'au 4 juillet.
Je compatis avec les collègues devant en principe accueillir tous les élèves durant 15 jours avec bien entendu fonctionnement de l'internat et du SRH... sans savoir combien seront là pour les commandes alimentaires, sans parler de la constatation.

1m entre chaque... donc des groupes. Bref, rien ne change.

gestionnaire 83 a écrit:

1m entre chaque... donc des groupes. Bref, rien ne change.

"Le chef de l'Etat, dans son adresse solennelle à la nation ce dimanche soir, l'a annoncé en donnant une date. "Les crèches, les écoles, les collèges se prépareront à accueillir à partir du 22 juin tous les élèves de manière obligatoire et selon les règles de présence normales".

Dans quelles conditions se fera le retour à l'école le 22 juin ?

Le ministre a d'ores et déjà indiqué ce lundi 15 juin sur Europe 1 que les règles sur la distanciation physique à l'école vont être allégées pour faciliter ce retour en classe des élèves. "Deux semaines c'est très important, chaque jour compte. Les enfants ont besoin d'aller à l'école", a rappelé le ministre. En conséquence, "oui, le protocole va être allégé", avec une nouvelle version présentée dès ce mardi précise-t-il. Le principal changement sera "celui de la distanciation physique, qui contraignait à faire des petits groupes de 15 élèves. Désormais, il y a toujours une distanciation physique mais beaucoup moins contraignante, avec 1 mètre latéral entre les élèves", a détaillé Jean-Michel Blanquer au micro de la radio.

"On passe ainsi de 4m2 autour de chaque élève à un système plus souple. Ceci nous permet d'accueillir tous les élèves" et donc de mettre fin à la limitation de 15 élèves par classe en primaire. Compte tenu du caractère obligatoire du retour en classe, il fallait en effet s'attendre à ce que le protocole sanitaire très strict mis en place depuis le 11 mai soit allégé. Et les nouvelles règles, avec protocole plus souple, ne rentrera en vigueur que lundi 22 juin. Reste que pour ne pas baisser la garde, les autorités publiques vont insister pour que certaines règles demeurent : port du masque, distance entre personnel et élèves dans les cours d'école et de collège, nettoyage renforcées de tous les locaux des établissements scolaires... Jean-Michel Blanquer a déjà confirmé que les mesures d'hygiène (gestes barrière, lavage des mains et gel hydroalcoolique), sont maintenues."

IZ a écrit:

J'allais dire que le mode d'emploi de ton académie pourrait trouver sa place sur l'IZ pour l'édification des foules

 C'est envoyé sur le mail intendance zone et mail de Volcan !

gestionnaire 83 a écrit:

1m entre chaque... donc des groupes. Bref, rien ne change.

voilà voilà voilà....sauf que les familles n'auront pas compris ça...le medef (Mouvement EDucatif de l'Ecole Française) n'a pas compris ça non plus, eux qui se réjouissaient de la reprise totale...

TiTI a écrit:

IZ a écrit:

J'allais dire que le mode d'emploi de ton académie pourrait trouver sa place sur l'IZ pour l'édification des foules

 C'est envoyé sur le mail intendance zone et mail de Volcan !

Et c'est disponible :
http://www.intendance03.fr/Corona.rar

Grands remerciements à l'équipe juridique et aux collègues de l'académie de Limoges

Y aurait-il une bonne âme pour faire une explication pour comment extraire les RIB des élèves DP depuis siècle ?
Je m'arrache les cheveux mais je n'y arrive pas 
Merci d'avance.

scrogneugneu a écrit:

Y aurait-il une bonne âme pour faire une explication pour comment extraire les RIB des élèves DP depuis siècle ?
Je m'arrache les cheveux mais je n'y arrive pas 

Les RIB ne sont pas dans l'export Elèves-complète.xls le plus couramment utilisé. Je crois que le mieux c'est de prendre l'export destiné à GFC, dans la liste de ceux au format XML.

et je l'ouvre comment mon XML ? 
Le but serait d'avoir une liste de tous les DP avec en face qui a un RIB et qui n'en a pas pour savoir les familles à contacter ?
Cordialement,

Avec excel, ça marche. Il faut prendre l'option "ouvrir en tant que tableau .xml. Je viens de tester et cela me donne un tableau tout à fait lisible.

Oui, je précise : ouvrir d'abord le logiciel de tableur, puis depuis celui-là, appeler le fichier XML. Sinon ça fait des histoires.

je l'ai fait mais c'est pas du tout satisfaisant, il ne m'a pas pris un tiers des élèves avec RIB (ni les DP boursiers, ni les DP au prélèvement) je ne sais pas pourquoi alors que j'ai extrait les fiches élèves complètes.
J'ai tout repointé manuellement.
Il doit y avoir possibilité de faire une extraction personnalisée depuis Siècle mais j'ai beau essayer, je n'y arrive pas !!

Bonjour,

Petite doute sur les étapes à respecter dans la validation des DC de GFE. Peut-on lancer une constatation et reconstater immédiatement avant de faire le transfert de créances vers l'AC?


Merci par avance pour vos réponses.

Il me semble qu'il faut effectuer le transfert avant de pouvoir reconstater. mes souvenirs me jouent peut être des tours ...