Avances DP et rôle AC / GM

Bonjour,
GM d'un établissement rattaché, je suis en désaccord avec mon AC sur la manière de traiter les avances des familles. En effet :
- en début d'année scolaire, je saisis bien dans GFE, sous autres éléments financiers, les avances au 419 transmises par l'AC,
- à partir de cette situation "propre", je propose un échéancier de paiement personnalisé aux familles, lissé sur l'année scolaire,
- nous ne proposons pas le prélèvement (j'y reviendrai), les familles s'engagent à suivre l'échéancier, par virement, chèque ou espèces,
- lors de l'édition des DC des trimestres suivants, je ne m'occupe pas des avances en cours, l'avis au familles, pour celles qui suivent l'échéancier, ayant alors un caractère indicatif.
- La situation est soldé par un dernier versement ajusté "au réel".
La méthode est certainement discutable, et je peux entendre que dans un monde idéal il est préférable de de saisir les avances chaque trimestre dans GFE. Néanmoins, sur le principe, je considère que c'est le rôle du comptable de passer les avances du 419 au 4112, et qu'il n'a pas besoin que ça repasse devant l'ordo (aka dans GFE), pour faire ce travail, même si c'est manuel et fastidieux - ça l'est d'autant moins dans GFC que dans GFE, dont on connaît l'ergonomie douteuse !
Je suis tout à fait d'accord pour trouver une manière de fonctionner harmonieuse et cohérente sur l'ensemble du groupement comptable, mais sur ce coup j'ai le sentiment qu'un GM a bien mieux à faire que des avis aux familles justes à la virgule...
Il me semble en outre que l'usage du prélèvement automatique règlerait le problème (transfert automatique entre comptes de classe 4), mais mon AC n'y est pas favorable cas il considère que nos familles sont trop fragiles et que les rejets seraient trop fréquents...
Bref, merci d'avance pour vos avis, sur ces 2 aspects

puskas a écrit:

, je propose un échéancier de paiement personnalisé aux familles, lissé sur l'année scolaire,

Juste une précision : il n'appartient pas à l'ordonnateur, et donc au gestionnaire, de proposer ou mettre en place des échéanciers. Cette prérogative relève du seul comptable qui peut refuser cette possibilité.

Tu sembles avoir décidé d'une manière de gérer annuellement le recouvrement sans que l'AC ait validé ce fonctionnement alors que c'est bien de son ressort de prendre ce type de décisions. Surprenant. Ça fonctionne sans doute en terme d'efficacité du recouvrement si tu as fait ce choix et que tu y tiens mais si ça met le bazar en comptabilité, c'est contestable.
Enfin, tu as raison, le prélèvement aide et l'AC ne sait pas de quelle opportunité il se prive. Il faut bien gérer les dates de prélèvement en fonction des dates de versement de salaires et des allocations mais franchement, c'est plutôt une bonne option. De manière générale, on a intérêt à proposer le plus large éventail possible de moyens de paiement.

Bonjour,

Dans mon bahut, je gère les frais scolaires dans GFE, comme tout le monde, pour ce qui est des avances, je les mets dans autres éléments financiers (compte 4112 en +), c'est -à-dire en sommes dues par le bahut à la famille, ce qui met à jour le montant de la créance. Pour ce qui est des prélèvements automatiques, nous les proposons qu'aux familles d'élèves non boursiers car les boursiers sont souvent excédentaires et si on les prélevaient, cela pourrait mettre en difficulté des familles déjà fragiles.

Les dates de prélèvements sont fixées par l'AC, soit 3 prélèvements par trimestre, dont le dernier est l'ajustement ou le solde dû par les familles ou le trop perçu par le bahut à reverser aux familles.

Voilà !

(retour de vacances un peu chargé, désolé !) Je précise quand même que les échéanciers sont proposés par moi sous couvert de l'AC. C'était l'habitude dans l'établissement, je n'est pas l'expérience pour la contester, mais je comprends qu'il s'agit d'un dysfonctionnement de plus...
Pour reformuler un peu brutalement mon point de vue :
- je saisis les avances dans GFE si ça me chante. C'est une question de communication avec les familles, d’opportunité donc, et pas une question comptable
- Passer des sommes d'argent, versées par des créanciers dument identifiés, du 419 au 4112, c'est un travail de comptable, point barre. Même si c'est fastidieux. Ne pas le faire, sous prétexte qu'elles ne sont pas repassées dans GFE, est une faute.
- Je suis gestionnaire, pas comptable. J'ai autre chose à f***re que ce genre de comptabilité à la petite semaine. Et ce n'est pas l'AC qui va préparer la visite de la commission de sécurité, s'assurer qu'il y a du savon dans tous les distributeurs et pourquoi pas, participer à l'encadrement des éco-délégués. Et lui renvoyer toutes les familles qui souhaitent une facilité de paiement, et pourquoi pas tous les chèques
Bref, ça m'énerve, et pourtant je suis du genre conciliant...