stage et constatation

Bonjour,

durant ma 1ère année en tant que gestionnaire l'an dernier, j'ai observé un certain nombre d'habitudes qui n'avaient rien de logique ni d'efficace, bien au contraire. Je mets donc progressivement en place des procédures et calendriers pour pouvoir travailler dans des conditions acceptables (c'est un euphémisme). Je me heurte à pas mal de réticences, surtout de la part de la secrétaire d'intendance qui est assez hermétique au changement.
J'aimerais avoir votre avis sur le cas qui m'occupe ces jours-ci :

- nos élèves partent régulièrement en stage (PFMP) pendant quelques semaines
- il leur était interdit de manger à la cantine du lycée pendant ces périodes de stage, même si leur lieu de formation était à côté du lycée (pour faciliter le travail du gestionnaire)
- il était de coutume pour les gestionnaires précédents d'effectuer une seule constatation en fin de trimestre, afin de ne pas se compliquer la tâche : du coup, les avis aux familles étaient envoyés en fin de trimestre

J'ai trouvé que cette façon de faire était aberrante, j'ai donc commencé à apporter quelques modifications l'an dernier, mais c'était compliqué de jongler entre 2 systèmes d'organisation. Cette année, je refuse de "subir" les droits constatés, j'ai donc l'intention d'anticiper.
Voici comment je compte procéder : 
- j'effectue une remise d'ordre pour tous les élèves censé effectuer un stage
- j'adresse un mot aux parents dans le carnet de liaison pour les informer de cette remise d'ordre générale et je leur indique que pour ceux qui souhaitent que leur enfant mange au lycée, il doivent m'adresser une demande écrite (et j'annule la remise d'ordre pour les élèves concernés)
- j'indique également aux parents que les élèves DP qui n'ont pas de convention de stage sont censé être au lycée durant cette période et qu'aucune remise d'ordre ne sera effectuée pour ces cas.

Qu'en pensez-vous ?

Je dirais qu'il faut commencer par constater et envoyer les avis aux familles en début de trimestre sur la base de ce qui est connu. Puis reconstatations au fil de l'eau selon besoins.

catiteo a écrit:

- nos élèves partent régulièrement en stage (PFMP) pendant quelques semaines
- il leur était interdit de manger à la cantine du lycée pendant ces périodes de stage, même si leur lieu de formation était à côté du lycée (pour faciliter le travail du gestionnaire)

Comme c'est khon !

catiteo a écrit:

- il était de coutume pour les gestionnaires précédents d'effectuer une seule constatation en fin de trimestre, afin de ne pas se compliquer la tâche : du coup, les avis aux familles étaient envoyés en fin de trimestre

Argh ! Et l'agent comptable n'avait pas déjà bombardé l'établissement avec des bombes à neutrons ?

catiteo a écrit:

- j'effectue une remise d'ordre pour tous les élèves censé effectuer un stage
- j'adresse un mot aux parents dans le carnet de liaison pour les informer de cette remise d'ordre générale et je leur indique que pour ceux qui souhaitent que leur enfant mange au lycée, il doivent m'adresser une demande écrite (et j'annule la remise d'ordre pour les élèves concernés)
- j'indique également aux parents que les élèves DP qui n'ont pas de convention de stage sont censés être au lycée durant cette période et qu'aucune remise d'ordre ne sera effectuée pour ces cas.

Les cadors du forum risquent de te dire qu'une remise d'ordre doit être demandée pour pouvoir s'appliquer. En tout état de cause, fais voter tes dispositions au CA, car il est nécessaire qu'il y ait une base légale (et le CA fait la loi en l'espèce, sauf si la CT décide de tout, vérifie). Ensuite, les infaillibles statistiques zoniennes rappellent que 76,81 % des parents d'élèves ne savent pas lire, donc tes messages...

@Alomero : merci, c'est bien ce que je pensais 
 
@IZ = Tu m'as fait ma soirée. L'agent comptable, peuchère...elle était bien obligée de prendre ce qu'on lui donnait ! On a fait voter l'an dernier (comme chaque année), les remises d'ordre pour les PFMP, c'est sur cette bas-là que je comptais m'appuyer. Mais je peux faire voter ces dispositions précises au prochain CA (à la rentrée des vacances de Toussaint), histoire de me couvrir.
Pour ce qui est des statistiques, sans vouloir être désobligeante et sans dénigrer les parents de mon établissement, je ne m'avance pas trop si je dis que par chez nous (cad mon lycée) le pourcentage frise le 100% entre ceux qui ne savent pas lire, ceux qui ne lisent jamais et ceux à qui on ne présente même pas la note. Mais peu importe, diffuser ce petit mot est aussi un moyen de me protéger (un bouclier anti revendications, en quelque sorte) 

Que dire de la secrétaire d'intendance qui ose me dire que c'est trop tôt pour envoyer les avis aux familles et qui m'a fortement conseillé de les envoyer un peu avant les vacances de Noël, comme c'était le cas "avant" ? Pour le recouvrement, bonjour la galère.

L'intendant zonard a écrit:

catiteo a écrit:

- il était de coutume pour les gestionnaires précédents d'effectuer une seule constatation en fin de trimestre, afin de ne pas se compliquer la tâche : du coup, les avis aux familles étaient envoyés en fin de trimestre

Argh ! Et l'agent comptable n'avait pas déjà bombardé l'établissement avec des bombes à neutrons ?

Il y en a qui demandent eux-mêmes que les DC soient passés en fin de trimestre pour ne pas s'ennuyer avec trop d'écritures. Si, si...

catiteo a écrit:

Que dire de la secrétaire d'intendance qui ose me dire que c'est trop tôt pour envoyer les avis aux familles et qui m'a fortement conseillé de les envoyer un peu avant les vacances de Noël, comme c'était le cas "avant" ?

Elle est moins responsable que ton prédécesseur. Il va falloir lui expliquer les choses, que ce n'est pas une lubie,  que c'est ainsi maintenant (on peut même faire croire que c'est récent pour ne pas dézinguer le prédécesseur). Se faire aider par l'AC si besoin et si groupement bien animé,  montrer les supports de formation,  l'article pour "les nuls" dans la revue Intendance... Bref, jouer son rôle de chef et faire progresser sans braquer. Elle verra vite toute seule les avantages pour le recouvrement.

Une RO pour stage se fait avec un acte de l'ordonnateur, style un tableau des élèves partant en stage de telle date a telle date avec leur régime actuel et leur régime durant le stage, tableau bien entendu signé de l'ordo et si cette RO est prévue par le règlement du SRH.
Il est évident que ce tableau doit être fourni par le DDFTP avant le début du stage (ce qui est logique et normal : on voit mal un élève partir en stage sans convention et annexe financière).
Et on reconstate autant que de besoin.

Mais que ferais-je sans vous ???
Un grand merci