Gestion crédits ERASMUS+

Bonjour,

Je cherche des collègues qui ont eu à gérer ces crédits dans un établissement 'coordonnateur', c'est à dire qui reçoit des crédits qu'il reverse aux établissements membres du consortium pour des mobilités.

Nous allons probablement avoir ce cas de figure bientôt et je m'interroge sur les modalités de gestion de ces crédits sur le plan budgétaire et comptable (je parle bien de la partie reversement aux EPLE pas de la gestion des crédits ERASMUS+ que je connais grâce au forum ) ?

Merci !

Nicolas a écrit:

Bonjour,

Je cherche des collègues qui ont eu à gérer ces crédits dans un établissement 'coordonnateur', c'est à dire qui reçoit des crédits qu'il reverse aux établissements membres du consortium pour des mobilités.

Nous allons probablement avoir ce cas de figure bientôt et je m'interroge sur les modalités de gestion de ces crédits sur le plan budgétaire et comptable (je parle bien de la partie reversement aux EPLE pas de la gestion des crédits ERASMUS+ que je connais grâce au forum    ) ?

Merci !

Je suis à la fois coordonnateur et partenaire d'un consortium sur deux projets différents.

Nous avons régler la question du reversements avec une convention qui fixe les obligations de chaque partie et la périodicité des versements.

Je crois me souvenir que nous avions récupéré un modèle de convention via l'agence Erasmus que nous avions adapté.

Ensuite nous procédons à des mandatements.

Serais tu d'accord pour me contacter par mail ?

J'aimerais savoir comment tu gères tout cela en compta bud ?

Si tu recettes et mandates les crédits qu'ERASMUS te verse et que tu reverses aux autres établissements, cela ne pose pas pb que ces crédits fassent l'objet de nouvelles opérations budgétaires ?

Nicolas a écrit:

Serais tu d'accord pour me contacter par mail ?

J'aimerais savoir comment tu gères tout cela en compta bud ?

Si tu recettes et mandates les crédits qu'ERASMUS te verse et que tu reverses aux autres établissements, cela ne pose pas pb que ces crédits fassent l'objet de nouvelles opérations budgétaires ?

Tu poses sune excellente question. Faut-il budgettiser une opération pour compte de tiers ? Je me suis poser la question aussi. Et pour moi la réponse est oui dans le cas d'espèce. Car en tant que coordonnateur tu prends un risque financier quant à la mauvaise exécution du projet par les partenaires. Il y a donc un risque de déficit qui selon moi doit être retracer par le compte de résultat. Ma position est discutable mais c'est la mienne.

Merci !

Tu gères cela en AP ?

Pour la partie concernant les autres EPLE : tu fais un OR du montant total de ce qui figure dans la convention cadre (+ des OR selon les avenants éventuels) et autant de mandats que d'EPLE ?

Nicolas a écrit:

Merci !

Tu gères cela en AP ?

Pour la partie concernant les autres EPLE : tu fais un OR du montant total de ce qui figure dans la convention cadre (+ des OR selon les avenants éventuels) et autant de mandats que d'EPLE ?

J'ai plusieurs projets pour un montant non négligeable j'ai donc créé un service spécial. dans ton cas je resterait sur AP.

pour le reste oui.

Ok, sachant qu'on va être à 300 k€ pour un AP habituellement à 30k€ ...
Tout ce que tu reçois part dans ton service spécial, je suppose que ça repart en très grande partie dans les EPLE qui font partie du consortium mais tu reverses une partie à ton AP ?

Pour info, Espac'EPLE est en train de caresser le projet d'un séminaire sur les questions de mobilités, qui se tiendrait en partenariat avec l'agence Erasmus. On en parlera plus librement quand le projet aura avancé.

L'intendant zonard a écrit:

Pour info, Espac'EPLE est en train de caresser le projet d'un séminaire sur les questions de mobilités, qui se tiendrait en partenariat avec l'agence Erasmus. On en parlera plus librement quand le projet aura avancé.

sur ce projet j'ai des infos que je compte envoyer à notre président en début de semaine.

Très, très intéressé je suis (comme d'autres je suppose) !

Et ici le rectorat incite l'émergence de nombreux consortiums ...

Entre la spécificité des règles Erasmus, les sommes importantes engagées, les règles nationales pas toujours maîtrisées en matière de mobilités, la variété des situations rencontrées (mobilités élèves, personnels, conférences, séminaires, projets communs), l'ensemble est plutôt complexe à géreret les risques d'erreurs nombreux ... l'initiative tombe à pic ... ne tardez pas 

Nicolas a écrit:

Très, très intéressé je suis (comme d'autres je suppose) !

Et ici le rectorat incite l'émergence de nombreux consortiums ...

Entre la spécificité des règles Erasmus, les sommes importantes engagées, les règles nationales pas toujours maîtrisées en matière de mobilités, la variété des situations rencontrées (mobilités élèves, personnels, conférences, séminaires, projets communs), l'ensemble est plutôt complexe à géreret les risques d'erreurs nombreux ... l'initiative tombe à pic ... ne tardez pas 

Et je crois que tu viens de faire la synthèse de des problématiques !

J'ai été confronté depuis un an à 3 projets alors j'ai eu le temps de me poser un paquet de questions  ...

D'ailleurs, c'est l'occasion de remercier :
- Espac'Eple pour la synthèse précieuse réalisée sur le sujet

- le forum et toi pour tes nombreuses réponses sur un sujet que tu connais ...

en 4 ans j'ai eu une dizaine de projets sur le périmètre de mon agence comptable et mon établissement a reçu le plus gros financement pour un EPLE l'année dernière. Sans ce forum et les collègues je serai mort !

Peut-on verser, avec l'accord du CA, des reliquats Erasmus à une association d'étudiants  ?

Sommes nous dans le cadre proscrit de la subdélégation ?

Sur le principe, je serais bien plus que réticent vu la complexité du dispositif, les montants des sommes allouées et donc les risques pour l'AC et le CE !!!

Sur les aspects juridiques, j'interrogerais (en plus du forum) l'agence ERASMUS+ et les services du rectorat.

Enfin sur l'opportunité, qu'est ce qui pourrait justifier cette 'subdélégation' ?

Si l'association facture un service, ça peut se faire. Pas un truc bidon, naturellement, et puis qui soit compatible avec l'objet de l'association (...).

JEDINON a écrit:

Peut-on verser, avec l'accord du CA, des reliquats Erasmus à une association d'étudiants  ?

Sommes nous dans le cadre proscrit de la subdélégation ?

On est dans le cadre : soit de la gestion de fait, soit d'un subvention faite sur crédits non disponibles. Bref CA ou pas ce sera sans moi.

Attention, c'est quoi ce reliquat ?

Erasmus fonctionne sur le principe du coût unitaire, si l'activité est réalisée le droit est acquis sur la subvention. Tu dois donc faire l'OR.

Après rien n'empêche l'établissement de voter une subvention à une association.

Mais le versement direct....

il s'agit de la part OM (soutien organisationnel) qui effectivement correspond à un coût unitaire calculé sur la base de x mobilités et qui est présenté par le correspondant Erasmus comme étant une variable d'ajustement permettant d'alimenter le cas échéant les mobilités étudiants.
je retiens le postulat du droit acquis si l'action est réalisée avec prise en charge OR qui abonde le FDR pour, in fine, un éventuel  don sur fonds propres au profit de l'association..... sur proposition du CE. Ainsi le lien entre  reliquats Erasmus et don n'est pas avéré pour le juge, en revanche, il y a possibilité de faire le lien auprès des administrateurs pour motiver le don.
Merci

Avec les bémols suivants :
- il est stipulé dans le réglement ERASMUS+ qu'il ne doit pas y avoir des reliquats
- en tant qu'AC, un reliquat de subvention =à minima un écrit à celui qui est à l'origine des fonds + ne rien toucher jusqu'à la prescription.

Nicolas a écrit:

Avec les bémols suivants :
- il est stipulé dans le réglement ERASMUS+ qu'il ne doit pas y avoir des reliquats
- en tant qu'AC, un reliquat de subvention =à minima un écrit à celui qui est à l'origine des  fonds + ne rien toucher jusqu'à la prescription.

Mais il ne peut pas y avoir de reliquat !

Si tu as des reliquats c'est que tu n'as pas mis en œuvre les mobilités et ERASMUS t'aurais déjà demandé le pognon.

Ben si, j'ai l'exemple avec une célèbre chaîne d'hôtel qui ne nous fait pas payer les hébergements des élèves qui sont en mobilités.

Est-ce que cela veut pour autant dire que tu n'as pas acquis le droit sur le subvention ? Là tu me mets le doute.

Moi aussi je doute

Vivement la rencontre d'ESPAC'EPLE sur le sujet, j'ai plusieurs questions

Sur cette question de reliquat je vais être en capacité de fournir une réponse en début de semaine prochaine.

Sur la question des reliquats, ils sont acquis à l'établissement, du moment que les mobilités ont eu lieu avec le nombre prévu dans le projet a minima.
En ce qui concerne l'Agence ERASMUS elle se base uniquement sur les coûts unitaires, mais ne regarde pas ce qui a été effectivement dépensé.
C'est ce qu'on nous avait dit lors d'une réunion à LYON, où certains comptables étaient dubitatifs (des mots mêmes de la Responsable des mobilités).

De notre côté on essaye de suivre au fur et à mesure, et de faire partir un élève de plus par exemple s'il reste des crédits...en plus ça joue sur notre PERFORMANCE !

Merci pour ce témoignage Bashar cela conforte ce que je pensais.

Cependant je viens de voir passer ce que demande Erasmus lors d'un audit. C'est beaucoup plus poussé que ce qui est dit dans les réunions de lancement.

Et pour tout à fait franc j'ai l'impression qu'il y a 2 discours. Le discours commercial et le discours des conditions générales de vente.

Comme je l'ai dit plus haut je vais pouvoir faire un retour là dessus très prochainement.

j'ai envie de confirmer ce qui a été écrit par Bashar dans le sens où je suis destinataire du rapport final établi par le porteur de projet qui fait état de ces reliquats sur la ligne OM (organisation de la mobilité). Ce rapport a fait l'objet d'une validation par l'agence européenne  et aucune demande de restitution ne m'est parvenue.
en revanche, je me pose la question du devenir de ces reliquats. Doit-on faire un OR ou attendre la prescription quadriennale ?
Dans l'attente des travaux de nos collègues experts...pour adoption commune des bonnes pratiques.

Pour moi la réponse est règlementairement claire :

http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2013/11/cir_37692.pdf

C'est la position d'ERASMUS qu'il faut confirmer. Après je peux comprendre leur réticence à écrire noir sur blanc : "s'il vous reste de l'argent c'est pour vous".