Production du bon de commande

Je comprends la position de la DAF qui juridiquement est fondée et je développerai plus tard ; mais si on devait appliquer strictement cette règle ce serait une mini révolution et une complication phénoménale. Un seul exemple : le montant du bon de commande ne correspond pas au montant de la facture (frais en plus, tarif non actualisé, ajout par téléphone d'un produit, etc...) : le comptable doit rejeter.

Un sujet explosif qui demande un débat.

Tout pareil que Volcan. Mes bons sont joints aux triplis.

Des triplis, aïe,aïe!

Qui veut entamer le débat ? 

Je ne lis pas que le montant du bon de commande doive être nécessairement égal au montant de la facture. D'ailleurs GFC permet d'établir des bons non chiffrés.

Certes, mais c'est une conséquence logique

Le Conseil d'Etat exige que le comptable apprécie la cohérence de l'ensemble des pièces qui lui sont produites, même quand elles ne sont pas prévues par la réglementation

Dupondt canal historique a écrit:

Certes, mais c'est une conséquence logique

Le Conseil d'Etat exige que le comptable apprécie la cohérence de l'ensemble des pièces qui lui sont produites, même quand elles ne sont pas prévues par la réglementation

Un bon de commande comme un devis accepté est un contrat et la facture doit correspondre au contrat.  Sans compter de vérifier que c est bien l ordo qui a signé.

Prenons un exemple : j'envoie l'agent de maintenance acheter quelques fournitures au Bricochose du coin. Mon bon de commande issu de GFC indique "diverses fournitures", "votre prix", "commande emportée". La facture que je vais recevoir comportera donc divers articles à un certain prix. N'est-elle pas cohérente avec mon bon de commande initial ?

Poussons le raisonnement : si je n'ai pas coché "bon non chiffré" mais renseigné un prix estimatif (pour indiquer à l'agent, par prudence, un plafond à ne pas dépasser) différent de celui de la facture, ou bien si j'ai renseigné 5 articles mais que seuls 4 étaient disponibles, il faudrait alors que l'AC rejette pour incohérence des pièces produites !? Cela signifierait qu'il faudrait demander un devis pour chaque achat non chiffrable.

Dans les cas que tu indiques la jurisprudence ne parle pas de rejet mais de suspension du paiement en attente de justification par l'ordonnateur de l'incohérence des pièces produites. Un certificat administratif précisant ce que tu indiques, voir que le bon de commande était simplement oral, suffira au comptable.
Après je ne dis pas que ce n'est pas "débile" ; mais ce n'est pas moi qui fait les textes : je les lis simplement et tente de les "expliquer".

volcan a écrit:

... le bon de commande était simplement oral, suffira au comptable.

Seule solution potable en-dessous de 25 000 € HT. On va en préparer une palanquée d'avance à compléter et faire signer autant que de besoin. Autre solution : demander au fournisseur la suppression de la référence au bon de commande. Galère mais possible, surtout si on n'a pas demandé à ce que le numéro d'engagement soit précisé dans Chorus pro.

Alomero a écrit:

volcan a écrit:

... le bon de commande était simplement oral, suffira au comptable.

Seule solution potable en-dessous de 25 000 € HT.

Sauf erreur la solution est également valable au-dessus de 25 000 € puisqu'une attestation de l'ordo sur l'absence de contrat écrit dédouane le comptable..

Oui mais là l'enjeu n'est pas le même puisque c'est le seuil de l'obligation de contrat écrit. En-dessous, cela facilite sans risque pour quiconque. Au-dessus, je ne me vois pas demander ce genre de signature à l'ordonnateur, un truc qui dit : "je me suis assis sur la réglementation et je n'hésite pas à l'écrire". En tant que gestionnaire, je ne peux pas retenir cette solution.

Alomero a écrit:

Oui mais là l'enjeu n'est pas le même puisque c'est le seuil de l'obligation de contrat écrit. En-dessous, cela facilite sans risque pour quiconque. Au-dessus, je ne me vois pas demander ce genre de signature à l'ordonnateur, un truc qui dit : "je me suis assis sur la réglementation et je n'hésite pas à l'écrire". En tant que gestionnaire, je ne peux pas retenir cette solution.

En tant que comptable cela ne me poserait aucun problème.

Pour en revenir au sujet je suis déçu du manque de réponse sur une question pourtant fondamentale... on va dire que ce sont les vacances.

Cela fait des années que je me pose la question soulevée aujourd'hui à cause de cette mention du décret de 2016 (et du précédent) :


4123.Dépense justifiée par un marché public à procédure adaptée faisant l'objet d'un écrit (9) (10)

(9) Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, ...) doit être produit à l'appui du mandat. Lorsqu'un contrat doit être produit, il ne l'est qu'à l'appui du premier paiement. Les caractéristiques formelles d'un marché public faisant l'objet d'un écrit et entrant dans le champ d'application des articles 28 ou 30 du code des marchés publics, figurent au paragraphe A de l'annexe G de la présente liste.
Au sens du présent texte, la notion de contrat peut s'entendre comme convention signée des parties, devis précisant les conditions financières ou tout autre document écrit constitutif d'un accord de volonté des parties.

La présence sur une facture de la mention d'un bon de commande ou d'un devis implique que le marché correspondant a fait l'objet d'un écrit même en dessous du seuil de 25 000 € HT. Donc effectivement on devrait trouver ce contrat puisqu'un bon de commande comme un devis accepté est un contrat.

J'ai essayé de le demander il fut un temps à mes gestionnaires. Outre le fait qu'ils ont trouvé que là j'y allai un peu fort je ne suis vite rendu compte que les bons de commande étaient souvent assez "éloignés" de la facture, voir souvent signé sans délégation....

Si on devait respecter cette règle ce serait un séisme dans nos établissements... et pourtant je suis persuadé que les collectivités locales l'applique sans problème. Ce sont nos pratiques borderline qui sont en cause...

Vaste question. J'attends vos contributions et celle d'Espac'EPLE qui devrait se saisir de la question.

Entre la réglementation (la théorie - ce qui doit être) et la pratique (ce qui est), il y a un décalage parfois important (un peu comme des élus qui voteraient des principes de sincérité et d'équilibre budgétaires et qui souriraient en face d'une dette abyssale de 2000 milliards d'euros ...). en tant que gestionnaire, j'avoue que toutes mes commandes n'étaient pas formalisées et qu'il m'arrivait régulièrement de commander par téléphone sans engager ensuite ... Dans une petite structure, c'est jouable si on est carré (rayé car jugement de valeur sur mon propre travail ...). Cela ne m'a jamais été reproché par mon AC.
Demain, avec Opale, il est possible que cela soit rendu obligatoire. Mon AC unique et néanmoins préféré me disait encore hier qu'il est parfois loisible de "lacher du lest" avec les textes sous peine de faire imploser le système et de se retrouver avec une levée de boucliers trop importante (même si on parlait alors de gestion des personnels ...)

Il y a sans doute des avantages mais ce que tu décris relève des inconvénients liés à la double casquette. On aura beau dire, le positionnement d'un AC qui n'est que comptable et qui exerce en dehors de l'EPLE ne serait pas le même. Rester GM de son établissement en même temps qu'être AC c'est être soumis à davantage de pressions diverses, souvent malvenues mais qu'il faut savoir gérer et cela demande bien plus que de la technicité. Un exemple du problème : les CE participent aux entretiens de recrutement des nouveaux AC. Cela se défend car il s'agit aussi de recruter un gestionnaire mais c'est une hérésie pour le comptable.

La double casquette n'est en effet pas source de simplicité.... tant que ça marche et que fonctionnement de la structure est perenne, le CE ne demande rien. Et quant au contrôle de légalité et /ou de la DGFIP, je préfère en rire quand je vois les énormes boulettes qu'ils ont laissé passer pas loin (OR de DGF non fait avant N+1, contrats non pris par actes du CA, participation des familles pour les voyages votée sur la base d'un maximum et pas d'acte ensuite pour réduire l'OR initial, OPC non utilisé pour des biens importants et durables ....
Honnêtement, qui a chez soi un CE qui est capable de reprendre son GM sur un point de réglementation non appliqué ???
ce n'est pas une justification pour mal agir ; je le concède, mais tant que la pratique ne nous contraindra pas à agir différemment (Opale masqué arrive ...), je doute que la conscience professionnelle suffise pour éradiquer complètement le problème.

volcan a écrit:

Et après on s'étonnera de l'image des comptables de l'EN aux Finances.

bon ce qui me rassure c'est qu'ils ont la même proportion de tanches que nous

Perso j'applique le décret de 2016, devis/ bon de commande si mention sur la facture.

Question pour Piper:
Y compris pour une facture chorus pro d'un fournisseur alimentaire avec n° d'engagement correspondant à un bon de commande valorisé (qui est par conséquent joint à cette facture) avec des montants équivalent sur les deux documents ?

Le bon de commande sert aussi au comptable à s'assurer que c'est bien le bon signataire et que l'établissement ne paye pas une commande ordonnée par quelqu'un qui n'est pas habilité. Cela ne me choque pas. Etant passée d'un EPA à un EPLE, j'ai trouvé que les contrôles étaient beaucoup moindres en EPLE (et un peu la technicité de l'AC, il faut bien l'avouer). Il faut savoir conserver de bonnes habitudes, après, et ne pas se laisser déborder par le reste. C'est plus facile à dire qu'à faire, évidemment !

Bon joint au tripli scanné, mais la somme correspond rarement.

oula a écrit:

Question pour Piper:
Y compris pour une facture chorus pro d'un fournisseur alimentaire avec n° d'engagement correspondant à un bon de commande valorisé (qui est par conséquent joint à cette facture) avec des montants équivalent sur les deux documents ?

non, uniquement pour les travaux/ services. Mais encore pas eu le cas d'un fournisseur alimentaire qui faisait mention du BC sur la facture ! Et je ne demande pas de n° d'engagement sur Chorus (petit lycée)

Avec OP@LE tout devra être engagé et la liaison avec CHORUS vérifiera le montant/commande. Une marge d'écart sera acceptée mais son niveau est en discussion semble t'il car elle serait trop faible. Les experts OP@LE pourraient-ils nous dire si il sera possible de payer sans engagement? Si non alors autant prendre les bonnes habitudes.

il ne sera plus possible de payer sans engagement préalable
donc sans bon de commande validé par l'ordo...

Bon de Cde validé par l'ordo?

Le bon de commande ça ne sera pas un truc que seul l'ordo. pourra valider? (genre signature d'acte).

Le délégataire pourra-t-il également valider les commandes sur opale?

oula a écrit:

Bon de Cde validé par l'ordo?

Le bon de commande ça ne sera pas un truc que seul l'ordo. pourra valider? (genre signature d'acte).

Le délégataire pourra-t-il également valider les commandes sur opale?

Ben seul l'ordonnateur ou son adjoint ayant délégation peuvent signer un bon de commande. Il appartiendra - comme c'est déjà le cas - au comptable de vérifier cela sur les PJ dématérialisées produites.

ici pour la Corse rien du tout
mais bon on a l'habitude...