remises d'ordre N-1 appliquées en N via Alise, quid des DC/OR par année civile?

Bonjour
je ne trouve pas de poste sur le forum traitant de mon problème:

un ER a reconstaté le dernier jour avant les vacances, après mandats/OR et paiements bourses des DC de septembre-décembre. (Oubli des remises d'ordre de stage des troisièmes plus diverses autres modifications pour quelques familles) sauf que la reconstat a diminué le montant des bourses à verser
J'ai découvert cela en janvier.

J'ai donc donné comme consigne qu'on pouvait reconstater en N-1, surtout les ro, ce qui aurait au pire fait augmenter le montant des bourses à verser, (mis sur un compte d'avance et payées plus tard) et qu'on n'admettait les autres changements (de tarif par exemple) qu'en janvier, dans la mesure où les familles apportent les documents 2 jours avant la fin du trimestre...
Ensuite le GM aurait fait les OAR et orev qui s'imposaient au vu de la reconstatation.

Mais la reconstatation a été supprimée (génial) et les remises d'ordre ont été appliquées en janvier 2019. Je viens de recevoir le bordereau de la constatation: alise diminue les DC de 2019 avec des ro concernant 2018.

Est-ce que je peux comptablement laisser tomber et accepter une diminution des recettes en 2019 (qui auraient dû porter sur 2018) ou est-ce mal?
Si c'est mal, est-ce qu'il y a une manière facile de régulariser? Car d'après ce que je vois, je n'ai pas le détail des ro sur les DC et il faudrait que je vérifie pour chaque élève si la ro concerne bien 2018? Enfin Alise a peut-être prévu une édition concernant la ventilation des ro selon la nature.
Je pensais appeler le SAV d'Alise, mais je ne suis pas sûre qu'ils donneront les bons conseils comptables..
merci!

Déjà si il y a RO (remises d'ordre) cela ne concerne que les frais de restauration et en aucun cas les bourses (sauf si démission... et encore)... donc inutile de parler des bourses et de la somme à verser ou pas à ce titre.
Si je comprends tout (et c'est pas évident) il y a eu sur les droits constatés de 2019 des RO qui concernent 2018. Bon...
Le seul problème c'est que les RO sont calculés sur les tarifs 2019 alors qu'ils auraient du l'être sur les tarifs 2018. Est-ce acceptable ? Un puriste rigide dirait que non, un gestionnaire lambda dirait que oui.

Le montant des bourses ne change pas en effet.

Le montant des bourses à verser pourrait augmenter si les ro font que le montant DP dû par la famille est inférieur au montant de la bourse. Ce n'est pas un problème non plus.

Mais en l'occurrence, la reconstatation faisait apparaître une diminution des montants à verser. Je n'ai pas vérifié en détail pourquoi (j'estime que ce n'est pas mon job sauf défaillance absolue du GM). Mais comme j'avais déjà payé, j'étais censée demander aux familles concernées de me rembourser?

Les ro ont été appliqués en janvier malgré mes consignes très claires de bien reconstater en 18...
Le tarif des ro, je n'y ai même pas encore pensé c'est un problème de plus.

Mon problème est:
admettons en SD on a fait un OR DC de 50 000€
avec les ro, ce montant devrait être de 49 000€
Par contre l'OR en janvier est actuellement à (par exemple) 38 000€ suite aux ro appliqués, alors que sans cela il aurait été à 39 000€
J'ai donc une recette en 2018 de 1 000€ -alors que je ne devrais pas l'avoir- et j'ai une diminution d'une recette de 1 000€ en 2019.
Est-ce que cela pose un problème comptable? Si on peut laisser passer, ce serait plus simple mais je ne souhaite en aucun cas engager la responsabilité de l'AC dans l'affaire...

pseudo-gestionnaire a écrit:

Le montant des bourses ne change pas en effet.

Le montant des bourses à verser pourrait augmenter si les ro font que le montant DP dû par la famille est inférieur au montant de la bourse. Ce n'est pas un problème non plus.

Mais en l'occurrence, la reconstatation faisait apparaître une diminution des montants à verser. Je n'ai pas vérifié en détail pourquoi (j'estime que ce n'est pas mon job sauf défaillance absolue du GM). Mais comme j'avais déjà payé, j'étais censée demander aux familles concernées de me rembourser?

Soyons précis. Si les RO ne concerne aucunement les bourses il n'y a rien à reverser au niveau des bourses. Le montant des bourses était de 1 000, il reste de 1000.... ce sont les créances qui changent.

Cependant une remise d'ordre est une réduction de créance en principe et donc la compensation par une retenue de bourse devrait être moindre et le montant à verser augmenter au lieu de diminuer (on parle de la reconstatation 2018). Il y a là un truc bizarre dont le comptable doit connaître la cause car la vérification des RO et des calculs le lui impose. D'ailleurs on parle de quel document ? Celui qui a été supprimé ?

je me suis peut-être mal exprimée mais je parle bien de l'ordre de recettes droits constatés, pas de l'OR SBN qui ne change pas

J'ai des droits constatés (et l'OR qui correspond) en 2018 que je sais fausses car des ro n'ont pas été appliquées.
Ces ro ont été appliquées en 2019 (je vais vérifier pour savoir si le tarif des ro correspond bien au tarif 2018)


Le reste - pourquoi la reconstat a été faite, pourquoi je n'ai pas pu l'accepter, et pourquoi je me retrouve en 2019 avec des écritures qui auraient dû être faites en 18, ça c'était pour expliquer l'histoire (mais j'ai juste réussi à embrouiller je crois )


Cependant une remise d'ordre est une réduction de créance en principe et donc la compensation par une retenue de bourse devrait être moindre et le montant à verser augmenter au lieu de diminuer (on parle de la reconstatation 2018). Il y a là un truc bizarre dont le comptable doit connaître la cause car la vérification des RO et des calculs le lui impose. D'ailleurs on parle de quel document ? Celui qui a été supprimé ?

concernant la reconstat (supprimée malgré les consignes)

Bon, je viens de regarder pourquoi le montant à verser a diminué.
Le montant diminué vient à priori de ce que la personne a affecté plus de bourses (à la DP, une fois à un compte d'avance visiblement) qu'auparavant. D'autres élèves voyaient la totalité de leur bourse affectée à la DP mais entre temps on leur a accordé une aide donc il faudrait payer la bourse. Donc pour certaines familles il n'aurait pas fallu payer, pour d'autres beaucoup plus...

Le montant des bourses attribuées n'a pas changé comme dit plus haut.
Le montant des créances a changé dans cette reconstat fictive (car supprimée entre temps)

Et l'OR DC aurait dû diminuer.
Mais comme la reconstat a été supprimé, je ne peux plus diminuer les DC.... ou si?

pseudo-gestionnaire, tu as un véritable génie pour rendre les choses compliquées. Cesse de mélanger ainsi les mandats, les recettes, les paiements, les compensations... Si tu découpes bien les problèmes en tranches fines, tu pourras facilement les traiter. Il m'est même arrivé de songer que si l'on travaillait avec méthode à régler les difficultés une par une, en y mettant beaucoup d'énergie et probablement pas mal d'argent, on pourrait imaginer envoyer des hommes marcher sur la Lune.

Donc arrête de bloquer sur ton histoire de bourses qui ont été payées quand il ne fallait pas. Au moment où le comptable a émis le paiement, il était justifié et logique. Si jamais une carabistouille se fait jour ultérieurement, ce qui est cool c'est que les bourses, c'est tous les trimestres. Il n'est donc pas trop compliqué de se refaire trois mois après.

Tes "remises d'ordre" n'en sont pas, si elles aboutissent à une augmentation de la dette des familles. Même si tu estimes que ce n'est "pas ton job", tu ne pourras pas faire l'économie d'aller investiguer pour comprendre comment cela a pu arriver. Cette investigation aurait beaucoup gagné à se faire... avant de valider la réception des écritures, ne penses-tu pas ?

pfff l'IZ ça m'aide pas!


Juste pour écarter tout soupçon de négligence côté AC: cette investigation n'a pu se faire car les écritures étaient bonnes, comme tu dis, au moment de la réception. Qu'y peux-je si après l'ER décide de tout changer sans prévenir?
Qu'ils appliquent le 21 décembre des aides à des familles ce qui change non pas le montant des créances mais influe sur la répartition montants de la bourse versée / attribuée à la DP?
Et qu'ils mettent en même temps des ro à tous les troisièmes ce qui change du coup les créances?
Et qu'ils décident de changer les comptes d'attribution ce qui influe aussi sur la répartition des montants bourses à verser?
Et qu'ils suppriment ensuite toutes les écritures de la reconstat contrairement à ce que j'ai dit, puis qu'ils basculent en 2019 sans me prévenir et contrairement à ce que j'ai demandé, et en dépit de mes instructions détaillées?

quand j'ai dit que je n'avais pas à vérifier en détail, c'était dans l'hypothèse que l'ER reprenait sa constat et supprimait toutes les modifs sauf les ro. Évidemment, quand c'est nécessaire je passe le temps qu'il faut pour trouver et résoudre le problème!

bon la nuit portera conseil!

Bon on conclut.
Tu as fait en 2019 des régularisations de 2018. Cela n'a rien de scandaleux ou d'anormal. Il arrive qu'on paye sur l'exercice N des factures de n-1, voir N-2... qui ont été omises et non traitées par extourne. J'ai des centaines d'ordres de mission par an dont je ne sais si ils donneront lieu ou pas à paiement (un OM n'oblige pas l'agent à l'utiliser et ou à demander un remboursement) ; je paye donc en 2019 des frais de déplacement de 2018 non extournés.
Tout cela pour dire que ton cas ne pose pas de problème si le calcul de la remise d'ordre est juste (RO au tarif 2018 et non au tarif 2019). Ton absence de régularisation 2018 t'a permis d'avoir un résultat au cofi SRH de + 100 par rapport à ce qu'il aurait du être. Cela sera rectifié par le résultat 2019 (-100 de régularisation 2018). Au final tout sera parfait.
Donc AUCUN souci.

Je t'ai déjà dit que je t'adore Volcan?  
Je pourrai à nouveau dormir sans rêver de ça!
Merci ! Et je vais de ce pas vérifier que la remise soit bien du bon montant.