Au secours...besoin de dépannage GFE

Bonjour à tous,

avant toute chose, j'espère que vous avez passé un bon Noël, et que cette parenthèse profite à tous.
Je sais que nous sommes en vacances, mais je dois gérer une urgence, et je ne sais absolument pas comment faire. Je suis d'astreinte cette semaine, ce qui explique que je sois en veille active, et j'ai bien fait car j'ai reçu un message de mon agent comptable ce soir.
Voici le problème :
- le lycée dans lequel je travaille scolarise des élèves internes externalisés : ils sont demi-pensionnaires chez nous mais l'internat est situé dans un autre établissement;
- en début d'année, lors de la saisie des informations dans GFE, dans l'onglet Mise à jour, l'établissement qui établit l'ordre de recettes enregistré est celui de l'internat:
- de ce fait, lorsque les droits constatés ont été transmis à l'AC, elle a reçu un fichier de créances erroné : un message d'erreur lui indiquait que le code RNE de l'établissement qui établit l'ordre de recettes ne correspondait pas à mon établissement;
- le service de dépannage informatique du rectorat ne peut rien pour moi;
- la formatrice GFE m'a dit que la seule solution est de modifier un élément dans le dossier de chaque élève pour faire une nouvelle constatation;
- j'ai donc ajouté un commentaire pour chaque élève (libellé de la facture), j'ai fait une simulation de constatation et tous les élèves apparaissaient sur la liste;
- j'ai fait une constatation, puis modifié le fichier Exel qui faisait apparaître l'internat dans la 1ère colonne: j'ai enregistré mon établissement dans cette 1ère colonne, puis j'ai envoyé les documents à l'AC
- elle ne peut toujours pas réceptionner les créances: les fichiers ne sont pas acceptés par GFC, les fichiers 
 adressés en .xlsx ne sont pas compatibles. Il faut des fichiers avec l'extension .dbf


Je n'y comprends rien, je ne sais pas comment résoudre ce problème.


Merci à vous pour votre aide.

Il m'est déjà arrivé de bidouiller un fichier de créance pour régler un autre problème. Une collègue du service informatique m'avait montré le truc. Pour se faire j'avais utilisé le tableur Open office, l'extension du fichier n'avait pas été modifiée.

ATCQ a écrit:

Il m'est déjà arrivé de bidouiller un fichier de créance pour régler un autre problème. Une collègue du service informatique m'avait montré le truc. Pour se faire j'avais utilisé le tableur Open office, l'extension du fichier n'avait pas été modifiée.

Donc je reprends le fichier EXEL, et je l'enregistre sous Open office ?

catiteo a écrit:

ATCQ a écrit:

Il m'est déjà arrivé de bidouiller un fichier de créance pour régler un autre problème. Une collègue du service informatique m'avait montré le truc. Pour se faire j'avais utilisé le tableur Open office, l'extension du fichier n'avait pas été modifiée.

Donc je reprends le fichier EXEL, et je l'enregistre sous Open office ?

Tu ouvres ton fichier de créances avec open office, tu travailles dedans et tu enregistres.

Moi j'avais fait comme ça.

Je vais essayer, merci beaucoup !

Il ne faut jamais modifier le nom ou le format d'un fichier transmis à l'AC. Et il faut toujours faire ses OR en début de trimestre.

Alomero a écrit:

Il ne faut jamais modifier le nom ou le format d'un fichier transmis à l'AC. Et il faut toujours faire ses OR en début de trimestre.

Bonjour,
l'AC m'a informée ce matin qu'elle a réussi à intégrer le fichier, ouf ! Je sais bien qu'il ne faut pas modifier les fichiers, mais je n'avais pas du tout le choix, le logiciel ne pouvait rien prendre en compte, et je ne pouvais faire aucune reconstatation. Je serai vigilante le prochain trimestre.
Pour les OR, j'ai à peine mis à jour les dossiers en attente depuis le mois de mars, j'ai même fait l'OR de la dotation 2018 en décembre, c'est dire le retard qu'il y avait dans le traitement des dossiers...

Merci en tout cas pour les précieux d'ATCQ : j'ai ouvert le fichier Exel avec Libre Office, modifié les colonnes, enregistré en fichier .dbf et envoyé à l'AC. J'espère ne plus avoir à bidouiller car ce n'est pas confortable du tout 

Ma pauvre catiteo, je viens de retourner sur l'historique de tes posts pour comprendre pourquoi tu avais tant de retard à rattraper. Ta situation n'est pas facile et si tu as survécu à ce premier trimestre, tu as fait le plus dur. Il reste encore à boucler l'exercice budgétaire mais tu tiens le bon bout, encore un peu de courage et essaye de trouver le temps de souffler un peu pendant les vacances

De rien pour les conseils, et comme dit Alomero prends le temps de te reposer et de te ressourcer un peu pendant les vacances. Dans nos métiers tout ou presque est urgent. Mais faire attention à soi et à ceux qui nous entoure fait aussi partie des urgences. Joyeux noël.

Alomero a écrit:

Ma pauvre catiteo, je viens de retourner sur l'historique de tes posts pour comprendre pourquoi tu avais tant de retard à rattraper. Ta situation n'est pas facile et si tu as survécu à ce premier trimestre, tu as fait le plus dur. Il reste encore à boucler l'exercice budgétaire mais tu tiens le bon bout, encore un peu de courage et essaye de trouver le temps de souffler un peu pendant les vacances

Merci beaucoup pour ta compassion ! Je fais de mon mieux, j'ai bon espoir d'assainir la situation avant la fin de l'année scolaire :-)

Je ferai un vrai break la semaine prochaine, histoire de recharger les batteries !

Bonnes vacances à toi   et aux autres gestionnaires !

ATCQ a écrit:

De rien pour les conseils, et comme dit Alomero prends le temps de te reposer et de te ressourcer un peu pendant les vacances. Dans nos métiers tout ou presque est urgent. Mais faire attention à soi et à ceux qui nous entoure fait aussi partie des urgences. Joyeux noël.

Merci beaucoup !