Bonjour,
La Chef dans mon établissement veut, pour un voyage scolaire futur, fixer un montant par élève supérieur de 15 euros au prix réel. S'il y a des moins d'inscrits que prévu, selon elle, cela nous permettra de supporter la charge.
A-t-ton le droit de faire ça?

Il s'agit de mon premier voyage, j'ai du mal à trouver réponse à cette info.
Merci d'avance pour vos retours,

Claire

Ouh là là... Le prix fixé doit faire l'objet d'un OR avec liste nominative, un peu comme le bordereau des droits constatés du SRH. Et bien sûr avant tout encaissement, dès que l'acte est exécutoire. Donc problèmes en perspective et de toute façon obligation de repasser devant le CA plus tard pour fixer enfin le bon tarif et passer un éventuel OAR. Inutile et dangereux.

Il y a un risque de poursuites pénales.

Le Forgeron a écrit:

Il y a un risque de poursuites pénales.

C'est peut être un peu exagéré dans la mesure où le voyage reste facultatif et que donc il n'y a pas obligation de payer cette participation. De plus ce n'est pas la décision du CE mais un acte du CA qui fixe la participation.
Bien entendu c'est anormal mais la "sanction" passe plus par le contrôle de légalité, voir le juge des comptes. C'est le budget du voyage qui est insincère et l'acte du CA est attaquable au TA.

J'essaie d'imaginer, si l'on veut faire avec MobiliSCO ce que le chef de Claire imagine : il faut tout simplement sous-estimer le nombre d'élèves partant en voyage, et le reste des calculs en découlera. Du point de vue de la présentation aux autorités de contrôle, ça marchera parfaitement.

Mais c'est une mauvaise pratique par quelqu'un qui n'a pas compris que l'établissement public est là pour assurer la continuité du service à travers les aléas. Une fois que le CA a validé un projet et son tarif, l'EPLE assurera le service à ce tarif, et devra assumer tout événement. Si l'EPLE n'a pas les moyens d'assumer une part de risque (déficit parce que Kévin s'est cassé la jambe la veille du départ et qu'il faut bien rembourser la famille), alors il ne doit pas organiser de voyage.

Je ne comprends pas bien ce qui est répréhensible dans cette pratique.

Au moment du vote, le voyage est encore un projet, aucune commande n'a été passée par l'établissement. Le prix du billet SNCF est très variable, par exemple.
Pourquoi ne pas surestimer un peu le coût total par précaution, tant que le tarif est raisonnable et que la part accompagnateurs n'est pas supportée par les familles. Si tout va bien, on remboursera après vote du tarif définitif au retour.

Le tarif d'une prestation assurée par la puissance publique, ce n'est pas une approximation. Nous incarnons la continuité du service public, nos engagements sont fermes et pas évaluatifs. Quand vous prenez l'autoroute, vous ne vous attendez pas à ce que le péage soit parfois à 10 €, parfois à 7 €, selon le temps qui fait ou la couleur de votre bagnole, non ?

Donc l'idée de faire revoter un tarif différent à la fin de l'opération est une aberration. C'est un boulot compliqué, une avance de trésorerie des familles injustifiable, un b...l à suivre en comptabilité dans lequel je refuse pour ma part de tremper un poil de patte. Je ne dis pas que ça puisse arriver accidentellement à l'occasion, mais même dans ce cas il est souvent préférable d'en donner peur leur argent aux familles en assurant une prestation complémentaire au voyage, ne serait-ce qu'une sortie au musée sur le même sujet un peu plus tard, pour ferrer l'intérêt pédagogique. Par exemple quand mes élèves de la section Cinéma partent à un festival, s'il reste quelques dizaines d'euros, les profs achètent des DVD pour abonder le fonds documentaire de la section.

Mais prévoir délibérément un tarif plus élevé que nécessaire "au cas où", c'est vraiment stupide. Qui plus est, si on me présentait ça en CA en tant que parent d'élève, c'est un vote contre à tous les coups. Tu voudrais le faire en loucedé ?

Je ne comprends pas trop la question. S'agit il pour la CE de modifier de son fait un tarif voté par le CA? Alors verboten.
S'agit il de proposer un tarif au CA, alors il faut voir comment s'est motivé.
Exemple: quand mon lycée fait un voyage à l'étranger je fais le MAPA qui va bien, j'en tire un tarif de base. Mais il est hors de question de laisser partir sans régie raisonnable, afin de parer à toute éventualité imprévue ou de permettre un achat d'opportunité sur place.
Je ne compte plus le nombre de fois où cette régie a été indispensable.

Tout dépend donc de ce que veut faire la CE et comment elle le motive, ça va du bon sens jusqu'au pénal...

Je reviens à mon exemple des billets de train : je fais chaque année voter fin juin le budget d'un échange franco allemand qui aura lieu presque 8 mois après, avec transport en train.

J'ai une idée des tarifs mais, suivant la période de réservation, les dates souhaitées, la recherche d'horaires et de temps de parcours décents, les promos des transporteurs, je peux avoir quelques dizaines d'euros de différence d'une année sur l'autre.

Mon budget reste sincère et aucun parent d'élève n'a jamais voté contre. Après, oui, il faut éviter le vote d'un nouveau tarif avec l'achat de petits compléments si il reste de l'argent.

Lorsque je fais voter le prix d'un voyage, il peut y avoir une incertitude sur le nombre de participants, car parfois les familles ne s'engagent pas avant de connaître le prix du voyage. La plupart du temps, les prestataires prévoient un prix progressif selon des tranches de participants (ex : 400 € entre 45 et 48 élèves, 375 € entre 49 et 53 élèves). Je choisis donc de fixer le prix des familles sur la base de l'estimation du nombre de participants la plus pessimiste avant d'avoir un prix viable qui ne nécessite pas un nouveau prix voté à la hausse après l'engagement des familles à participer au voyage. En effet, qui doit supporter cette hausse éventuelle apparaissant après coup si finalement le nombre de participants d'une tranche "moins chère" n'est pas atteint ? Par la suite, la contribution des familles est régularisée.

Un tarif de participation réelle des élèves a été établie, prenant tout en compte: le don, la part établissement pour les profs. Et cette participation élèves, que l'on trouve dans la partie recette de mon budget, la chef veut faire présenter ça comme ça mais indiquer dans la partie récap, plus bas "cout brut par élèves", le montant augmenté de 15 € parce que on ne sait pas si tous les élèves prévus s'inscriront vraiment, et qu'on "perdrait de l'argent". Voilà.
Cela il me semble interpellerait le contrôle de légalité, comme tu l'as dit Volcan.

Vos remarques m'éclairent et me donnent des arguments.

Merci beaucoup,

Je suis quand même surpris que les voyages vous posent tant de problèmes. Un voyage doit avoir un cadre précis qui permet de limiter, voir annuler tout problème.
En ce qui me concerne :
- Je passe systématiquement par un voyagiste. En dehors reste juste une petite régie de "dépannage" ou le cas échanges pour certaines visites. Le coût ne change pas et je n'ai aucune mauvaise surprise.
- Je prévois toujours une participation du lycée légèrement supérieure au montant de la stricte part des accompagnateurs (100,200 €)
- Je prévois systématiquement une assurance annulation y compris pour les participants.
- Je fais signer dès le début un acte d'engagement par les familles qui prévoit que l'inscription vaut engagement de verser la totalité de la participation demandée (et dans un cas la créance est partie à l'huissier). En cas de désistement le remboursement est limité au montant que me rembourse l'assurance (M..F) : le parent me communique les justificatifs et si ceux-ci sont jugés recevables par l'assurance (maladie, cas de force majeure, etc...) c'est elle qui me "paye " participation pour équilibrer mon budget voyage. Par contre si le désistement vient du fait que la copine propose une virée au concert, que "j'ai plus envie", que c'est l'anniversaire de la tante Odile, etc... je m'en fous : je garde l'argent reçu et existe le versement du complément. On veut faire de nous des agences de voyages touristiques ? OK alors j'agis comme tel. L'acte d'engagement est la base juridique indispensable ; sans ce document vous jouez à la roulette russe avec votre budget.

Après faut une volonté de mettre en place un cadre strict... et surtout de s'y tenir quelque soient les plaintes des pauvres parents dont le fils doit passer le permis justement durant le voyage.

volcan a écrit:

Je suis quand même surpris que les voyages vous posent tant de problèmes. Un voyage doit avoir un cadre précis qui permet de limiter, voir annuler tout problème.

Etonné,

C'est bien l'engagement, ici, le moindre problème, c'est l'avocat de famille, CSP+++ et du CAC dans toutes les rues, alors, c'est la capitulation sur ordre du chef!

OLRIK a écrit:

C'est bien l'engagement, ici, le moindre problème, c'est l'avocat de famille, CSP+++ et du CAC dans toutes les rues, alors, c'est la capitulation sur ordre du chef!

Effectivement cela dépend si l'ordo est une lavette ou pas.
Mais en capitulant on se prépare des renoncements à n'en plus finir. En restant professionnel on a certes des emm... une fois mais la paix par la suite.
Pour les CE comme pour les intendants la réputation est une armure qui protège de bien des choses au fil du temps du moment que compétence rime avec rigueur.

volcan a écrit:

Je suis quand même surpris que les voyages vous posent tant de problèmes.

Quand je lis que "on" a déconseillé MobiliSCO et que donc le gestionnaire "gère" le voyage avec une feuille de calcul dans un tableur, je ne m'étonne pas qu'il y ait des problèmes !

Clairie_ a écrit:

Bonjour,
La Chef dans mon établissement veut, pour un voyage scolaire futur, fixer un montant par élève supérieur de 15 euros au prix réel. S'il y a des moins d'inscrits que prévu, selon elle, cela nous permettra de supporter la charge.
A-t-ton le droit de faire ça?

Oui si en face dans le budget t'as une dépense correspondante, même du genre «dépenses imprévues». Un budget c'est une prévision, il me semble logique que les dépenses soient légèrement surestimées au départ pour prévoir les imprévues. Au final, des dépenses inférieures donneront simplement des excédents de versement à rembourser aux familles.

Généralement, les constats défavorable sur la gestion des voyages scolaires viennent d'une volonté de caler le budget prévisionnel au plus près du résultat. Ce qui donne, en cas d'imprévu des tortillements hors réglementation assez impressionnants.

J-M a écrit:

Clairie_ a écrit:

Bonjour,
La Chef dans mon établissement veut, pour un voyage scolaire futur, fixer un montant par élève supérieur de 15 euros au prix réel. S'il y a des moins d'inscrits que prévu, selon elle, cela nous permettra de supporter la charge.
A-t-ton le droit de faire ça?

Oui si en face dans le budget t'as une dépense correspondante, même du genre «dépenses imprévues». Un budget c'est une prévision, il me semble logique que les dépenses soient légèrement surestimées au départ pour prévoir les imprévues. Au final, des dépenses inférieures donneront simplement des excédents de versement à rembourser aux familles.

Généralement, les constats défavorable sur la gestion des voyages scolaires viennent d'une volonté de caler le budget prévisionnel au plus près du résultat. Ce qui donne, en cas d'imprévu des tortillements hors réglementation assez impressionnants.

Je ne suis pas d'accord car cela va en contradiction avec les instructions qu'on reçoit et cela génère beaucoup de travail de remboursement.

On calcule au plus juste avec une petite marge d'imprévu(s) donnée par Volcan. Il donne également de manière résumée la meilleure façon de procéder pour tout le monde.

Là où je ne le rejoins pas totalement, c'est que les voyages sont pénibles à gérer surtout lorsqu'ils sont nombreux dans un EPLE : entre les marchés, les tarifs, les régies d'avances et de recettes, les changements innombrables, les professeurs plus ou moins rigoureux, les dons, les conditions des prestataires qui ne veulent pas signer les cahier des charges mais leur machin incompréhensible écrit en tout petit, les interprétations parfois surprenantes des AC et des contrôle de légalité, les parents insolvables et ... j'en oublie ... et bien c'est tout sauf une sinécure ! Surtout pour les débutants ...

J'oublie pas Mobilisco outil disponible pour guider, ne rien oublier et ... économiser du temps !

volcan a écrit:

Je suis quand même surpris que les voyages vous posent tant de problèmes.

Ton CE doit certainement te faire (à juste titre) toute confiance. Et tu peux imposer tes règles.
Ce n'est pas le cas lorsqu'on est simple gestionnaire débutant, et contractuel, ou face à un chef qui "joue à la marchande" avec les voyages.

Par exemple, la mode actuelle des projets ERASMUS dans les collèges  donne lieu à des organisations très exotiques, et récréatives.
Et la gestion court derrière