Fausses factures ??

Bonjour à tous,
Arrivée en septembre dernier, je me suis penchée sur les différentes prestations de sécurité effectuées et sur les mandats qui vont avec.
En y regardant d'un peu plus près, j'ai vu qu'il y avait une somme importante qui avait été versée à une entreprise de "sécurité" pour des vérifications d'extincteurs trimestrielles (déjà ça, je trouve ça ubuesque). J'ai un triple problème : factures de 2017 ET 2018 sur un même exercice, aucune mention sur les extincteurs et encore moins dans le registre de sécurité et le RIB a été saisi directement dans GFC, ce qui m'empêche de contrôler que c'est bien le bon titulaire.
Je vais alerter l'agent comptable et l'ordonnateur mais honnêtement je me pose des questions. Je suis certainement paranoïaque mais cela me paraît gros. Que vous en semble, chers collègues ?

• vérification trimestrielle: vérifier ce qui est spécifié dans le contrat. 
  
• factures 2017 et 2018: il s'agit peut-être de cavalerie budgétaire car plus assez d'argent en 2017 pour payer le fournisseur. Il peut aussi s'agir d'une facture oubliée en 2017 pour laquelle l'établissement a reçu un rappel trop tardivement pour la payer en extourne. Il faut vérifier dans les mandats 2017 savoir si cette facture 2017 a déjà été payée. Dans ce cas, demander un remboursement à la société.
  
• aucune mention sur les extincteurs: je ne me souviens pas très bien de la réglementation, n'étant plus gestionnaire... si la société n'a pas fait son taf, le lui rappeler par mail dans un premier temps, par LAR ensuite? Par contre, le registre de sécurité, c'est grave.. normalement le GM ajoute le le PV dans le registre. Si le(s) PV sont perdus, demander un double à la société.
  
• RIB saisi directement dans GFC - euh je ne comprends pas, c'est toujours comme ça non? Si le RIB n'est pas sur la facture, soit à l'AC il y a la copie (sinon comment l'AC a vérifié?) soit une copie traine dans le bureau GM.  Si les recherches se révèlent infructueuses, redemander un RIB à la société.
  

Ceci dit, vérifier que le paiement est libératoire (= payé à la bonne société) fait partie du boulot (et des responsabilités) de l'AC, pas du GM, même si on attend évidemment du GM d'y être attentif et de renseigner le RIB de manière correcte.

Telle que je vois la situation, elle pourrait encore s'expliquer par une gestion un peu chaotique voire défaillante (registre de sécurité) et et un fournisseur pas très sérieux. Évidemment il pourrait y avoir eu des irrégularités, mais il faut vérifier avant d'accuser même indirectement sinon ça risque de te retomber dessus. Tu peux par contre tout à fait avertir que tu fais des vérifications pour comprendre ce qui s'est passé.

Merci beaucoup pour ton retour pseudo-gestionnaire.
Je n'ai ni contrat et le nom de la société (qui est censée être passée une fois par trimestre) ne dit absolument rien à l'Op qui accompagne pourtant systématiquement les intervenants.
En outre, l'établissement a déjà un contrat avec une autre société pour cette même vérif, et là, on a bien les dates de vérif sur les extincteurs et le registre de sécurité est bien rempli.
En effet, aucun RIB sur la facture, et pas de RIB joint au mandat.
Je vais suivre tes conseils avisés et envoyer un courrier à la société en leur demandant gentiment de me transmettre les PV de vérification des extincteurs, on verra bien leur retour.

Demande-leur aussi le contrat par la même occasion! sans contrat pas de paiement. S'ils sont incapables de te fournir une copie, ils ne pourront pas non plus t'attaquer, il me semble, en cas de cessation des paiements.

Il faut demander à l'AC s'il a bien le RIB. Normalement il ne doit pas payer sans...

Est-ce que ton CE a changé? Il signe quand même les bons de commandes et les bordereaux des mandats, il devrait avoir des idées là-dessus non? Attention où tu mets les pieds...
Bon courage et bravo pour tes interrogations soucieuses du denier public.

Hum... fausse facture ou malversation interne et détournement d'argent ?
La société existe bien ? Elle a un site internet, son numéro INSEE est exact (une recherche google prend 30 secondes).
Et en appelant d'abord la société, elle a bien ton établissement comme client ? Si la réponse est négative c'est en interne qu'est le problème. Si elle connait l'établissement dès lors tu peux engager des demandes : contrat, PV de contrôles, vérification de la date de vérif sur les appareils, existence d'un bon de commande, vérification de ses coordonnées bancaires, etc....

Tel que présenté ça sent pas bon.

Fadette a écrit:

Bonjour à tous,
Arrivée en septembre dernier, je me suis penchée sur les différentes prestations de sécurité effectuées et sur les mandats qui vont avec.
En y regardant d'un peu plus près, j'ai vu qu'il y avait une somme importante qui avait été versée à une entreprise de "sécurité" pour des vérifications d'extincteurs trimestrielles (déjà ça, je trouve ça ubuesque). J'ai un triple problème : factures de 2017 ET 2018 sur un même exercice, aucune mention sur les extincteurs et encore moins dans le registre de sécurité et le RIB a été saisi directement dans GFC, ce qui m'empêche de contrôler que c'est bien le bon titulaire.
Je vais alerter l'agent comptable et l'ordonnateur mais honnêtement je me pose des questions. Je suis certainement paranoïaque mais cela me paraît gros. Que vous en semble, chers collègues ?

Une affaire à l'identique avait eu lieu il y a environ 8 ans dans un lycée parisien, et après analyse des factures, il s'est avérer que le rib était celui qui était à la manoeuvre au mandatement...

OLRIK a écrit:

Une affaire à l'identique avait eu lieu il y a environ 8 ans dans un lycée parisien, et après analyse des factures, il s'est avérer que le rib était celui qui était à la manoeuvre au mandatement...

Oui, coup classique.

Merci pour vos retours précieux !
Oui, pseudo-gestionnaire, je vais en profiter pour leur demander, tu as tout-à-fait raison ! Et merci beaucoup pour tes encouragements.

Volcan :
Oui, la société existe bien au RCS. Elle a été immatriculée fin juin 2017 mais a 0 salarié et la 1e intervention aurait été faite le 15 juillet 2017 (c'était un samedi). Déjà ça commence mal.
Pas de site internet par contre. Et aucun numéro de téléphone pour la joindre, juste une adresse postale. Les factures ont de toute évidence été reçues par mail et imprimées, mais l'envoi ne s'est pas fait sur la boite fonctionnelle donc pareil là, je n'ai pas de contact.

Et il y a la taxe CNAPS sur la facture (visiblement c'est pour les sociétés de sécurité privée) qui me laisse pour le moins perplexe.

Je vais donc dans un premier temps envoyer un courrier pour avoir le contrat, les PV d'interventions et les observations sur les vérifs.

J'en ai parlé au CE qui tombe des nues et s'en veut d'avoir signé un peu vite. Je n'en ai pas encore parlé à l'AC, je le ferai quand je le verrai.

Olrik et Volcan, oui, c'est un peu ce que je crains malheureusement.

Quelqu'un a pu créer une "coquille vide" pour obtenir un RCS; ça s'est déjà vu aussi...

Ou alors il y a une simple erreur matérielle quelque part.
Prudence.

Fadette 3 a écrit:

Merci pour vos retours précieux !
Oui, pseudo-gestionnaire, je vais en profiter pour leur demander, tu as tout-à-fait raison ! Et merci beaucoup pour tes encouragements.

Volcan :
Oui, la société existe bien au RCS. Elle a été immatriculée fin juin 2017 mais a 0 salarié et la 1e intervention aurait été faite le 15 juillet 2017 (c'était un samedi). Déjà ça commence mal.

A vérifier, évidemment!
Et comme les SIRET,SIRENE....
C'est tellement facile avec les outils d'aujourd'hui.
Il y a peu, je refuse une facture car au d'une association.
Quelques mois plus tard, elle est "remandatée", observation de celle-ci, elle était passée au scan puis bidouillée, mais le fournisseur a pignon sur rue en ville.
Simple de l'interwiever, le patron, moi pas vous connaitre cet EPLE!
Aujourd'hui, ce gestionnaire tambouilleur poursuit une belle carrière en Université comme responsable du service dépense.
BRAVO, je ne vous explique pas le reste des tripatouillages.

Après les dernières vérifications suggérées par les collègues, si tout ça ne se dissipe pas, tu vas pouvoir tout exposer dans un beau dossier signé par le CE, et envoyer ça au procureur de la République. Accessoirement, copie au secrétariat général de ton rectorat.

C'est la justice ensuite qui fera le job, pas la peine de faire des grandes annonces au CA, etc.

La première vérification à faire est si la société a bien le bahut comme client. La seconde de vérifier si le RIB qui a été payé est bien celui de la société car si ce n'est pas le cas il y a malversation.
Et dans ce cas en parler au CE. Si le CE refuse d'agir il appartiendra à l'agent de le faire directement.

Ok, merci pour vos retours. je vais déjà envoyer mon courrier demandant contrat et comptes-rendus d'intervention à la société et je vais demander le RIB à l'AC.