anomalie périodique : Débits classe 6 / Mandats admis 1ère section 6576

Bonjour à tous,

Ma collègue de l'agence comptable me signale une anomalie :

Débits classe 6 / Mandats admis 1ère section
Compte Libellé Débit op. exercice Mandats admis Différence
ANOMALIE(S) CONSTATEE(S)
BLOQUANT AU COMPTE FINANCIER
6576 AIDE SOCIALE AUX ELEVES 4 404.14 4 575.89 171.75

Dans le cas présent, j'ai mandaté une facture d'hébergement à un collège pour un séjour intégration internat, sur le compte 6285, puis lorsque la commission de fonds social s'est enfin réunie, j'ai mandaté (avec d'autres prises en charge de créances classiques) ce montant sur le service VE, FS, 6576.

Comment corriger cette anomalie annoncée bloquante au compte financier ? Avec quoi précisément est comparé le 6576 en classe 4 ?

En vous remerciant,

Bonne journée à tous !

L'anomalie n'est pas entre la classe 6 et la classe 4.
L'anomalie est au niveau de la comparaison entre les mandats émis (comptabilité du gestionnaire) et la classe 6 (comptabilité du comptable).
Je crois comprendre que la facture a été mandatée 2 fois ; la logique voudrait que l'agence comptable ait rejeté un des mandats. N'y a-t-il pas un rejet qui n'a pas été réceptionné en gestion ?

bonne journée

ou faire un O. de revers pour le mandat en trop

Merci pour vos réponses.

Bien que ça y ressemble, aucun mandat n'a été rejeté.

En fait pour moi il n'y a pas vraiment de mandat en trop. Idéalement, il aurait fallu que celui du FS paie directement l'établissement ayant hébergé, mais pour le reste, à part de gonfler un peu la dépense globale, je ne vois comment gfc détecte une incohérence, ni avec quoi, sinon éventuellement dans la manière dont le mandat a pu être réceptionné et traiter pour cette ligne.

Non ?

N'y aurait-il pas une écriture passée manuellement au compte 6576 ? Je vérifierais le brouillard...

J'y vais de ce pas...

L'écriture n'est pas sur le brouillard de la fiche du compte 6576, n'a pas non plus été rejetée, et comme cela date, ma collègue de l'agence comptable est plongée dans la stupéfaction. L'écriture s'est volatilisée. Je suppose qu'il y a quelque part en compta géné quelque chose en attente, mais où ?

J'irai quand même vérifier les rejets non transféré de l'agence comptable vers l'ER /
A l'agence comptable :
compta générale
écriture
écriture automatique
rejet
et vérifier qu'il n'y a rien en attente.

Cela peut aussi être un transfert non réceptionné.
Il est possible de réceptionner les transferts dans n'importe quel ordre et passer outre le message d'alerte.
Après, ça peut donner ça, des écritures volatilisées !!

La collègue dit ne rien trouver.

Nous allons tenter une réimputation de compte pour le mandat passé au 6285, vers le 6576, sans changer le service pour ne pas créer un déséquilibre budgétaire du fonds social entre dépenses et recettes.

Je crains toutefois qu'un étrange fantôme rode dans la compta géné et ne finisse par se réveiller.

Est ce que cette écriture était la seule de ce bordereau ? Si c'est le cas, il est "simplement" possible que l'écriture ait été supprimée du brouillard par mégarde mais dans ce cas, le compte 4012 (ou 4662 ou 581 ou que sais je...) ne devrait pas être soldé.

Si c'est une écriture non réceptionnée ou effacée, le moyen de la savoir est simple, il suffit de regarder solde de la balance en cl6 et le comparer avec la situation des dépenses (normale+extourne).

Revo a écrit:

La collègue dit ne rien trouver.

Nous allons tenter une réimputation de compte pour le mandat passé au 6285, vers le 6576, sans changer le service pour ne pas créer un déséquilibre budgétaire du fonds social entre dépenses et recettes.

Je crains toutefois qu'un étrange fantôme rode dans la compta géné et ne finisse par se réveiller.

La réimputation ne servira à rien, car elle va mouvementer en même temps le 6567 de la comptabilité générale et le 6657 de la comptabilité budgétaire. Il y a aura donc toujours le même écart sur le compte 6576.


1: Regarder les fiches du compte 6567 en comptabilité générale et repérer toutes les écritures "non automatiques de GFC", c'est à dire les écritures manuelles. Ce sont ces écritures qui peuvent causer des écarts entre les 2 comptabilités.

2: S'assurer que le débit des opérations du compte 6567 (compta générale) corresponde au montant des mandats bruts au compte 6567 (comptabilité budgétaire) et que le crédit des opérations du compte 6567 (comptabilité générale) corresponde au reversements du 6567 (comptabilité budgétaire). S'il y a un écart plusieurs options:
 - c'est une écriture effacée : on peut la retrouver en pointant les mandats/reversements et les fiches de comptes
 - c'est un rejet non réceptionné et il faut chercher en comptabilité générale (écritures automatiques) à quel rejet cela peut correspondre

S'il y a des opérations d'extourne sur le 6567, il faut en tenir compte pour les comparaisons de la balance et des mandats/reversements.

3: S'il y a eu une restauration, il y a peut-être des opérations qui ont été involontairement supprimées et oubliées.....

4 : En dernier recours contacter l'assistance informatique, pour signaler un bug (ca peut malheureusement parfois arriver).

Nous avons fait cette réimputation, mais comme tu le soulignes cela n'a fait que perpétuer l'écart et générer la même anomalie. Restauration.

La comparaison classe 6 de la balance - situation de dépenses de la bud (mais sans l'extourne) laisse apparaitre l'écart.

Pas d'écriture manuelle sur le 6576, et le peu d'écritures (correspondant à un unique fonds social dans l'année) montre que la ligne de mandatement correspondant à l'écart n'a jamais atterri sur la fiche de compte. Comme cela date de plus d'un mois, la collègue de l'agence ne se souvient plus de ce qui s'est passé. Je pense à une écriture automatique réceptionnée puis effacée par mégarde. Est-ce possible au regard des effets observés ?

Auquel cas je me demande si une écriture manuelle ne pourrait pas venir rétablir l'équilibre : débit 6576 crédit 4662, puis voir si l'anomalie disparait ? Et ensuite faire un ordre de reversement sur le premier mandat passé au 6285 ? Qui viendrait solder le crédit laissé au 4662 ? Bien sûr, cela ne reflèterait pas tout à fait la réalité du mandat réellement fait au départ au 6285, mais ça me paraitrait un moindre mal.

j'interviens tardivement
deux choses
tout d'abord sur la forme
c'est quoi de passer un mandat sur un compte au hasard avant la commission de fonds social?
c'est 'excusez moi du terme) n'importe quoi
bon passons

ensuite, si il y a discordance c'est qu'il n'y a pas la même chose des deux côtés (logique)

donc il n'y a que deux cas
mandat rejeté non réceptionné en bud
mandat non réceptionné en géné

ou alors il y a restauration d'une svg de la compta géné qui a supprimé l'écriture
mais alors là c'est encore plus n'importe quoi que le coup du mandat d'attente

Revo a écrit:

Auquel cas je me demande si une écriture manuelle ne pourrait pas venir rétablir l'équilibre : débit 6576 crédit 4662, puis voir si l'anomalie disparait ? Et ensuite faire un ordre de reversement sur le premier mandat passé au 6285 ? Qui viendrait solder le crédit laissé au 4662 ? Bien sûr, cela ne reflèterait pas tout à fait la réalité du mandat réellement fait au départ au 6285, mais ça me paraitrait un moindre mal.

bon si les écritures sont effacées c'est que les sessions ne sont pas validées
il suffit de reprendre les bordereaux et de voir si toutes les écritures existent sur le JG
si ça n'existe pas, bon courage

Si c'est une écriture non réceptionnée (la repérer en budg et chercher le numéro de mandat concerné en générale), on peut toujours retransférer le mandat concerné mais solution à manipuler avec prudence...

L'agence comptable ne fait jamais de restauration sans recours au CRIA, donc logiquement la collègue se souviendrait.

Elle a vérifié partout pour le rejet non traité.

A part un effacement manuel, je ne vois plus rien d'autre.

Refaire l'écriture manuelle, ça vous parait vraiment vain ? Suivie d'une vérification d'anomalies ?

Déjà il semble que la différence soit de : 171.75 € ; c'est bien ça ?
Ca correspond à quoi dans la compta bud et compta géné ; un mandat identifié ? La différence est en plus dans quelle compta ?
Pas d'écriture manuelle en classe 6 faut trouver l'erreur avant.

Cette différence correspond bien à une ligne d'un mandat de fonds social. Elle n'a pas été traitée de suite, mise en stand by pour le problème évoqué dans mon tout premier poste, et aujourd'hui en s'y repenchant, elle est volatilisée.

On retrouve la différence en plus dans la situation gfc bud, par rapport à la classe 6 de la balance.

Et surtout, sur la fiche de compte du 6576, rien. On retrouve les autres lignes, mais aucune trace de celle ci.

Mais si l'écriture au compte 6576 a été supprimée manuellement en compta géné, la contrepartie (normalement au compte 4662) a été supprimée elle aussi. Donc il doit y avoir un solde au compte 4662, sinon c'est autre chose et alors il faut appeler le CRIA.

Un mandat fonds social c'est le plus souvent pour une créance.
Est-ce que cette créance a été impactée à un moment donné ?
Le transfert d'écriture de ce mandat ne comportait-il que ce mandat ?

Revo a écrit:

Cette différence correspond bien à une ligne d'un mandat de fonds social. Elle n'a pas été traitée de suite, mise en stand by pour le problème évoqué dans mon tout premier poste, et aujourd'hui en s'y repenchant, elle est volatilisée.

On retrouve la différence en plus dans la situation gfc bud, par rapport à la classe 6 de la balance.

Et surtout, sur la fiche de compte du 6576, rien. On retrouve les autres lignes, mais aucune trace de celle ci.

Donc il y a un mandat en compta bud qui n'a pas été traité en compta géné. Par conséquent le compte 6576 n'a pas été mouvementé en compta géné et on a cette situation.
Mais cette écriture de mandat doit bien se trouver qq part en compta géné en attente de traitement.
Si on ne trouve pas ce fichier à traiter là je dis : CRIA sans attendre et on n'essaye surtout pas des écritures pour rectifier.

Il n'y avait pas de créance derrière d'où le quiproquo initial, la mise en attente (où ?).

Effectivement, sage conseil que l'intervention du CRIA...

Je vous dirai le fin de l'histoire...

Par contre, si l'écriture a été supprimée manuellement, ainsi que la contrepartie au 4662, pourquoi y aurait-il un solde au 4662 ?

Revo a écrit:

Par contre, si l'écriture a été supprimée manuellement, ainsi que la contrepartie au 4662, pourquoi y aurait-il un solde au 4662 ?

Parce que le schéma d'écritures de prise en charge du mandat de FS est le suivant automatiquement :

D 6576 / C 4662 (écriture qui constate la dépense et laisse la destination en attente)
puis
D 4662 / C 581 (pour FQE sur créance, voire un compte de classe 4 en direct, voire 5159 si paiement)

Mais si on supprime la première écriture sans supprimer la seconde, il reste donc un solde au compte 4662. Si on a supprimé les 2 écritures, alors il reste un solde dans un autre compte de classe 4 celui qui devait être destinataire du FS (et si il y a eu paiement alors c'est le compte 5159 qui serait bancal).

volcan a écrit:

Revo a écrit:

Cette différence correspond bien à une ligne d'un mandat de fonds social. Elle n'a pas été traitée de suite, mise en stand by pour le problème évoqué dans mon tout premier poste, et aujourd'hui en s'y repenchant, elle est volatilisée.

On retrouve la différence en plus dans la situation gfc bud, par rapport à la classe 6 de la balance.

Et surtout, sur la fiche de compte du 6576, rien. On retrouve les autres lignes, mais aucune trace de celle ci.

Donc il y a un mandat en compta bud qui n'a pas été traité en compta géné. Par conséquent le compte 6576 n'a pas été mouvementé en compta géné et on a cette situation.
Mais cette écriture de mandat doit bien se trouver qq part en compta géné en attente de traitement.
Si on ne trouve pas ce fichier à traiter là je dis : CRIA sans attendre et on n'essaye surtout pas des écritures pour rectifier.

Comme je l'évoquais plus haut, le problème est que GFC n'est pas bloquant quand on prend les transferts dans le désordre (on a juste un message d'alerte mais on peut passer outre).
Si la personne a cliqué et que ce transfert n'a jamais été réceptionné on a un décalage.
D'où la demande de voir si dans le transfert du mandat concerné, il n'y avait que cette écriture.
Auquel cas, faire une sauvegarde avant, et reprise du transfert en question puis analyse de la SDE et balance voir si tout est bien revenu en place.

Pour la créance c'est simple, ta décision de FS mentionne le pimpin concerné.
Donc tu compares sa créance initiale (par rapport aux frais sco et ses éventuelles reconstat), les encaissements voir si le FS a été imputé ou non sur la créance

Oui, mais là il n'y avait pas de créance, c'était lié à la prise en charge d'une immersion en internat dans un autre établissement.

Question subsidiaire : cette anomalie "bloquante au compte financier" l'est-elle également dans une passation de service ? Sont-ce les mêmes blocages, ou plus souple ?

Idem pour une passation sur les écarts entre compta bud et géné

L'ami chocolat, le transfert d'écriture ne comportait effectivement que ce mandat.