Pistes pour des économies rapides

Bonsoir,

Je suis en train de m'arracher les cheveux sur mon budget. Je suis arrivé à la rentrée de septembre en provenance d'une autre académie, et la situation est très compliquée; le budget précédent a été voté en déséquilibre important, mais ça n'a pas suffi, et il a fallu reprélevé. Je redoute le compte financier et l'état de notre F.D.R., d'autant que les recettes du S.R.H. ont été notablement surévaluées. Je risque de me retrouver à la fin avec des dépenses réelles et des recettes hypothétiques...

Bref.

J'ai déjà identifié des pistes d'économies pour un établissement qui a trop longtemps vécu au-dessus de ses moyens. Avez-vous des conseils? 

Je cherche aussi d'éventuelles ressources nouvelles, mais ma marge de manœuvre est très réduite (à part les tickets commensaux à augmenter...). L'accueil d'un Greta est-il potentiellement rentable?

Concernant les dépenses, je trouve notre coût denrées élevé (2,30 euros). Je voudrais le baisser, mais il n'y a pas de groupements d'achats par chez moi; or, nous sommes une toute petite structure. J'ai peur que, non seulement je m'enquiquine à monter des marchés, mais en plus pour pas grand-chose, quand je vois notre masse financière très faible.

Merci de m'avoir lu.

Ca me rappelle moi y a quelques années ...
ca nous arrive tous ...

il fait nous en dire plus :

tu es de ou ? collège ? lycée ?  fixation autonome des tarifs de DP ?
des logements vides ?

y a t il des économies a faire sur : les affranchissements ? le papier ? les copies ? les frais de réception ? les frais de déplacements ? les poubelles ?
y a t il des contrats renégociables ?
combien de couverts sont servis ? DP ? internat ? autonome ? liaison ? ...
bref dis nous en plus


donne ton tel en MP on peut s'appeler

courage

Je préfère rester discret...

C'est un collège. Comment faire des économies sur les affranchissements? On a une machine à affranchir, que je trouve très chère... même question pour la ramette, je crois qu'on la touche à 1,20 euro.

la ramette à 1.20 c'est pas ça qui coûte cher
à moins de faire des millions de photocopies , ce qui est "improbable" dans un petit collège

le Greta abandonne l'idée
l'époque est plutôt à la fermeture, et contrairement à l'idée répandue ça ne rapporte pas à l'établissement support.
des IPDG, certes, mais rien ou presque sur le fonctionnement du bahut.

la cantine? même à 2.30€ tu n'es pas très cher..mais c'est un coût réel ou une estimation?
j'ai toujours été épaté par les collègues qui te donnaient le coût de l'assiette au centime près... 2.1855 et encore ils font un arrondi.
les groupements d'achat sur les petites unités, apportent peu d'économies sur les denrées...par contre cela sécurise ta procédure d'achat..

mais bon un budget pour l'année prochaine plu sincère devrait permettre de mieux fonctionner

le seuls service où l'on peut faire des économies et le ALO
il faut voir le contrat des photocopieurs..(demander pour cela à l'IZ il a des pistes de travail)
la machine à affranchir est elle utile? il existe affranchigo qui peut être rentable dans les petits collèges.
les contrats de vérifications ont ils été négociés? voir si un groupement académique n'existe pas pour le SSI les extincteurs, les portails, l'autocom...

après faut voir le FDR
et pour cela il n'est pas besoin d'attendre le COFI

Geston a écrit:

Je cherche aussi d'éventuelles ressources nouvelles, mais ma marge de manœuvre est très réduite (à part les tickets commensaux à augmenter...).

Proposer aux enseignants du primaire du coin ou aux autres administrations de déjeuner au self... faire des prestations type petits fours ou des buffet pour la mairie et..,  proposer l'utilisation des locaux en juillet pour le centre aéré (avec indemnisation du coût d'utilisation ), faire des conventions d'occupation de salle payant (je ne sais pas si on peut faire ça), louer les logements vacants

Dans quel(s) service(s) se trouve le déséquilibre au budget primitif 2017 ?

Les seules marges de manoeuvre sont surtout la viabilisation et la restauration.
A 2.30€ du coût denrée, tu te passes déjà la corde au cou.
Quant à la viabilisation, il faut avoir un CE ferme pour mener le bras de fer avec le Conseil Départemental quand la subvention de fonctionnement ne suffit pas : pas de sous pour le chauffage  = on ferme.
Effectivement, on peut gratter partout mais les gains sont souvent insuffisants.

Le seul endroit ou tu peut faire de véritables  économies c est en ALO Viabilisation ;
- revoir les périodes de chauffe ( couper le chauffage entre midi, couper plus tot en fin de journée, couper dès qu il y a du soleil )
- demander à chacun d éteindre les lumières et vidéo projecteurs lorsqu on quitte une pièce
- installer si ce n est déjà fait des robinets de chasse d eau à faible débit
- faire un relevé hebdomadaire des compteurs de fluide pour en mesurer l impact 

Après oui il faut revoir tes contrats d entretien pour gagner un peu de marges

Reprendre les contrats un par un et les remettre en concurrence dès qu'ils arrivent à échéance.
Trop de contrats ne sont pas renégociés (on en voit encore libellés en francs !!!), on retrouve ce type d'observations dans des rapports d'audit de CRC. Comme dit plus haut, il y a souvent beaucoup à gagner sur la reprographie.

Pour les contrats à renouvellement tacite et perpétuel..., il faut aussi être vigilant sur la clause de révision des prix. Certaines de ces clauses sont parfois tellement favorables au fournisseur qu'il est possible que le coût du contrat double en à peine quelques années, alors que l'inflation est particulièrement basse.

Bonjour,

Des pistes...

Tu dis que le collège vivait au dessus de ses moyens, peut etre que bcp de choses n'ont pas été renégociées.

Ici, pas de machine à affranchir, on colle des timbres, tu économises 500€/an.

En arrivant, j'ai aussi laissé tombé des contrats que je jugeais inutiles (ex: pour le standard téléphonique, à la prestation je m en sors pour 6 moins cher qu'avec un contrat).

Vérifie aussi les crédits accordés aux professeurs... peut etre que là aussi il y a des économies à faire.
Et renégocie les produits de nettoyage (ca peut chiffrer), vérifie que les quantités utilisées sont bonnes (bons dosages etc).
Vérifie que les consommations sont proches de celles d un collège de ta taille (ex: le nombre de photocopies, le coût de chaque copieur, etc).
Il est parfois utile de comparer avec un collègue ta situation des dépenses, ta liste de contrats (on trouve parfois de bons fournisseurs chez les collegues voisins). etc

Pour la restauration, trouves tu qu'il y a trop dans l assiette? que vous avez beaucoup de déchets?

Bon courage à toi.

Si tu es "honnête" dans ta gestion les ressources nouvelles que tu envisages à partir des recettes du services de restauration ne doivent servir que pour le SRH. Utiliser les recettes du SRH pour combler un déficit en ALO c'est de la magouille et de la mauvaise gestion.

Commencez par réduire les fournitures administratives (1500€ chez moi l'année de mon arrivée) et les personnes ont toujours leurs demandes satisfaites quand elles ne sont pas farfelues...
De plus, réduire l'affranchissement est possible, mais l'économie n'est pas forcément conséquente. Tu peux voir si les bulletins trimestriels sont envoyés, envoyer certains documents par mail plutôt que par courrier.
Enfin, tu peux réduire l'enveloppe dédiée aux crédits d'enseignement en globalisant ces crédits. Ils peuvent être alloués sur projets pédagogiques, ce qui a le mérite de supprimer les "marottes par matière" que l'on doit "cramer" avant la fin de l'année.
Chez moi, bien expliqué en conseil péda puis en CA : économie la 1ère année : 4 000€ et 100% de taux de satisfaction des demandes, une fois bien justifiées.
Bon courage.
Cordialement,

volcan a écrit:

Si tu es "honnête" dans ta gestion les ressources nouvelles que tu envisages à partir des recettes du services de restauration ne doivent servir que pour le SRH. Utiliser les recettes du SRH pour combler un déficit en ALO c'est de la magouille et de la mauvaise gestion.

Tout à fait d'accord.
D'ailleurs, j'aurais dû préciser dans ma pensée que l'objectif du SRH était de ne surtout pas être déficitaire mais bénéficiaire au minima.

Geston a écrit:

Bonsoir,

Je suis en train de m'arracher les cheveux sur mon budget. Je suis arrivé à la rentrée de septembre en provenance d'une autre académie, et la situation est très compliquée; le budget précédent a été voté en déséquilibre important, mais ça n'a pas suffi, et il a fallu reprélevé. Je redoute le compte financier et l'état de notre F.D.R., d'autant que les recettes du S.R.H. ont été notablement surévaluées. Je risque de me retrouver à la fin avec des dépenses réelles et des recettes hypothétiques...

C'est fou comme nos situations se ressemblent. Mais ça fait peur que l'on en soit encore là.

Tout le monde a donné toutes les pistes sauf une si ton établissement n'est pas en ville, tu dois avoir des frais de transport important pour les sorties. En passant par un marché négocié (pas simple devis mais discussion), j'avais réussi à diminuer de + de 50% ce coût.

Par contre, vu l'ampleur de la tâche, j'ai reporté certains changements sinon ils vont me pendre . Je mise sur les bonnes habitudes à long terme.

Déjà calcule tes recettes au plus juste, pour bien suivre ton budget dans l'année.

Tu dois les maximiser : demande de subvention voyages, projets avec l'état et surtout la CT en 1er lieu et puis partout ou tu pourra (ex : fédération des parents d'élèves, étudie ça avec ton CE), et aussi essaye de faire tourner ton SRH au max : sensibilise les profs sur la nécessité d' y venir manger, et si tu peux augmente la contribue aux services généraux.

Ensuite lance toi dans une démarche de "cost killer" : revoies tes fournisseurs, passe des marchés, négocie chaque prix comme un marchand de tapis et ajuste avec les travaux car sur la pédago. tu peux difficilement reporter des achats.

Et surtout suis bien ton budget toute l'année, monte le avec principe de prudence comptable et ne dépense pas l'argent que tu n'as pas surtout!!

Si tu fais tout ça la situation s 'améliorera.

2 pistes d'économies relativement importantes pour un budget de collège (expérimentées récemment):

- la reprographie : passer un contrat d'achat-location (ça suppose d'avoir un Fdr suffisant au départ), ça prend un peu de temps et bien entendu ça dépend du coût de résiliation du contrat actuel.
Il faut bien étudier ce point : si vous avez la possibilité de passer les achats sur OPC, le budget de fonctionnement 2018 sera de fait divisé par trois ou 4 puisqu'il n'y aura plus la location. Et le prix des copie est devenu dérisoire

- le contrat téléphonie. Avec la concurrence acharnée, c'est devenue facile et contrairement aux contrats copieurs on peut résilier aisément. Si le commercial refuse de se déplacer, c'est mauvais signe

Après, le cas échéant:
- Contrats de vérifications des installations électriques qui coûtent une blinde, genre 2000€ annuels. Intervention chaque année ou tous les deux ans ? se renseigner sur la législation, il me semble que la loi dit 2 ans mais j'ai un doute ;
 - utiliser la totalité des crédits État Vie de l'élève pour les projets péda ;
- Faire voter des participations familles pour les sorties générées par l'enseignement pratique interdisciplinaire (EPI) ;
- supprimer de suite le contrat téléphonique qui ne sert à rien (au moins pour 2018)

Un très grand merci pour ce partage d'expérience

GFC a écrit:

 - utiliser la totalité des crédits État Vie de l'élève pour les projets péda ;

Vraiment ?

ooooooooli a écrit:

GFC a écrit:

 - utiliser la totalité des crédits État Vie de l'élève pour les projets péda ;

Vraiment ?

Lol, on garde ce qu'il faut pour les fonds sociaux en effet

Alomero a écrit:

Dans quel(s) service(s) se trouve le déséquilibre au budget primitif 2017 ?

J'insiste car si les réponses des collègues sont toutes des pistes valables, il te faudra les creuser et les choisir en fonction de la situation de départ au sein de chaque service.

Première piste de flemmard qui n'a pas d'imagination : tout commander à l'UGAP. Accessoirement, quand on a topé l'UGAP en flag d'être plus cher que le catalogue d'à côté, on fait un écart. Mais seulement dans ce cas-là. Ca met une sacrée baffe à pas mal de dépenses, très rapidement. Les copieurs sont la principale fuite d'argent, mais faut tomber au moment du renouvellement du contrat, pas évident.

Le téléphone : aujourd'hui un collège peut espérer un dégroupage avec appels illimités pour 4000 € TTC par an. Penser à interdire le recours aux services de renseignements en faisant bloquer le 118 sur le standard. L'ascenseur : avec un marché publié, on descend facilement à un microscopique 1200 € pour trois niveaux, là où on payait souvent le triple. Pour les extincteurs, c'est plus délicat, dans le concret il n'est pas évident de gagner beaucoup sur le contrat. En revanche, en achetant les réassorts d'extincteurs à l'UGAP au lieu de les prendre à la boîte de maintenance, on gagne un petit 70 %.

En mettant ce petit programme en route, en trois mois on peut facilement fabriquer 5k€/an dans un collège, et encore autant à l'échelle d'une année supplémentaire. Sauf si l'on a la malchance de passer derrière quelqu'un qui a déjà fait le boulot, mais c'est hélas assez rare.

Te casses pas, il faut croire que Geston a trouvé seul sa réponse depuis son post initial car il n'est pas revenu sur le sujet.

Certes mais toutes ces réponses peuvent servir à tout un chacun : c'est toujours intéressant.

Tiens, l'hiver arrive, et... Polaire revient poster !

Salut les potos !

polaire a écrit:

Certes mais toutes ces réponses peuvent servir à tout un chacun : c'est toujours intéressant.

Tu as raison sur ce point mais reconnais que ces questions auxquelles il est répondu de façon précise, détaillée, ceci en prenant sur son temps de boulot ou personnel, mériteraient que la personne y revienne, ne serait-ce que par politesse.

GFC a écrit:

2 pistes d'économies relativement importantes pour un budget de collège (expérimentées récemment):

...
Après, le cas échéant:
- Contrats de vérifications des installations électriques qui coûtent une blinde, genre 2000€ annuels. Intervention chaque année ou tous les deux ans ? se renseigner sur la législation, il me semble que la loi dit 2 ans mais j'ai un doute ;
 - utiliser la totalité des crédits État Vie de l'élève pour les projets péda ;
- Faire voter des participations familles pour les sorties générées par l'enseignement pratique interdisciplinaire (EPI) ;
- supprimer de suite le contrat téléphonique qui ne sert à rien (au moins pour 2018)

dans mon lycée après mise en concurrence : 1 400 €, pou rune intervention par an, et une approfondie tous les 4 ans.
L'UGAP propose quelque chose avec VERITAS...à un prix honnête.