MAPA voyage: chronologie, dates etc.

Bonsoir la Team™,
J'ai lu beaucoup de posts sur les voyages et les marchés et j'ai déjà trouvé beaucoup de réponses mais quelques questions subsistent. Je vous expose mon cas (simple apparemment), et si vous pouviez me dire ce que vous feriez et dans quel ordre, ça me rendrait fort service <3

Un voyage est prévu pour mars 2018. J'ai publié un MAPA sur AJI, avec un règlement de consultation et le programme. 3 offres reçues.
On en est là:
- réunion avec profs + C.E pour choix du voyagiste à la rentrée de novembre.
- CA prévu 2 jours après pour : voter l'autorisation de faire le voyage + son budget (qui sera intégré au budget 2018 du coup...je passe sur le fait que du coup, si le voyage est retoqué, ben, mon budget 2018 aussi?...)


Là où je coince:
- Comment notifier au voyagiste retenu qu'on l'a retenu, justement? Dois-je l'appeler, lui écrire, lui signer quelque chose...? Quand un voyagiste signe un acte d'engagement, il s'engage sur mon règlement de consultation ou sur son offre? (exemple: dans le programme les profs ont mis une activité "obligatoirement le mercredi" et le voyagiste la propose le mardi (et on est d'accord))

- Dans le règlement de consultation, j'ai noté que le marché serait notifié au titulaire avant mi-décembre: ai-je fait une connerie? parce que du coup, c'est un engagement juridique sur 2017?
- Pour ce qui est du paiement, j'ai compris qu'en 2017, si le voyagiste demande un acompte par exemple en décembre, ce sera un OP pris sur la tréso. Mais du coup, je fais quand même un OR en 2017 pour constater les paiements des familles?
- le premier versement justement, dois-je le demander juste après que l'acte du C.A soit exécutoire, ou dois-je attendre de notifier le marché au voyagiste et donc de l'avoir appelé ou lui avoir signé des trucs?




Désolée pour le pavé... Merci encore à vous <3

Bonsoir,

Si je me souviens bien, à l époque ou j ai pu faire quelques MAPA, on est tenu de notifier l attribution du marché, mais aussi la non attribution aux candidats non retenus. Je le faisais de façon écrite.

Pour l engagement, tout dépend si tu as indiqué que tu acceptais ou non les variantes. 

Pour le reste, je vais laisser les pros de la compta répondre !

Nous sommes dans un pays de droit écrit donc notification par écrit dans les conditions prévues dans ton marché (ça peut être un bon de commande) et courrier aux prestataires non retenus qui pourront demander des précisions sur les raisons de leur éviction (demandes auxquelles il  est obligatoire de répondre). Sur GFC, tu peux faire des approvisionnements anticipés sur 2018 dès le 1er décembre 2017.
Le jour de visite est à mon avis une condition non substantielle du marché donc si le mardi convient, je n'en ferais pas cas.
Des que ton acte est exécutoire, tu peux encaisser (techniquement tu pourrais même le faire avant mais dans le cas d'espèce, tu as du temps donc pas de nécessité de se presser), tes relations avec le prestataire n'ont rien à voir avec tes relations avec les familles. En général, on echelonne les règlements pour que tout soit encaissé avant le départ. 
Si c'est un prof qui récolte les chèques, il faut lui donner mandat pour le faire.

Déjà, voyage retoqué ne veut pas dire budget retoqué mais DBM si besoin.

La notification doit être écrite et idéalement ne pas être faite avant ou dans le même temps que les refus mais juste un peu après. Au cas où...

Tu as fait un règlement de la consultation mais valait-il CCP ? Si oui, ses clauses prévalent et toute modification du marché (attention, non substantielle et ne remettant pas en cause l'économie du marché, donc OK pour changer la sortie d'un jour) doit se faire là aussi par écrit annexé au marché. Si non, tu prends l'offre telle quelle.

La notification avant mi-décembre constitue bien un engagement juridique mais pour une prestation avec date d'effet en 2018 et budgetée ainsi. Pas de problème.

Si les acomptes sont payés avec la méthode de l'OP et non des charges constatées d'avance, ne rien faire en 2017 et régulariser en 2018 par mandat pour ordre. Pour l'OR en revanche, il faudrait idéalement le faire en 2017, quitte à user de la technique des produits constatés d'avance pour annuler l'écriture 2017 et la repasser en 2018 pour la rattacher au bon exercice. Mais c'est lourd, alors la plupart du temps on demande juste un OR l'année d'après. Sauf que la conséquence est que les encaissements faits entre temps ne seront pas affectés à un compte de voyage mais d'avance. Puis il y aura une écriture comptable au moment de l'OR.

Autant il faut une copie du contrat pour commencer à payer le prestataire, autant on peut encaisser dès que possible. On ne fait pas un OR pour constater les paiements mais pour constater ce qui est dû à l'établissement. Mais là encore, le compte de classe 4 sur lequel seront versées les sommes dépend de ce que l'OR aura été préalablement passé, ou non.

Moi, en général je demande 1 devis pour budgéter le voyage sur 2018 et je lance mon MAPA après.

Alpha_N a écrit:

Un voyage est prévu pour mars 2018. J'ai publié un MAPA sur AJI, avec un règlement de consultation et le programme. 3 offres reçues.
On en est là:
- réunion avec profs + C.E pour choix du voyagiste à la rentrée de novembre.
- CA prévu 2 jours après pour : voter l'autorisation de faire le voyage + son budget (qui sera intégré au budget 2018 du coup...je passe sur le fait que du coup, si le voyage est retoqué, ben, mon budget 2018 aussi?...)

- Comment notifier au voyagiste retenu qu'on l'a retenu, justement? Dois-je l'appeler, lui écrire, lui signer quelque chose...? Quand un voyagiste signe un acte d'engagement, il s'engage sur mon règlement de consultation ou sur son offre? (exemple: dans le programme les profs ont mis une activité "obligatoirement le mercredi" et le voyagiste la propose le mardi (et on est d'accord))

- Dans le règlement de consultation, j'ai noté que le marché serait notifié au titulaire avant mi-décembre: ai-je fait une connerie? parce que du coup, c'est un engagement juridique sur 2017?
- Pour ce qui est du paiement, j'ai compris qu'en 2017, si le voyagiste demande un acompte par exemple en décembre, ce sera un OP pris sur la tréso. Mais du coup, je fais quand même un OR en 2017 pour constater les paiements des familles?
- le premier versement justement, dois-je le demander juste après que l'acte du C.A soit exécutoire, ou dois-je attendre de notifier le marché au voyagiste et donc de l'avoir appelé ou lui avoir signé des trucs?

Tu as tout bien fait.
Lorsque le prestataire signe un acte d'engagement il s'engage sur ton marché puisqu'en bonne logique son offre doit être conforme à ta demande sinon il ne peut être retenu. Dés lors si ton cahier des charges est bien fait il n'y a besoin de signer aucun autre document ou contrat (ca c'est important notamment pour les photocopieurs).
Je redis au passage qu'on n'est jamais obligé de signer un marché après une mise en concurrence car on peut toujours déclaré le marché sans suite du moment qu'on l'a pas notifié. C'est en engagement juridique pour 2018 fait en 2017 : il n'y a strictement aucun problème. Pas plus que lorsque vous faites un marché en N pour début au 01/01/N+1.
Pour l'acompte en N pour un voyage N+1 moi je procède par OP donc ni mandat ni OR. Un OP est hors budget : pas de dépense en classe 6 et pas de recette en classe 7.
L'encaissement des familles peut intervenir même avant le vote du CA ; une avance ça se rembourse. Avant le vote du CA et l'OR c'est une avance, après c'est une créance. Bien entendu l'OR ne peut être fait qu'avec un acte du CA.

Merci BEAUCOUP à vous 4 !
En lisant vos réponses dans le week-end j'ai pu dormir, rassurée !
Et ce matin, tout est parfaitement clair!

Volcan a le don de rendre les choses simples.