Pour moi cela ne pose pas de problème.
On peut acheter d'occasion et à un particulier : la PJ s'appellera un mémoire au lieu d'une facture.
Vous savez qu'il existe un site vachement pratique ? On y trouve notamment ça (ancienne réponse DAF, ce qui explique les montants anciens) :
Un établissement peut il acheter sans formalisme à un particulier qui ne délivrerait qu’une « facture » manuscrite ?
En application du principe de libre accès à la commande publique rappelé à l’article 1er du code des marchés publics, rien ne s’oppose à ce qu’une personne physique puisse être titulaire d’un marché public.
L’article 11 de ce code impose la production d’un écrit pour les marchés d’un montant supérieur à 15 000€ HT (montant au 01/08/12). L’article 28 précise que lorsque leur valeur estimée est inférieure au seuil de passation des marchés formalisés, les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée. En l’espèce, le montant de la dépense est [...] inférieur aux seuils précités. L’établissement peut ainsi acheter à ce particulier sans formalisme particulier, notamment sans mise en concurrence préalable. La vente se conclut de gré à gré. S’agissant de la « facturation », la règle est posée à l'article L. 441-3 du code de commerce. Celui-ci précise que tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. S'agissant des activités commerciales, seules les entreprises individuelles et les sociétés commerciales, immatriculées au RCS, peuvent valablement émettre des factures. Un particulier qui vend occasionnellement un bien lui appartenant ne peut émettre valablement de factures. La pièce justificative à joindre lors du règlement de la prestation ne pourra être qu’un mémoire (ou un contrat) qui ne pourra donc pas faire apparaître l’ensemble des mentions obligatoires devant figurer sur une facture (on y trouvera pour autant le nom des parties, l'objet, le prix et la date). Quant à la TVA, la vente occasionnelle de biens d’occasions par de simples particuliers n’est pas imposable car elle ne constitue pas une activité économique. En conclusion, le mémoire établi par ce particulier parait suffire pour justifier la prise en charge du mandat. Il n’y a pas lieu en la matière de faire valider cet achat par le conseil d’administration. Enfin, il est toujours utile de recommander à l’ordonnateur de s’assurer de la provenance des biens pour éviter d’acheter à des particuliers qui biens qui ne leur appartiennent pas.
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Ce métier a failli avoir ma peau. Un conseil à ceux qui envisageraient de le faire : fuyez !