Rapport agent

Bonjour,

Malgré plusieurs réunions et rappels oraux, je me vois obligée de faire un rapport à mon équipe de cuisine concernant divers problèmes d'hygiène.

Quel modèle de rapport puis-je utilisé ? Dois-je faire signer à l'agent en question ? sous couvert du chef d'établissement ?

Merci de votre aide dans ces moments très difficiles !

Bonjour,

La CT a mis en place des protocoles?
Içi en cas de dysfonctionnement, un rapport est envoyé à la CT sur la défaillance constatée et les moyens mis en œuvre pour remédier au pb.

Si rapport il y a il passe par le CE.

Décrire les mesures qui sont prévues
Constater les manquements constatés.
Décrire les correctifs.

Faire signer le ou les personnes concernées.

Le plus simplement possible, genre : J'ai l'honneur de porter à votre connaissance les faits suivants : ..............
"Ton rapport ne doit relater que les faits (si possible, les dates, l'heure, en présence de untel, si c'est le cas...) mais jamais de jugement de valeur  ni de ressenti.
Sois le plus précis possible, ne pas en rajouter. Si tu as noté chaque incident ça sera un plus.
Les agents doivent signer le rapport. S'ils refusent de le faire, faire témoigner par écrit sur ledit rapport par un tiers,  que ceux-ci en ont bien pris connaissance mais refusent de signer. 
Je pense qu'il est plus judicieux d'établir le rapport par la voie hiérarchique, donc  S/c du CE. 
L'adresser à l'autorité la plus haute de la collectivité : La (e)  président (e).
Ne pas demander  de sanction à l'employeur, mais le laisser seul juge des mesures qui s'imposent.
Je convoque à un entretien de recadrage au préalable avec rapport par la suite, et c'est ensuite, si pas d'amélioration que j'établis le rapport circonstancié à l'employeur.
Je termine mon rapport par la phrase suivante: 
"Au vu de l'ensemble de tous ces faits énoncés, je me tiens à votre disposition pour envisager ensemble et dans l'intérêt du service, une solution rapide à ces problèmes".
Nous n'avons pas un boulot facile, et tu as raison de recourir à la régulation hiérarchique lorsque des membres de l'équipe dysfonctionnent et donc s'écartent des règles. Nous devons à cet effet nous conduire en cadre responsable.
Les collègues te donneront également leurs avis et à toi de juger ce qui te parait la plus appropriée comme démarche.
Bon courage.

Vu le domaine de compétences, je prendrais l'attache de la CT pour voir ce qu'ils préconisent. Mais effectivement, dans tous les cas, l'écrit devra être factuel.

Sinon, je pense qu'avant de passer à la case "rapport", il serait souhaitable de passer à la case rappel écrit des dysfonctionnements constatés et des mesures correctives à mettre en place, au besoin avec le CE et la CT en copie. C'est plus progressif et n'empêche pas le rapport ultérieur si les mesures ne sont pas suivies d'effet.

Sapotille a écrit:

Les agents doivent signer le rapport. S'ils refusent de le faire, faire témoigner par écrit sur ledit rapport par un tiers,  que ceux-ci en ont bien pris connaissance mais refusent de signer. 

Surtout pas !
Le rapport doit être versé au dossier de l'agent, ça suffit.
Sinon le risque est grand que ce rapport soit considéré comme une sanction administrative déguisée.

Alomero a raison (j'ai plaisir à le dire) : un rappel écrit s'impose, et pas dans un style punitif, mais comme une consigne à suivre, consigne bien formulée (et non de prétendus rappels oraux), et si possible adressée et signée par tous les personnels concernés.

+1 avec LF.
Pourquoi vouloir absolument faire signer un rapport ?
Note administrative aux agents pour exiger le respect des règles, rapport transmis au pouvoir hiérarchique (la CT) pour appuyer une éventuelle sanction, à venir à plus ou moins long terme.
Le rapport n'est pas un mode de communication à destination des agents, nui une punition. C'est un élément qui permet de tracer un passif.

Je ne fais pas signer un rapport éventuel par l'agent.
Auparavant j'ai exposé des griefs dans un entretien (à 3 avec le CE si ça me semble suffisamment grave pour éventuellement susciter un rapport ultérieur).
Si les symptômes persistent, consulter votre médecin j'avertis l'agent que je fais un rapport pour les griefs précédemment énoncés en entretien, mais je ne le lui fais pas signer pour entendre une énième contestation de l'agent qui ne serait pas d'accord. Au bout d'un moment, faut trancher.
Ma CT approuve ce fonctionnement et ne demande pas de signature de l'agent.

A Nethou : Normal que la CT se passe de la signature : elle est maîtresse du jeu et le rapport c'est du pipi de chat qui te couvrira pas même un petit peu si il y a une intoxication grave ...

Je fais systématiquement des rapports aux agents lorsque leur manquement le justifie.
Je leur en donne une copie et leur fait attester avec signature sur l'original la date de remise de la copie.
Ensuite, j'envoie le document à la CT.
Cela a été efficace, en deux ans, j'ai deux-trois contractuelles défaillantes qui n'ont pas été renouvelées, une titulaire qui a fait l'objet d'une sanction disciplinaire et une autre qui a reçu un courrier l'informant que si elle n'atteignait pas les objectifs que je lui ai fixé par écrit dans un délai de deux mois, elle ferait l'objet d'une procédure disciplinaire qui pourrait aboutir à sa radiation.
J'ai maintenant une équipe qui tourne mieux et on a découvert que des boulets savaient en fait très bien faire leur travail.

Notre CTR exige que le rapport soit signé par l'agent et en cas de refus par celui-ci, qu'un témoin atteste que l'agent refuse de signer.
Une collègue s'est vu refuser un rapport qui ne comportait pas la signature de l'agent. Il lui a été retourné par la CTR.
La responsable à notre CTR m'a bien suggéré cette démarche avant d'envoyer le rapport pour éviter qu'il ne soit retoqué.
Elle précise qu'ils n'ont aucune preuve que ce rapport n'a pas été établi à l'insu de l'agent.

Progressivité a écrit:

Alomero a raison (j'ai plaisir à le dire)

J'ai plaisir à le lire

Sapotille a écrit:

Elle précise qu'ils n'ont aucune preuve que ce rapport n'a pas été établi à l'insu de l'agent.

Evidemment puisqu'on a parfaitement le droit d'établir ce rapport à l'insu de l'agent.

On a le droit, mais la collectivité ne plussoie pas à cette procédure. Au risque de voir retoquer mon rapport, je continuerai à faire signer l'agent le cas échéant, même si je ne tire pas mes ordres de celle-ci.

On ne "retoque" pas un rapport.
La CT doit le joindre au dossier de l'agent. Ne pas le faire constitue une faute. J'ai même vu des poursuites pénales pour ça.

Je suis émerveillé de voir le nombre de personnes qui croient que cette façon de faire est raisonnable et repose sur quelque chose.

Newgest89 a écrit:

Bonjour,

Malgré plusieurs réunions et rappels oraux, je me vois obligée de faire un rapport à mon équipe de cuisine concernant divers problèmes d'hygiène.

Quel modèle de rapport puis-je utilisé ? Dois-je faire signer à l'agent en question ? sous couvert du chef d'établissement ?

Merci de votre aide dans ces moments très difficiles !

Que le rapport concerne une équipe me pose problème, il y a des personnes précises qui n'ont pas exécuté des missions, ou sinon c'est qu'il y avait un flou dans la répartition et donc personne ne s'est senti désigné (cas classique).

Newgest89 a écrit:

Bonjour,

Malgré plusieurs réunions et rappels oraux, je me vois obligée de faire un rapport à mon équipe de cuisine concernant divers problèmes d'hygiène.

Quel modèle de rapport puis-je utilisé ? Dois-je faire signer à l'agent en question ? sous couvert du chef d'établissement ?

Merci de votre aide dans ces moments très difficiles !

Tes autocontrôles en matière d'hygiène donnent quels résultats ?

Vous ne pourriez pas convoquer le chef cuisine en présence du CE pour évoquer les problèmes rencontrés et rappeler les responsabilités du chef cuisine en matière d'haccp d'une part et les risques pour les élèves d'autre part ?

En cas de véritable risque pour la santé des élèves, il vous faut essayer de prendre des mesures correctives sans délai.

Sapotille a écrit:

Je soutiens qu'un rapport peut être retoqué, tout comme une loi, un texte ou ses dispositions... qui peuvent être refusés, ne pas être acceptés en l'état, être rejetés ou encore être renvoyés pour révision.

S'agissant de cette fameuse signature, je ne crois pas avoir de leçons à donner à la CT à cet égard. Je suis prête à parier que ses dirigeants  sont au courant du fait que le rapport  doit être versé au dossier de l'agent.

Si tu estimes pas raisonnable du tout le fait de recueillir la signature d'un agent sur un rapport  circonstancié qui ferait  état des manquements commis par lui,  je ne crois pas non plus que cette procédure constitue une erreur de droit.

Flûte alors.
J'aurais bien mieux fait de te demander de recevoir le gentil OPJ qui est venu saisir les pièces du dossier d'un agent dans mon bureau précisément pour une question de "rapport retoqué".
Un rapport signé par l'autorité hiérarchique et adressé à l'autorité de nomination est un acte achevé. Ne pas le mettre dans le dossier de l'agent est manifestement un délit. Ca ne veut pas dire que l'autorité de nomination considère que ce rapport est vrai. Si elle considère qu'il est inexact ou mensonger, en revanche, elle doit dénoncer les faits au proc. En théorie.

On ne refuse pas les lois, on ne les rejette pas et on ne les renvoie pas pour révision. Il me semble que tu confonds avec la procédure pour les décrets CE, qui a lieu avant leur édiction.

Sapotille a écrit:

Je ne prétends pas détenir la vérité absolue, mais je trouve ton propos, Le Forgeron, très péremptoire.

Je soutiens qu'un rapport peut être retoqué, tout comme une loi, un texte ou ses dispositions... qui peuvent être refusés, ne pas être acceptés en l'état, être rejetés ou encore être renvoyés pour révision.

S'agissant de cette fameuse signature, je ne crois pas avoir de leçons à donner à la CT à cet égard. Je suis prête à parier que ses dirigeants  sont au courant du fait que le rapport  doit être versé au dossier de l'agent.

Si tu estimes pas raisonnable du tout le fait de recueillir la signature d'un agent sur un rapport  circonstancié qui ferait  état des manquements commis par lui,  je ne crois pas non plus que cette procédure constitue une erreur de droit.

Le rapport n'est pas "retoqué", mais la CT peut ne pas en tenir compte (surtout s'il n'y a pas grand chose dedans).
Ce n'est qu'un élément de leur dossier disciplinaire éventuel.
La signature du rapport par l'agent est une sorte de réflexe du temps où c'est nous-mêmes qui les gérions.

Exiger la signature de l'agent sur un rapport est une stratégie. Pas une obligation. Elle permet de s'assurer que les reproches formulés à l'encontre de l'agent sont assurément connus de lui, au plus tard au moment où il prend connaissance du rapport. Cela permet de s'assurer qu'il y a eu une dialogue avant d'envisager une éventuelle sanction.
Cela étant dit, rien n'impose de discuter avec un agent avant de le sanctionner, si ce n'est le bon sens en fonction de la gravité de ce qui lui est reproché.
Dans les cas les plus fréquents, les rapports permettent le plus souvent d'établir une chronologie des événements, des reproches formulés à l'encontre de l'agent, de se faire une idée de ce qu'il se passe.
Il n'y a donc effectivement pas à retoquer un rapport. Ce serait comme retoquer la pluie ou le crépuscule.

Ce fil mélange 2 problèmes : comment réagir face à une insuffisance d'hygiène (bien l'établir après procédure bien écrite et signée par les agents : et alors informer immédiatement la CT en même temps que faire une réunion ou recevoir l'intéressé, voire l'écarter des cuisines). Et la question des sanctions, qui ne relève pas du gestionnaire : la CT fait ce qu'elle veut, une fois l'étape précédente effectuée. Nous n'avons pas à demander de sanction.

J'ai lu à plusieurs reprises: "nous n'avons pas à demander de sanction".
Cependant, notre collectivité de rattachement a édicté une procédure dans laquelle elle demande à l'EPLE qui rédige un rapport sur le manquement d'un agent de demander explicitement une sanction à l'encontre de celui-ci.

La CT ne peut pas déléguer son devoir/pouvoir de sanctionner. Et la demande de sanction est partie intégrante de la procédure de sanction, du moins c'est ce qu'en fait la CT concernée. C'est extraordinaire.

Ne pas faire signer un rapport à l'agent est déjà un problème pour amener une future sanction. C'est imaginer que le supérieur hiérarchique a tout pouvoir sans contrôle ni contre partie.
De plus, l'agent pourra toujours nier avoir agit tel que décrit dans le rapport, qu'il n'a jamais été informé de "ses dérives" et sera soutenu à 2000% par les syndicats et donc peu de chance que le rapport aboutisse, sauf à prouver autrement que les procédures ou les ordres n'ont pas été respectés.

Le fait que l'agent signe ne signifie pas qu'il est d'accord avec le rapport ou l'éventuelle demande de sanction mais qu'il est informé de la situation.
Au même titre que lors des entretiens professionnels.
Cela prouve le dialogue entre l'agent et sa hiérarchie même si cette dernière n'est que fonctionnelle. Et appuiera d'autant plus la sanction si elle doit être demandée et présentée en Conseil de discipline.
De plus un rapport ne doit pas pouvoir rester dans un dossier au-delà d'un certain temps comme l'avertissement ou le blâme.
Je pense qu'il y a une confusion sur le fait de signer un quelconque document par un agent, cela ne l'engage pas mais permet à la hiérarchie de démonter qu'elle n'a pas agit par le fait du prince.

Après à chacun de voir midi à sa porte et espérer des sanctions sur un simple rapport sans que les parties soient toutes informées, je pense qu'un bon avocat se fera un plaisir de démontrer l'irrecevabilité de ce rapport sans signature que celui de son émetteur.

Xavier1974 a écrit:

Ne pas faire signer un rapport à l'agent est déjà un problème pour amener une future sanction. C'est imaginer que le supérieur hiérarchique a tout pouvoir sans contrôle ni contre partie.
De plus, l'agent pourra toujours nier avoir agit tel que décrit dans le rapport, qu'il n'a jamais été informé de "ses dérives" et sera soutenu à 2000% par les syndicats et donc peu de chance que le rapport aboutisse, sauf à prouver autrement que les procédures ou les ordres n'ont pas été respectés.

Le fait que l'agent signe ne signifie pas qu'il est d'accord avec le rapport ou l'éventuelle demande de sanction mais qu'il est informé de la situation.
...
Je pense qu'il y a une confusion sur le fait de signer un quelconque document par un agent, cela ne l'engage pas mais permet à la hiérarchie de démonter qu'elle n'a pas agit par le fait du prince.

Après à chacun de voir midi à sa porte et espérer des sanctions sur un simple rapport sans que les parties soient toutes informées, je pense qu'un bon avocat se fera un plaisir de démontrer l'irrecevabilité de ce rapport sans signature que celui de son émetteur.

A te lire, on a l'impression que la seule signature du rapport par l'agent le valide non seulement comme document mais "avalise" les griefs qui y sont formulés.
Signature ou pas, un agent peut toujours (et heureusement !) contester ce qui lui est reproché.
Et signature ou pas, même une pointure du barreau ne pourra avancer l'"irrecevabilité" d'un écrit du supérieur fonctionnel de l'agent.

Nous ne sommes plus supérieurs hiérarchiques des agents, un rapport sur l'un d'entre eux est la simple matérialisation de griefs restés sans effets sur l'attitude et le comportement professionnels que l'on attend de lui, portés à la connaissance de son autorité hiérarchique. Qu'il en ait connaissance ou pas n'a aucune incidence réglementaire, la question est plutôt de rédiger et de justifier le rapport par des éléments factuels et concrets sur ce qui lui est reproché. Faute de quoi, signature ou pas, l'agent peut toujours dire que tout est faux et que si le GM dit noir, lui affirme que blanc.
Mais si le rapport est correctement étayé, il sera ensuite beaucoup plus difficile, même pour un ténor du barreau, de "démontrer" que le GM agit "par le fait du prince". Surtout que dans le cas qui nous occupe (problèmes d'hygiène en cuisine), même pour une équipe, il y a dans le cadre HACCP toute une série de contrôles, auto-contrôles et procédures traçables qui permettent de vérifier négligence(s) et manquements.

Alors il faut bien lire ce que j'ai écrit. Le fait de signer ne valide pas les faits mais valide le fait que l'agent en est informé. Point! Et augmentera les "chances" d'une possible sanction.
Quant au fait d'écrire un rapport qui aura des conséquences disciplinaires pour un agent s'en l'en informer risque d'aboutir à une non sanction ou une sanction contestable.
Nous sommes dans un pays ou il y a un droit opposable et tout agent pour pouvoir préparer sa défense doit être informé.
Après libre à chacun d'espérer une sanction si les procédures disciplinaires ne sont pas respectées. D'autant que les agents des EPLE sont le c.l entre deux chaises. Si dès le départ un dossier est monté correctement avec des consignes, des avertissement oraux puis des écrits et enfin un rapport dont l'agent aura eu connaissance de préférence (ou courrier l'informant de cette demande de sanction) et bien la CT ou le conseil de discipline (suivant le groupe de sanction) risque de trancher dans le sens de la hiérarchie fonctionnelle...
Après ce n'est que mon avis, chacun fera comme il voudra.

Bref y a des droits de la défense et un principe du contradictoire en matière disciplinaire...

n'oubliez pas une chose, un agent c'est aussi un fonctionnaire comme vous, comme nous. Certains chefs ont un comportement comme ceux du privé, comme s'ils étaient chefs d'entreprise et pouvaient "virer" les gens comme bon leur semblent.

D'autres se croient plus fonctionnaires que d'autres, donnant l'impression d'être tout puissants quant à "vouloir" la peau d'un agent.

STOP !

NOBODY IS PERFECT !

Xavier1974 a écrit:

Ne pas faire signer un rapport à l'agent est déjà un problème pour amener une future sanction. C'est imaginer que le supérieur hiérarchique a tout pouvoir sans contrôle ni contre partie.
De plus, l'agent pourra toujours nier avoir agit tel que décrit dans le rapport, qu'il n'a jamais été informé de "ses dérives" et sera soutenu à 2000% par les syndicats et donc peu de chance que le rapport aboutisse, sauf à prouver autrement que les procédures ou les ordres n'ont pas été respectés.

Le fait que l'agent signe ne signifie pas qu'il est d'accord avec le rapport ou l'éventuelle demande de sanction mais qu'il est informé de la situation.
Au même titre que lors des entretiens professionnels.
Cela prouve le dialogue entre l'agent et sa hiérarchie même si cette dernière n'est que fonctionnelle. Et appuiera d'autant plus la sanction si elle doit être demandée et présentée en Conseil de discipline.
De plus un rapport ne doit pas pouvoir rester dans un dossier au-delà d'un certain temps comme l'avertissement ou le blâme.
Je pense qu'il y a une confusion sur le fait de signer un quelconque document par un agent, cela ne l'engage pas mais permet à la hiérarchie de démonter qu'elle n'a pas agit par le fait du prince.

Après à chacun de voir midi à sa porte et espérer des sanctions sur un simple rapport sans que les parties soient toutes informées, je pense qu'un bon avocat se fera un plaisir de démontrer l'irrecevabilité de ce rapport sans signature que celui de son émetteur.

Oh. Un jeu des sept erreurs. Je crois que je les ai toutes.
1. Le fait de ne pas faire signer le rapport à l'agent n'amoindrit aucunement les chances de future sanction, au contraire.
2. Que l'agent signe ou pas, il pourra toujours contester la matérialité des faits allégués.
3. Un dialogue avec un fautif c'est comme un dialogue avec un criminel. Ca ne montre pas vraiment qu'on considère son comportement comme fautif à la base. Donc en réalité ça augmente les risques d'annulation de la sanction pour des moyens de légalité externe.
4. Le lien entre la sanction et le dialogue précédent me paraît peu évident en droit disciplinaire. Ca c'est bon uniquement pour les élèves.
5. Le simple fait de faire signer à  un agent un document sans raison constitue un fait du prince.
6. Un rapport n'est pas "irrecevable".
7. Le CE a à de nombreuses reprises validé cette procédure au motif que le rapport est dans le dossier de l'agent, qu'il peut le consulter à tout moment, et que la procédure disciplinaire prévoit explicitement que l'agent soit mis à même de consulter son dossier avant le conseil de discipline.