Bonjour,

pour des motifs trop longs à résumer je viens d'apprendre que je dois ajouter un élève à la liste des élèves pour un voyage (il y aurait donc 36 élèves), l'organisme de voyage est d'accord  sauf que le budget a été fait pour 35 et je n'ai pas de CA pour faire une DBM dans les délais

Est-ce qu'il est possible de régulariser après ? et en attendant le prochain CA est-ce que je peux payer la totalité de la facture ? encaisser le paiement de cet élève supplémentaire ?

Oui.
Vous êtes nombreux à oublier que le budget d'un voyage n'est pas un service supplémentaire du budget global mais une simple "autorisation" du voyage et de son financement ; et qui plus est une simple prévision.
Votre DBM avec vote du CA n'a lieu d'être que si vous envisagez un prélèvement sur les réserves sinon c'est une DBM2 pour ressource nouvelle affectée correspondant à la participation supplémentaire.

J'ai toujours cette question qui me taraude, mais je fais sans réponse convaincante : Que vont t-ont réellement lors d'un passage de projet voyage en CA?

En l'absence de réponse convaincante juridiquement, voici ma position: 
je considère que ce qui est voté au CA est l'autorisation de programmer le voyage et le coût unitaire.
Tout le reste n'est que littérature.

Il est en effet assez rare (en tout cas chez moi) que le nombre d'élèves indiqué au budget soit identique au nombre de voyageurs. (les voyages sont votés avant la rentrée des classes, et les effectif varient toujours)

Rien ne s'oppose, selon moi, au règlement de la facture et à l'encaissement de la recette. Au pire, on aura une ligne de recette avec plus value et un dépassement de crédits sur la ligne du budget voyage concerné.
En fin d'exercice, au besoin en cas de dépassement sur le service AP, l'on fera une DBM pour ouvrir les crédits manquants et les recettes qui vont avec. Mais uniquement si le service est en danger.

merci pour ces explications

donc c'est une DBM pour info avant le départ ?

(le vote du CA portant sur le montant global du budget, et la présentation en CA indiquant le nombre d'élèves ... je pensais qu'on ne pouvait pas corriger)

avec les collègues. La DBM, on s'en contrefiche à ce stade.

Je me poserais plus de questions sur le contenu de la délibération sur laquelle se fonde le voyage et les droits afférents ainsi que sur ce que dit la convention avec le prestataire que sur la nécessité de faire une DBM pour encaisser et payer.
Si tu as une délibération qui dit que la classe de XX part à Tartempion pour la somme de XX € / personne, ajoute l'élève sans trop te poser de questions (enfin après correction de la convention avec le voyagiste). Mais on dirait que tu as fait voter un montant global de voyage et non un prix / participant: au contrôle de légalité, on t'a laissé passé une délib. qui ne mentionne aucun tarif / personne ?

Bonjour,

L'acte voté avant le départ fixe le budget prévisionnel  et le montant de la participation de chaque élève.
Selon moi tu encaisses l'élève dernièrement arrivé, tu le rajoutes aux partants et tu feras un superbe tableau avec le nouveau venu de façon à présenter le budget finalement réalisé et effectif que tu présenteras en CA (et après DBM pour ajuster les sommes de chaque lignes)
Faut jouer zen les enfants sinon vous allez vous faire manger le foie avec ce boulot ...

Le vote du CA ne porte pas sur le montant global il porte sur l'autorisation du voyage et son financement prévisionnel ainsi que sur la participation des familles, l'acceptation des dons, etc....
En qualité de comptable ce qui m'intéresse outre l'acceptation du principe du voyage c'est l'acte définissant la participation des familles et les dons qui est une PJ indispensable pour mon OR.
Le voyage n'est jamais qu'un code activité de plus au niveau du service AP avec toutes les conséquences qui en découlent (DO notamment).

Un budget étant par essence même prévisionnel (y compris pour un voyage comme explique le Vieux, qui n'est pas vieux) il est juste inutile de se la prendre et se la mordre pour ce genre de détail.
L'ajustement, si nécessaire se fera après. Et on fait dodo peinard...

Mon AC vient de me rejeter un OR de participations des familles pour un voyage au motif que le nombre d'élèves définitif est différent de celui prévu dans l'acte initial, acte que j'ai mis en PJ de mon OR.
Je précise que le montant de la participation n'a pas été modifié.
Selon mon AC, il faut que je fasse adopter un nouvel acte (pour le voyage qui a déjà eu lieu) indiquant le nombre final de participants et c'est cette pièce qui servira de justificatif à l'OR.
De mon côté, je pense que mon acte d'origine suffit comme PJ de l'OR et que je dois simplement recalculer la part des accompagnateurs et faire un bilan définitif du voyage qui sera présenté, mais non pas acté par un vote de CA.
Que dois-je faire au juste d'après vous ?
Merci d'avance...

Je pense que tu as raison dans ton analyse mais que bon, si ton AC ne veut absolument pas prendre en charge, ben tu fais ce qu'il te demande parce que sinon ça peut durer longtemps...

Ton AC à tort.
Cet OR c'est le montant de la participation des familles multiplié par le nombre définitif de participants.
Si un élève est malade la veille et donc que le nombre définitif est inférieur au prévisionnel il refuse aussi ?
Le budget d'un voyage est un prévisionnel ! Le budget du SRH est fait sur un calcul théorique si l'OR des droits constatés ne comporte pas le même nombre de DP que le calcul du budget il rejette aussi ? Un peu de sérieux.

Un AC qui ne comprend pas l'aspect prévisionnel d'un budget de voyage et l'aspect contraint du montant de la participation volontaire des familles.
C'est pas gagné avec ce genre de loustic!

Merci pour vos réponses.
Le problème c'est que le Rectorat aurait confirmé les vues de l'AC: en l’occurrence, il y a eu un élève en plus par rapport au prévisionnel. Si le nombre d'élèves avait été inférieur, cela n'aurait pas posé de problème selon le Rectorat. Mais avec un élève en plus, l'argument est autre: le chef d'établissement est autorisé à faire partir tel nombre maximum d'élèves et ne peut donc aller au-delà sans l'accord du CA. J'ai donc repasser un nouvel acte en CA avec un budget retraçant l'élève en plus.
Pas d'autre choix possible car l'AC n'aurait pas accepter l'OR initial.
Mais je trouve cela étrange néanmoins car si je comprends bien l’argument du Rectorat, il me semble plus porter sur la responsabilité du chef d'établissement et non pas sur l'aspect financier.

Je pense que le raisonnement juridique du rectorat peut être critiqué, de façon bienveillante et contradictoire évidemment.
En effet, s'il s'agit d'une question de responsabilité du CE en matière de sécurité, il est constant que c'est en tant que représentant de l'Etat qu'il est revêtu de cette compétence. Par conséquent le vote du CA est, par l'application du même raisonnement, entaché d'une incompétence de l'auteur de l'acte : on est dans le champ de la compétence de l'Etat, pas de celle de l'EPLE.

Le code de l'Education dit que le CA donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires. Je pense que la programmation ne se conçoit pas à l'élève près.

Tout simplement affligeant qu' un rectorat considère que le vote d un projet vaut pour un nombre d éleves.. .. sans doute aussi pour le programme des visites, les classes concernées, le menu des repas......

On a les contrôles de légalité qu'on mérite (ou souvent qu'on ne mérite pas!).