Bonjour

le chef d'établissement, pour simplifier les démarches, propose que les profs m'envoient par mail leurs demandes de remboursement de frais signées "électroniquement" par un procédé de leur choix, probablement un simple copié collé.

Je lui ai répondu que si le procédé n'était pas certifié je n'avais aucun moyen de vérifier la signature.
Qu'en pensez vous ?
Dois je refuser un état de frais signé ainsi ?

 

Merci d'avance pour vos conseils

Peut-être une solution : mettre le chef en copie lors de l'envoi des mails. Ainsi il ne peut ignorer avoir "signé" tel ou tel ordre de mission.

En fait, mon problème est que, sauf erreur, la réglementation demande la signature du demandeur du remboursement sur l'état de frais de déplacement.

Je ne pense pas pouvoir rembourser quelqu'un qui n'en a pas fait la demande expresse.
Par ailleurs, le CE envisage lui aussi de signer l'ordre de mission "électroniquement"...

Ah ! ces agents comptables !
quels empêcheurs de simplifier en rond !!!

Article 1316-3 du code civil : L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier.



Article 1316-4 du code civil :La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.

Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. (à compter du 01/10/16 se seront les articles 1366 et 1367 du code civil)

Chaque prof devra acheter un certificat auprès d'un éditeur spécialisé pour signer le document(50 € HT/an en moyenne)...

Je croyais que tu ne parlais que de la signature du chef, moi j'ai un chef qui n'est pas beaucoup là alors j'utilise beaucoup sa signature. Mais pour les enseignants, on peut estimer qu'ils peuvent passer au bahut rendre un papier original.

C'est du foutage de gueule un enseignant qui n'aurait pas le temps de passer à l'intendance pour déposer sa demande de remboursement signée et l'OM correspondant.
Une demande de remboursement non signée par le demandeur puis par l'ordonnateur a autant de valeur qu'une promesse électorale.
C'est l'annexe A du décret de 2016 qui précise les choses, notamment pour la signature électronique :

4. Signatures à porter sur l'état de frais (4)

a) L'agent :

- certifie l'exactitude des renseignements portés sur l'état de frais ;
- demande le versement de la somme indiquée au point 3 ;
- date et signe l'état de frais.

b) Le représentant de l'organisme local :

- certifie l'exactitude de l'ensemble des indications portées sur l'état de frais ;
- date et signe.

(4) Lorsque l'état de frais est dématérialisé, la validation par l'agent de la demande de remboursement dans le logiciel de gestion des frais de déplacement de la collectivité vaut signature de l'état de frais par celui-ci. Par cette validation, l'agent certifie l'exactitude des renseignements portés sur l'état de frais. La signature du bordereau de mandats correspondant par la collectivité territoriale ou l'établissement public vaut signature de l'état de frais produit au format XML. Cette signature vaut certification de l'ensemble des indications portées sur l'état de frais.

Mais une signature électronique c'est pas un copié-collé d'un scan.
On peut faire pour les frais de déplacements un parallèle avec l'article D.1617-23 du CGCT qui prévoit que la signature du bordereau de mandats par l’ordonnateur ou son délégataire ne peut qu’être manuscrite ou électronique ; ce qui exclut le recours à des procédés tels que l’utilisation de griffes, signature scannée, etc…. Sans compter les risques de doubles paiement considérables induits par le paiement à partir de pièces PDF d'un courriel.

Pour pouvoir signer de la sorte il faut se payer un certificat au moins 2 étoiles ( 60 à 80 € annuel) et souvent l'extension qui va avec (environ 60 à 70 € annuels) pour signer tout doc, y compris les mails. les certifs 1 étoile c'est plutôt pour signer dans SYLAE.
Il faut bien sûr installer le certif dans la bécane et que le "récepteur" fasse Ok sur le certif.
ça fait cher l'état de décompte!