Bonsoir

Je gère les créances de demi-pension d'un ER avec GFE en utilisant un 4112 subdivisé. Problème, au 3ème trimestre l'ER a omis de changer de compte 4112 dans GFE et a effectué un transfert à l'agent comptable. J'hésite à réceptionner son fichier de créances (plus de 800 !).

J'ai souvenir que la réception dans GFC est automatique et ne me permet pas de modifier ce compte et de valider ensuite !

Un idée ? Merci infiniment.

peut être en changeant le compte dans GFE et en reprenant le transfert
sans aucune garantie

le mieux c'est de mettre dans GFE un compte qui n'existe pas dans GFC , par exemple 4112T quand on a 41121 4112 2 et 41123.
Comme cela pas de reception automatique et on chosit le bon compte

Autrement, comme le dit Boz, essayer de changer le compte et refaire un transfert de créances.
Si cela ne fonctionne pas il faudra aller modifier le compte créance par créance.
Les infos Boys ont peut-être être un script qui résoudrait le pb. Voir avec eux...
Script qui ferai Passer toutes les créances finissant par 3 vers le compte ad hoc.
Cela devrait être possible...
La prochaine fois, mettre un compte qui n'existe pas en compta.
Il me semble que l'on en avait déjà parlé.

MOA a écrit:

Autrement, comme le dit Boz, essayer de changer le compte et refaire un transfert de créances.

Boulette faite dans un ER, on a vu le problème lors de la réception du transfert à l'agence. On n'a pas osé changer le compte et retenter le transfert.

MOA a écrit:

il faudra aller modifier le compte créance par créance.

Ce fut la solution retenue. Fastidieux mais efficace. Et comme ça nous a moyennement plu comme activité, normalement la boulette ne se reproduira pas.
De toute manière le prochain gestionnaire qui fait le coup paye son poids en chocolats.

Re

Il existait autrefois un utilitaire pour modifier les fichiers dbf. Cela serait simple de modifier toutes les lignes d'un coup. Parce qu'ouvrir du dbf c'est facile avec excel; mais c'est impossible de réenregistrer en dbf !

Une idée ?

Effectivement avant on avait un dbu qui le permettait.

Mais c'est toujours risqué de modifier un fichier généré par une appli nationale.
Risque de plantage par la suite.

Mais je persiste sur l'option des infos Boys pour un script qui modifierait, après réception en compta géné, le compte des créances commençant par 16 et finissant par 3 pour l'établissement en question en les mettant sur le bon compte.

Les informaticiens pourront peut être faire avec l'aval des développeurs...

J'ai été concerné ce trimestre par le même problème.

La solution c'est d'ouvrir le fichier des créances avec la solution open office et de changer le compte.

Il suffit ensuite réceptionner le fichier dans GFC, comme d'hab.

Il faut faire attention,  si le fichier à déjà été réceptionné avec le mauvais compte.

Ne pas supprimer les créances et faire la manip que je viens d'indiquer, GFC indiquera que transfert a déjà été réceptionné.

Et là la seule solution : renuméroter toutes les créances, incrémenter le numéro de constat, et je ne parle pas de la réception d'une re-constatation.....

J'ai un peu de mal à voir la difficulté
Quand je réceptionne les créances je suis obligé de modifier les créances dans GFC du fait de la subdivision de mes 4112.
Je modifie les créances d'un coup en faisant un clic droit sur la liste des créances en attente Je sélectionne Modifier tout  et je mets le bon compte de classe 4
je valide.

c'est parce que tu as un 4112 subdivisé et que dans GFE la subdivision n'est pas la même
sinon il y a automaticité dans la réception et on n'a pas la main

Nous avons été concernés par ce problème avec trois établissements de l'agence comptable. C'est une nouveauté 2016 que de laisser les établissements rattachés mettre les comptes subdivisés, j'espère qu'ils vont vite revenir en arrière car ce n'est pas gérable.

Dans notre cas, les créances étaient affectées du compte de classe 4 du trimestre précédent, je me suis refusé à réceptionner les fichiers de créance et les modifier un à un, avec les risques d'erreur du fait qu'il restait des créances non encore soldées du trimestre précédent. J'ai envoyer les fichiers au service informatique du rectorat qui mes les as retournés dans la demi-heure qui a suivi avec le bon compte d'imputation et j'ai pu réceptionner sans problème.

Mais çà ne sert à rien de modifier le compte de classe 4 de GFE et de générer à nouveau les créances, çà ne fonctionne pas, on a essayé cette solution.

c'est drôle quand même
ça prend 30 secondes
normalement tous les AC ont accès aux droits constatés des ER
il suffit donc de renseigner le compte de classe 4 comme on le souhaite..
après on peut ne rien faire...et ne pas évoluer

Bozinchu a écrit:

normalement tous les AC ont accès aux droits constatés des ER

Pas du tout d'accord.
Déjà les DC sont de la compétence de l'ordonnateur et il n'est pas normal que l'AC puisse y accéder sans une délégation sciemment paramétrée par le chef d'établissement.
Ensuite si on commence à tout faire soi-même pour éviter les erreurs (d'autant que, dans mon cas, la saisie du bon compte a été indiqué aux ER) on peut aussi aller saisir les liquidations dans les ER, au moins on est sûr que c'est bien fait. Et les OR. Et les DBM, aussi. Et les actes du CA. Et le reste.
Ben non, chacun son domaine d'intervention.

je fais pas les DC de mes ER
mais aller sur la page d'accueil pour modifier les paramètres, ce n'est pas une ingérence très grave

après on peut aussi simplement passer un coup de fil et demander au GM de faire la modification

Il ne peut y avoir de modification dés lors que le fichier a été généré une fois.

Et je ne suis pas d'accord sur le fait que ce soit à l'agence comptable de dire au ER ce qu'ils doivent faire, chacun son domaine de compétence, c'est aux ER d'appeler l'agence comptable et pas l'inverse, sinon on passerait notre temps à çà.

Oui, d'accord, mais sur ce coup, c'est l'AC qui a ensuite les problèmes...

Ici, j'ai dit aux GM de saisir le 41120 dans GFE (compte qui n'existe pas en compta géné des ER).
Et à chaque réception de créances je modifie en 2" le compte et valide les créances réceptionnées sur le bon compte (si je ne me trompe pas...).


Mais chacun voit midi à sa porte...

Je ne suis pas absolument sûr que la saisie d'un compte de classe 4 par l'ordonnateur relève d'un respect scrupuleux du principe de séparation de l'ordonnateur et du comptable. Mais il se peut que je n'y ai rien compris.

Alcor a écrit:

Il ne peut y avoir de modification dés lors que le fichier a été généré une fois.

Et je ne suis pas d'accord sur le fait que ce soit à l'agence comptable de dire au ER ce qu'ils doivent faire, chacun son domaine de compétence, c'est aux ER d'appeler l'agence comptable et pas l'inverse, sinon on passerait notre temps à çà.

Si tu veux que l'imputation en classe 4 (dont tu as seul la responsabilité et sur laquelle le GM n'a pas son mot à dire) soit correcte, il me semble raisonnable de lui donner l'info en amont. Un mail (qui peut être général si tu as la même nomenclature dans tous tes ER) pour éviter la mélasse ensuite, ça me semble gérable.
Maintenant comme disent les collègues, chacun fait comme il veut.

Sur le "chacun son domaine de compétence", je ne suis pas sure qu'en fonction des agences comptables, les GM ne fassent pas bien plus pour aider l'AC que l'inverse. Nous sommes nombreux à gérer de A à Z les procédures de recouvrement, y compris en phase contentieuse, à encaisser en régie des trucs qui arrivent directement sur le compte bancaire du comptable, à faire les dépôts d'espèces directement à la DDFIP (toujours sur le compte du comptable parce que, faut pas déconner, on n'est pas assez grands pour avoir un compte DDFIP pour la régie alors que des profs qui partent en voyage en ont un avec CB et tout et tout), à classer nos pièces à l'AC, à les pointer et à faire les liasses au moment du COFI, etc...
J'dis ça, j'dis rien....

Initiales GM a écrit:

Alcor a écrit:

Il ne peut y avoir de modification dés lors que le fichier a été généré une fois.

Et je ne suis pas d'accord sur le fait que ce soit à l'agence comptable de dire au ER ce qu'ils doivent faire, chacun son domaine de compétence, c'est aux ER d'appeler l'agence comptable et pas l'inverse, sinon on passerait notre temps à çà.

Si tu veux que l'imputation en classe 4 (dont tu as seul la responsabilité et sur laquelle le GM n'a pas son mot à dire) soit correcte, il me semble raisonnable de lui donner l'info en amont. Un mail (qui peut être général si tu as la même nomenclature dans tous tes ER) pour éviter la mélasse ensuite, ça me semble gérable.
Maintenant comme disent les collègues, chacun fait comme il veut.

Sur le "chacun son domaine de compétence", je ne suis pas sure qu'en fonction des agences comptables, les GM ne fassent pas bien plus pour aider l'AC que l'inverse. Nous sommes nombreux à gérer de A à Z les procédures de recouvrement, y compris en phase contentieuse, à encaisser en régie des trucs qui arrivent directement sur le compte bancaire du comptable, à faire les dépôts d'espèces directement à la DDFIP (toujours sur le compte du comptable parce que, faut pas déconner, on n'est pas assez grands pour avoir un compte DDFIP pour la régie alors que des profs qui partent en voyage en ont un avec CB et tout et tout), à classer nos pièces à l'AC, à les pointer et à faire les liasses au moment du COFI, etc...
J'dis ça, j'dis rien....

Oups, tu aurais le compte 5151 (compte de l'établissement) dans ta régie ?
et le compte 4160 pour les créances contentieuses ?


C'est vrai chacun fait comme il veut alors...

Initiales GM a écrit:

à faire les dépôts d'espèces directement à la DDFIP (toujours sur le compte du comptable parce que, faut pas déconner, on n'est pas assez grands pour avoir un compte DDFIP pour la régie alors que des profs qui partent en voyage en ont un avec CB et tout et tout)

Sur ce point particulier, je ne vois vraiment pas où est le problème. J'ai été gestionnaire de plusieurs établissements avant d'être AC et portais systématiquement mes régies à la TG local (qui généralement était plus proche que le siège de l'AC d'ailleurs...).
J'y vois par contre un gros avantage : la limitation des risques. Il est moins grave de se faire voler une régie d'espèces à 800 ou 1000 € (plafond d'encaisse) plutôt que l'AC ou une personne de son service qui se déplace à la DDFIP avec le cumul des dépôts de plusieurs régisseurs pour donc plusieurs milliers d'€uros.

Initiales GM a écrit:

toujours sur le compte du comptable parce que, faut pas déconner, on n'est pas assez grands pour avoir un compte DDFIP pour la régie
J'dis ça, j'dis rien....

toi tu sais des choses que les autres ne savent pas ..

MOA a écrit:

Oups, tu aurais le compte 5151 (compte de l'établissement) dans ta régie ?
et le compte 4160 pour les créances contentieuses ?


C'est vrai chacun fait comme il veut alors...

non un compte carte bancaire associé à un 5115 pour comptabiliser les paiements en ligne, nous n'avons pas de TPE. Le bordereau sort du logiciel de gestion des DC. Mais pourquoi le faire transiter par la régie et ne pas l'encaisser directement par FQE à l'AC ?
Je fais peut-être une erreur de raisonnement et je veux bien que l'on me l'explique dans ce cas.

Concernant le 416, il ne me semble pas que le passage en phase contentieuse se limite à passer une écriture d'un 411 à un 416. Il faut bien établir l'état exécutoire, le transmettre et assurer le suivi avec qui de droit.

Ed a écrit:

Initiales GM a écrit:

à faire les dépôts d'espèces directement à la DDFIP (toujours sur le compte du comptable parce que, faut pas déconner, on n'est pas assez grands pour avoir un compte DDFIP pour la régie alors que des profs qui partent en voyage en ont un avec CB et tout et tout)

Sur ce point particulier, je ne vois vraiment pas où est le problème. J'ai été gestionnaire de plusieurs établissements avant d'être AC et portais systématiquement mes régies à la TG local (qui généralement était plus proche que le siège de l'AC d'ailleurs...).
J'y vois par contre un gros avantage : la limitation des risques. Il est moins grave de se faire voler une régie d'espèces à 800 ou 1000 € (plafond d'encaisse) plutôt que l'AC ou une personne de son service qui se déplace à la DDFIP avec le cumul des dépôts de plusieurs régisseurs pour donc plusieurs milliers d'€uros.

Y a pas de problème en effet si l'AC te donne mandat en bonne et due forme pour le faire.
Aller à la DDFIP rallonge mon trajet mais comme je suis gentille et que j'ai du temps vu que je ne suis QUE gestionnaire, j'y vais quand même... ;-)

Sur ce sujet, voici une réponse de la DAF figurant sur la FAQ EPLE :

"Lorsque le régisseur dépose les espèces de la régie directement sur le compte DFT de l’établissement, il agit comme mandataire de l’agent comptable. Cette opération correspond à la contraction de la remise d’espèces à l’agence comptable puis le dépôt d’espèces de la caisse de l’agence comptable au compte DFT. Cette facilité technique, que nous déconseillons, ne doit pas remettre en cause les contrôles de l’agent comptable sur les encaissements des régisseurs et n’autorise pas la contraction des écritures. Nous observons que si les recettes sont conséquentes, il est possible d’ouvrir un compte DFT au profit d’un régisseur et de lui mettre éventuellement à disposition des moyens de paiements (chèques, carte bancaire) afin d’effectuer des dépenses avant ordonnancement dans les limites autorisées par la réglementation en vigueur. "

Initiales GM a écrit:

MOA a écrit:

Oups, tu aurais le compte 5151 (compte de l'établissement) dans ta régie ?
et le compte 4160 pour les créances contentieuses ?


C'est vrai chacun fait comme il veut alors...

non un compte carte bancaire associé à un 5115 pour comptabiliser les paiements en ligne, nous n'avons pas de TPE. Le bordereau sort du logiciel de gestion des DC. Mais pourquoi le faire transiter par la régie et ne pas l'encaisser directement par FQE à l'AC ?
Je fais peut-être une erreur de raisonnement et je veux bien que l'on me l'explique dans ce cas.

Concernant le 416, il ne me semble pas que le passage en phase contentieuse se limite à passer une écriture d'un 411 à un 416. Il faut bien établir l'état exécutoire, le transmettre et assurer le suivi avec qui de droit.  

Il n'y a pas de raison pour que les encaissements du compte DFT de l'établissement soient repris en régie...
Cela se passe à l'AC par FQE "normale".

Je pense qu'il est normal que le gestionnaire soit impliqué dans le recouvrement.
Il est au plus près des familles.
Pour les états exécutoires, ils sont bien du fait de l'ordo, non ?
Le suivi ensuite et relation avec l'huissier, ici, cela se fait à l'AC.
Et encaissement des créances contentieuses à l'AC uniquement.

On est d'accord. S'il y avait un compte DFT pour la régie et que les paiements en ligne étaient enregistrés sur ce compte, alors ça devraient être enregistré dans la régie. Si c'est enregistré sur le compte de l'établissement, je ne vois pas l'intérêt (à part faire saisir l'opération par l'un - le régisseur - plutôt que par l'autre - l'Ac). Mais ça ne me semble pas justifiable.

Pour l'état exécutoire, on est d'accord. Mais pour le suivi ensuite, c'est parfois assuré par l'ER jusqu'au bout.
J'avais, lorsque j'étais AC, la même pratique que toi. Je récupérais le suivi du recouvrement dès lors qu'une créance devenait contentieuse.

Question aux AC qui font déposer les espèces par les régisseurs : leur avez-vous donné formellement mandat pour le faire ? Si oui, comment est rédigé ce mandat ? Un modèle m'intéresserait.

A Moa : impliquer le gestionnaire dans le recouvrement ! Le recouvrement est la moitié de la raison d'être de l'AC ! Tu veux la mort de ton job qui est déjà dérogatoire ?

En passant également, ta remarque n'est pas fondé.
Impliquer ne veut pas dire faire le boulot de recouvrement.

Impliquer veut dire que le gestionnaire, plus proche du débiteur, est à même d'obtenir des résultats qu'un AC plus distant n'obtiendra pas.

C'est  tout.

Merci Coffeeman.


Pour le passant, qu'il passe...