Bonjour,

Lors d'un séjour à l'étranger et dans le cadre d'un échange, nous avons mis en place une carte bancaire permettant au régisseur (enseignant) de payer sur place les visites, l'hébergement et les frais de restauration des enseignants. Certains sites n'acceptant pas le paiement par CB, l'enseignant a en fait retiré de l'argent pour tout payer en espèces. Il a bien retiré la somme dévolue au projet (pas de dépassement) et a rapporté tous les tickets de caisse. Or le total des tickets est largement supérieur à ce qui a été initialement prévu puisque l'enseignant a utilisé la somme prévue pour la restauration puis avec ses collègues se sont fait plaisir  en prenant en charge personnellement le surplus.

Est il alors possible dans ce cas, de ne prendre que certaines dépenses des tickets pour arriver au total de la CB?
un certificat administratif peut il expliquer les autres dépenses?

D'avance merci

Que dire sinon pleurer.
Le régisseur doit justifier les dépenses sur la régie. Si les justificatifs ne sont pas corrects sa responsabilité est engagée et le comptable fait le nécessaire pour cela. Il est interdit de mélanger l'argent de l'EPLE avec le sien....

Ce métier part vraiment en vrille....

Les tickets justifiant les dépenses prévues dans la régie et dans la limite de la régie sont acceptées, les autres sont retournés au professeur en le remerciant de son implication financière personnelle dans cette sortie (surtout s'il s'agit de rembourser des resto entre collègues ou autres petits plaisirs non prévus)

Je crois comprendre que les profs ont dûment payé les "restos et petits plaisirs" de leur poche mais que tout est mélangé !

Le prof a signé un acte de création de régie portant un montant et le type de dépenses autorisées donc il savait ce qu'il pouvait dépenser.
Le surplus, c'est pour sa pomme. C'est dur mais c'est comme ça.

Sur un justificatif de dépense dont le montant est inférieur à 230 €, je n'ai aucun scrupule à écrire en rouge : "dépense prise en charge à hauteur de X euros". Et je signe.
S'il y a mélange des fonds de la régie et des fonds propres, un petit courrier au régisseur rappelant la règle n'est pas superflu. Pour marquer le coup.
Après, oui, ce qui a été fait n'est pas la bonne méthode, mais il n'y a pas non plus volonté délibérée de gruger qui que ce soit.

Il n'est pas question de rembourser l'enseignant car il a bien conscience d'avoir dépasser le montant alloué. Il a juste dépensé ce qui était prévu et a complété ensuite personnellement. La question qui se pose est de savoir comment justifier de ce fait les dépenses mais j'ai bien compris la réponse de Volcan que je vais expliquer avec pédagogie à l'enseignant...