Régie d'avances

Bonsoir,
J'ai sorti de ma régie d'avance 250€ pour donner à un professeur pour l'achat de livres lors de son voyage pédagogique. Lorsque j'ai remis ma caisse à l'agence comptable, j'ai déduis cette somme. A son retour, il m'a ramené 75€.
Quelle est l'écriture à réaliser dans GFC régies pour prendre en compte ces 75€ ?
Fait il réellement décaisser les 250€ dans ma caisse d'avances ?
Bonne soirée

déjà pour moi tu ne peux donner des sous à un prof pour une régie
il n'est pas le régisseur
il aurait fallu que le CE le nomme régisseur

Après, comment as tu justifier la sortie d'argent?
cela veut dire que ta caisse était fausse durant plusieurs jours

après, comment justifier les dépenses?
l'achat de livres pendant un voyage fait partie de la liste des dépenses prévues à la régie?

Vois avec ton AC..c'est plus simple

La régie d'avance permanente n'est pas une régie de voyage.
Ne fallait il pas créer une régie temporaire de voyage ?
Il ne faut pas tout mélanger...

Doublé par Boz.

oui, le prof responsable avait une régie temporaire. Cependant, un des accompagnateurs a voulu avoir des sous sur sa ligne budgétaire***, pour acheter des livres durant le voyage.
**Dans mon établissement, nous avons mis en place une enveloppe budgétaire par coordonnateur de discipline pour leurs besoins pédagogiques 2016.

le fait qu'il y ait un prof responsable de sa ligne budgétaire ne le fait pas régisseur

Bonjour,
Je lui ai fait signer une attestation stipulant que cette somme était uniquement destinée à l'achat d'ouvrages et de documentations. Il était également écrit, qu'il devait ramener le solde dès son arrivée y compris les factures et les tickets de change.
Il a signé le document à la perception et au versement du solde à son retour.
Ce document était signé par le proviseur et moi même (régisseur).
Si je comprend bien, ce que j'ai fait illégal. Ce document, ne pourrait on pas le nommer régisseur temporaire d'avances ?

Sinon, comment traiter mon problème de caisse ?
Merci bien

De tête , faut faire un mouvement interne dans GFC.

danidf a écrit:

Bonjour,
Je lui ai fait signer une attestation stipulant que cette somme était uniquement destinée à l'achat d'ouvrages et de documentations. Il était également écrit, qu'il devait ramener le solde dès son arrivée y compris les factures et les tickets de change.
Il a signé le document à la perception et au versement du solde à son retour.
Ce document était signé par le proviseur et moi même (régisseur).
Si je comprend bien, ce que j'ai fait illégal. Ce document ne le nomme t'il pas régisseur temporaire d'avances ?

Sinon, comment traiter mon problème de caisse ?
Merci bien

Il est plus mandataire du régisseur que régisseur dans ce cas de figure.... Il aurait été opportun d'en informer l'agent comptable.

J'ai rédigé ce document avec mon agent comptable
Alors, pourrait on me détailler la procédure à suivre pour régulariser mon problème svp

La solution est chez le comptable dans sa compta.
Ta régie est de combien ? Tu écris avoir remis ta caisse à l'AC en déduisant cette somme ; déduire de quoi ? De ta régie de recette ?
Ca manque de précision.

si je ne m'abuse on ne peut subdéléguer une compétence
mais bon après chacun fait ce qu'il veut

Bozinchu a écrit:

si je ne m'abuse on ne peut subdéléguer une compétence
mais bon après chacun fait ce qu'il veut

Un gestionnaire régisseur peut avoir un mandataire sur sa régie.

Globalement, ce sont de très mauvaises pratiques :

• profs "responsables" d'une ligne de dépense à la place de l'ordonnateur : je ne supporte pas cette manière d'envisager les choses. Dans tous mes établissements, et ce bien avant la hercébécée, la politique que nous construisons avec mes ordonnateurs, c'est "faites état de vos besoins de terrain, et l'argent c'est notre affaire".
  
• habitude de recourir à grande échelle à la DAO, par tous les profs, dans le cadre de "leur" budget
  
• remise d'une avance par le régisseur à une autre personne, alors que c'était au comptable de le faire, soit dans le cadre d'une régie, soit dans le cadre d'une avance pour menues dépenses : je confirme qu'il est interdit de subdéléguer. Si le comptable était informé et consentant, il ne fallait pas qu'il laisse le régisseur de la gestion de l'EPLE se mêler de cette opération.
  
• ces dépenses faites à l'occasion du voyage, mais qui ne faisaient pas partie de la régie du voyage, sont donc des charges liées au voyage pédagogique et susceptibles d'être requalifiées comme à intégrer dans les comptes de cette opération, avec admonestation de l'ordo et du comptable pour budget non sincère

Bref, si la DGFiP a la mauvaise idée de faire un contrôle dans cette agence comptable-là, ça risque de tourner à la distribution de baffes. Même s'il n'est pas interdit d'espérer en l'incompétence des auditeurs de la Corne d'abondance.

L'intendant zonard a écrit:

Globalement, ce sont de très mauvaises pratiques :

• profs "responsables" d'une ligne de dépense à la place de l'ordonnateur : je ne supporte pas cette manière d'envisager les choses. Dans tous mes établissements, et ce bien avant la hercébécée, la politique que nous construisons avec mes ordonnateurs, c'est "faites état de vos besoins de terrain, et l'argent c'est notre affaire".
  
• habitude de recourir à grande échelle à la DAO, par tous les profs, dans le cadre de "leur" budget
  
• remise d'une avance par le régisseur à une autre personne, alors que c'était au comptable de le faire, soit dans le cadre d'une régie, soit dans le cadre d'une avance pour menues dépenses : je confirme qu'il est interdit de subdéléguer. Si le comptable était informé et consentant, il ne fallait pas qu'il laisse le régisseur de la gestion de l'EPLE se mêler de cette opération.
  

Bref, si la DGFiP a la mauvaise idée de faire un contrôle dans cette agence comptable-là, ça risque de tourner à la distribution de baffes. Même s'il n'est pas interdit d'espérer en l'incompétence des auditeurs de la Corne d'abondance.

On peut considérer que ce n'est pas une bonne idée mais pas dire que c'est irrégulier. Dans le cas d'un mandataire de régisseur il n'y a pas subdélégation. A noter - et c'est un point fondamental - que le régisseur reste seul responsable des opérations réalisées par son mandataire.
Pour ce qui est de la régularité de la procédure je retranscris des extraits de la fiche V-04 du vademecum (edition 2015 ):

Les comptables publics et les régisseurs dans le strict cadre de leur régie peuvent désigner des mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité (article 16 du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique).

Dans les EPLE on constate que même en présence d’un régisseur, certaines tâches peuvent être prises en charge par un ou des collaborateurs. Le collaborateur peut intervenir occasionnellement pour collecter des fonds (par exemple un enseignant pour collecter auprès des élèves les participations pour une sortie scolaire) ou pour payer de menues dépenses sans constitution d’une régie spécifique. Ce collaborateur sera désigné sous le terme de mandataire.




Les avances pour menues dépenses confiées à un mandataire se distinguent des régies d’avance. Elles répondent au mode d’organisation et aux besoins spécifiques des établissements pour faciliter la réalisation des opérations ne nécessitant pas la création de régies en raison de leur caractère ponctuel et de leur montant peu important. On peut procéder à titre temporaire ou permanent à des avances pour menues dépenses au comptant qui sont confiées à un tiers (infirmière, chef de travaux, enseignant…) pour la réalisation de dépenses précisées dans un document.



Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300€ est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Elles constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous le contrôle et la responsabilité personnelle et pécuniaire de l'agent comptable ou celle du régisseur si elles sont accordées dans le cadre d’une régie (il y a même un modèle d'imprimé).



A noter qu’il convient de ne pas confondre la notion de mandataire pour avances et recettes et la notion de mandataire définie notamment par le § 12253 de l’instruction codificatrice M9.6 (mandataire du comptable dans l'exercice de ses fonctions) 



Décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique 



Instruction codificatrice M9.6 §11253 dernier alinéa



Instruction codificatrice n°05-042-M9R du 30 septembre 2005 - chapitre 4.

Je rappelle à toutes fins utiles que la m9.6 stipule :
"Le régisseur n'a pas qualité de comptable public. Il est habilité à effectuer certaines opérations normalement réservées à l'agent comptable, opérations dont il est personnellement et pécuniairement responsable dans les mêmes conditions qu'un comptable public."

Le régisseur a une responsabilité propre. Il n'y a donc pas de subdélégation.
Comme il peut nommer un mandataire pour collecter des chèques pour un voyage, il peut nommer un mandataire pour réaliser des dépenses dans un périmètre qu'il aura défini (entrant dans le cadre défini pour sa propre régie par le comptable). Le mandataire agit sous la responsabilité du régisseur. Pas sous celle du comptable. Après le comptable prend en charge ou pas les opérations correspondantes mais ça me semble être un autre débat.
Evidemment, la chose doit être formalisée proprement mais enfin, c'est pas plus compliqué que désigner comme caissier le collègue qui gère les DC par exemple.

C'est marrant de lire que vous êtes chiffonnés par l'idée de l'existence d'un mandat du régisseur qui autoriserait un prof à acheter 3 bouquins alors que certains collectent des milliers d'euros de chèques sous couvert d'un mandat sur la régie de recettes...
Le collègue n'a pas fait exactement comme il aurait dû en terme de procédure mais l'idée n'était pas si étrange.
Ce que je ne comprends pas c'est pourquoi il a apporté sa caisse pile au moment où il ne pouvait pas la justifier.... A cause des vacances scolaires ?

Par contre, je vous suis sur le fait que c'est une horreur que d'avoir rétabli des lignes de crédits par discipline. La RCBC a permis de faire sauter les derniers verrous sur le sujet, ça me semble fou de reprendre ce mode de fonctionnement dont on sait qu'il est parfaitement sclérosant pour le fonctionnement.

Bonjour,

Initiales GM a écrit:

Comme il peut nommer un mandataire pour collecter des chèques pour un voyage, il peut nommer un mandataire pour réaliser des dépenses dans un périmètre qu'il aura défini (entrant dans le cadre défini pour sa propre régie par le comptable). Le mandataire agit sous la responsabilité du régisseur. Pas sous celle du comptable. Après le comptable prend en charge ou pas les opérations correspondantes mais ça me semble être un autre débat.
Evidemment, la chose doit être formalisée proprement mais enfin, c'est pas plus compliqué que désigner comme caissier le collègue qui gère les DC par exemple.

Rien n'interdit au mandataire de collecter des espèces, même si, j'ai pu entendre le contraire.

Initiales GM a écrit:

C'est marrant de lire que vous êtes chiffonnés par l'idée de l'existence d'un mandat du régisseur qui autoriserait un prof à acheter 3 bouquins alors que certains collectent des milliers d'euros de chèques sous couvert d'un mandat sur la régie de recettes...
Le collègue n'a pas fait exactement comme il aurait dû en terme de procédure mais l'idée n'était pas si étrange.

En effet, aucun texte ne l'interdit

Initiales GM a écrit:

Ce que je ne comprends pas c'est pourquoi il a apporté sa caisse pile au moment où il ne pouvait pas la justifier.... A cause des vacances scolaires ?

Il y avait l'original de la "convention de mandat" avec les différentes signatures. L'agent comptable était au courant.

Initiales GM a écrit:

 
Par contre, je vous suis sur le fait que c'est une horreur que d'avoir rétabli des lignes de crédits par discipline. La RCBC a permis de faire sauter les derniers verrous sur le sujet, ça me semble fou de reprendre ce mode de fonctionnement dont on sait qu'il est parfaitement sclérosant pour le fonctionnement.
es vacances scolaires ?

Est ce que la RCBC a interdit de créer des lignes par discipline ?
Après ce n'est que le problème du chef d'établissement et du gestionnaire de sa mise en place. Même si le boulot supplémentaire de surveillance me revient.
J'ai mis en place ce dispositif après m'être renseigné auprès de l'agence comptable. En effet, au mois de septembre 2015, certains profs étaient mécontent puisque la somme qui leur avait allouée avait été dépensée par d'autres disciplines.
La paix sociale encore une fois, pour que les âmes s'apaisent....

danidf a écrit:

Initiales GM a écrit:

Par contre, je vous suis sur le fait que c'est une horreur que d'avoir rétabli des lignes de crédits par discipline. La RCBC a permis de faire sauter les derniers verrous sur le sujet, ça me semble fou de reprendre ce mode de fonctionnement dont on sait qu'il est parfaitement sclérosant pour le fonctionnement.

Est ce que la RCBC a interdit de créer des lignes par discipline ?
Après ce n'est que le problème du chef d'établissement et du gestionnaire de sa mise en place. Même si le boulot supplémentaire de surveillance me revient.
J'ai mis en place ce dispositif après m'être renseigné auprès de l'agence comptable. En effet, au mois de septembre 2015, certains profs étaient mécontent puisque la somme qui leur avait allouée avait été dépensée par d'autres disciplines.
La paix sociale encore une fois, pour que les âmes s'apaisent....

La paix sociale a un coût que bon nombre d'établissements ne vont plus pouvoir supporter longtemps. La RCBC n'a pas interdit cette pratique mais a permis d'avoir de bons arguments pour y mettre fin. Le bon fonctionnement en période de disette budgétaire est la globalisation des crédits et leur attribution sur projets. Mais évidemment, globaliser tout en attribuant à l'avance des moyens par discipline et par principe et être obligé d'en tenir le suivi sans même l'outil GFC avec codes d'activités n'est qu'une corvée de plus pour le GM, deux contraintes au lieu d'une.

danidf a écrit:

Alors, pourrait on me détailler la procédure à suivre pour régulariser mon problème svp

volcan a écrit:

La solution est chez le comptable dans sa compta.
Ta régie est de combien ? Tu écris avoir remis ta caisse à l'AC en déduisant cette somme ; déduire de quoi ? De ta régie de recette ?
Ca manque de précision.

Toujours pas de précision mais sans doute que le problème est résolu.

volcan a écrit:

La solution est chez le comptable dans sa compta.
Ta régie est de combien ? Tu écris avoir remis ta caisse à l'AC en déduisant cette somme ; déduire de quoi ? De ta régie de recette ?
Ca manque de précision.

Désolé, je pensais avoir répondu aux questions. L'affaire a été régularisée dans GFC régie.
Pour répondre aux questions :
J'ai une régie d'avance de 500€. Avant les vacances de février, j'ai remis à l'agence comptable le solde de ma régie (toutes les dépenses y compris les 250€ donnés à ce professeur).
La régisseuse suppléante a fait rentrer dans la nouvelle régie d'avance (réceptionner après les vacances) , les dépenses réelles de ce professeur (176€).
Donc, j'ai du supprimer les 176€ et rajouter uniquement la différence dans la régie, soit 74€. Maintenant, GFC régie est le miroir de ma caisse d'avances