Contrôle de la paie

Cela s'appelle le contrôle hiérarchisé de la dépense.
A ma connaissance ce n'est pas mis en œuvre en EPLE.

Contrôle hiérarchisé des dépenses. Contrôle allégé en partenariat des dépenses.


Arrêté du 25 juillet 2013 (modifié) portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense
Publics concernés : les organismes visés à l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Objet : modalités d'élaboration par le comptable public d'un plan de contrôle hiérarchisé des dépenses des organismes précités sur la base duquel il opère les contrôles définis au 2° de l'article 19 et à l'article 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, en adaptant leur intensité, leur périodicité et leur périmètre. Cet arrêté est pris pour l'application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dont le premier alinéa de l'article 42 définit le contrôle hiérarchisé des dépenses de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
À noter que bien que les textes soient tous parus, il semblerait que les outils actuellement utilisés en EPLE ne permettent pas la mise en oeuvre de ces procédures.


Contrôle allégé en partenariat des dépenses.
Arrêté du 6 janvier 2014 modifiant l'arrêté du 11 mai 2011. Il actualise le plafond de dispense de production des pièces justificatives au comptable public dans le cadre du contrôle allégé en partenariat des dépenses. Il modifie notamment l'article 5 de l'arrêté du 11 mai 2011 comme suit :
« Le montant unitaire des mandats, visé au 1° de l'article 3, en dessous duquel l'ordonnateur est dispensé de produire au comptable les pièces justificatives est inférieur ou égal à 2 000 euros pour les dépenses des rubriques n° 2 et n° 3 de la liste des pièces justificatives figurant à l'annexe I du code général des collectivités territoriales, et 1 000 euros pour les autres dépenses.
Il s'apprécie en fonction du montant total, toutes taxes comprises, de chaque mandat de dépense.
Pour les dépenses d'un montant inférieur à ce seuil de production des pièces justificatives au comptable, l'ordonnateur ne les transmet pas à l'appui des mandats concernés. Il en assure l'archivage au moins jusqu'à l'apurement définitif du compte de gestion de l'exercice des dépenses qu'elles justifient ou jusqu'à la prescription de cet apurement. »  

Il faudrait nous en dire plus : qu'est-ce que l'on cherche à contrôler ? Quelles sont les missions de l'établissement ? Il est employeur, payeur ou les deux ?

Effectivement je n'ai pas précisé, il est employeur et payeur.
Il faut contrôler, par sondage, que les payes soient correctes. C'est à dire prendre 5 à 10 personnes et pouvoir contrôler que d'une part tous les documents nécessaires soient présent et vérifier que le montant versé est bien le montant dû.

Il faut une routine permettant de désigner aléatoirement les fiches qui seront contrôlées, et si possible qui permette de ne pas recontrôler les mêmes trop souvent. Soit un machin informatique, soit on découpe la liste des personnes rémunérées en autant de petits papiers qu'on met dans un chapeau, une main innocente...

Ensuite, il faut un protocole de vérification, qui devrait probablement prendre la forme d'un PV pré-rempli, que l'on complète manuellement au fur et à mesure des pointages. Il faut donc identifier quel chiffre est à rapprocher de quel autre, et cocher les cases disant que c'est OK, dater et émarger en fin de document. Ces fiches de vérification sont ensuite archivées dans le dossier qualité.

Si la paie se fait sur GOSPEL, je pense que tu peux oublier le sondage et tout contrôler .

En théorie et en pratique, le contrôle doit se faire sur tous les contrats, avant toute mise en paiement de la paie. Les pièces produites doivent être conformes aux dispositions du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (spécialement les rubriques 0 et 2). Bonne lecture...

volcan a écrit:

Cela s'appelle le contrôle hiérarchisé de la dépense.

Ou du contrôle du supervision dans le cadre d'un dispositif de contrôle interne.

ben2000 a écrit:

Si la paie se fait sur GOSPEL, je pense que tu peux oublier le sondage et tout contrôler .

C'est facile de se moquer. Gospel est une plaie parce que d'une productivité catastrophique, et les indisponibilités un jour sur cinq n'arrangent rien. Mais j'ai essuyé les plâtres (enfin la 2e couche), et trouvé en 2010 et suivantes des anomalies qui ont été corrigées. En 2013 et 2014, avec une base d'informations des personnels très rigoureusement tenue, l'ordonnancement automatisé de la paie fonctionnait de manière parfaite et régulière, dans mon Greta qui versait des rémus à 800 personnes d'une douzaine de statuts différents. J'ai le conviction que je n'y serais pas arrivé avec un autre logiciel.

LuckyLoser a écrit:

En théorie et en pratique, le contrôle doit se faire sur tous les contrats, avant toute mise en paiement de la paie.

Bien entendu. Mais il s'agit en l'espère de laisser des traces d'un contrôle approfondi par sondage aléatoire, ce n'est pas la même chose.

L'intendant zonard a écrit:

ben2000 a écrit:

Si la paie se fait sur GOSPEL, je pense que tu peux oublier le sondage et tout contrôler .

C'est facile de se moquer. Gospel est une plaie parce que d'une productivité catastrophique, et les indisponibilités un jour sur cinq n'arrangent rien. Mais j'ai essuyé les plâtres (enfin la 2e couche), et trouvé en 2010 et suivantes des anomalies qui ont été corrigées. En 2013 et 2014, avec une base d'informations des personnels très rigoureusement tenue, l'ordonnancement automatisé de la paie fonctionnait de manière parfaite et régulière, dans mon Greta qui versait des rémus à 800 personnes d'une douzaine de statuts différents. J'ai le conviction que je n'y serais pas arrivé avec un autre logiciel.

LuckyLoser a écrit:

En théorie et en pratique, le contrôle doit se faire sur tous les contrats, avant toute mise en paiement de la paie.

Bien entendu. Mais il s'agit en l'espère de laisser des traces d'un contrôle approfondi par sondage aléatoire, ce n'est pas la même chose.

Je ne me moque pas, j'ironise. J'utilise également GOSPEL pour 900 paie par mois, l'utilisation est parfois lourde mais tout les monde est payé à temps.

Apprentie a écrit:

Effectivement je n'ai pas précisé, il est employeur et payeur.
Il faut contrôler, par sondage, que les payes soient correctes. C'est à dire prendre 5 à 10 personnes et pouvoir contrôler que d'une part tous les documents nécessaires soient présent et vérifier que le montant versé est bien le montant dû.

Donc il faudra les documents suivants (original ou copie selon la nature de l'acte) :
- pièce officielle d'identité (carte d'identité, passeport) et pour les étrangers non ressortissants de l'Union européenne, un titre les autorisant à travailler : contrôle de l'identité ;
- justificatif de domicile : contrôle de l'adresse ;
- relevé d'identité bancaire au nom de l'agent (ou du salarié) : contrôle de les coordonnées bancaires et du nom du titulaire du compte ;
- carte vitale ou attestation papier : contrôle du numéro de sécurité sociale et de la cohérence entre la pièce d'identité et le numéro de sécurité sociale ;
- le contrat et ses avenants, ainsi que le procès-verbal d'installation :
contrôle de l'employeur, de la date de début et de fin du contrat, du lieu d'affectation, de la filière, du statut, de l'emploi, de la quotité de service (ou du temps de travail), de l'indice (ou du taux horaire),
- en cas de suspension ou de rupture anticipée du contrat : lettre de démission, demande de suspension du contrat, lettre de licenciement,... pour contrôler la date de la fin de période payée (et le versement des éventuelles indemnités de rupture) ;
- avis de situation au répertoire SIRENE : contrôle du SIRET de l'établissement employeur ;
- pour les éléments variables (FNAL, taxe de transport, et cotisation accident du travail) : voir avec le chef ;
- en cas de retenues sur salaire : arrêt de travail ou prolongation, autorisation d'absence, tout document établissant avec certitude la période considérée ;
- en cas de saisie des rémunérations , d'avis à tiers détenteur, d'opposition à tiers détenteur, de paiement direct de la pension alimentaire, et les autres choses émanant d'un comptable public ou d'un tribunal : copie de l'acte, coordonnées bancaires (notamment en cas de saisie), livret de famille, jugement ou tout document démontrant que l'agent (ou le salarié) a des personnes à charges, ... il convient de vérifier que les priorités sont respectées entre les différents créanciers et que le montant prélevé ne dépasse pas la quotité saisissable (ou le RSA pour le paiement direct).
- en cas de remboursement des frais de transport : formulaire de demande de prise en charge, le titre de transport (abonnement annuel ou mensuel), la preuve d'achat en cas de titre rechargeable ou une attestation du transporteur.
- en cas d'indemnités complémentaires : à voir avec le chef...

Si le bulletin de paie concerne un CUI, il faut en profiter pour vérifier le financement du contrat, donc il faudra en plus le formulaire cerfa, la notification Pôle emploi, la prise en charge complémentaire MEN, les avis de l'Agence de services et de paiement (ASP) ou de la collectivité de rattachement pour les anciens bénéficiaires du RSA (si tu as la chance d'être dans l'un  des trois ou quatre départements qui gèrent encore directement le financement).

Et j'ai dû oublier certains trucs... mais c'est déjà un début...

Bonjour

"Cela s'appelle le contrôle hiérarchisé de la dépense.
A ma connaissance ce n'est pas mis en œuvre en EPLE."

Il n'y a qu'en EPLE ou on épluche les factures les unes après les autres et on voit des comptable rejeter des mandats de 22 euros pour des peccadilles. Je suggère aux collègues d'aller voir des vraies agences comptables avec de gros volumes financiers traités... On travaille par sondage, soit sur certains montants de mandat, soit sur des imputations en particuliers (frais de missions...)

Le MEN avec ses 1 M de fonctionnaires n'épluche pas tous les mois les feuilles de paye... Je pratique ainsi dans les grosses structures avec notamment des UPC et leurs tonnes de factures alimentaires. On contrôle par exemple dans ce cas les prix pratiqués par sondage par rapport aux conditions prévues dans les marchés passés avec souvent des surprises comme de mauvaises applications d'indice de référence...

Dans les gros EPLE avec cité scolaires, GRETA, CFA ou des mutualisateurs de payes avec plusieurs milliers de contrats on fait effectivement des sondages et on vérifie comme l'explique LuckyLoser tous les éléments du contrat papier aux cotisations...

Tenovis a écrit:

Bonjour

"Cela s'appelle le contrôle hiérarchisé de la dépense.
A ma connaissance ce n'est pas mis en œuvre en EPLE."

Et pour moi (mais pas pour beaucoup d'autres personnes il semble) c'est un réel problème quand on sait que l'existence d'un tel contrôle peut conduire à une remise gracieuse totale en cas de débet (ce qui est impossible en son absence).
Ca devrait pas être difficile de mettre ça en œuvre dans les EPLE encore faudrait-il que quelqu'un veuille bien se pencher sur le dossier.

Le CHD n'est pas institué en tant que méthode de travail précise déployée en EPLE par recommandation réglementaire. Toutefois, la hiérarchisation des contrôles est une demande constante du juge du compte, qui considère à longueur de décisions que certains contrôles auraient vraiment du être faits et que l'AC est fautif d'avoir laissé passer, et que d'autres n'ont pas de caractère grave. La CRC d'Île-de-France notamment ne prononce pas de débet pour moins de 250 €, même manquant en caisse sec (j'imagine qu'elle le fait quand même si l'AC est un gros pourri relevant du pénal par ailleurs).

Dans la chasse aux enquiquinements comptables, chacun d'entre nous doit avoir établi une ordre de priorité dans son travail, et le remettre en question de temps à autre. Du côté des dépenses, par exemple les frais de déplacement sont à surveiller de près, il y a tout le temps du contentieux dessus. Les ordres de réduction de recettes sont relativement dangereux, il faut pouvoir très proprement borner le fait qu'en aucun cas ils n'ont été faits à l'invitation du comptable pour "faciliter le recouvrement" ; les CRC ne sont pas tendres avec nous, car la double fonction gestionnaire et comptable fait de nous des suspects naturels sur ce point. Les OP doivent être solides, mais il est toxique de chercher à les éviter à tout prix. Etc, etc.