Problème de trop perçu pris deux fois en compte dans les créances

Bonjour,
J'ai un souci avec des trop perçu sur un établissement.
La technicienne comptable les a passé manuellement en FQE sur les créances puis a réceptionné la reconstatation de l'établissement rattaché dans laquelle la gestionnaire a intégré les trop perçu en autres éléments financiers. Du coup, ils sont déduits deux fois des créances et ma liste de créance ne colle pas avec le 4112.
Je me demande donc comment solutionner ce problème.
J'ai pensé demander à la gestionnaire de gentiment reconstaté en supprimant les trop-perçu en autres éléments financiers mais je me demande si cela réellement rétablir la situation.
Est ce quelqu'un a déjà essayé  ou a une autre solution à me proposer ?

Si la différence n'est que du montant des avances, une nouvelle constatation doit régler le problème

Voltaire a écrit:

Bonjour,
J'ai un souci avec des trop perçu sur un établissement.
La technicienne comptable les a passé manuellement en FQE sur les créances puis a réceptionné la reconstatation de l'établissement rattaché dans laquelle la gestionnaire a intégré les trop perçu en autres éléments financiers. Du coup, ils sont déduits deux fois des créances et ma liste de créance ne colle pas avec le 4112.

Si j'ai tout compris la technicienne aurait du simplement faire une écriture comptable 4191-4112 sans appeler la créance dont l'avance était déjà déduite.
Il suffit donc de recréer la créance manuellement.
Si j'ai bien compris.

Le collègue indique qu'elles ont été passées en FQE donc par un 58X en appelant normalement les créances. Nous le pratiquons souvent.
Pour moi, la solution de la nouvelle constatation en supprimant les avances des autres éléments financiers demeure la meilleure.

C'est bien vu comme proposition.
Ca ne me serait pas venu à l'esprit, j'aurais voulu automatiquement ne passer que par de la compta géné, alors que ton idée est plus simple.

Plus simple de reconstater avec les éditions, les transferts de fichiers, que de recréer la créance dans GFCG ?

oui
C'est le  gestionnaire qui fait le boulot

Soit une créance de 200 déduction faite d'une avance de 50 pour un montant de DP donc de 250 €.
La technicienne fait une FQE déduisant de nouveau l'avance. Celle-ci passe donc à 150 €.
Reconstatation en supprimant l'avance, soit une nouvelle créance créée de 250 € retransmise au comptable qu'il faudra bien traiter en compta géné puisque le montant n'est pas le bon.
Ou alors j'ai rien compris.

volcan a écrit:

Plus simple de reconstater avec les éditions, les transferts de fichiers, que de recréer la créance dans GFCG ?

On ne sait pas combien de créances sont concernées
Franchement la réception d'un fichier de créances de GFE c'est deux clics de souris. Perso, je n'aime pas du tout devoir modifier les montants initiaux des créances manuellement en compta géné.

D'ac avec toi mais Volcan en est encore au mulot!!!

D'où l'importance de ne jamais mettre le compte 4112 dans GFE pour une régularisation comptable dans Autres éléments financiers.
Comme cela les créances ne sont pas impactées et le total des créances transférées est égal a la somme due par les familles du BDC.

Et les avances reçues seront prises en charge en compta géné, via une FQE au 581

MOA a écrit:

D'où l'importance de ne jamais mettre le compte 4112 dans GFE pour une régularisation comptable

En ce qui me concerne ça m'aide rapidement à passer les écritures idoines pour faire coller le 4112 avec l'état des créances, liste des régularisations à l'appui .

Et bien ici, nous préférons prendre en charge les avances à l'agence comptables.
Et lorsque nous réceptionnons les créances GFE, cela correspond de suite au Bordereau.
Pas besoin de faire des calculs avec la liste des régularisations.
Et on est sur de mettre les avances reçues sur la bonne créance.
C'est il me semble le rôle du comptable non ?

MOA a écrit:

Et bien ici, nous préférons prendre en charge les avances à l'agence comptables.
Et lorsque nous réceptionnons les créances GFE, cela correspond de suite au Bordereau.
Pas besoin de faire des calculs avec la liste des régularisations.
Et on est sur de mettre les avances reçues sur la bonne créance.
C'est il me semble le rôle du comptable non ?

Non.

Ah, bon ?
Ce n'est, il me semble, pas à l'ordo, mais bien au comptable de gérer les trop payés et/ou avances.

Merci pour vos réponses.
Nous allons demander à la gestionnaire rattachée de réaliser une nouvelle constatation sans les éléments financiers.

En ce qui concerne les trop-perçu, nous réaliserons des OP systématiques au niveau de l'agence comptable maintenant.
Cela évitera de renouveler ce type de problème (entre autres...)

Demander à un établissement rattaché de faire une reconstatation inutile pour corriger une erreur dans l'agence comptable qui pourrait être rectifiée en 30 secondes en recréant une créance, il y a des logiques qui m'échappent.

Voltaire a écrit:

Merci pour vos réponses.
Nous allons demander à la gestionnaire rattachée de réaliser une nouvelle constatation sans les éléments financiers.

En ce qui concerne les trop-perçu, nous réaliserons des OP systématiques au niveau de l'agence comptable maintenant.
Cela évitera de renouveler ce type de problème (entre autres...)

Pas d'OP systématique.
Si il y a des trop payés, à compenser dans un premier temps vers les créances existantes.

Seulement après on fait l'OP de remboursement au 4664XX

Incrédule a écrit:

Demander à un établissement rattaché de faire une reconstatation inutile pour corriger une erreur dans l'agence comptable qui pourrait être rectifiée en 30 secondes en recréant une créance, il y a des logiques qui m'échappent.

Effectivement, il peut arriver que l'on soit obligé de modifier manuellement le montant initial d'une créance. Par exemple quand GFE nous retourne un montant de créance erroné...

Mais c'est dangereux, on travaille sans filet.
Il faut juste bien vérifier avant et après la modif.

Incrédule a écrit:

Demander à un établissement rattaché de faire une reconstatation inutile pour corriger une erreur dans l'agence comptable qui pourrait être rectifiée en 30 secondes en recréant une créance, il y a des logiques qui m'échappent.

Demander à un établissement de constater de nouveau pour corriger.....une erreur de constatation car il a déduit des avances sans s'assurer au préalable qu'elles ne l'avaient pas déjà été ou qu'elles existaient toujours ne me choque pas.
Modifier manuellement des créances en compta géné est pour ma part une pratique dangereuse.

le mec a juste à supprimer les lignes saisies, c'est rien à faire!!!!

modifier des créances, c'est juste la possibilité de taper 1 au leiu de 2 et ainsi de suite ,jusqu'au momeent où on se dit qu'on fait des conneries.

On ne touche pas aux créances, jamais, en agence compt.
C'est une règle  de base

coffeeman a écrit:

On ne touche pas aux créances, jamais, en agence compt.
C'est une règle  de base

Qu'il faille manipuler les créances avec précaution est un fait, dire qu'il faut éviter de le faire un bon conseil ; mais dire qu'il y aurait une règle qui "interdirait" de le faire est excessif. Ou alors je ne respecte pas les règles de base.
Sans parler des droits constatés, les OR (voyages, OC,...) génèrent des créances qui peuvent finir chez l'huissier et je trouve normal dans ce cas de créer une facture au 416.
Mais ca vaut pas la peine de se prendre la tête, chacun fera au mieux selon sa perception des choses.

On parle  technique comptable, possibilité de modifier ou non les créances en agence comptable, ... OK, mais la question d'origine n'est elle pas que c'est la technicienne comptable (donc l'agence comptable) qui a fait une boulette et que l'on envisage de demander à la gestionnaire (donc à l'établissement rattaché) de réparer ?
Il n'y aurait pas eu de boulette si, à l'AC, au lieu de, en quelque sorte, faire le boulot de l'ER en manipulant les créances au 4112, on avait mis les trop perçus au 4191... ou si on avait averti l'ER.  Comment se fait il que la liste des créances (et le zip) transmis à l'ER et qur lequel la gestionnaire a travaillé n'aient pas intégré ces modifications ?
Reconstater ? pour cela, il faut un motif (élève parti, nouvel arrivant ... ) Le motif qui serait "erreur de l'agence comptable", perso, je ne vois pas trop comment l'intégrer en ER. En tant que gestionnaire, je suis responsable de mes erreurs et de mes opérations. Si quelqu'un qui n'est pas mon chef me demande de "bidouiller" mes opérations pour réparer une de ses erreurs, comment je fais, moi, en cas d'audit, pour expliquer le machin ? On parle beaucoup de la responsabilité du comptable, mais quid de celle de l' ordonnateur ? Ce n'est pas parce qu'on n'est pas de notre poche qu'il faut faire n'importe quoi pour faire plaisir aux collègues.

 
je ne m'y attendais pas à celle là!!!

margote a écrit:

On parle  technique comptable, possibilité de modifier ou non les créances en agence comptable, ... OK, mais la question d'origine n'est elle pas que c'est la technicienne comptable (donc l'agence comptable) qui a fait une boulette et que l'on envisage de demander à la gestionnaire (donc à l'établissement rattaché) de réparer ?
Il n'y aurait pas eu de boulette si, à l'AC, au lieu de, en quelque sorte, faire le boulot de l'ER en manipulant les créances au 4112, on avait mis les trop perçus au 4191... ou si on avait averti l'ER.  Comment se fait il que la liste des créances (et le zip) transmis à l'ER et qur lequel la gestionnaire a travaillé n'aient pas intégré ces modifications ?
Reconstater ? pour cela, il faut un motif (élève parti, nouvel arrivant ... ) Le motif qui serait "erreur de l'agence comptable", perso, je ne vois pas trop comment l'intégrer en ER. En tant que gestionnaire, je suis responsable de mes erreurs et de mes opérations. Si quelqu'un qui n'est pas mon chef me demande de "bidouiller" mes opérations pour réparer une de ses erreurs, comment je fais, moi, en cas d'audit, pour expliquer le machin ? On parle beaucoup de la responsabilité du comptable, mais quid de celle de l' ordonnateur ? Ce n'est pas parce qu'on n'est pas de notre poche qu'il faut faire n'importe quoi pour faire plaisir aux collègues.

L'AC faire le boulot de l'ER pour les avances?!...
Je n'ai pas tout compris ou margote se trompe....
Ne serait ce pas plutôt l’ER qui fait le boulot de l'AC en modifiant les créances avec l'avance reçue ?
Les avances sont bien évidemment en attente au 4191HBGT, pour ensuite être prises en charge sur les créances au 4112x par une FQE via le 581 pour conserver un historique dans GFC.
Donc, si l'AC veut normalement prendre en charge les avances en compta géné pour avoir un historique dans l'historique des encaissements,  l'ER ne doit pas impacter les créances de GFE avec les avances reçues, donc ne pas mettre le 4112 sur les régularisations.
C'est il me semble la meilleure solution pour une recherche ultérieure et c'est la seule façon pour réceptionner une liste de créances qui correspond au total dû par les familles du BDC.
Dans tous les cas, le gestionnaire doit gérer les avances tel que le désire l'AC. 
Et effectivement,  si le gestionnaire n'a pas géré les régularisations comme l'avait demandé l'AC, ce n'est pas de la faute de l'AC. 
Et si ce même gestionnaire envoie une liste de créances qui ne correspond pas au total dû du BDC, c'est bien à lui qui a fait les droits constatés à donner les explications à  l'AC,  non ?
Reconstater un élève parce que l'on s'est trompé dans une saisie de régularisation n'est pas si rare que cela et est bien un motif pour reconstater. Et comme il s'agit d'une régularisation comptable, le BDC n'est pas impacté et ne fera donc pas l'objet de nouveaux ordres budgétaires.  La nouvelle situation est égale à l'ancienne.