ana35 a écrit:

J'apporte mon témoignage.Je vais faire le classement à l'agence comptable et je pointe également les pièces du compte financier au moment venu.J'avoue que c'est une tache que je n'aime pas du tout,  je dois classer les mandats et ordre de recettes originaux ainsi que les duplicatas, en plus des triplicatas que je garde au bahut...Vivement les factures électroniques!En plus l'AC me reproche de mal faire le classement, je m’emmêle les pinceaux avec les comptes et les originaux et duplicata.Si je ne vais pas faire le classement l'AC est bien capable de s'en plaindre au chef d'établissement.

Je précise que l'agence comptable est relativement petite par rapport ce qui est maintenant la norme, 4 établissements en comptant l'établissement support de l'agence comptable.

idée pour ne pas mélanger les originaux et duplicata : 

imprimer le mandat original normalement, puis imprimer le duplicata en utilisation une fonction très pratique des imprimantes : l'ajout d'un filigrane que l'on nommera "copie" par exemple. Cette option est en générale caché dans les "propriétés" de l'imprimante via le bouton idoine dispo juste avant de valider l'impression.

Une fois compris comment utiliser cette option correctement (taille du filigrane, niveau de transparence, position sur la page...) cela évite de tout mélanger y compris lors de confection initiale des mandats lors de l'agrafage.

Taz a écrit:

ana35 a écrit:

J'apporte mon témoignage.Je vais faire le classement à l'agence comptable et je pointe également les pièces du compte financier au moment venu.J'avoue que c'est une tache que je n'aime pas du tout,  je dois classer les mandats et ordre de recettes originaux ainsi que les duplicatas, en plus des triplicatas que je garde au bahut...Vivement les factures électroniques!En plus l'AC me reproche de mal faire le classement, je m’emmêle les pinceaux avec les comptes et les originaux et duplicata.Si je ne vais pas faire le classement l'AC est bien capable de s'en plaindre au chef d'établissement.

idée pour ne pas mélanger les originaux et duplicata : 

imprimer le mandat original normalement, puis imprimer le duplicata en utilisation une fonction très pratique des imprimantes : .............

Cela fait maintenance 6 ans que je ne fais qu'un seul exemplaire des pièces comptables. Pas de méli mélo entre original, double, tripli, quadri ou autre bizarrerie.
Cet exemplaire unique est scanné.
Les établissements rattachés font de même et je vérifie la qualité du scan après avoir traité les écritures, au moment de l'agrafage.
Avant d'en arriver là, il a fallu convaincre les collaborateurs du bien fondé de la chose. J'ai donc montré le bon exemple en classant moi-même, sans délai.
J'enfonce une porte ouverte en affirmant qu'un classement rigoureux, c'est autant de temps de gagné au moment du cofi.
Avoir subi les désagréments du bordel contribue grandement à s'en rendre compte...

ana35 a écrit:

Je précise que l'agence comptable est relativement petite par rapport ce qui est maintenant la norme, 4 établissements en comptant l'établissement support de l'agence comptable.

Et l'agence-comptable est dotée de combien de personnels en tout, AC compris ?
(bien entendu, je suppose que les 2 autres établissements rattachés vont également faire ce classement à l'agence ?)

Taz a écrit:

idée pour ne pas mélanger les originaux et duplicata : 

imprimer le mandat original normalement, puis imprimer le duplicata en utilisation une fonction très pratique des imprimantes : l'ajout d'un filigrane que l'on nommera "copie" par exemple. Cette option est en générale caché dans les "propriétés" de l'imprimante via le bouton idoine dispo juste avant de valider l'impression.

Une fois compris comment utiliser cette option correctement (taille du filigrane, niveau de transparence, position sur la page...) cela évite de tout mélanger y compris lors de confection initiale des mandats lors de l'agrafage.

Désormais dans mon AC on a dématérialisé le dupli, ce n'est donc plus nécessaire. Mais je mettais aussi "ORIGINAL" sur le jeu original.    Pour ne pas risquer de ne pas être attentif à ce qui était marqué, le mot "DUPLICATA" n'était pas dans la même police. Cela sur les mandats tout au long de l'année, mais aussi sur les feuillets budgétaires, imprimés sur A3 (en mode paysage, pour avoir le texte sur un côté dans une taille normale), servant ainsi de bordereau d'expédition : zéro pochette-à-la-khon qu'on se sent obligé de marquer au feutre avec l'imputation et l'exercice.

Avant même la dématérialisation, chez moi l'ensemble de ce genre de techniques avait permis de diviser par trois le temps passé à plier les PJ des cofis, ainsi que de limiter le volume d'archives d'un bon tiers.

néthou a écrit:

ana35 a écrit:

Je précise que l'agence comptable est relativement petite par rapport ce qui est maintenant la norme, 4 établissements en comptant l'établissement support de l'agence comptable.

Et l'agence-comptable est dotée de combien de personnels en tout, AC compris ?
(bien entendu, je suppose que les 2 autres établissements rattachés vont également faire ce classement à l'agence ?)

L'agence comptable est composée de 4 personnes.

Tous les gestionnaires vont faire du classement.

Merci pour les conseils.

ana35 a écrit:

L'agence comptable est composée de 4 personnes.

Tous les gestionnaires vont faire du classement.

Ici on est 4.5 ETP, pour un gros lycée relativement complexe, et aucun des six gestionnaires rattachés n'assure une seule minute par an de boulot idiot dans mes murs. Désolé de remuer le revolver dans la plaie...

J'ai un établissement de 1000 élèves et une agence de 4 bahuts et nous sommes 3 en tout. Les gestionnaires des ER ne font aucun travail de vérifications ni de classement et c'est mieux ainsi car un oeil différent peut voir des oublis ou des bêtises que ne verrait pas la personne qui a fait le travail initial.

Je souhaiterais bien travailler dans vos établissements rattachés. Je peux venir même dans la zone de l'IZ s'il y a un poste libre.

L'intendant zonard a écrit:

Ici on est 4.5 ETP, pour un gros lycée relativement complexe, et aucun des six gestionnaires rattachés n'assure une seule minute par an de boulot idiot dans mes murs. Désolé de remuer le revolver dans la plaie...

Ils font le boulot idiot dans leurs murs?

ana35 a écrit:

L'agence comptable est composée de 4 personnes.

Tous les gestionnaires vont faire du classement.

Soupir...

Les gestionnaires font leur travail, l'agence fait le sien. Le classement à l'agence ne fait pas partie du travail des gestionnaires.

Ici on ne va pas classer mais on nous redonne toutes les PJ et les feuillets pour pointer. Je trouve ça limite mais pour préserver un climat de travail correct j'ai accepté. Le travail est fait sérieusement mais je ne promets pas que cela soit sans erreur. Et comme ce n'est pas ma RPP qui est engagée, je trouve l'AC bien courageux. Je ne ferais pas le même choix si j'étais AC mais c'est comme il veut. En revanche, quand on a commencé à me parler de faire les liasses, là j'ai refusé tout net.

Ici AC de 9 établissements avec 5 personnes à l'intendance. On ne classait pas les années précédentes mais à la rentrée, suite à la perte d'un poste provisoire, l'AC a demandé à ceux qui en avaient les moyens en temps de faire leur classement et même le pointage des pièces au moment du COFI pour certains d'entre nous.
Donc nous le faisons presque tous sauf un collègue je crois qui est seul dans son collège avec restauration. Et je ne crois pas que cela choque qui que ce soit qu'il ait un traitement un peu à part.
Tant que l'on ne m'impose pas de classer au fur et à mesure et qu'il est admis que je le fais quand j'ai le temps, je le ferai bien volontiers. Je considère que c'est par ailleurs une marque de confiance que de nous faire pointer les pièces du COFI. Même si ce n'est pas la mission la plus passionnante qui soit...

Selon moi, le comptable a besoin que cette relecture soit très proprement faite, et il est difficile de confier cela à un gestionnaire sur lequel il n'a pas d'autorité hiérarchique... sauf à s'auto-persuader qu'il y en a une !

A contrario, une bonne pratique consiste à ce que la personne qui vérifie ne soit pas celle qui a fait le travail relu. En ce sens, le passage en revue des PJ peut s'imaginer fait en collaboration entre un personnel de l'agence comptable et le gestionnaire concerné : cela permet de conserver une partie des moyens de l'agence pour traiter le quotidien du nouvel exercice, et surtout cela peut avoir un effet très pédagogique sur un gestionnaire en cours de progrès : on voit alors concrètement les conséquences d'un manquement, et l'ampleur du boulot supplémentaire qu'exige le fait de revenir sur des machins qui devraient être terminés depuis des mois.

Toutefois, chez moi le pointage des PJ des cofis est une simple mesure de vérification d'absence d'erreur de classement : il y a un contrôle exhaustif lors de l'admission des mandats, et rejet systématique si les PJ nécessaires ne sont pas fournies. Bon, je transige parfois, mais c'est dans le cadre de la supervision par le registre des non-conformités, qui me permet de m'assurer que tous les engagements correspondant aux exceptions admises soient respectés à très brève échéance.
http://www.intendancezone.net/spip.php?article778

L'intendant zonard a écrit:

Selon moi, le comptable a besoin que cette relecture soit très proprement faite, et il est difficile de confier cela à un gestionnaire sur lequel il n'a pas d'autorité hiérarchique...

La conscience professionnelle ne pourrait donc exister que sous la contrainte.  

Initiales GM a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Selon moi, le comptable a besoin que cette relecture soit très proprement faite, et il est difficile de confier cela à un gestionnaire sur lequel il n'a pas d'autorité hiérarchique...

La conscience professionnelle ne pourrait donc exister que sous la contrainte.  

J'ai pas dit cela, mais la conscience professionnelle bien entendue devrait faire refuser de faire le boulot des autres. Si l'on exige de moi de quitter mon poste, dans lequel j'ai déjà énormément de mal à assurer les principales priorités, même en sacrifiant sur le temps que je devrais pouvoir consacrer à ma vie de famille, pour aller chez d'autres faire un travail d'abruti consistant à des vérifications qui ne se justifient que par la mauvaise qualité de l'acte de prise en charge du comptable et/ou la mauvaise qualité du classement à l'agence comptable, je pourrais peut-être l'accepter malgré tout. Mais le faire aussi bien que si c'était mon propre taf, je ne peux vraiment pas le garantir.

L'intendant zonard a écrit:

Citation :

J'ai pas dit cela, mais la conscience professionnelle bien entendue devrait faire refuser de faire le boulot des autres. Si l'on exige de moi de quitter mon poste, dans lequel j'ai déjà énormément de mal à assurer les principales priorités, même en sacrifiant sur le temps que je devrais pouvoir consacrer à ma vie de famille, pour aller chez d'autres faire un travail d'abruti consistant à des vérifications qui ne se justifient que par la mauvaise qualité de l'acte de prise en charge du comptable et/ou la mauvaise qualité du classement à l'agence comptable, je pourrais peut-être l'accepter malgré tout. Mais le faire aussi bien que si c'était mon propre taf, je ne peux vraiment pas le garantir.

... dis le gars toujours prêt à aller dépanner les voisins en détresse et à répondre aux collègues qui posent des tas de questions sur le forum...

Bonjour,

Je plains certains agents comptables qui doivent aussi fonctionner avec des établissement rattachés défaillants. Cela ne doit pas être drôle tous les jours avec l'agrandissement des agences. Quand je vois certains gestionnaires matériels se succéder tous les ans sur certains postes, gestionnaires souvent pas formés, je ne sais comment ils peuvent s'en sortir sans y laisser des plumes.

invit. a écrit:

Bonjour,

Je plains certains agents comptables qui doivent aussi fonctionner avec des établissement rattachés défaillants. Cela ne doit pas être drôle tous les jours avec l'agrandissement des agences. Quand je vois certains gestionnaires matériels se succéder tous les ans sur certains postes, gestionnaires souvent pas formés, je ne sais comment ils peuvent s'en sortir sans y laisser des plumes.

[i]Et plaindre le CE ?

Cela influe peut-être sur la vision qu'ont, à la longue, des CE - enfin ceux qui auront été mal lotis au cours de leur carrière - de la profession d'intendant gestionnaire.

Plaindre le CE, certes. Mais il ne risque pas d'engager sa responsabilité pécuniaire personnelle, contrairement à l'agent comptable qui faisant les frais d'un gestionnaire défaillant.
Ça peut vite chiffrer ces petites choses.

Et plaindre les élèves ? Sans rire, on peut espérer que notre présence dans les EPLE ajoute une plus-value pour eux et que les choses ne sont pas les mêmes quand nous ne pouvons pas assumer nos missions. En tout cas je m'y efforce, même si certains ne le voient pas ou ne voient pas pourquoi.

uluberlu a écrit:

Plaindre le CE, certes. Mais il ne risque pas d'engager sa responsabilité pécuniaire personnelle, contrairement à l'agent comptable qui faisant les frais d'un gestionnaire défaillant.
Ça peut vite chiffrer ces petites choses.

Plutôt qu'en argent sonnant et trébuchant, ça se chiffre surtout en temps passé et en nombres de cheveux arrachés pour que les défaillances soient limitées en nombre et en gravité. C'est déjà pas mal, et rien que ça justifie les primes des AC.
Il serait intéressant d'avoir une analyse fine des débets prononcés chaque année, pour voir la part de ceux qui concernent notre secteur, de quelle nature et dans quelles proportions; ça ne diminuera pas le risque, certes, ni son principe, mais ça permettrait tout de même de relativiser les horreurs qui menacent quotidiennement les comptables, à entendre certains.

Citation :

Il serait intéressant d'avoir une analyse fine des débets prononcés chaque année, pour voir la part de ceux qui concernent notre secteur, de quelle nature et dans quelles proportions; ça ne diminuera pas le risque, certes, ni son principe, mais ça permettrait tout de même de relativiser les horreurs qui menacent quotidiennement les comptables, à entendre certains.

Peut-être une mission des cellules d'aides et de conseils des Académies et du RCONSEIL!

invit. a écrit:

Je plains certains agents comptables qui doivent aussi fonctionner avec des établissement rattachés défaillants. Cela ne doit pas être drôle tous les jours avec l'agrandissement des agences. Quand je vois certains gestionnaires matériels se succéder tous les ans sur certains postes, gestionnaires souvent pas formés, je ne sais comment ils peuvent s'en sortir sans y laisser des plumes.

Pole nord a écrit:

Et plaindre le CE ?

En fait, si un poste de GM est en desherence et change de titulaire tous les ans, c'est tres probablement a cause du CE, et assez probablement de la faute de l'AC aussi. On parle la de cadres dont la mission consiste precisement a permettre aux fonctionnaires de donner leur pleine mesure.

Je dirais même plus, en fait, si un poste de secrétaire d'intendance  est en desherence et change de titulaire tous les ans, c'est tres probablement a cause du GM, et assez probablement de la faute du CE aussi et tant que l'on y est, de la faute de l'AC aussi. On parle là de cadres dont la mission consiste precisement à permettre aux fonctionnaires de donner leur pleine mesure

En EPLE la non séparation complète des tâches d'ordonnancement et de comptabilité contribue à l'obscurcissement du qui fait quoi. Tant qu'il y a pléthore de personnels, pas de problème ... Si la vis se serre, ça se déglingue ...

Dupond a écrit:

Je dirais même plus, en fait, si un poste de secrétaire d'intendance  est en déshérence et change de titulaire tous les ans, c'est très probablement a cause du GM, et assez probablement de la faute du CE aussi et tant que l'on y est, de la faute de l'AC aussi. On parle là de cadres dont la mission consiste précisément à permettre aux fonctionnaires de donner leur pleine mesure

Si tu parles de mon propre cas, pourquoi j'ai eu huit adjoints administratifs dans mes huit premières années de gestionnaire, je peux expliquer :

- Année 1 : faisait sa troisième année à mon arrivée, sclérose en plaques, mutation dans sa campagne sur dossier médical
- Année 2 : aurait du être nommé dans l'université ou il avait été contractuel, puis le rectorat avait merdé. A enquiquiné tout le monde pour pouvoir être à la fac l'année d'après, et est parti en pleurant parce que l'année avait vraiment été intéressante et sympa
- Année 3 : le mauvais collaborateur dans toute son horreur, individu qui allait dauber sur mon compte en salle des profs, sabotait le travail, que j'ai été contraint de circonvenir ; est parti grâce à son dossier médical et je ne m'en suis pas plaint
- Année 4 : celui-là est resté, mais c'est moi qui ai changé d'établissement
- Année 5 : contractuel
- Année 6 : a obtenu après un an un poste plus près de chez lui, le trajet pour mon établissement était vraiment pénible
- Année 7 : a réussi le concours de catégorie B
- Année 8 : Ca a été la bonne, enfin cette personne a pu rester (et moi aussi) !

Concrètement, cela peut arriver pour un poste d'adjoint administratif, surtout dans la Zone ; pour un poste de gestionnaire, ça ne devrait pas se passer ainsi.

Si certains GM estiment inadmissible de faire un peu de boulot pour aider l'AC lors des nombreux COFI j'espère qu'ils ne seront pas décus ni surpris quand l'AC les enverra péter sans autre forme de procès quand ils demanderont de l'aide, des conseils, ou qu'ils seront dans la mouise.
Jusqu'à présent j'ai toujours plus aidé les GM de l'agence que ceux-ci m'ont aidé (énormément plus même), mais ils ne refusent pas le p'tit coup de main que je demande lors des COFI et qui est inscrit dans la convention de groupement.

Pour qu'une équipe réussisse il faut que chacun pointe sa queue dans la même direction (proverbe militaire!)

V.M.B a écrit:

Si certains GM estiment inadmissible de faire un peu de boulot pour aider l'AC lors des nombreux COFI j'espère qu'ils ne seront pas décus ni surpris quand l'AC les enverra péter sans autre forme de procès quand ils demanderont de l'aide, des conseils, ou qu'ils seront dans la mouise.
Jusqu'à présent j'ai toujours plus aidé les GM de l'agence que ceux-ci m'ont aidé (énormément plus même), mais ils ne refusent pas le p'tit coup de main que je demande lors des COFI et qui est inscrit dans la convention de groupement...

Je ne m'attarde pas sur le proverbe militaire...  

En cette journée de la femme, votre proverbe militaire tombe fort à propos. Vous faites comment pour que vos dames pointent....