bonjour, je voudrais savoir quelles sont les bases réglementaires pour les cachets a apposer sur les documents comptables
actuellement je mets le tampon dateur sur chaque factures et "copie" sur chaque feuille des mandats avec les copies factures derrières
maintenant l'AC me demande le cachet ORIGINAL sur chaque feuillet contenant les factures originales et sur chaque facture un tampon spécifique avec numéro de mandat et numéro de bordereau, service, domaine, activité, compte
j'ai l'impression de faire un grand pas en arrière, je pers du temps et je ne comprends pas le fond de la demande, la réponse étant qu'on va sans etre contrôlés
je vous remercie pour vos contributions

Quand je lis ça je me dis qu'un jour j' irai vivre en théorie, parce qu'en théorie tout se  passe bien . Pas mieux que Bozinchu

Le tampon original est pour moi une obligation et c'est surtout une sécurité pour éviter les doubles paiement.
J'invite fortement tous les collègues, dés la réception du courrier à apposer sans attendre les mentions original et duplicata sur les factures adressées en plusieurs exemplaires.
De même l'apposition de la date sur la facture est obligatoire pour vérifier le respect du délai global de paiement.
Le tampon avec n° mandat, domaine, etc... ne sert à rien (sauf si les agrafes s'autodétruisent façon magnéto de Mission impossible et que toutes les PJ se mélangent) et constitue une demande excessive et non justifiée du comptable.

volcan a écrit:

Le tampon original est pour moi une obligation et c'est surtout une sécurité pour éviter les doubles paiement.
J'invite fortement tous les collègues, dés la réception du courrier à apposer sans attendre les mentions original et duplicata sur les factures adressées en plusieurs exemplaires.

je mets un petit bémol
Quand je suis arrivé dans mon établissement, il y avait une "coutume" particulière
Les bons de commande étaient émis après réception de la facture.

Le problème c'est que la personne en charge des Bdc ne vérifiait pas si la facture n'était pas déjà arrivée.
On avait donc régulièrement des doubles paiements....

Ce n'est pas affaire de tampon, mais bien d'organisation...

volcan a écrit:

Le tampon original est pour moi une obligation et c'est surtout une sécurité pour éviter les doubles paiement.
J'invite fortement tous les collègues, dés la réception du courrier à apposer sans attendre les mentions original et duplicata sur les factures adressées en plusieurs exemplaires.

La notion de facture originale a-t-elle une validité quelconque en ces temps de dématérialisation ?
Et si on reçoit -parfaitement légalement- une facture par mél, comment fait-on pour distinguer l'original du duplicata ?

C'est toujours l'éternel problème de la simplification des procédures administratives (dématérialisation) qui se heurte à des pratiques comptables désormais obsolètes (notion de document original).

La comptabilité doit changer de siècle.

Le cachet "arrivé le..." doit être en couleur et pas en noir, apposé quand on ouvre le courrier chaque matin (dans l'idéal avec un enregistrement, mais là c'est moins évident et on peut envisager de s'en passer).

Dès lors, cela me suffit et cela remplace avantageusement le cachet "original", sachant qu'on n'a pas de copieur couleur dans la maison, et que de toutes manières une copie couleur ça se remarque généralement du premier coup d'oeil.

Pour les documents sortis de GFC, il faut demander à l'imprimante d'apposer un filigrane, tout est expliqué là : http://www.intendancezone.net/spip.php?article375

Enfin, très bientôt sur mon site, le mode d'emploi détaillé de la dématérialisation des duplicata (et a fortiori des éventuels triplicata) des mandats. Du moment qu'il n'y a plus qu'un exemplaire papier, les tampons et le filigrane "original" perdent toute pertinence même à la marge. Pour application sur l'exercice 2016, faudrait y penser.

volcan a écrit:

Le tampon avec n° mandat, domaine, etc... ne sert à rien (sauf si les agrafes s'autodétruisent façon magnéto de Mission impossible et que toutes les PJ se mélangent) et constitue une demande excessive et non justifiée du comptable.

Je fais remarquer aussi au passage que certains fournisseurs ont un modèle de factures qui laisse peu de place au doute entre original et copie .

titi a écrit:

Je fais remarquer aussi au passage que certains fournisseurs ont un modèle de factures qui laisse peu de place au doute entre original et copie .

Je connais aussi des fournisseurs dont il est impossible de différencier original et copie dans les 3 exemplaires reçus faute de la moindre mention.
De plus un tampon en gros m'évite de devoir rechercher sur la facture la mention parfois imprimée en petits "original" et "duplicata" ; avec l'âge mes yeux sont (comme moi) fatigués... déjà qu'il faut recherche si un contrat ou devis est mentionné, si le RIB, le SIRET, etc....


Mais bon, on va pas s'énerver pour si peu. Un coup de :
https://gestionnaires.actifforum.com/t31321-aujourd-hui-sur-radio-bonheur#449880
et ça repart.

oui boss et de nombreux fournisseurs utilisent les lasers monochrome du coup on peut se faire avoir car les factures semblent être de parfaites photocopies
les agences comptables ont de plus en plus d'établissements rattachés donc de mandats et recettes à traiter, un maximum d'infos et de sécurité permet de travailler vite et bien

Mais non il ne faut pas s'énerver , je demande aussi des petits coups de tampon , ma vue n'étant pas non plus en train de s'améliorer   je vais demander plus de tampons. Les filigranes pour certains c'est une étape informatique à franchir ( je ne sais pas si IZ en a conscience ) ,et enfin pour ne pas  passer pour des vieux machins amortis je fais remarquer que dans notre AC on met les filigranes .

Bonne journée. à tous

titi a écrit:

Mais non il ne faut pas s'énerver , je demande aussi des petits coups de tampon , ma vue n'étant pas non plus en train de s'améliorer   je vais demander plus de tampons. Les filigranes pour certains c'est une étape informatique à franchir ( je ne sais pas si IZ en a conscience ) ,et enfin pour ne pas  passer pour des vieux machins amortis je fais remarquer que dans notre AC on met les filigranes .

Bonne journée. à tous

Pour la vue qui ne s'améliore pas, il y a deux dispositions possibles :

- s'assurer du bon éclairage du poste de travail
- demander aux gestionnaires de mettre un petit coup de surligneur sur les informations intéressantes, comme cette saleté d'IBAN présent sur la facture mais en corps 5, comme Dup' quand il dit une

perso en fait je n'ai pas à le demander car mes collègues GM me précisent quand ce n'est pas un original (et c'est rare) et que la copie n'a pas l'air d'une copie
du coup y a pas de malaise mais vaut mieux prévenir que guérir ...

il n’empêche que je dois perdre mon temps avec ce tampon et les 5 lignes à remplir...quand je dis que ça ne sert à rien on me repond que c'est une préconisation des controleurs...

L'absence de tampon est-il un motif de rejet ?
Ceci dit, il est normal que le GM souscrive aux méthodes de l'AC, surtout si c'est une grosse AC.
Et puis il y a les conventions de regroupement comptable qui pourraient préciser tout ça ...

Clause abusive

Super dans la convention comptable je demanderai les tampon suivants !

Bozinchu a écrit:

C'est peut-être du contrôle interne.