Suite à un changement d'agent comptable au 1er septembre 2015, la passation de service aura lieu le 31 août 2015 dans les locaux de la DDFIP.

Comment faire matériellement?

1. Doit-on rapatrier la compta. budgétaire de chaque ER dans GFC avant toute chose?
   
2. Faut-il faire une mise à jour particulière de GFC?
   

Merci à tous ceux qui pourront nous éclairer.

Bonjour,

Tout d'abord, si mes souvenirs sont bons, toutes les régies doivent être clôturées.
Il faut que tous les transferts soient réceptionnés, les écritures traitées. (pas de paiements en attente, rejets.... )

Je vous conseille de développer les soldes de classe 4 et 5 avant de procéder à la passation dans GFC.

Dans GFC, aller dans paramètres, passation de service et compléter les informations. Puis l'onglet passation de service devrait être en surbrillance dans comptabilité générale passation de service.
Ensuite c'est un mini compte financier à faire.

Vous pouvez me joindre par mail pour d'autres infos. Bon courage.

Pat2

Bonjour Pat2,

merci beaucoup pour ces informations précises.

Citation :

toutes les régies doivent être clôturées.

 Non pour moi ce n'est pas nécessaire , soldées à la rigueur c'est plus facile pour des explications à fournir ( encore que , si tout est justifié )

chez moi ,la DDFIP a juste regardé le solde du 5151 et il faut joindre le dernier relevé correspondant .J'avais préparé caisse et valeurs inactives  pour les 6 établissements , mais ça n'a pas fait l'objet d'un contrôle .

Il faut que les états de développement de solde soient faits ( cf passation de service sur GFC) , la question des écritures de la variation de stocks peut se poser , de mémoire la M9-6 dit qu'il faut les passer lors d'une passation , nous ne l'avions pas faits et n'avons eu aucune observation .

Enfin le rectorat nous avait demandé de fournir : l'état issu du contrôle de vérification périodique de GFC , ce qui est bien vu pour avoir des éléments de contrôle sur la cohérence des soldes .

C'est vrai qu'une passation dans les locaux de la DDFIP , ça peut compliquer les choses matériellement , c'est une première dans ton académie ?

Cela s'explique par une grande quantité de passation le même jour: 23 établissements au total!

23 ! c'est l'usine  ! pas de la même agence comptable quand même ?

C'est un mini COFI qu'il faut faire via la rubrique passation de service GFC , développement de soldes , situation de la caisse à jour, relevés trésor à jour , stocks à jour ...

Bon courage

Il faut :
 - prendre en charge toutes les écritures en attente des ER
 - pas d'écritures en attente ou non traitées en compta géné
 - gérer tous les rejets (réception dans les ER)
 - sortir les inventaires et faire les écritures de variation des stocks (dans les ER)
 - transmettre à l'AC les situations de dépenses et recettes
 - développer tous les soldes (y compris classe 5)
 - préparer le pv de caisse et les derniers relevés DFT pris en charge en compta
 - justifier les valeurs inactives
 - valider les sessions
 - préparer les documents d'inventaire (état de l'actif, état des amortissements ...) et s'assurer que tout est ok avec GFC
 - fournir lors de la passation la caisse + valeurs inactives pour un éventuel contrôle
 - préparer la liste des chèques émis par les établissements et non encaissés (prévoir éventuellement les chéquier si demande de la DDFiP
 - noter les références des dernières opérations prises en charge par l'AC pour chaque établissement (n° du dernier mandat, reversement, or, aor op...)
 - solder les régies (pas clôturer)
 - préparer le dernier quitus des comptes de chaque établissement
 - apporter la caisse et toutes les valeurs inactives
 - carte d'identité de chaque participant (à fournir le jour j), nomination du comptable entrant, arrêté de cautionnement, inscription afcm
 - prévoir les délégations en cas d'absence d'une personne
 - prévoir la délégation du comptable sortant pour la signature du prochain cofi et la réponse aux injonctions de la CRC
 - préparer les documents pour la gestion des comptes bancaires (nouveau comptable) : signature du nouveau comptable + procurations éventuelles (pas obligatoire pour la passation)

Après il faut renseigner les items dans l'utilitaire de passation de service :
 - faire une sauvegarde avant la procédure
 - attention aux dates qui doivent coïncider avec celle de la passation
 - attention à l'ordonnateur si un nouveau est nommé au 01 septembre (le 31/08 c'est toujours l'ancien qui doit signer) , idem pour les régisseurs.

 Pour le nombre d'exemplaires :
 - DDFIP
 - comptable sortant
 - comptable entrant
 - ordonnateur
 - cofi (pièces de la passation etc...)
 - autorité académique? parfois demandé

NICKEL CHROME! Merci à tous pour vos réponses qui vont bien nous aider. J'adore ce site d'entraide entre collègues et la bonne humeur ambiante qui y règne. 

Non, non, non, les 23 établissements sont répartis sur plusieurs agence comptable (heureusement) . En ce qui nous concerne, il y en 6 et c'est déjà pas mal.

Profitez en tant que c'est gratuit :
http://gestionnaire03.fr/page882.html#RemiseService

pat2 a écrit:

Tout d'abord, si mes souvenirs sont bons, toutes les régies doivent être clôturées.

Surtout pas !

... sauf les régies des établissements qui changent d'agence comptable. Mais si c'est un simple changement d'agent comptable, il faut solder les régies, comme le précise Ti², mais surtout pas clôturer. Sinon, on ne peut pas recréer une nouvelle régie avec le même nom de régisseur

Pour avoir été concerné en septembre dernier, il n'y a pas obligation à passer les écritures de variation de stocks.

Ne pas oublier la procuration du comptable sortant vers le comptable entrant pour signes les cofis 2015 et préparer pour le même jour toutes les habilitations dft net et procurations.

J'ai oublié : en cas d'empêchement, l'ordonnateur peut signer tous les documents avant la passation et n'est pas obligé d'assister à la passation.

Pour avoir procéder à une passation récemment, il faut effectivement que tous les comptes soient parfaitement développés (cela dit même sans passation c'est mieux ). Il faut également être capable le jour J de pouvoir répondre à toutes les interrogations concernant les soldes créditeurs ou débiteurs qui les composent (pourquoi tel reliquat de subvention, pourquoi telle somme non encore recouvrée, etc)

C'est surtout que le développement des comptes avec liste par personne des créances et avances concernées pour les 411, 412, 416 et 419 est indispensable au comptable entrant si il veut dormir tranquille.

Il faut aussi éviter le bloc de foie gras dans l'inventaire Presto, c'est une question majeure de comptabilité qui a été posée à mon prédécesseur !

Je ré ouvre ce fil car j'ai bientôt une passation... Mettez-vous des justificatifs supplémentaires dans vos feuillets en annexes? Oui bien-sûr vous mettez les listes de créances, liste des avances éventuellement si pas saisies dans gfc etc... mais mettez vous autre chose? Type copie d'un arrêté de subvention? Liste de matériels vendus (qui l'ont été suite à une fermeture d'une section d'enseignement professionnel et dont le produit de la vente votée au CA attend une affectation au CA et la dépense progressive de cette somme)?

Autre chose?

Oui, non?

Merci par avance!

penser à :
- serment crc
- doc prouvant qu'on est à jour avec l'afcm
- délégation pour le successeur pour répondre à seple et juge compte

Salut,

je fais un parallèle avec ce qui est demandé lors d'un COFI , donc développement des soldes classe 4 à jour, comptabilité auxiliaire en phase avec la compta géné GFC ( inventaires divers) mais je ne me rajoute pas d'autres contraintes. Ceci dit je crois savoir que chaque académie établit sa check list. Chez moi, c'est SDE, inventaires divers et variés, , situation du crédit nourriture etc ...

Bon courage .

Merci beaucoup

ici la DDFIP m'a demandé de prévoir 45 minutes entre chaque établissement
Avec 4 bahuts et un Gréta on est pas couché...

Bien sur on a demandé à tout le monde de venir à la même heure..
sinon le café va être froid

Tu...pars??

Tant qu'il reste au GJQ...

Petit joueur ici on est à 10 établissements ( sans compter le CFA de mémoire ) Bon courage à toi !

pour l'instant j'ai encore mon ancienne agence comptable (gestion et AC) car le poste n'est pas pourvu
J'ai donc actuellement 9 établissements à gérer..
Et pour ce qui est des 10 établissements ..il y en a certains...

Ben quoi , c'est pas parce qu'on est petit qu'on doit pas produire tout autant d'exemplaires  et pis tu sais que tout n'est pas simple par chez moi.

Bon courage à toi Boz en tous cas !