Avant que d'autres ne se fâchent, je te donne un conseil: si tu as des sous, achète tes machines. cela te coûtera 20 à 25% moins cher.
Si tu tiens à la loc, ta démarche me semble un peu light.
Je déconseille très fortement de signer les contrats des sociétés de photocopieur. Ils te lient les mains et sont souvent insuffisamment renseignés, notamment lorsqu'il y a une clause de révision des prix.
Fais un MAPA avec tes règles à toi. Seuls tes documents de consultation sont signés et s'imposent au fournisseur comme à toi. Mais c'est toi qui fixe la règle du jeu. Pour des modèles, voir ici ou là
Si tu tiens à te faire avoir, tu as donc un contrat pluriannuel.Sa signature ne peut se faire qu'après accord du CA, délai de contrôle de légalité ..