affranchissement courrier

bonjour,

pour un petit établissement, qu'est-ce qui vous semble le plus intéressant: la machine à affranchir (un peu plus de 200€/an m'a-t-on indiqué pour l'entrée de gamme, compter également la cartouche environ 80e ) ou  affranchigo (40€ par mois?) ou... deus ex machina ?

Bonjour
Quel volume de courrier traité? en fonction de la réponse le choix viendra quasi naturellement.

très peu de courriers : disons moins de 30/jour...

Moi, dans un collège déjà de bonne taille, on affranchissait à la main. La secrétaire de l'établissement (qui était celle de direction aussi par la force des choses) me donnait la liste des timbres à acheter, je faisais le bon de commande, et on allait chercher tout ça à La Poste. Elle prenait le strict nécessaire et je mettais le reste au coffre.

Bon, ceci étant dit, deux remarques:
-on distribuait les avis aux familles directement aux élèves (et ça marchait plutôt pas mal pour le recouvrement).
-la secrétaire en question était très bonne, à la limite je dirais qu'elle était le seul élément vraiment indispensable du bahut.

Et ça tournait...

nicolas sarsosie a écrit:

bonjour,

pour un petit établissement, qu'est-ce qui vous semble le plus intéressant: la machine à affranchir (un peu plus de 200€/an m'a-t-on indiqué pour l'entrée de gamme, compter également la cartouche environ 80e ) ou  affranchigo (40€ par mois?) ou... deus ex machina ?

Il faut comparer les tarifs d'envoi par timbre et les tarifs par machine à affranchir (écopli...) les économies réalisées te permettront de payer le loyer annuel de location de la machine, et ce qui n'est pas négligeable non plus c'est le "confort", fini les commandes de timbres, le contrôle journalier des envois et des stocks, fini la petite éponge mouillée sur le coin du bureau...
j'ai consulté plusieurs fournisseurs, la petite F---- ---'-p fonctionne très bien

S'il y a peu d'affranchissements, le service A***o de la Poste est intéressant. Le problème, c'est qu'ils cherchent à tout prix à refiler avec le ramassage du courrier partant dans l'établissement, et ça c'est à nouveau des frais fixes d'un bon millier d'écus par an. Soit tu parviens à avoir l'un sans l'autre, soit à la limite tu considères que l'argent économisé sur les frais fixes de la machine à affranchir est bien utilement replacé dans un service qui fait économiser une bonne demi-heure de poste de loge par jour, même si c'est pas le même budget ça fait du bien.

Les timbres sont toujours envisageables, mais faut du personnel sérieux et de confiance, et un comptable pas trop pénible pour les payer. Ils permettent aussi de gagner du temps en déposant en boîte de rue et pas forcément au bureau de poste, mais ce n'est vrai que si la levée est raisonnablement tard dans la journée.

Moi je trouverais vraiment bien qu'on soit assez malins pour créer des groupements de services entre établissements voisins, se partageant une machine à affranchir (et pourquoi pas tant qu'on y est une autre à mettre sous pli). Un jour j'arriverai peut-être m'y mettre...

Bonjour,


Je conseille l'affranchissement par timbre. La boutique courrier pro de la poste fait cela très bien : commande en ligne, livraison par colissimo et paiement par mandat administratif. Zéro frais supplémentaires.


J'admets qu'il faut avoir un(e) collègue qui sache appliquer un tarif en fonction du poids, ou le faire soi-même.



Si, hypnotisé(e) par la mécanique de précision qui ronronne, lisez cet excellent article de l'IZ :

http://www.intendancezone.net/spip.php?article468

Lisez bien toutes les interventions des collègues et si vous n'êtes pas écœuré, voici les conseils de base à bien suivre car les commerciaux de ces entreprises ont des pratiques qui pourraient sembler relever de l'abus de confiance.

- Définissez vos besoins au plus juste, voire sous-estimez-les car ils vont essayer de vous suréquiper.
- Organisez une consultation des 4 ou 5 entreprises sur le marché : faites la publicité de votre consultation sur le site de l'AJI (5mns pour l’inscription, 15 mns pour la saisie des besoins).
- Demandez un seul prix qui inclue TOUT et qu'ils s'engagent à cela : machine, balance, flamme, mise à jour des tarifs, abonnement à la mise à jour des tarifs.
- Fixez comme critère de choix le moins cher : les tarifs que j'ai vu pour des machines comparables, tout compris, s'échelonnent de 400.00 € / an à 2400,00 € par an. N'hésitez pas à être impitoyable, eux le seront.

La ruse c'est de vous présenter une machine pas trop chère avec un contrat qui comprend EN PLUS la location de la balance, les divers abonnements, etc..
Ils proposent tous à ma connaissance des contrats de 5 ans parce que c'est de la location financière, comme quoi, ils pourraient s'entendre sur certaines choses. c'est beaucoup trop long.

Sur le forum je viens même de voir des collègues qui louent leur machine 250.00 € /an.
La mise en concurrence est impérative car ils facturent à la tête du client.


Les trois contrats :


- commercial : vente de la location financière de la machine et de l'étiquette de la marque qui est collée dessus.
- location financière (leasing) auprès d'une banque. Attention les formulaires d'au moins deux sociétés que je connais ne mentionnent pas le nom de la banque et ne font d'ailleurs pas du tout référence à une banque.
- contrat avec la poste pour la facturation des envois.


Lisez très attentivement le détail de chaque contrat : chaque formulaire est un contrat différent, si possible faites-le lire par quelqu'un qui en a l'expérience.
Ces sociétés sont familières des clauses cachées, ex : location d'une balance en plus de ce qui a été négocié, facturation d'un abonnement au changement de tarifs ....
.

j'ai fait des projections avec les différents contrats offerts par la poste, trop cher ou pas vraiment indispensable en ville pour mes établissements (successifs).

Je n'ai pas calculé récemment l'économie réalisée grâce à la machine, mais 0.01 ou 0.02 cts par envoi pour la machine la moins chère, disons 250.00 € par ans tout compris, c'est 347 à 694 courriers envoyés par semaine ouvrable, rien que pour compenser le coût de la machine pour 12 500 à 25 000 courriers envoyés par an. Je dépasse péniblement les 10 000 par an.

L'argument est plutôt le temps gagné (par le fonctionnaire sur deux remplacé) que le coût.

Les timbres sont autocollants.

La machine à affranchir n'est pas seulement un coût en tant que tel, elle permet:

- de mesurer précisément le volume d'affranchissement mensuel ce que ne permet pas l'affranchissement manuel (sauf à tenir un registre quotidien des envois) ;

- d'éviter les ruptures de timbres ;

- d'affranchir en lettres vertes et d'être éco responsable ;

- d'affranchir au juste prix des recommandés, lettres volumineuses...

- de dégager du temps lorsqu'on a x envois d'avis aux familles ou bulletins ;

- la flamme publicitaire confère une vision pro à l'établissement...

Mais voila, ces services sont payants alors à vous de faire un choix en mesurant bien le rapport coût/avantage.

Tous les courriers partent en ecopli, la machine étant paramétrée pour, au juste prix.
si mon prédecesseur ne m'avait pas laissé pour 4 ans une machine à 2500.00 € / an, j'économiserais 2500.00 € / an.

Quand je parviens à coordonner les envois de bulletins avec les avis de prélèvements et les avis aux familles je fais un envoi en nombre,
il faut passer, au préalable, un contrat avec la poste, qu'on ait une machine ou non, ils s'en chargent;
c'est chronophage mais cela fait gagner 20.00 € par envoi environ.

pour les ceusses qui utilisent des timbres (au coffre of course) n'oubliez pas que ce sont des valeurs inactives suivies en classe 8.
donc Arbeit pour coller ET journal pour entrées et sorties kif kif les tickets de bouffe.

je viens seulement (au temps pour la compta analytique) de m'apercevoir que sur sa ligne télécom dédiée, la machine à affranchir dont j'ai hérité en prenant mon poste communique régulièrement vers un numéro payant en 0 800 : à vue de nez 400.00 € / an.
C'est à ajouter au coût et à faire ajouter noir sur blanc dans le contrat par le commercial.
Quand je vous parle de clauses cachées, hein ?

gaab a écrit:

je viens seulement (au temps pour la compta analytique) de m'apercevoir que sur sa ligne télécom dédiée, la machine à affranchir dont j'ai hérité en prenant mon poste communique régulièrement vers un numéro payant en 0 800 : à vue de nez 400.00 € / an.
C'est à ajouter au coût et à faire ajouter noir sur blanc dans le contrat par le commercial.
Quand je vous parle de clauses cachées, hein ?

Halte à la désinformation sur les entreprises, les communications vers les numéros en 0800 sont gratuites depuis un poste fixe.

Monsieur Malpoli a écrit:

gaab a écrit:

je viens seulement (au temps pour la compta analytique) de m'apercevoir que sur sa ligne télécom dédiée, la machine à affranchir dont j'ai hérité en prenant mon poste communique régulièrement vers un numéro payant en 0 800 : à vue de nez 400.00 € / an.
C'est à ajouter au coût et à faire ajouter noir sur blanc dans le contrat par le commercial.
Quand je vous parle de clauses cachées, hein ?

Halte à la désinformation sur les entreprises, les communications vers les numéros en 0800 sont gratuites depuis un poste fixe.

Il a voulu dire en 08xx, avec tout autre chose que des zéros.

gaab a écrit:

je viens seulement (au temps pour la compta analytique) de m'apercevoir que sur sa ligne télécom dédiée, la machine à affranchir dont j'ai hérité en prenant mon poste communique régulièrement vers un numéro payant en 0 800 : à vue de nez 400.00 € / an.
C'est à ajouter au coût et à faire ajouter noir sur blanc dans le contrat par le commercial.
Quand je vous parle de clauses cachées, hein ?

On fait un MAPA comme ça seules nos clauses s'appliquent.

Il faut faire les comptes en valeur inactive ? ou juste le stock ?

Les timbres sont des valeurs inactives, donc en principe....