Créances GFE erronées suite reconstatation

Salut à tous,

Problème rencontré lors de la réception de créances suite à reconstatation.
Pb déjà rencontré il y a plusieurs années (je pensais naïvement qu'une mise à jour avait réglé ce pb...)

Exposé du problème :
1- un élève a été constaté excédentaire de 75.50 € (élève externe Boursier) BDC n°1, donc aucun transfert de créance puisqu'il ne doit pas d'argent à l'établissement.
-Au cours d'une reconstatation, une régularisation comptable fait passer cet élève débiteur de quelques euros
(il doit de l'argent à l'établissement, mais pas pour la constatation des produits scolaires (BDC toujours à 75.50 € à verser à la famille).
-Lors du transfert des créances suivant cette reconstatation, GFE envoie à GFC une créance de - 75.50 € avec comme motif "Reconstatation" ?!...
- Ensuite, bien évidemment, au vu de ce transfert GFC traite cette modification en trop perçu... 

Pourrait-il y avoir une modification de GFE pour que dans ce cas, aucune créance ne soit transmise à GFC ?
Demande que j'avais déjà faite en son temps... 

2- Dans le même ordre d'idée, quand pour une reconstatation ou une constatation une créance est prise en charge totalement par une avance en régularisation comptable avec le compte 4191 (ce qui ne devrait pas impacter la créance), GFE envoie à GFC le total de la créance en moins pour une reconstatation ou pas de créance pour la constatation ?!...
Prière de prendre en compte ce cas de figure également. 

Finalement il serait plus judicieux pour la gestion des créances GFE de ne prendre en compte que les informations issues du Bordereau des Droits Constatés (BDC). Pour avoir une correspondance créances = sommes dues par les familles du BDC.

C'est, il me semble, à l'agent comptable ensuite de gérer en comptabilité générale les éventuelles avances ou les trop payés à rembourser par OP à la famille.

Si Boz ou un expérimentateur GFE/GFC pouvait faire remonter l'information...

Merci d'avance

Je teste pas GFE (et je ne sais même pas s'il y a des tests)
Mais je pense que tu fais une erreur.
La régul de constatation va automatiquement avoir un impact sur la créance et être transférée dans GFC
Il faut plutôt indiquer ça dans la rubrique " autres éléments financiers"
La facture de la famille aura l'indication qu'il y a une somme due mais ce n'est pas une créance...

On connait mal le fonctionnement de GFE que nous utilisons avec empirisme.
Résultat dès qu'un cas est particulier on est embêté...

MOA a écrit:

Finalement il serait plus judicieux pour la gestion des créances GFE de ne prendre en compte que les informations issues du Bordereau des Droits Constatés (BDC). Pour avoir une correspondance créances = sommes dues par les familles du BDC.

C'est, il me semble, à l'agent comptable ensuite de gérer en comptabilité générale les éventuelles avances ou les trop payés à rembourser par OP à la famille.

ça par contre

Bozinchu a écrit:

Je teste pas GFE (et je ne sais même pas s'il y a des tests)
Mais je pense que tu fais une erreur.
La régul de constatation va automatiquement avoir un impact sur la créance et être transférée dans GFC
Il faut plutôt indiquer ça dans la rubrique " autres éléments financiers"
La facture de la famille aura l'indication qu'il y a une somme due mais ce n'est pas une créance...

On connait mal le fonctionnement de GFE que nous utilisons avec empirisme.
Résultat dès qu'un cas est particulier on est embêté...

Non Boz, je confirme.
Je ne parle pas de régularisation de constatation, mais de régularisation comptable.
C'est bien un bug de GFE.
Cet élève n'a jamais eu de créance et donc encore moins d'encaissement dans GFC.
Pourquoi un élève n'ayant jamais de somme due à l'établissement sur le Bordereau des DC aurait une information dans le fichier de transfert des créances.
GFE se plante car la régularisation comptable mis dans autre éléments financiers l'a fait passer devoir de l'argent sur l'avis aux familles, mais pas sur le BDC.

c'est à vérifier
Mais je répète si on indique une somme que l'on doit à la famille ou que la famille doit au bahut en élément financier, il n'y a pas d'incidence sur les créances ni sur le BDC
En régul de constatation oui...

Donc il faudrait que tu puisses préciser car dans ton premier message tu as plusieurs demandes

L'élève est externe boursier.
Il doit recevoir 75,50€ à la constatation. Pas de créance au transfert. Normal.

Cet élève est reconstaté avec une régul. comptable d'une somme due à l'établissement supérieure, disons 100.00€
Le BDC ne change rien. AS = NS.
L'avis aux familles fait apparaître la somme due de 24.50€. Normal.
Or, au transfert des créances, on récupère dans GFC une modification de - 75.50€ ?...
Pas normal.
Et une fois validé, GFC nous dit qu'il y a un trop perçu de cette somme. Encore pas normal.
Je confirme Boz, c'est bien un bug de GFE.

de mémoire, il y a 3 onglets : l'onglet "normal" : constatation et reconstatation des DC, celui pour les "régularisations" (utilisation exceptionnelle en cas de régularisation liée à un trimestre précédent) et celui pour les "autres éléments financiers" : duquel parles tu quand tu parles de régularisation ? tu parles de régularisation de constatation et de  régularisation comptable : quasiment même vocable et donc risque de confusion. Boz te parles "autres éléments financiers", tu ne lui réponds pas sur ce point. Cet onglet sert pour tout ce qui n'est pas DC, du style argent en attente au 4191 : j'ai bien l'impression qu'on est dans ce cas là. Où est la somme dans tes EDS ? (tes "classe 4")
Si on lui doit 75.50, l'argent lui est versé ou va au 4191 ? donc il est sorti du circuit des droits constatés. (4112)  pourquoi veux tu l'y remettre par une régularisation ? 
Si il a une créance par ailleurs, par exemple au 4118xx, c'est effectivement à l'AC de compenser 4191/4118, à condition bien sûr que tu le signales : on ne peut pas attendre des collègues qu'ils connaissent tous nos élèves. 
Un collègue a eu le même tour que toi récemment et la solution est venue de la secrétaire d'intendance d'un établissement voisin qui avait gardé ses cours et ses notes de formation sur ce qui était à l'époque Sconet.... Des avis aux familles corrects et un bordereau de DC faux ... Tout pareil.
Jusqu'à preuve du contraire, je crois que Boz a raison et que tu fais une mauvaise utilisation de GFE.
Bon week end .

Merci Margotte pour ton intervention.
Personnellement je n'ai jamais parlé de régularisation de constatation.
J'ai toujours dit qu'il s'agissait de régularisation comptable.
Je pense assez bien connaître GFE.
Ne t'inquiète pas pour ça...
Pour ta gouverne la régularisation comptable depuis SCONET GFE est possible dans deux onglets
"Régularisations" et "Autres éléments financiers".
Dans l'onglet "Régularisations" tu peux saisir en première partie une régularisation de constatation (pour rattraper des info hbgt, bourses, primes, RP qui concernent le trimestre précédent). Ces données sont reprises dans le BDC. Normal.
Mais sous ce paragraphe, on a la possibilité de saisir des régularisations comptables pour saisir des avances et ou des infos de dégradations par exemple. Ces données n'apparaissent pas sur le BDC mais seulement sur l'avis aux familles. Dans cet onglet on ne précise pas de compte de classe 4 pour la regul.comptable. Cette regul. comptable n'impacte pas les créances. Normal.

Autre possibilité pour saisir une régularisation comptable, l'onglet "Autres éléments financiers". Dans cet onglet on te demande de saisir un compte de classe 4. Si tu mets le 4112, ta créance sera impactée. Pas si tu mets le 4191.
Ici nous demandons aux GM de saisir obligatoirement le 4191. La modification des créances se fait à l'agence comptable par FQE via le 581 pour conserver une trace dans GFC.
Margotte, encore une fois je suis sur du bug de GFE.

Les programmeurs ont du se servir de l'avis aux familles pour prendre en compte les créances et les insérer dans le fichier de transfert. Par contre pour le montant quand les créances sont transférées GFE doit prendre l'info du BDC plus des régul. comptable avec le 4112 en compte de regul.
Dans ce cas (élève boursier excédentaire sur BDC mais qui doit de l'argent à l'établissement avec la régularisation comptable) GFE voit au vu de L'AAF que cette famille doit de l'argent et donc GFE veut transférer une créance. Le BDC est à - 75,50 € sur le BDC.
C'est pour cela que pour l'élève en question GFE a transféré - 75,50€. Par erreur, bien évidemment. 

Pour preuve supplémentaire, les créances qui ne sont pas transférées quand une régul comptable (avance reçue) vient sortir un avis aux familles avec état néant (avance égale à la créance) alors que le BDC génèrent bien des créances...

BUG GFE.

MOA a écrit:

Merci Margotte pour ton intervention.
(...)
Pour ta gouverne la régularisation comptable depuis SCONET GFE est possible dans deux onglets
"Régularisations" et "Autres éléments financiers".
Dans l'onglet "Régularisations" tu peux saisir en première partie une régularisation de constatation (pour rattraper des info hbgt, bourses, primes, RP qui concernent le trimestre précédent). Ces données sont reprises dans le BDC. Normal.
Mais sous ce paragraphe, on a la possibilité de saisir des régularisations comptables pour saisir des avances et ou des infos de dégradations par exemple. Ces données n'apparaissent pas sur le BDC mais seulement sur l'avis aux familles. Dans cet onglet on ne précise pas de compte de classe 4 pour la regul.comptable. Cette regul. comptable n'impacte pas les créances. Normal.

Autre possibilité pour saisir une régularisation comptable, l'onglet "Autres éléments financiers". Dans cet onglet on te demande de saisir un compte de classe 4. Si tu mets le 4112, ta créance sera impactée. Pas si tu mets le 4191.
Ici nous demandons aux GM de saisir obligatoirement le 4191. La modification des créances se fait à l'agence comptable par FQE via le 581 pour conserver une trace dans GFC.
Margotte, encore une fois je suis sur du bug de GFE.
(...)

Bonsoir,
Je crois que nous ne tomberons pas d'accord sur ce coup là. Je pense qu'il faut attendre mardi et contacter la plate forme informatique. Parce que d'une manière ou d'une autre, qu'il y ait bug ou pas, il va falloir supprimer cette créance "négative".
Ce qui n'empèche pas de se poser la question de pourquoi les programmeurs auraient laissé deux possibilités pour la même opération : en programmation, si j'en crois mes souvenirs, on est dans des arborescences, c'est le chemin A ou le chemin B, mais pas les deux. On ne précise pas le compte de classe 4 pour la régularisation parce que c'est automatiquement du 4112. (ou du 4111 logiquement, mais je n'ai jamais eu le cas) Et quand il n'y a pas de créance au 4111/4112 ... BUG !
Si il y avait vraiment au moment de la conception une option entre les deux onglets (pour saisir la même chose) l'onglet "autres éléments financiers" ne servirait à rien, puisque on peut mettre le compte de classe 4 qu'on veut et qu'on peut mettre effectivement du 4112, mais si j'en crois ce que j'ai compris dernièrement, ce n'est pas fait pour ça.   Pour moi, il y a le choix du compte parce que la somme en attente peut être des voyages, des remboursements de dégradations ... (Toutes les AC n'utilisent peut être pas le 4191...)  Je t'assure, un collègue qui plante ses droits constatés et l'agence comptable qui doit réparer au milieu de la préparation des Cofi, ça marque. Les mandats et autres trucs ont pris 10 jours de retard !
En attendant que le "bug" soit solutionné, la seule option raisonnable me semble être de réserver l'onglet "régularisation" pour ce qui est droits constatés, primes, bourses ... du trimestre précédent, et l'onglet "autres éléments financiers" pour tout ce qui traine au 4191 / 4118 / etc ... voyages, dégradations, trop versé cantine, (c'est sorti de la créance) ...
Bon , on me dit "à table" faut que j'y aille : comme je suis à moitié grippée, c'est mon homme qui cuisine ...
Rassures moi, on n'est pas dans la même agence comptable ???

Non pas dans la même agence.
Je suis en agence comptable.
La créance a été décomptée du total des créances transférées pour vérifier la correspondance avec les BDC.
Et le trop perçu supprimé et non pris en compte  bien évidemment.

Et je te confirme que l'on peut faire des régularisations comptables dans les deux onglets comme dit précédemment.

Par moment GFE transfère des créances erronées.
C'est le cas quand on saisit des régularisations qui amènent l'avis aux familles a l'état néant.
Pas d'autre solution que de modifier le montant de la créance initiale dans GFC pour avoir le reste dû par la famille correct.
C'est pour cela qu'il faut impérativement avant de valider le transfert des créances GFE, vérifier que le total des créances à réceptionner correspond bien au total dû par les familles du BDC.
Exemple rencontré, un élève avait une créance initiale de 120.00€.
Après prise en compte d'une bourse faisant passer l'élève excédentaire, la créance transférée n'était pas de -120.00€, mais de moins 129.00 (le montant initial plus la somme a verser à la famille ?!...)
Cas de figure que l'on a essayé de remonter avec une info girl aux responsables, mais rien à faire, aucune évolution ou prise en compte de notre suggestion.
Il faudrait que pour le transfert des créances on ne tienne compte que des infos du BDC et non pas du solde de l'avis aux familles...

Je vous remercie MOA pour votre réponse rapide.

Ma question va sans doute vous paraître idiote, mais quand vous dites qu’il n’y a pas d’autre solution que de modifier le montant de la créance initiale dans GFC, pourriez-vous me dire qui, de l’AC ou du gestionnaire, doit réaliser cette tâche ? Si c’est au gestionnaire, pourriez-vous m’indiquer comment procéder ?

Vous précisez également qu’il faut vérifier le total des créances à réceptionner afin qu’elles correspondent au BDC. Je suis d’accord, mais comment faire quand, dans mon cas, l’erreur ne « semble » pas venir de moi car TOUS les documents issus de la reconstatation (BDC, avis aux familles, liste des autres éléments financiers…) ne comportent aucun anomalie. On dirait que ces anomalies se sont produites au niveau de l’AC… mais comment cela est-il possible ?


Je précise qu’en aucun cas, je n’ai utilisé l’onglet « Régularisations ». J’ai uniquement supprimé dans l’onglet « Autres éléments financiers » la ligne erronée au moyen du bouton « Supprimer ». La ligne est bien supprimée et en vérifiant la situation de l’élève pour le trimestre, le montant dû par la famille est bien de 176,00 € (puisque j’ai supprimé le chèque de 176 € que j’avais saisi par erreur) et non du double ! Le fichier que j’ai envoyé à l’AC me paraît sain, de mon côté en tout cas…

C'est à l'AC que se fait la modification du montant de la créance.
Quand tu transfères les créances, il faut vérifier que le total de la liste envoyée par GFE correspond bien au total de la colonne Du par les familles.
Si différence, il faut vérifier créance par créance avec le BDC.
C'est bien sur à l'AC de réceptionner et apporter les modifs ad hoc pour avoir une liste des créances correcte.
Bon courage pour la suite...

Les erreurs de créances venant de GFE ne peuvent venir que du fichier de transfert de GFE.
Il arrive que ce fichier comporte des erreurs.
D'où l'importance de faire les vérifications.

Merci MOA pour ces précisions. Je verrai cela avec mon AC à la rentrée de janvier.

Je vous souhaite avec un peu d'avance d'excellentes fêtes de fin d'année.

Merci.
Bonnes Fêtes de fin d'année à toi aussi.