Acompte voyage

Bonjour à tous,

Un prof est venu me voir avec un projet de voyage pour mars 2015.
Le prestataire demande le versement d'un acompte pour le mois d'octobre.
Est-il possible de faire votre le budget du voyage à mon prochain CA (fin septembre) et ainsi payer l'acompte en 2014 sur un voyage qui sera effectué sur 2015 (et donc inscrit au budget 2015).

Merci d'avance de vos réponses.

Bonne journée.

Bonjour,

Un voyage est certainement l'objet d'un MAPA que l'Adjoint gestionnaire devrait suivre.

Un voyage en 2015 nécessite au préalable l'accord du CA qui prévoit les modalités de financement.

Ce n'est qu'ensuite que le versement d'acompte peut s'effectuer.

En effet, comment verser des acomptes s'il n'y a pas d'argent versé par les familles ?

Un conseil:

Fais remplir des coupons-réponses des familles afin  de connaître à l'avance le nombre de participantset éviter de découvrir que tu n'a pas assez d'argent des familles.

Sinon ton raisonnement est bon :

Acompte sur 2014, prévision budgétaire dudit voyage sur 2015.

Merci de vos conseils.
Le truc qui me chiffonne c'est de voter le budget du voyage lors d'un CA, qui n'est pas le "CA du budget 2015".
En effet, c'est un CA  tout autre, et on prendrait alors un engagement sur un budget 2015 qui n'aura pas été voté.

Je ne sais pas si c'est très clair...

Laxman a écrit:

En effet, comment verser des acomptes s'il n'y a pas d'argent versé par les familles ?

Pour moi, on peut verser un acompte si accord du CA (exécutoire etc) mais pas d'encaissement des familles. La trésorerie de l'EPLE sert aussi à ce cas de figure.

Kieren a écrit:

Laxman a écrit:

En effet, comment verser des acomptes s'il n'y a pas d'argent versé par les familles ?

Pour moi, on peut verser un acompte si accord du CA (exécutoire etc) mais pas d'encaissement des familles. La trésorerie de l'EPLE sert aussi à ce cas de figure.

Oui, mon AC était du même avis concernant le versement d'un acompte sans encaissement préalable

Je suis d'accord en théorie mais les acomptes sont versés selon le nombre de participants.

Aussi, est-il prudent de ne pas verser d'acompte sans savoir où l'on va et de demander le versement des familles selon un échéancier connu de tous.

Ce  n'est pas un obstacle de prévoir un budget d'un voyage pour l'année n+1.

Le budget de l'année n+1 devra simplement prendre en compte ce budget lors de sa réalisation.

Oui, c'est un peu cela mon souci.
J'ai un devis du prestataire sur un nombre estimatif de participants (tous les élèves d'un niveau...). En effet, je n'ai aucune garantie quant au nombre réel d'élèves...du coup, il me faut vraisemblablement demander d'inscrire dans le contrat que le tarif sera calculé selon le nombre réel de participants, arrêté x jours avant le voyage? Sachant que le devis est présenté comme: x € par élève X nbre d'élèves

Laxman a écrit:

Je suis d'accord en théorie mais les acomptes sont versés selon le nombre de participants.

Certes, mais la facture de solde régularisera les modifications induites par la variation du nombre de participants prévu/réalisé.

MAPA lancé en juillet avec retour fin août 2014.
Commission des marchés publics (pas obligé mais sont retenues les offres de façon collégiale avec parents, profs, etc...).
Dans le même temps, j'ai fait voté en CA fin juin une modification d'une annexe de la charte des voyages concernant les échéances de paiement des familles.
Les voyages ont lieu tous en même temps en mars. Avant, la dernière échéance s'établissait en janvier et le don de la Maison des lycéens avec la répartition par voyage voyages était voté en CA au moment de la DHG soit vers février. Le don de la MDL n'était pas intégré au budget voté car proportionnel aux ventes par voyage.

Je me souviens que l'an passé, l'agent-comptable m'avait dit que c'était moyen car le lycée réglait par exemple l'avion avant d'avoir les acomptes des familles et comme la situation du lycée au regard de la trésorerie est moyenne c'était à éviter. De surcroît, des familles se désistent avant d'avoir versé l'intégralité du voyage alors que les derniers acomptes aux voyagistes sont réglés fin janvier. Même si j'ai verrouillé les modalités de remboursement en cas de désistement dans la charte, on ne peut pas conserver de l'argent qui ne nous a pas été versé !

Donc ma modif en CA de juin sur les échéances des familles vise à avancer le 1er paiement afin d'une part d'avoir la trésorerie suffisante et d'autre part d'avoir l'intégralité des paiements avant fin janvier.

Par conséquent, CA sur les budgets vers le 20 septembre avec 1er versement des familles en octobre, le 2ème fin nov et le dernier en déc avec des retardataires évidemment en janvier.

Ça coince au niveau des profs qui pensent que cet échéancier tombe mal (avant c'était nov - déc et janvier donc j'ai juste décaler d'un mois).

Ensuite je ne veux plus connaitre le montant du don de la MDL (ou FSE si vous préférez) une fois que tout est terminé. Je propose que la MDL verse un montant forfaitaire (dont on est certain d'obtenir par les actions) et qui colle avec leur trésorerie. Je sais que des EPLE fonctionnent comme ça.
Çà coince également. Les CPE ne veulent pas non plus verser directement aux familles . Cela leur fait trop de travail ! Comme si nous à l'intendance on pouvait se contenter de cette organisation qui consiste à rempbourser les familles en fonction de l'aide versée par la MDL !! C'est absolument incroyable !!

Vos expériences ou vos conseils sont les bienvenus.

Rica

Une simple remarque : les profs n'ont pas leur mot à dire et le CA non plus sur les échéanciers.
Votre comptable (si il est compétent) vous confirmera qu'il est le seul à pouvoir accorder et définir les modalités d'un paiement échelonné à compter du moment où l'OR est fait ; avant ce sont des versements volontaires d'avances.
Faire délibérer le CA sur les modalités de paiement est une erreur et une illégalité au niveau de sa compétence. Permettre aux profs de donner un avis sur les échéanciers c'est comme si vous donniez un avis sur leur cours... essayez pour voir.

Une autre remarque : les voyages c'est facile au niveau gestion une fois qu'on applique la règle et qu'on ne choisit pas de faire plaisir à Pierre, Paul, CPE et familles.

Mais c'est à chacun de voir.

Oui je sais vous avez raison.

En fait, l'échéancier qui apparait dans l'annexe de la charte se situe dans "la feuille de route" destinée aux organisateurs. Et c'était bien un échéancier imprécis qui stipulait des périodes : exemple : 1er versement de ...à ....

Je sais bien que l'échéancier précis est de la compétence de l'agent-comptable mais les profs viennent de déposer auprès du proviseur une question diverse à ce sujet pour le CA de la semaine prochaine. Je ne tiens pas, sous prétexte que je suis agent-comptable depuis le 1er sept, imposer sans adhésion des profs. Car je sais que je peux décider d'un échéancier mais il pourra ne pas être respecté car les profs une fois en classe en face des élèves peuvent prendre leur temps pour récupérer les acomptes...

Dans votre EPLE, comment intégrez-vous les recettes liées aux actions des élèves ?

Merci

Rica

Vous dites que sans OR ce sont des paiements volontaires des familles.

Vous pensez donc que l'on doit régler des acomptes aux prestataires même si les familles n'ont pas encore réglé  et uniquement sur courrier d'engagement??

Je ne vois pas bien comment gérer ensuite montant versé avec effectif réel et budget voté, etc...

En général on fait l'OR au début et ça permet de payer avant de recouvrer. Mais là c'est différent si:

rica a écrit:

... comme la situation du lycée au regard de la trésorerie est moyenne c'était à éviter.

Donc argument de choc pour encaisser au plus vite.

Je ne peux pas faire l'OR puisque les voyages concernent le budget 2015 et figureront dans le projet de budget.

Et je ne peux pas attendre janvier puisque je dois régler intégralement les prestataires avant fin janvier.

Est-ce que cela voudrait dire que pour des voyages qui ont lieu en mars 2015, je pourrais faire voter les budgets en déc en CA sur le projet de budget 2015, commencer à encaisser en janvier (OR fait tout de suite après la bascule) et ne régler les prestataires qu'au dernier moment.

Je ne crois pas que cela passe côté prestataire surtout pour des voyages très spécifiques dont l'hébergement est limité et que les réservations doivent se faire très longtemps à l'avance. Après le vote de la programmation des voyages en juin 2014, j'ai pré-réservé un hébergement car pas le choix (trop peu d'hébergement sur place donc risqué d'attendre) et le prestataire me demande déjà de régler le 1er acompte. Bien entendu, je le fais patienter mais je ne pourrais pas par exemple le faire attendre jusqu'en janvier si je devais décaler l'organisation.

Rica

Vous êtes mal parti.
Déjà céder sur vos prérogatives de comptable face aux profs est une erreur grossière. Vous imposez vos échéanciers. Est-ce que vous demandez l'autorisation des profs pour fixer les échéanciers du SRH ?
Un échéancier est un engagement signé de la famille vis à vis du seul comptable ; le non respect de l'échéancier entraine sa nullité et le recouvrement de la totalité de la somme immédiatement.

Sans OR pas de recette encaissée. Simplement des avances mises sur un compte d'attente. Je rappelle que l' OR devrait être pris dès que l'acte fixant la participation des familles est exécutoire et la liste connue.
Vous pouvez payer des acomptes à partir du moment où le contrat du voyagiste est exécutoire et que vous avez la trésorerie. Il n'y a aucun lien entre les encaissements et le paiement des factures. Vous n'attendez pas d'avoir récupéré les créances de restauration pour payer les fournisseurs de denrées, non ?

Apparemment vous avez accepté des voyages dont les modalités financières sont contraires à la réglementation comptable que vous êtes sensé appliquer pour votre propre sécurité. Payer la totalité avant service fait, ne pas respecter la règle du service fait pour les hébergements. Vous faites passer le souhait de vos profs et des prestataires choisis avant votre responsabilité de comptable.

Vous êtes en train de vous faire bouffer. Vous êtes mal parti ; et si vous ne vous faites pas respecter rapidement, vous êtes foutu. Je vous dis ça en toute amitié, pas pour critiquer.
On n'est pas là pour faire plaisir en s'asseyant sur la règlementation ; n'en déplaise à certains forumeurs.

Mayon a écrit:

Sans OR pas de recette encaissée. Simplement des avances mises sur un compte d'attente. Je rappelle que l' OR devrait être pris dès que l'acte fixant la participation des familles est exécutoire et la liste connue.

c'est pas un peu exagéré comme affirmation ?

Pour le paiement en 2014 d'un voyage qui aura lieu en 2015...pas de problème
Le comptable paye au 4091 pour l'avance et cela sera régularisé en 2015 avec un mandat pour ordre

Je n'ai rien dit de différent Boz.
Le comptable peut payer un acompte par ordre de paiement en 2014 pour un voyage qui aura lieu en 2015.
Mais il n'y aura aucune écriture en classes 6 et 7 ; donc aucune recette encaissée en 2014. Sans OR pas de recette au cofi. On notera que l'ordre de paiement est possible même sans perception d'argent au titre d'avance par les familles puisqu'il y a engagement contractuel de l'EPLE par signature du contrat ou du bon de commande.

rica a écrit:

Et je ne peux pas attendre janvier puisque je dois régler intégralement les prestataires avant fin janvier.

Pour un voyage fin mars ?
Les arguments commerciaux des voyagistes sont une chose, mais par nature le commerce sait s'adapter.
Il n'y a absolument aucune raison d'"automatiser" réservation et paiement d'un acompte. L'histoire des acomptes avant service fait dans la limite de 70%, c'est une possibilité légale, pas une obligation contractuelle (sauf si on a signé en ce sens, bien sûr). Les voyagistes s'empressent bien évidemment de transformer "peut" en "doit".

Donc pour un voyage à cette date (et ils sont en général nombreux à avoir lieu en mars-avril), il suffit de stipuler dans le MAPA que le premier règlement ne pourra intervenir que fin janvier.

Il n'est par ailleurs pas inutile de rappeler que la règle des 70 % ne concerne que les voyagistes visés par le code du tourisme.

C'est intéressant ce que vous me dites.

Cela veut donc dire que je pourrai décaler l'organisation des voyages.

Je ne comprends pas toutefois pour quelle raison cela n'a pas été fait précédemment.

J'en parle à ma tutrice dès lundi.

Rica

Anonymous a écrit:

Je rappelle que l' OR devrait être pris dès que l'acte fixant la participation des familles est exécutoire et la liste connue.

Bozinchu a écrit:

c'est pas un peu exagéré comme affirmation ?

Anonymous a écrit:

Je n'ai rien dit de différent Boz.

Alors tu t'es mal exprimé

Si tu le dis....

L'acte fixant la tarification pour le SRH 2015 sera connu en novembre, ce n'est pas pour ça que tu vas faire l'OR avec ce tarif en 2014. Idem pour la DGF 2015 connu en octobre dont l'OR ne sera pas fait en 2014.

Je pensais qu'il était inutile de préciser des évidences.

Sinon, pour l'OR, on fait comme DAF-A3 préconise : OR en N-1, ORR le 31/12 et nouvel OR en N

Faut-il effectuer l'acompte par ordre de paiement ou par mandat ? Y a t-il une différence si le voyage a lieu en 2014 ou en 2015 ?

les recettes d'un voyage inscrit au budget 2015 ne doivent pas figurer dans le budget 2014.

En ce qui me concerne je perçois les recettes sur un compte d'avance , et seulement pour les voyages au ski qui ont lieu en janvier, et je paye l’acompte par le 4091.

pour les autres voyages, en mars par exemple, le contrat ou le MAPA prévoit qu'aucun acompte ne sera versé en N-1./

Une fois le budget adopte en CA ou inscrit au budget (exécutoire) je fais des enseignants mes mandataires pour la perception des recettes après leur avoir remis un échéancier photocopiable à remettre aux familles.

Les dons des associations de droit privé (FSE, MDL, parents d'élèves...) sont adoptées en CA concomitamment au budget du voyage ou incluses dans le budget N+1.

Le budget reste prévisionnel, l'établissement prends en charge les frais de mission de ses personnels et les éventuels écarts.

Tout ceci est accompagné d'un dialogue de gestion permanent entre le CE, les enseignants, les parents et moi-même.

Le chef d'établissement et le CA autorisent le voyage, le comptable le paye, ce sont les seuls éléments de l'équation, ce qui n'empêche pas d'être un peu souple, mais face au juge des comptes on sera tout seul.

L'explication de Gaab me sera très utile pour la gestion des nombreux voyages que nous organisons et gérons sur 2 années civiles.

Par contre, l'option "le contrat ou le MAPA prévoit qu'aucun acompte ne sera versé en N-1 "m'interpelle.

Si le voyagiste, par exemple, doit poser une option pour des places en avion, comme cela se passe t-il ?

c'est traité au cas par cas, comme les séjours au ski début janvier.

Anonymous a écrit:

Je n'ai rien dit de différent Boz.
Le comptable peut payer un acompte par ordre de paiement en 2014 pour un voyage qui aura lieu en 2015.
Mais il n'y aura aucune écriture en classes 6 et 7 ; donc aucune recette encaissée en 2014. Sans OR pas de recette au cofi. On notera que l'ordre de paiement est possible même sans perception d'argent au titre d'avance par les familles puisqu'il y a engagement contractuel de l'EPLE par signature du contrat ou du bon de commande.

clarisse a écrit:

Faut-il effectuer l'acompte par ordre de paiement ou par mandat ? Y a t-il une différence si le voyage a lieu en 2014 ou en 2015 ?

Je ne crois pas qu'il faille faire un OP. Je crois me souvenir qu'il faut passer par un mandat (charges comptabilisées d'avance) et en fin d'année il faut faire un ordre de reversement ce qui rétablira à 0 la situation budgétaire en 2014.

ADN a écrit:

Anonymous a écrit:

Je n'ai rien dit de différent Boz.
Le comptable peut payer un acompte par ordre de paiement en 2014 pour un voyage qui aura lieu en 2015.
Mais il n'y aura aucune écriture en classes 6 et 7 ; donc aucune recette encaissée en 2014. Sans OR pas de recette au cofi. On notera que l'ordre de paiement est possible même sans perception d'argent au titre d'avance par les familles puisqu'il y a engagement contractuel de l'EPLE par signature du contrat ou du bon de commande.

clarisse a écrit:

Faut-il effectuer l'acompte par ordre de paiement ou par mandat ? Y a t-il une différence si le voyage a lieu en 2014 ou en 2015 ?

Je ne crois pas qu'il faille faire un OP. Je crois me souvenir qu'il faut passer par un mandat (charges comptabilisées d'avance) et en fin d'année il faut faire un ordre de reversement ce qui rétablira à 0 la situation budgétaire en 2014.

Pour moi c'est un OP au c/4091 qu'il faut faire en N-1.

[size=16]3.2.7.1.9.1 [/size][size=16]Compte 4091 - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes[/size]






Le compte 4091 est débité, lors du paiement par l'établissement d'avances sur commandes passées



auprès des fournisseurs, par le crédit d'un compte de trésorerie. En cours d'exercice, les avances et



acomptes sur commandes d'immobilisations peuvent être portés au débit du compte 4091 mais ces



avances et acomptes doivent, en fin d'exercice, être virés au compte 238.



Le compte 4091 est crédité par le débit du compte 4012 - Fournisseurs et éventuellement du compte





4042 - Fournisseurs d'immobilisations après réception de la facture par l'établissement. (Voir planche

13).