Bonjour,

Pourriez-vous SVP me donner votre avis et le cas échéant me conseiller?

Ma CE qui a appris que l'établissement sera centre de correction du brevet a décidé de fermer la DP aux élèves, à compter du 25 juin , sauf à ceux de 3ème qui seront ainsi présents pour le brevet.  Elle ne voudrait pas voir d'autres élèves dans l'établissement durant l'examen, alors que la DP se situe dans un bâtiment en face du collège. Sauf qu'elle ne se rend pas compte que cela augmentera considérablement la charge de travail à l'intendance puisque nous aurons plus de 200 élèves à rembourser (nous avons déjà du mal à recouvrer les créances de DP): en effet, au moment de la construction du budget, la GM en poste à ce moment là avait prévu l'ouverture de la DP jusqu'au 4 juillet inclus et j'ose penser que la CE a bien été consultée avant cette décision.
Je dois préciser que je suis sur le poste que depuis 2 mois; La secrétaire d'intendance qui est très compétente et volontaire a d'énormes problèmes de santé et je crains que la surcharge de travail n'altère encore plus sa santé et qui pourrait conduire à un arrêt de maladie. Elle panique déjà.
Elle est rentrée aujourd'hui d'un arrêt de maladie et est toujours souffrante.
Je lui ai promis d'en discuter avec la CE demain. Qu'en pensez-vous? Quels arguments pouvez-vous me conseiller pour lui faire changer d'avis?

Merci de vos réponses

Si je ne me trompe pas, les motifs des remises d'ordre doivent avoir été prévues dans le règlement du service de restauration (voté annuellement en CA au moment du vote du budget en général), sans quoi l'agent comptable pourrait refuser de prendre en charge les écritures relatives aux droits constatés : une piste de ce coté là peut-être ????

Cela voudrait dire qu'il faudrait fasse voter en CA le principe de la fermeture de la DP et le motif de la remise d'ordre qui en découlera.

Ce motif de remise d'ordre n'a pas été prévu au RI du SRH et donc n'a pas été voté au CA. L'AC devait être mis au courant ce soir par sa collaboratrice, j'attends demain pour connaître sa réponse. De plus, sa collaboratrice qui a en charge toute seule  6 ER nous a dit que ça serait à nous (la secrétaire et moi) de venir à l'agence pour saisir ces remboursements), donc cela impliquera 2 fois le boulot, au collège et à l'agence.

Bon, c'est pas simple. En effet, il faut déjà allé voir du côté du règlement intérieur du SRH concernant les remises d'ordre. Ensuite, je demanderais également l'avis de la collectivité de rattachement, qui a en charge le SRH, car je ne suis pas certain qu'elle soit ravie de voir la restauration fermée aux élèves ... et seulement ouvertes aux commensaux. C'est presque inverser la raison d'être d'une demi-pension.
Mon établissement ayant déjà été centre de correction pour le brevet, la demi-pension était ouverte pour tout élève désirant venir. Par contre, il est sympa le comptable. Je peux le comprendre mais après tout c'est à qui de faire les op pour les remboursements à la base ??? Qu'il y en ait 1 ou 200, c'est pareil. Mon comptable, s'il m'impose cela, il a droit à un dossier avec les Iban des familles et une carte lui souhaitant de bonnes vacances. La moindre des choses lorsque des choses comme cela arrive, c'est de faire ensemble et non de laisser l'autre dans la m... d'autant plus quand la surcharge émane d'une tierce personne.

Communard, la décision de nous imposer les op pour les remboursements ne vient pas de l'AC qui n'était pas encore au courant mais de sa collaboratrice qui appréhende la surcharge de travail. Je verrai bien ce que l'AC décide.
Aussi, je ne comprends pas en quoi le fait que les gamins viennent déjeuner à la cantine pourrait gêner la correction du brevet?

communard a écrit:

Par contre, il est sympa le comptable. Je peux le comprendre mais après tout c'est à qui de faire les op pour les remboursements à la base ??? Qu'il y en ait 1 ou 200, c'est pareil. Mon comptable, s'il m'impose cela, il a droit à un dossier avec les Iban des familles et une carte lui souhaitant de bonnes vacances. La moindre des choses lorsque des choses comme cela arrive, c'est de faire ensemble et non de laisser l'autre dans la m... d'autant plus quand la surcharge émane d'une tierce personne.

  
La tierce personne en l’occurrence, c'est le chef d'établissement dont tu dépends. Je ne vois pas au nom de quel principe ce serait à l'agence comptable de se coltiner le bousin.
Pour en revenir à la question, une fermeture de la DP est à mon sens obligatoirement génératrice d'une remise d'ordre. Cette clause doit être notée dans tout règlement intérieur du SRH qui se respecte.
L'astuce serait ici de déclarer les cours non assurés pour les 6èmes, 5èmes et 4èmes le temps du brevet..... mais la demi-pension assurée pour tous ceux qui le souhaitent. Pas très honnête du tout, j'en conviens. Mais je l'ai déjà vu faire.
Sinon, en effet il faudra, soit rembourser, soit considérer qu'il s'agit d'une avance sur le 1er trimestre 14-15.

Edit : rassure moi : ces élèves reprendront tout de même officiellement les cours à la fin du brevet n'est-ce-pas ?

Sur 20 voyages dont j'ai la charge en comptabilité générale, il y en a au moins 15 où il faut rembourser les familles.... Jamais je ne demanderai aux gestionnaires de venir saisir les ordres de paiement......C'est un travail agence comptable, tenez bon ; de plus on peut très bien calculer la remise d'ordre et laisser la somme en attente sur un 4191 pour les élèves qui seraient encore là l'an prochain. Rien ne presse dans le remboursement aux familles, surtout que cela ne va pas représenter une somme astronomique pour chaque famille.....

Sapotille a écrit:

Ce motif de remise d'ordre n'a pas été prévu au RI du SRH et donc n'a pas été voté au CA.

Si c'est prévu au règlement, pas besoin de vote, on applique le règlement. Il me semble que c'est justement parce que le motif n'est pas prévu dans le règlement du SAH qu'il faut un vote spécifique du CA. Ainsi, éventuellement, que l'accord de la CT si le RI ne prévoit pas la possibilité de vote par le CA pour une RO en cas de circonstances exceptionnelles.
Arrêtez-moi si je me trompe, mais je pense que si l'EPLE est fermé aux élèves et que ni les cours ni l'accueil des élèves ne sont assurés, là aussi il faut un vote du CA. Et l'aval de la DSDEN.

Sapotille a écrit:

L'AC devait être mis au courant ce soir par sa collaboratrice, j'attends demain pour connaître sa réponse. De plus, sa collaboratrice qui a en charge toute seule  6 ER nous a dit que ça serait à nous (la secrétaire et moi) de venir à l'agence pour saisir ces remboursements), donc cela impliquera 2 fois le boulot, au collège et à l'agence.

Ca, c'est typiquement le genre de truc qui me met en colère. L'AC n'a pas à faire faire son boulot par les ER. Soit il refuse la réduction de recettes pour un motif valable (cf. supra), soit il l'accepte, et les conséquences qui vont avec. La liste nominative des élèves doit être fournie par le collège avec le nom du responsable légal et le RIB qui va bien. Sachant que la priorité est de payer ceux qui quittent l'établissement, pour les autres cela peut être mis en avance puis déduit de la facture de septembre-décembre.

Le plus simple reste de dire que l'accueil des élèves est assuré. Même si cela reste hypocrite, surtout s'il n'y a pas cours. C'est sans doute ce que voulait éviter la principale, si c'est pour veiller à l'intérêt des familles c'est tout à son honneur.

Anonymous a écrit:

Sur 20 voyages dont j'ai la charge en comptabilité générale, il y en a au moins 15 où il faut rembourser les familles.... Jamais je ne demanderai aux gestionnaires de venir saisir les ordres de paiement......

Winnie a écrit:

Ca, c'est typiquement le genre de truc qui me met en colère. L'AC n'a pas à faire faire son boulot par les ER. Soit il refuse la réduction de recettes pour un motif valable (cf. supra), soit il l'accepte, et les conséquences qui vont avec

Alors là, vous m'en bouchez un coin   

En effet, je pense comme toi Pimprenelle, c'est à dire d'annoncer que les cours s'arrêteront pour les 6ème, 5ème et 4 ème  le 24 juin mais que la DP reste ouverte  tout en sachant que rares seront les élèves qui n'auront pas cours et qui viendront prendre leur repas à la DP.
Le RI a été voté au CA jeudi et aucune clause en ce sens n'a été précisée. La CE a juste informé les membres que les cours ne seront pas assurés pour les autres et qu'il y aura un remboursement de la DP, mais cela n'a pas été présenté au vote.

Pimprenelle a écrit:

Anonymous a écrit:

Sur 20 voyages dont j'ai la charge en comptabilité générale, il y en a au moins 15 où il faut rembourser les familles.... Jamais je ne demanderai aux gestionnaires de venir saisir les ordres de paiement......

Winnie a écrit:

Ca, c'est typiquement le genre de truc qui me met en colère. L'AC n'a pas à faire faire son boulot par les ER. Soit il refuse la réduction de recettes pour un motif valable (cf. supra), soit il l'accepte, et les conséquences qui vont avec

Alors là, vous m'en bouchez un coin   

Heu, je ne comprends pas le problème. Les OP relèvent du comptable. Les OP sont faits en compta géné au 4664 qui est un OP du comptable. Il est inconcevable pour moi que le personnel de gestion du collège vienne se taper la saisie.

En fait, je t'explique la procédure chez moi :

En cas de remboursement, soit pour un voyage soit pour de la DP, j'établis un ordre individuel et nominatif de remboursement. Cet ordre, signé par l'ordonnateur, précise le nom - prénom de l'élève, le nom - prénom du responsable financier ainsi que son IBAN et BIC (que je joins en PJ)

Je dois donc réitérer cette procédure autant de fois que de personnes concernées. Puis j'envoie le tout à l'agence comptable en double exemplaire, qui me transmet ensuite en effet les OP finaux.

Ce n'est pas la procédure classique ?

Cette procédure est normale avec des ordres collectifs : liste des élèves, noms des responsables, le tout signé de l'ordonnateur, et les RIB au nom du responsable. Des états individuels et les RIB retapés pour faire joli, je trouve que c'est se compliquer la vie. Mais ce n'est que mon avis.
Ce qui est anormal, c'est de faire faire la saisie à l'agence par le gestionnaire.

Tu vois, tu viens peut être de me simplifier ma future reprise   Merci merci   

- 80 élèves de 6èmes à rembourser pour une sortie non effectuée en raison de la grève des bus
- des DP en pagaille à rembourser aussi pour un motif à peu près similaire à celui évoqué dans ce post.

Je vais proposer à mon AC un ordre de remboursement collectif, auquel je vais joindre l'ensemble des RIB.
Si cela marche, tu m'auras fait gagner un temps considérable   

Dur dur de déconnecter n'est-ce-pas ?

Pssst : si ton AC est borné particulièrement exigeant et veut des états individuels, je ne sais pour quelle raison, tu as aussi l'option publipostage.

Décision idiote d'un ordonnateur incompétent. Cela dit, si la cantine reste ouverte pas de RO que les élèves aient cours ou pas, mangent ou pas. Si on interdit l'accès à la cantine : RO de droit.

C'est justement les 200 RO de droit que je veux éviter.

Hahem. Si on limite l'accès aux seuls 3e, les RO sont inévitables. Après il faut faire ça en restant dans la légalité. D'une, parce que l'IA va le savoir. De deux, parce que l'AC a besoin des pièces valables pour l'ORR.
Enfin, faire une RO quasi-globale ce n'est pas si terrible en soi, la gestion des trop-payés non plus si on laisse les sommes en avance pour le TR1 2014-2015.

Dans ce cas là faut suspendre les cours mais laisser la cantine ouverte

Slurp, la décision de suspendre les cours et de laisser la DP ouverte ne relève pas de ma compétence, malheureusement.
Par ailleurs, je préfère la solution de Winnie, à savoir transformer le montant des repas non pris en avances pour le TR1 2014-2015

Sapotille a écrit:

Par ailleurs, je préfère la solution de Winnie, à savoir transformer le montant des repas non pris en avances pour le TR1 2014-2015

Pimprenelle l'a dit avant moi.

En effet, merci Pimprenelle de ta suggestion.

Winnie a écrit:

Cette procédure est normale avec des ordres collectifs : liste des élèves, noms des responsables, le tout signé de l'ordonnateur, et les RIB au nom du responsable. Des états individuels et les RIB retapés pour faire joli, je trouve que c'est se compliquer la vie. Mais ce n'est que mon avis.
Ce qui est anormal, c'est de faire faire la saisie à l'agence par le gestionnaire.

Pour aller dans le sens de Winnie, en tant qu'AC je ne m'intéresse pas à la forme des pièces mais à leur contenu. L'important c'est d'avoir l'ensemble des éléments pour pouvoir contrôler si les RO sont conformes aux règles fixées par la CT (ou le CA si délégation de la CT). Chez moi, les gestionnaires peuvent me transmettre des documents pour chaque situation individuelle, ou un tableau récapitulatif par type de remise ou un tableau global, peu importe. Il faut juste que toutes les informations nécessaires soient transmises. (C'est la même chose pour les demandes de remboursements).
Deuxième chose, les contrôles du comptable ne doivent  pas tenir compte d'une éventuelle masse de travail supplémentaire. Le contrôle porte sur la conformité des tarifs, RO etc par rapport aux règles fixées par la CT.
Troisième chose : les documents établis pour le compte de l'ordonnateur (justificatif des RO...) sont établis par les services de l'ordonnateur. Les opérations de comptabilité générale sont traités par l'agence comptable (y compris la saisie des nombreux OP, et même si cela fait râler...). C'est la séparation ordonnateur / comptable.

Mais finalement, comme la fermeture de la DP ne concerne pas les 3ième, tu n'es pas obligé de rembourser les familles, ça leur fera simplement une avance pour la rentrée prochaine, non?