[ASTUCE] Gestion informatique dossiers contentieux frais scolaires GFC

Devant la recrudescence des impayés, outre les problèmes de fond(s) posés aux AC, le suivi des dossiers prend une tournure labyrinthique pour les gestionnaires du contentieux.
En particulier lorsqu'il faut booster la "productivité" des huissiers bien souvent à surveiller sous peine d'endormissement du recouvrement.
Problème posé : plusieurs établissements et plusieurs huissiers, tout cela s'entrecroisant joyeusement.

Mais GFC est ton ami ! Je vous fais donc profiter de ce petit truc qui permet, le moment venu, d'adresser à tous les huissiers un courrier histoire de se rappeler à leur bon souvenir, accompagné de la liste des créances en recouvrement dans leur officine.

1- Bâtir sur un tableur un fichier contenant les rubriques suivantes :

CODE	RAISON SOCIALE	ADRESSE GEO	ADRESSE POSTALE	CODE POSTAL	COMMUNE	TELEPHONE	FAX	COURRIEL
HJXX	SCP AMENLAMONEY	Rue des Euros		19400	ARGENTAT

On y saisira la base des huissiers, dont la rubrique HJXX permettra de renseigner un code de correspondance (HJ01, HJ02, etc...)

Ce document sera lié à un courrier de type publipostage dans votre traitement de texte préféré, dont l'objet est de demander à chaque SCP l'état d'avancement des dossiers DONT LA LISTE JOINTE...

2- Dans GFC (compta géné bien sûr), rappeler toutes les créances en mode saisie, une par une pour tous les établissements, et dans la rubrique "Débiteur", insérer le code ("HJXX") de l'huissier chargé du recouvrement après le nom. Vous établissez ainsi une correspondance créance/huissier.

3- En utilisant la fonction "sélection avancée" dans le champ "Sélection" (toujours dans la fenêtre "Saisie des créances"), vous pouvez effectuer à tout moment un tri grâce au critère "Débiteur"/"avec les caractères"/"HJXX" pour chaque huissier.
Les listes ainsi obtenues constituent les pièces jointes de notre publipostage (1).

Bonus : on dispose du montant total des dossiers confiés par établissement ou groupement comptable pour un huissier.

Bon courage !

Merci pour cette astuce judicieuse.

Pour ma part, lorsque je bascule les créances au 416, je supprime la référence de la créance (nom élève) et la remplace par celle du débiteur (nom responsable légal auquel j'ajoute ensuite le référence du dossier transmise par l'HJ) puis enfin je saisis les références de l'HJ en lieu et place de celles du débiteur.
Ainsi, lorsque je relance les HJ, je leur joins la liste des dossiers les concernant (sélection avancée dans GFC : débiteur = HJ).

Maintenant, ma méthode présente l'inconvénient de demander beaucoup de saisie et me fait perdre la référence de l'élève (même s'il me semble plus logique que la référence qui me lie à l'HJ soit davantage le responsable que l'élève, tout comme il me semble logique de considérer l'HJ comme m'étant débiteur en quelque sorte).

Ta solution me semble donc plus judicieuse, j'y ajouterais toutefois la référence du dossier mentionnée par l'HJ en accusé de réception du dossier, c'est un plus...

On fait à peu près comme vous, enfin en moins poussé : on ajoute juste le nom de l'huissier devant le nom du débiteur. C'est effectivement très pratique pour sortir des listes par huissier.
En faisant une sélection avancée avec "nom débiteur contient tel caractère", on peut quand même sortir des listes par famille en ayant le 416 + le 4112 en cas de besoin.
Si on avait un champ "commentaire" pour chaque créance, ce serait quand même bien pratique. On pourrait par exemple ajouter la raison du délai de paiement saisi.

Plus simple et plus rapide : les 416 sont subdivisés par étude.

Les (bons) huissiers n'étant pas légion, on a 4 comptes 416etudemachin et on tripote pas le débiteur.

Quand une créance  se balade (passage du 411X au 416Y ou changement de domicile du débiteur entrainant un changement d'étude), on fait une écriture débit crédit et une modification du compte de classe IV ou est rangée la créance.
Facile


Pour les relances groupées d'un huissier endormi : extraction excel du 416EtudeSchmoll et copier coller dans un courrier type de relance.

Je pense être encore plus rapide que 007!

Plus rapide que 007, mais moins que mon AC.
Effectivement subdiviser le 416 était plus simple et évident.
Puis il y a les débiteurs qui n'aiment pas forcément se faire tripoter...
En route pour 2015, donc.

Bonjour autre déterrage de fil , j'essaie de mettre en place quelques astuces pour faire avancer le schmilblick que je m'arrache les cheveux , je bute sur la partie indiquée par Laule dans son point 2/ en effet je ne vois pas ou est à la rubrique "débiteur" dans la saisie des créances , c'est la rubrique responsable ??? Merci

Pardon, effectivement, c'est le champ "Nom" dans la rubrique "Responsable"

merci