Stages en entreprise et covoiturage

Bonjour,
En charge du remboursement des frais de stage, j'ai trois étudiants de BTS habitant la même commune (sinon commune limitrophe) qui vont faire le même stage dans la même entreprise durant la même période. C'est une situation que je n'avais par prévue dans ma note d'information à destination des familles (votée en CA), et j'aimerais à l'avenir y introduire cette notion de "covoiturage manifeste".
Il faut préciser que nous avons abandonner, pour les étudiants, les demandes de remboursement individuelles : à chaque fin de période de stage, c'est le professeur référent qui nous remet un état global. Du coup, la demande n'a pas l'effet d'une déclaration sur l'honneur par rapport aux kilométrage effectués.
Pour l'instant, j'ai donc demandé aux étudiants de me détailler leurs déplacements respectifs.
Avez-vous eu de votre côté à gérer ce genre de situation ? Dois-je obligatoirement revenir à la déclaration individuelle pour l'éviter ?
Merci de vos réponses

Il est pour le moins "surprenant" de rembourser une personne sans déclaration et demande de sa part. Cela me semble contraire aux règles comptables et notamment à l'exigence des PJ aux mandats.

Je ne rembourse qu'avec des états nominatifs signés des stagiaires ou de leur famille, et cet état mentionne l'article l'article 441-6 du code pénal. En cas de doute cela met la pression sur les conséquences pour l'auteur de déclaration frauduleuse .


Le fait de se faire délivrer indûment par une administration publique ou par un organisme chargé d'une mission de service public, par quelque moyen frauduleux que ce soit, un document destiné à constater un droit, une identité ou une qualité ou à accorder une autorisation est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende.

Est puni des mêmes peines le fait de fournir une déclaration mensongère en vue d'obtenir d'une administration publique ou d'un organisme chargé d'une mission de service public une allocation, un paiement ou un avantage indu.

Aurions-nous fait une GROSSE bêtise...?
j'en conviens, la déclaration individuelle est la norme.
Néanmoins, pour défendre notre position : les étudiants remplissent aussi une déclaration sur l'honneur, annuelle, qui vaut demande de remboursement pour toutes les périodes de stage (inscrites sur la convention), et qui précise les résidences selon les périodes (stage/cours).
Sur la forme, on est peut-être pas si mal...

Un état global "validé" par un prof ne m'apparaît pas comme une pièce comptable énumérée dans l'annexe I des pièces justificatives des dépenses publiques. Personnellement, je rejetterai un tel paiement. => déclaration individuelle. On n'a rien trouvé de mieux.

xtof79 a écrit:

Sur la forme, on est peut-être pas si mal...

Pour moi ça craint quand même. En tous cas pas question de me faire payer un truc pareil.