Organisation permanences d'été pour tenir délai de paiement 30 jours

Bonsoir,

mon AC souhaite mettre en place des permanences cet été pour tenir le délai de paiement de 30 jours :
il veut que nous mandations des factures le 10 juillet, le 30 juillet et le 20 août.

Par contre nous ne sommes pas sûrs que le CE puisse être là le 30 juillet...

Comment organiserez-vous vos permanences d'été pour tenir ce délai de paiement ?

Merci d'avance pour vos précieux conseils

A partir du 15 juin pour chaque commande on s'assure que le service sera fait une semaine avant de partir et qu'on aura la facture. Si ce n'est pas possible on demande une livraison fin août.

Merci beaucoup pour votre aide,

et que me conseilleriez-vous pour les factures alimentaires ?

Notre SAH est ouvert jusqu'au 5 juillet et on organise également des "pots d'accueil" la semaine suivante pour les jurys d'examens,
pas toujours évident d'avoir les factures dans les 3 jours...

Enfin, nous sommes en réhabilitation lourde, et certains aléas du chantier nous obligent parfois à effectuer des achats dans l'urgence, et la commission de sécurité passe le 12 juillet sur le chantier, avec peut-être à la clé des travaux de dernière minute....

Nous avons prévu un mandatement au 1er août, il ne restera plus qu'à l'agent comptable à trouver un volontaire dans son équipe pour mettre en paiement

Arwen a écrit:

que me conseilleriez-vous pour les factures alimentaires ?

Notre SAH est ouvert jusqu'au 5 juillet et on organise également des "pots d'accueil" la semaine suivante pour les jurys d'examens,
pas toujours évident d'avoir les factures dans les 3 jours...

Enfin, nous sommes en réhabilitation lourde, et certains aléas du chantier nous obligent parfois à effectuer des achats dans l'urgence, et la commission de sécurité passe le 12 juillet sur le chantier, avec peut-être à la clé des travaux de dernière minute....

Mêmes contraintes pour l'alimentaire, mais nous avons beaucoup de factures à la livraison et nous allons réclamer les documents pour tout payer avant de partir. Bon, on ne s'arrête pas le 12, non plus.

Pour le chantier, tu as des exemples de travaux que l'EPLE pourrait avoir à mandater ? Normalement il ne paye pas les travaux de restructuration, non ?

et que faire si le CE n'est pas là ?

Pas de CE, pas de mandat, sauf si délégation au GM.
Normalement on demande au CE jusqu'à quelle date il est là et on organise ses commandes en conséquence.

Mais pourquoi toi tu serais là si le CE est absent alors qu'il y a une commission de sécurité ?

Par exemple lors de la dernière commission de sécurité avant l'ouverture d'une partie des locaux rénovée, nous avons dû rajouter en urgence des blocs de secours.
Pour les intervenants sur les chantiers nous avons du faire refaire des clés en urgence avant les dernières vacances d'été, et ce malgré de nombreuses relances auprès des divers interlocuteurs pour qu'ils anticipent. Au niveau de la maintenance des machines (nous sommes dans un lycée industriel) en juillet, nous devons parfois acheter des pièces à la dernière minute car certaines pannes n'ont pas été détectées et/ou identifiées avant cette maintenance etc, etc...

Le CE a une mutation à l'étranger, il part tôt : il peut donc me faire une délégation de signature ?

Et la commission étant le 12 tu ne peux pas commander et tout faire livrer et installer en août, avant l'ouverture au public ? De toute manière s'il y a 2e visite de la commission ils ne vont pas revenir le lendemain...

Oui en effet, ils reviendront sûrement fin août...et puis on trouvera des solutions d'ici là... mais comme la situation est assez particulière,
cela m'empêche un peu de dormir en ce moment...

Merci pour votre réponse et bonne nuit à vous !

La meilleure solution (et la seule réalisable) est de ne pas enregistrer le courrier à compter du 5 / 10 juillet
On arrive en septembre, on appose un beau tampon dateur sur la facture et le délai de 30 jours commence à courir à compter du 1er septembre.

Bozinchu a écrit:

La meilleure solution (et la seule réalisable) est de ne pas enregistrer le courrier à compter du 5 / 10 juillet
On arrive en septembre, on appose un beau tampon dateur sur la facture et le délai de 30 jours commence à courir à compter du 1er septembre.

Le délai de 30 jours ne commence qu'à la date de réception de la facture. La solution de Bozinchu est la seule vraiment réalisable (le gestionnaire n'aurait plus le droit de partir à Tahiti durant ses congés ?). En cas de contestation du fournisseur, il suffit de lui transmettre le calendrier officiel des congés scolaires et copie de sa facture datée en septembre.

pour ma part nous faisons en sorte de recevoir le maximum de factures avant de partir en vacances mais lorsque cela n'est pas possible, nous prévenons nos fournisseurs que leur factures ne seront honorées qu'à la rentrée des vacances scolaires. Nous n'avons jamais eu de soucis à ce niveau car comme certains l'on fait remarquer le tampon dateur démarre le délai global de paiement.

Bozinchu a écrit:

La meilleure solution (et la seule réalisable) est de ne pas enregistrer le courrier à compter du 5 / 10 juillet
On arrive en septembre, on appose un beau tampon dateur sur la facture et le délai de 30 jours commence à courir à compter du 1er septembre.

Je prendrais la question dans l'autre sens. Si l'AC a envie de revenir fin juillet et mi-août pour faire des paiements, grand bien lui fasse. Si les ER n'ont pas de mandats à lui transmettre parce qu'ils sont fermés et ne traitent donc plus les factures, cela ne le regarde pas.

L'idée qu'un AC "imposerait" des permanences aux ER pour traiter des mandats est tout simplement farfelue, il n'a aucune autorité pour cela.

Bibifric a écrit:

En cas de contestation du fournisseur, il suffit de lui transmettre le calendrier officiel des congés scolaires et copie de sa facture datée en septembre.

Ca vaut mieux éviter....

ALO a écrit:

Bozinchu a écrit:

La meilleure solution (et la seule réalisable) est de ne pas enregistrer le courrier à compter du 5 / 10 juillet
On arrive en septembre, on appose un beau tampon dateur sur la facture et le délai de 30 jours commence à courir à compter du 1er septembre.

Mouais, à condition que le fournisseur ne porte pas la question en justice. Parce que tu auras du mal à faire avaler au juge que le courrier de début huillet n'est arrivé que début septembre.

Ce n'est pas ainsi que je pratique couramment mais si un comptable veut jouer à ce jeu pour les quelques factures arrivées après le mandat de juillet pour des livraisons qu'on n'aura pas pu reporter à fin août, je n'hésiterais pas. Le fournisseur ne sera pas surpris, car je préviens à l'avance ceux qui sont dans ce cas, en revanche l'AC pourra aller se brosser.

Merci pour vos réponses.

Je précise que mon AC paie automatiquement les intérêts moratoires, ce qui est très très rare heureusement (c'est arrivé 2 fois en 9 ans...).

Mais là avec les vacances de printemps on a 7 factures qui ont dépassé les 30 jours (à partir du 1er mai il prend en compte le cachet de la poste + 2 jours pour la date de réception, fini le tampon "courrier arrivé le...") et il compte bien payer l'indemnité de 40 € à chaque fournisseur.

Il compte même en parler en CA et demander l'ouverture par DBM d'une ligne pour ces intérêts, une ligne au montant suffisamment élevé pour attirer l'attention des membres du CA sur notre refus éventuel de revenir mandater début août....

Je précise quand même que nous travaillons en bonne entente avec mon AC et que nous n'avons aucun différent....

je suis surpris

je pensais naïvement que l'AC se devait d'avertir l'ordonnateur des IM à payer et c'est tout

que se passerait il si l'ordonnateur refuse de mandater ?

et la notion de service fait...il est au courant ton AC

tu peux recevoir une facture le 1er juin et ne la payer qu'en septembre car tu n'as pas reçu la marchandise (exemple).

Il y a une convention qui règle ça entre les ER et l'AC?

oui on a une convention qui est à refaire du coup...
Et si je veux vraiment vérifier le service fait, il faut que d'autres personnes reviennent : assistante du CDT, magasinier, etc....
En effet je me vois mal ouvrir tout le courrier, les colis éventuels et attester du service fait à la place du CDT par exemple...

Arwen a écrit:

Je précise que mon AC paie automatiquement les intérêts moratoires, ce qui est très très rare heureusement (c'est arrivé 2 fois en 9 ans...).

Mais là avec les vacances de printemps on a 7 factures qui ont dépassé les 30 jours (à partir du 1er mai il prend en compte le cachet de la poste + 2 jours pour la date de réception, fini le tampon "courrier arrivé le...") et il compte bien payer l'indemnité de 40 € à chaque fournisseur.

Il compte même en parler en CA et demander l'ouverture par DBM d'une ligne pour ces intérêts, une ligne au montant suffisamment élevé pour attirer l'attention des membres du CA sur notre refus éventuel de revenir mandater début août....

Je précise quand même que nous travaillons en bonne entente avec mon AC et que nous n'avons aucun différent....

Au mois de juillet, pour toutes factures reçues après le "dernier" mandatement, je contecte les fournisseurs et leur explique la situation. Depuis que je suis GM, je n'ai jamais eu de problème et de difficulté par rapport à ça. Au contraire, ils apprécient être prévenu et comprennent que les établissements soient en vacances. En cas de difficulté, je ferais un mandat en urgence. Par contre, je ne me vois pas "couper" mes vacances pour faire un mandat.

Pareil.
En général un simple coup de fil au fournisseur pour lui expliquer suffit. Je n'ai jamais payé d’intérêts de retard.

"Mais là avec les vacances de printemps on a 7 factures qui ont dépassé
les 30 jours (à partir du 1er mai il prend en compte le cachet de la
poste + 2 jours pour la date de réception, fini le tampon "courrier
arrivé le...") et il compte bien payer l'indemnité de 40 € à chaque
fournisseur"

Dépassé les 30 jours ? à cause de quoi ? le temps pris pour mandater, ou le temps pour traiter le mandatement ? (et oui: avec ce système, va falloir préciser ça; encore un tampon de plus sur les bordereaux, je sens...)
Le cachet de la poste ? Parce que maintenant les enveloppes font partie des PJ jointes aux mandats ? Bizarre, j'ai beau relire le décret de 2007, je ne trouve pas.

Ah, enfin quelqu'un qui mentionne cette indemnité de 40 € à payer aux fournisseurs. Je me disais bien que certains AC allaient s'en émouvoir.
Si je comprends bien, il s'agit de payer une indemnité de 40 € au fournisseur (qui n'a -encore- rien demandé), sur la seule décision de l'AC (et l'ordo, il n'a pas son mot à dire ?).
Il me semble pourtant que cette indemnité de 40€ n'a rien à voir avec des intérêts moratoires, qui eux doivent effectivement être mandatés automatiquement. Non ?

Arwen a écrit:

à partir du 1er mai il prend en compte le cachet de la poste + 2 jours pour la date de réception, fini le tampon "courrier arrivé le...")

Il se base sur quoi pour déterminer cela? Un texte? Parce que les petites manies des uns et des autres... Pour moi, c'est la M9.6 qui prime et elle dit en page 104:
1464. Le délai de règlement
Le délai de règlement est, sauf condition particulière précisée dans les clauses du marché, de 30 jours (décret n°2008-1355 du 19 décembre 2008). C’est la date de réception de la facture qui déclenche le délai sous réserve que le service soit fait.

Arwen a écrit:

Il compte même en parler en CA et demander l'ouverture par DBM d'une ligne pour ces intérêts, une ligne au montant suffisamment élevé pour attirer l'attention des membres du CA sur notre refus éventuel de revenir mandater début août....

Là, il a raison le cui Il n'est pas né l'AC qui va exiger des écritures de compta bud et jouer à ce jeu avec mon CA sans que celui-ci et l'ordonnateur, bien briefés, ne le renvoient dans ses buts.

Ceci étant, quand bien même il y aurait matière à payer des intérêts moratoires au cas où une facture serait arrivée après service fait et n'aurait pas été payée dans les 30 jours (cachet d'arrivée à l'appui), il existe une procédure spécifique (lire la même page de la M9.6). Rien qu'à imaginer la tête du Préfet informé par l'AC et devant envoyer une mise en demeure de mandatement à l'ordonnateur, je me marre. Qui se ridiculisera dans cette histoire? Rien que pour ça, ça vaudrait le coup de différer au paiement d'une ou deux factures, pas chères tant qu'à faire, pour que le montant calculé sur la base du taux de l'intérêt légal fasse moins de 5 € et qu'on se marre un peu plus Parce que l'indemnité forfaitaire de 40 €, c'est au fournisseur de la réclamer et ça n'a rien a voir avec le calcul des intérêts moratoires devant être fait dans les 10 jours suivant réception du mandat par l'AC.

Il veut peut-être laver plus blanc que blanc celui-là, mais il est plus flippé que compétent.

Facto a écrit:

Ah, enfin quelqu'un qui mentionne cette indemnité de 40 € à payer aux fournisseurs. Je me disais bien que certains AC allaient s'en émouvoir.
Si je comprends bien, il s'agit de payer une indemnité de 40 € au fournisseur (qui n'a -encore- rien demandé), sur la seule décision de l'AC (et l'ordo, il n'a pas son mot à dire ?).
Il me semble pourtant que cette indemnité de 40€ n'a rien à voir avec des intérêts moratoires, qui eux doivent effectivement être mandatés automatiquement. Non ?

C'est normal que les comptables s'émeuvent ; c'est leur travail et leur responsabilité. Je comprends qu'on soit en colère contre ces de comptables qui prétendent appliquer les règles légales ; heureusement ils sont peu nombreux et certains gestionnaires sont là pour tacler ceux qui veulent agir en professionnel.
Pourtant cette indemnité de 40 € est bien liée aux intérêts moratoires ; il suffit de lire l'article 7 du décret 2013-269 du 29 mars 2013.
Lorsque les sommes dues en principal ne sont pas mises en paiement à l'échéance prévue au contrat ou à l'expiration du délai de paiement, le créancier a droit, sans qu'il ait à les demander, au versement des intérêts moratoires et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 28 janvier 2013 susvisée.