Consultation des factures par les membres du CA

Bonjour à tous,

Doit-on donner les factures des dépenses aux membres du Conseil d'Administration? Ils veulent vérifier toutes les dépenses effectuées par l'établissement.

Je ne crois pas, mais il peuvent saisir la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA) s'ils le souhaitent.

Ils veulent pas voir le caleçon du gestionnaire aussi? C'est quoi cette demande malsaine de voir des factures? Ils ont quelle compétence pour ça? Personnellement, je refuserais catégoriquement et si il devait y avoir une saisine de la CADA, j'attendrais sereinement sa décision que des factures constituent bien des documents administratifs communicables.

Tout ça semble plutôt relever d'un climat peu propice à la confiance pour faire dans la litote.

Demande surprenante et vexante. Pourquoi ? Manque de confiance, soupçons de malversation ?
Cela dit si un membre du CA veut vérifier mes factures il s'installe dans un bureau (rien ne sort de l'intendance) et peut regarder. Si il veut des copies il les paye. Mais il a intérêt à avoir un motif valable.

zobou a écrit:

Bonjour à tous,

Doit-on donner les factures des dépenses aux membres du Conseil d'Administration? Ils veulent vérifier toutes les dépenses effectuées par l'établissement.

Pourquoi vexante ? Ce sont des documents administratifs donc accessibles. Si ça les amuses de passer du temps à l'Intendance.

Si vraiment, ils ont des doutes sur les dépenses autant qu'il demande un audit au Rectorat.

c'est vexant parce que cela dénote un manque de confiance. C'est un peu comme si j'allais assister au cours d'un prof pour juger de la qualité du travail. Lorsqu'on demande communication d'un document administratif c'est en principe pour râler ou parce qu'on estime qu'il y a un blème. Donc c'est vexant, je serais vexé mais je leur donnerai accés aux documents.

Il y a quelques années on avait eu une demande de la FCPE (mot d'ordre national) pour avoir accès aux factures de téléphone
J'ai accepté à la condition que les demanderesses (en l'espèce) viennent dans mon bureau.
Après une première visite , et la mise à disposition de l'ensemble des mandatements (en carton) j'ai vainement attendu une deuxième visite

Idem ... possibilité de venir à l'intendance et de consulter les factures. Mon aide se limitera à leur donner un peu d'espace et à leur montrer l'endroit où elles sont rangées. Contrainte pour eux : bien ranger et ne pas me poser de questions. Je met les documents à disposition pas ma personne.
En outre, au départ, j'essaierais de savoir les raisons qui les poussent à demander les factures. Je solliciterais également le CE qui est la première personne concernée par cette demande.

Bonjour,
Je ne partage pas votre avis.
Si les membres du CA exerçait un contrôle sur la vie de l'établissement cela éviterait peut-être le sentiment d'impunité et des dérives malhonnêtes (disons-le)
Quant à l'intervention d'un rectorat......
Ils n'en ont ni les moyens, ni les compétences techniques, ni la volonté...
J'ai connu de vrais dérives (d'opportunités) sur l'école ouverte par exemple dans un établissement, avec un laisser-faire de l'Ac.
Effectivement on peut assimiler cette démarche à un manque de confiance mais en fait cette démarche permettrait une vrai confiance, établit sur une connaissance partagée.

Les organes de contrôle existent et ils sont connus (tutelle, IG, CDBF, CRC et éventuellement la justice). Le fait qu'ils soient peu utilisés sauf pour ce qui concerne le contrôle des comptes justement ne donne pas plus de droit à des membres du CA de s'ériger en justiciers auto-proclamés et de s'improviser vérificateurs de factures et inspecteurs des mandats passés.

Outre l'absence de compétences pour ne plus parler de l'absence de base légale, qu'est ce que ces apprentis inspecteurs vont vérifier? Les montants? Bon courage! C'est la première source d'erreur, grand bien leur fasse si ils en découvrent, ça permettra de rectifier. Les destinataires des paiement? Les imputations? Pour savoir si la pédagogie n'a pas payé pour le copieur de l'administration ou si la restauration n'a pas financé des produits d'entretien qui servent à nettoyer les couloirs de l'externat. Là, il leur faudra Columbo parce que les factures ne leur diront pas grand chose.

Plus probablement, ils voudront savoir combien à quel fournisseur c'est-à-dire exercer un contrôle sur l'opportunité de l'achat et sur ses modalités. Là, c'est une mise en cause de l'ordonnateur/CE/président du CA qui transparaît derrière la vérification des factures. Le gestionnaire comme le comptable ne devraient pas se sentir concernés sauf si ils sont perçus comme des complices comme le message précédent le suggère. On aurait alors affaire à des chevaliers blancs qui viendraient dénoncer des pratiques peu claires.

Laisser penser que ce genre de pratique est courant est insultant pour tous ceux qui sont concernés par les processus de paiement. S'imaginer que des Zorros du dimanche révéleraient un scandale plutôt que d'assouvir un mesquin désir d'instiller le soupçon sur des procédures qu'ils comprennent à peine et de régler des comptes reliés à d'autres contentieux relève du mauvais feuilleton.

j'irai plus loin encore. si le CA veut jouer au contrôle d'opportunité alors qu'il le fasse réellement, et donc qu'il annule l'acte donnant délégation au CE Ordonnateur d'engager et raquer les dépenses de l'EPLE.

d'ailleurs je serais ordo de l'EPLE concerné je renoncerais sans délais à cette délégation (pour être valable une délégation doit être accepté par le délégué qui peut donc lui aussi la mettre en cause), et j'inviterais le CA à siéger en permanence afin d'engager toutes les dépenses sans exception.

si les administrateurs du CA ont un doute sur la probité de certains ils disposent de la possibilité de saisir les autorités et corps d'inspection pour enquête musclée.

Il y a un vrai gros pb malsain dans cet EPLE.

Je rajouterais que l'établissement n'a qu'à mettre en place un protocole de l'achat public dans l'établissement en impliquant les membres du CA dans sa réalisation.

LMDV/LG a écrit:

Outre l'absence de compétences pour ne plus parler de l'absence de base légale, qu'est ce que ces apprentis inspecteurs vont vérifier? Les montants? Bon courage!

Plus probablement, ils voudront savoir combien à quel fournisseur c'est-à-dire exercer un contrôle sur l'opportunité de l'achat et sur ses modalités. Là, c'est une mise en cause de l'ordonnateur/CE/président du CA qui transparaît derrière la vérification des factures. Le gestionnaire comme le comptable ne devraient pas se sentir concernés sauf si ils sont perçus comme des complices .

Laisser penser que ce genre de pratique est courant est insultant pour tous ceux qui sont concernés par les processus de paiement. .

Cela permettrait de voir que l'on a acheté 2 tondeuses à gazon -sans gazon- au C
ou 3 tablettes alors que dans le même temps "il n'y a plus d'argent"
quelques exemples imaginaires -bien sur-
Je ne dis pas que ce sont des pratiques courantes -heureusement-
Quant a se drappé dans sa dignité et refusé la délégation.. c'est un moyen subtil de dire non et de refuser tout net.
La transparence n'est pas à géométrie variable et moi je pense que l'on a pas à ce sentir insulté...
J'ai l'impression d'entendre le débat actuel sur les patrimoines...
Il est curieux de voir la difference d'approche entre les pays du nord et nous...

Encore une fois, je comprends LMDV. (J'ai pas fait exprès !)

Ma manière de voir les choses, c'est: chacun son métier et son rôle.
Si les membres du CA n'accordent pas à la direction de l'EPLE une confiance tacite (je n'ai pas dit aveugle) pour gérer l'établissement, c'est la porte ouverte à toutes les suspicions et à un climat délétère.
Et moi je suis là pour gérer, pas me justifier en permanence.

C'est comme pour le Cofi: on a le droit d'émettre des réserves, mais suffisamment précises et argumentées. En matière de gestion, je suis persuadé que ce genre de doute doit être dissipé hors CA, sauf bien entendu si les réponses sont vaseuses et contribuent de ce fait à renforcer la chose.

Effectivement c'est vexant et cela sous-entend un manque de confiance de la gestion. Mais le CA vote un budget, s'il estime qu'il est mal exécuté et qu'il doit contrôler l'ensemble des factures, comment lui refuser. On se plaint quand un budget est voté sans discussion et sans que personne ne s'y intéresse, là la CA s'y intéresserait de trop près...
Et sur la compétence, il peut très bien y avoir des parents d'élèves rompus à la finance, des profs d'éco-gestion à même de comprendre un budget d'EPLE. Il faut peut-être arrêter de prendre tout le monde pour des ânes et admettre que notre boulot puisse être en partie compris par des extérieurs. Et donc que des doutes sur la qualité de la gestion puissent être soulevés.

Est-ce que cela fait parti des compétences du CA? Non. Donc: non!

Vos considérations sont très intéressantes, mais ne correspondent pas forcément à l'appréciation qu'ont la cada et le Conseil d'État de la question. Voir ici et là

A l'agent de la sûreté. Ajoutons qu'un membre d'un conseil d'administration aurait intérêt et qualité à agir devant la CADA puis devant le juge administratif, en cas de refus, et il gagnerait. Je ne vois pas en quoi cette demande légitime et légale serait vexante ou malsaine...

P.S. : En outre, s'ils ont du temps de libre, j'ai de quoi les occuper ici...

Donc si Monsieur X , PDG d'une société quelconque veut connaitre les tarifs facturés par son principal concurrent aux EPLE de France il n'a qua demander. Et le concurrent ne peux intenter de recours à l'encontre des EPLE j'espère?

Faut pas se plaindre à longueur de clavardages sur le forum d'être les damnés de la terre, et en même temps râler quand quelqu'un s'intéresse à ce que l'on fait ! Si de gentils administrateurs de mon établissement souhaitent prendre connaissance, je les recevrais avec le plus grand plaisir à l'intendance, pour leur remettre les mandats tant qu'ils pourront en digérer. Et même à tout moment sans préavis, d'ailleurs.

Bien entendu, ils auront droit à l'exemplaire duplicata, le meilleur, celui avec les fiches d'appro, les bons de livraison et tout le toutim, c'est plus sport.

Je n'hésiterai pas non plus à les emmener dans le local d'archives, pour leur permettre d'éplucher chaque centime de mandat des 10 années antérieures, ça serait tellement dommage de ne pas le faire.

Au-delà de la plaisanterie, ce CA n'a pas été dressé, il ne sait pas quel est son rôle. Je parie que c'est un de ces CA ou le "compte-rendu" est rédigé de manière tournante par les guignols de la salle des profs et les rigolos des parents d'élèves, et ce genre de billevesées.

officielEN a écrit:

Et le concurrent ne peux intenter de recours à l'encontre des EPLE j'espère?

Sur quel fondement le ferait-il?

et comment le CA fait pour voter un COFI si il n'a pas les éléments. Cela me parait normal qu'il est accès à l'ensemble des pièces. Moi je le propose systématiquement aux membres du CA (sans succès, ce qui montre bien le désintérêt des membres du CA pour le COFI). C'est une question de transparence. Je pense qu'il devrait y avoir des commissaires aux comptes dans le CA qui devraient faire un rapport en CA pour permettre un vote éclairé et dire que les opérations enregistrées correspondent bien à des pièces...
Parce que actuellement le vote du COFI, c'est juste un gentil vote sur la bonne mine du comptable et de l'ordonnateur.

Il y a une différence importante entre des gens qui veulent savoir et des gens qui demandent à voir (vérifier) des factures.

Que des membres du CA se préoccupent des procédures suivies par l'établissement pour l'achat public, tant mieux, c'est justement public et on peut même avoir la bonne surprise de dégoter un fournisseur inconnu par le bouche à oreille. Ceux qui ont des CAO ont peut-être des profs et des parents dans la commission ce qui est là aussi un gage de transparence. Enfin, les phases de mandatement et de paiement, sauf cas quand même rarissimes de malversations caractérisées ne sont pas celles qui permettent le plus de liberté avec la déontologie.

On en revient à la question de départ. Qu'est ce qui amène des membres d'un CA à vouloir vérifier des factures si ce n'est pas une remise en cause de pratiques voire de personnes? En ce cas, la meilleure solution a été proposée plus haut. Plus un bon de commande ne part sans que le CA ne se soit prononcé avant. Ca va faire grimper les frais de réception.