Utilisation et articulation du 4192 et du 4713

Bonjour

Comme dit dans le titre, je m'interroge sur l'utilisation et l'articulation des deux comptes en question. Dans le bahut où je suis, il existe une subdivision du 4192 (41921) réservée aux commensaux de l'internat qui fonctionne en lien avec le 4713. Les soldes fin de mois du logiciel privé de gestion de la restauration internat étaient censés "coller" avec le solde du 41921, ce qui était le cas jusque décembre 2012, le montant des repas consommés était ensuite basculé sur le 4713 que je soldais par un OR et tout allait bien. Depuis janvier, changement de cap, je suis sommée de ne plus avoir de solde débiteur au 41921 (je sais c'est bloquant au CF mais une petite écriture en fin d'année contournait temporairement le pb).
Résultat, plus rien ne fonctionne depuis que j'ai appliqué les consignes et passé les BE sur ordre de mon AC, les soldes gfc et logiciel ne collent plus, j'essaie de solutionner le pb sans en référer à mon AC pour éviter la prise de tête... De plus je ne suis pas convaincue de la précision de la personne qui gère désormais le logiciel à l'internat et donc je n'ai qu'une confiance relative en l'exactitude des documents papiers qu'elle édite à partir du logiciel sur place...

Ma question est donc : comment utilisez-vous ces deux comptes ?

Si je comprend bien ton 4192X était débiteur parce que tes commensaux étaient... DEBITEURS.

La consigne de ton AC est particulièrement justifiée car une avance de la part d'un client est, par définition, une avance du client à l'EPLE, et non le contraire.

Par conséquent tu peux continuer, selon moi mais des forumistes plus affutés vont donner leur avis aussi, à gérer tes soldes de cartes au 419. Cependant tu dois considérer que ce compte ne peut fonctionner que comme un compte de disponibilités (ex : caisse). Donc à aucun moment dans l'historique il ne doit être débiteur.

Cela sous-entend que le logiciel de gestion des passages doit être bridé et ne pas permettre aux commensaux d'être "à découvert". Ca c'est l'utopie . Dans la réalité, il suffit que sur une journée ils soient "collectivement créditeurs".

Merci pour ta réponse.

Effectivement j'ai bien conscience que le 4192 "doit" être créditeur. Dans la réalité ça va un peu plus loin. Il a, depuis que je suis là, toujours été ainsi, et mon AC ne s'en est jamais offusqué. C'est maintenant, brutalement, avec le passage à la RCBC que ça le "dérange". Jusque fin 2012, il avait comme objectif principal que le solde du compte "colle" avec le solde du logiciel de restauration....
Ca ne me gêne pas plus que ça de changer de mode de fonctionnement à partir du moment où c'est justifié (changer du jour au lendemain uniquement par peur de sanctions me paraît un peu discutable).
Mon souci actuel, comme je l'ai indiqué dans mon premier message, est que les deux soldes ne correspondent plus alors que ça devrait être le cas et ce même en appliquant à la lettre les consignes, ce qui est à mon avis plus que gênant...

Pour ce qui est du logiciel de restauration, je ne l'utilise pas (l'internat est géographiquement éloigné du lycée). Mon AC a confié à ma collègue la gestion de la restauration de l'internat, elle est censée être autonome... Ceci dit, j'ai des doutes sur la rigueur de cette gestion et malheureusement je ne peux rien y faire...

Au 41921, se trouvent le BE (débiteur donc fin 2012), les divers encaissements, chèques ou espèces, un journal mensuel fournit le montant des repas consommés qui est transféré du 41921 au 4713, lequel est ensuite soldé par un OR. J'espère être suffisamment explicite....

J'attends vos avis et suggestions....

Sur l'utilisation je ne vois que cela, sur une période définie appelée le "mois" :
1°) encaissements des recharges de cartes (FQE D/5. C/4192)
2°) en fin de mois affectation des encaissements consommés en fonction des données du logiciel de la borne (OC D/4192 C/4713)
3°) dans la foulée OR des repas consommés, somme identique au 2°) (OR D/4713 C/7062)
Bilan : SC/4192 (avance repas non consommés) SC/7062 (produit repas consommés)

Si un commensal se bare en cours d'année, reclassement du SC/4192 au C/4664 et OP pour solder.

Si tu n'es pas sûr du/de la collègue qui gère les opérations élabore un protocole, soumets-le à ton AC pour qu'il le fasse appliquer.
La personne que tu mets en cause est instituée régisseur, avec les prérogatives qui vont avec ?

laule200 a écrit:

Sur l'utilisation je ne vois que cela, sur une période définie appelée le "mois" :
1°) encaissements des recharges de cartes (FQE D/5. C/4192)
2°) en fin de mois affectation des encaissements consommés en fonction des données du logiciel de la borne (OC D/4192 C/4713)
3°) dans la foulée OR des repas consommés, somme identique au 2°) (OR D/4713 C/7062)
Bilan : SC/4192 (avance repas non consommés) SC/7062 (produit repas consommés)

Si un commensal se bare en cours d'année, reclassement du SC/4192 au C/4664 et OP pour solder.

Si tu n'es pas sûr du/de la collègue qui gère les opérations élabore un protocole, soumets-le à ton AC pour qu'il le fasse appliquer.
La personne que tu mets en cause est instituée régisseur, avec les prérogatives qui vont avec ?

Merci encore

Ce que tu m'indiques correspond exactement à ce que je fais au détail près que malgré ça le compte reste débiteur, il faudrait que je me penche sur l'historique de la chose en remontant éventuellement pas mal de temps en arrière...

La procédure indiquée est la bonne.
En fin de mois, en plus de vérifier que le solde du 4192 correspond bien à la balance du logiciel, on regarde s'il n'y a pas de soldes négatifs. La dette doit impérativement être comblée le mois suivant. Et celui qui s'amuse à être débiteur deux mois de suite connaîtra le courroux du gestionnaire.
Autre piste déjà pratiquée : OR réceptionné non plus au 4713 mais au 4122, et transfert du 4192 vers le 4122 dans la limite des soldes positifs. On a donc un 4192 créditeur qui correspond à la liste des porte-monnaies positifs et un 4122 débiteur qui correspond aux restes à recouvrer.

Dans un cas comme dans l'autre, si soldes négatifs, blocage de la carte et courrier bien senti au prof qui mange à l'oeil.

Winnie a écrit:

La procédure indiquée est la bonne.
En fin de mois, en plus de vérifier que le solde du 4192 correspond bien à la balance du logiciel, on regarde s'il n'y a pas de soldes négatifs. La dette doit impérativement être comblée le mois suivant. Et celui qui s'amuse à être débiteur deux mois de suite connaîtra le courroux du gestionnaire.
Autre piste déjà pratiquée : OR réceptionné non plus au 4713 mais au 4122, et transfert du 4192 vers le 4122 dans la limite des soldes positifs. On a donc un 4192 créditeur qui correspond à la liste des porte-monnaies positifs et un 4122 débiteur qui correspond aux restes à recouvrer.

Dans un cas comme dans l'autre, si soldes négatifs, blocage de la carte et courrier bien senti au prof qui mange à l'oeil.

Je n'y avais pas pensé et préfèrerais même la planche de Winnie. Car il est très pertinent d'avoir d'éventuels soldes débiteurs sur un compte client plutôt qu'en recettes à classer.

Hem hem... j'ai comme un doute.... Je fais l'OR des tickets vendus et
non pas des tickets consommés... et nous travaillons avec T.S., C'est donc
une erreur?

Spritz a écrit:

Hem hem... j'ai comme un doute.... Je fais l'OR des tickets vendus et
non pas des tickets consommés... et nous travaillons avec T.S., C'est donc
une erreur?

Justement :
Tickets repas imprimés sur papier = valeurs inactives = OR des tickets VENDUS
Turbo self = pas de valeurs inactives = OR des repas CONSOMMES

Sur le principe le delta entre tickets consommés et tickets vendus est assimilable au solde sur les cartes, sauf que nous ne tenons pas la comptabilité des tickets vendus non consommés.

Spritz a écrit:

Hem hem... j'ai comme un doute.... Je fais l'OR des tickets vendus et
non pas des tickets consommés... et nous travaillons avec T.S., C'est donc
une erreur?

Bonjour à tous,

Je suis dans le même cas que spritz pour un établissement rattaché.

Quelqu'un parmi vous a t'il éprouvé une méthode "simple" pour passer du système des OR sur les repas vendus aux OR sur les repas consommés ?

Je suppose que le moment le plus favorable pour basculer est la rentrée scolaire de septembre. Reste à trouver la procédure pour obtenir l'équivalence crédit 4192 = soldes non consommés sur les cartes d'accès gérées dans TS.

Bonjour Baraban,
On est encore au début de l'année, je pense faire des annulations de recettes et les reprendre correctement dès maintenant.

laule200 a écrit:

Turbo self = pas de valeurs inactives = OR des repas CONSOMMES

OR des versement sur les cartes. En fin d'année AOR (produits constatés d'avance) des reliquats sur les cartes, s'il y a lieu.

Moins de boulot et respectant plus les principes comptables.

Pas d'accord, Hamtaro. Comment tu justifies une recette de 50 € avec des tarifs par exemple à 5,25 € ? Au Trésor vous faites des OR du montant des sommes versées mais pas du montant des sommes dues ? Première nouvelle.

@ Baraban : le plus simple comme tu le dis c'est le mois de septembre. Le moment venu tu fais un ORR au SRH du montant des avances positives dans le logiciel : ce sont les sommes encaissées, déjà constatées en recettes, mais non utilisées. Qui vont devenir des avances dans GFC aussi, et que tu mettras au 4192.
Attention le montant de l'ORR peut être très élevé. Alors vu qu'avec cette opération tu as plus de dépenses que de recettes sur l'année (car tes recettes viennent de prendre une belle claque), tu peux prévoir un prélèvement sur fonds de roulement au moins du montant de l'ORR. Sinon c'est omelette jusqu'à la fin de l'année. Cette opération nécessite donc un FDR qui ne soit pas au ras des pâquerettes. Et le CA de juin est idéal pour voter le prélèvement et informer les personnels de la nouvelle modalité de gestion des repas.

Spéciale dédicace pour J-M :

Spoiler:

Winnie a écrit:

Spéciale dédicace pour J-M :

Spoiler:

Merci à JM, Winnie et aux autres contributeurs pour vos avis,

Je pense faire un mixte des solutions :

AOR début juillet du montant des reliquats sur les cartes,

- avec réception au 4192 pour le montant détenu par les commensaux encore présents dans l'établissement à la rentrée ou partis depuis moins de 4 ans,

- et réception au 4632 pour le montant détenu par les commensaux partis depuis plus de 4 ans (puis OR exceptionnel au SRH/77188 pour solder)

Le prélèvement éventuellement nécessaire sur les réserves s'en trouvera ainsi moins important.

Un 4632 créditeur ? Je laisserais tout au 4192 et je solderais le 4632 par le 4192 après l'OR exceptionnel.
Mais je chipote.