Méthode de travail concernant les voyages

Bonjour à tous,

Je suis pris d'un doute concernant les voyages... comment procédez-vous? Personnellement, j'essayais de faire comme suit:
1°)Définition du programme par l'enseignant, avec le nombre d'élèves et d'accompagnateurs.
2°)Passage du voyage en C.A.
3°)Passage du marché.
4°)Création du voyage au budget par D.B.M..
5°)Collecte de l'argent avec éventuellement un échéancier pour les élèves.
6°)Paiement avant service fait jusqu'à 60% du total du voyage sur demande du voyagiste, sur demande.

J'essaye de tenir le principe "un voyage, un opérateur, une facture", même si ce n'est pas toujours évident.

Ma procédure est-elle bonne, ou sinon que faut-il améliorer?

Merci.

P.S.: j'ai volontairement passé le problème des régies d'avances, puisque mon A.C. refusait le principe pour les enseignants.

Tout pareil que toi
Par contre l'AC
Même si je suis contre les régies , on ne peut nier qu'il y a des fois où l'on ne peut faire autrement

En 3) bis ou avant le 5 j'avais la signature d'un engagement des familles à participer au voyage sur un document signé par le CE.
L'OR était fait une fois tous les engagement collectés.

Sauf erreur, le point 6 n'est pas bon ; dès lors que le voyagiste a fourni tous les billets/documents permettant l'exécution du voyage, il peut obtenir paiement de l'intégralité avant même que le voyage ne se soit déroulé.

Je ne me rappelle plus quel est le document qui indique qu'on peut faire exception à la règle du paiement après service fait, mais il me semble que le pourcentage pour le paiement des voyages avant la prestation est de 60 ou 70%. Je précise qu'en général il y a transport par bus affrété par le voyagiste, donc il n'y a pas de fourniture de billets comme pour un transport par train ou par avion.

Il manque la charte des sorties et voyages scolaires qui te permet d'avoir une base de discussion solide pour fixer le planning (et la répartition des tâches) avec les enseignants et t'éviter les galères (chypriotes) évoquées récemment en ces lieux par une collègue au bord de la crise de nerf.

Avec cette charte, vote des projets de SeVS au dernier CA de l'année scolaire (avec rattrapage au 1er CA de l'AS suivante) et planification annuelle des voyages....Cela permet aussi à l'AC d'anticiper les régies éventuelles.

PS : Tu parles d'une DBM pour ton voyage donc ne pas oublier de la présenter au CA suivant avec le bilan financier du voyage.

Gentil Intendant a écrit:

Je ne me rappelle plus quel est le document qui indique qu'on peut faire exception à la règle du paiement après service fait, mais il me semble que le pourcentage pour le paiement des voyages avant la prestation est de 60 ou 70%. Je précise qu'en général il y a transport par bus affrété par le voyagiste, donc il n'y a pas de fourniture de billets comme pour un transport par train ou par avion.

C'est ici :
http://www.gestionnaire03.fr/page888.html#service-fait
Profite en, les liens sont actifs et c'est gratuit.

En 1bis) il manque l'accord du chef d'établissement.
En 3bis) pareil que le hamster : engagement des familles, qui vaut également autorisation de sortie de l'élève.

Gentil Intendant a écrit:

Bonjour à tous,

Je suis pris d'un doute concernant les voyages... comment procédez-vous? Personnellement, j'essayais de faire comme suit:
1°)Définition du programme par l'enseignant, avec le nombre d'élèves et d'accompagnateurs.
2°)Passage du voyage en C.A.
3°)Passage du marché.
4°)Création du voyage au budget par D.B.M..
5°)Collecte de l'argent avec éventuellement un échéancier pour les élèves.
6°)Paiement avant service fait jusqu'à 60% du total du voyage sur demande du voyagiste, sur demande.

Accord du CA sur le programme des voyages - définition du voyage - appel d'offre - choix du voyagiste permettant de faire le budget (j'ai dit choix, pas signature du marché ; mes appels d'offre prévoient que les offres sont valables 90 jours) - passage en CA (DBM si besoin) - signature du marché - collecte. A noter qu'on peut envisager des avances avant le vote pour échelonner la participation des familles.
Les accomptes jusqu'à 70 % doivent figurer dans le marché ; ils ne sont pas "à la demande".

Les grandes lignes sont correctes.
Pour ma part, je lance un marché s'il y a un nombre d'élèves suffisant.
Cela m'évite de perdre du temps même si parfois, en terme de timing, les marchés sont lancés avant de connaître le nombre d'inscrits.

A noter qu'on peut envisager des avances avant le vote pour échelonner la participation des familles.

Je connais un AC qui ne veut rien encaisser tant que les OR ne sont pas faits . Pas d'utilisation du compte 4191, donc

7°) bilan du voyage en CA

 

C'est avec le bilan que je fais les OR

marr a écrit:

Je connais un AC qui ne veut rien encaisser tant que les OR ne sont pas faits .

Oh misère !
Ne rien dire, rester calme...

Pour ma part :

- La charte est adoptée et en vigueur ; dans mon cas un plafond de prix par jour a été défini en accord avec les parent d'élèves et représentant de l'APE; (j'accepte volontier de communiquer la charte à titre de modèle à ceux qui la souhaite)

- Définition par l'équipe pédagogique du voyage ou projet avec définition d'un nombre potentiel de participants, et demande de la définition d'un programme précis ferme et définitif, car les charmants enseignants passent leur temps à changer tout le temps et cela fausse les apppels d'offre.

- Appel d'offre (publication sur site A..) ; les enseignants ont l'Interdiction d'entrer en contact avec un qquonque prestataires

- Analyse des réponses consécutives à l'appel d'offre et choix du prestataire le mieux disant

- Réponse apportée à l'ensemble des fournisseurs ayant répondu.

- Conseil d'adm. avec présentation du projet pédagogique, et presentation de la participation qui sera demandée aux familles avec les différentes tranches en fonction du nombre des participants. Explication, à ce moment là, que la somme qui sera demandée, sera la somme plafond (la plus haute) puisque nous ne connaissons pas le nombre des participants. Je précise à ce moment là, que les sommes excédentaires feront l'objet d'un remboursement aux familles qui auront fourni un RIB, RIB que nous demandons par ailleurs dans le courrier qui est adressé aux familles.

- Si adoption du projet de voyage et de budget, alors les familles sont informées de l'organisation du voyage, et de l'échéancier (Fixé par l'intendance, et pas par les profs.) Elles recoivent les documents d'engegement, autorisation... à retourner aves les chèques (Tous les chèques sont fournis en même temps, mais encaissés en 3 temps selon l'échéancier défini)

Je précise également, que le contrat ne sera pas signé avec le prestataire tant que l'intégralité du financement n'est pas au moins détenu par l'intendance, et au mieux encaissé sur le compte TP du collège. En effet, la signature du contrat avec le prestataire vaut engagement juridique de payer, et si nous n'avons pas les sous, comment fait-on puisque nous ne sommes pas des planches à billets ?

Le message est bien passé auprès des enseignants, et celui qui insiste, feignant de ne pas comprendre, obtient la réponse suivante : "Annoncez à vos collègues que tous les crédits pédagogiques sont bloqués parce que votre voyage n'est pas bouclé financièrement mais que vous souhaitez quand même que le contrat soit signé !" Et là, généralement , tous se rétractent et ne veulent pas se mettre les collègues à dos.

J'évite ainsi l'écueil du trou finaincier qui se termine, au final par un vote d'un prélèvement sur les réserves qui sont constituées par ma bonne gestion.

Et une fois tout ceci réuni, le grand chef signe le contrat, et le voyage PEDAGOGIQUE!!! peut se faire.

Et je n'ai pas de manque de financement... Jusqu'à présent, au bilan financier, je rembourse aux familles.

Concernant les éventuels dons et aides diverses : les montants ne sont déduits de la part demandée aux familles qu'une fois la notification effective, et le don accepté en CA et devenu exécutoire. Sinon, tout est encaissé à postériori et fait, du coup partie de la somme à rembourser.


Voilà, c'est le seil moyen que j'ai trouvé pour ne pas avoir de "trou" financier. Le seul inconvénient c'est que je détient au coffre des chèques en attente d'encaissement.

Si vous avez mieux, je suis preneur.

Winnie a écrit:

Oh misère !
Ne rien dire, rester calme...

Oui je suis d'accord hélas ...

p....n! c'est quand la retraite?

Winnie a écrit:

marr a écrit:

Je connais un AC qui ne veut rien encaisser tant que les OR ne sont pas faits .

Oh misère !
Ne rien dire, rester calme...

J'ai connu un AC qui ne voulait pas prendre en charges les OR tant que tout n'était pas encaissé.

V.M.B a écrit:

p....n! c'est quand la retraite?

C'est dans longtemps. Tu es encore trop fringant !

Tous les collègues paraissent avoir un protocole bien rôdé, et je retrouve une grande part de ma propre organisation. Je rajoute un petit quelque chose : une lettre d'engagement de la famille, qui reprend l'échéancier accepté par le comptable et les conditions de remboursement en cas de non départ de leur chérubin. Document qui évite de longues discussions oiseuses en cas de problème (genre le pétochard qui à la dernière minute, décide de ne plus partir. Quand on risque de perdre 300 € dans l'affaire, un coup de latte dans le patapoum a vite fait d'expédier le récalcitrant dans le car/train/avion/bateau).

Bibouzou a écrit:

Je précise également, que le contrat ne sera pas signé avec le prestataire tant que l'intégralité du financement n'est pas au moins détenu par l'intendance, et au mieux encaissé sur le compte TP du collège. En effet, la signature du contrat avec le prestataire vaut engagement juridique de payer, et si nous n'avons pas les sous, comment fait-on puisque nous ne sommes pas des planches à billets ?

Le message est bien passé auprès des enseignants, et celui qui insiste, feignant de ne pas comprendre, obtient la réponse suivante : "Annoncez à vos collègues que tous les crédits pédagogiques sont bloqués parce que votre voyage n'est pas bouclé financièrement mais que vous souhaitez quand même que le contrat soit signé !" Et là, généralement , tous se rétractent et ne veulent pas se mettre les collègues à dos.

J'évite ainsi l'écueil du trou finaincier qui se termine, au final par un vote d'un prélèvement sur les réserves qui sont constituées par ma bonne gestion.

Et une fois tout ceci réuni, le grand chef signe le contrat, et le voyage PEDAGOGIQUE!!! peut se faire.

Et je n'ai pas de manque de financement... Jusqu'à présent, au bilan financier, je rembourse aux familles.

Concernant les éventuels dons et aides diverses : les montants ne sont déduits de la part demandée aux familles qu'une fois la notification effective, et le don accepté en CA et devenu exécutoire. Sinon, tout est encaissé à postériori et fait, du coup partie de la somme à rembourser.
.

Je comprends mais je suis en désaccord sur plusieurs points.

Il ne viendrait pas à l'idée de dire que nous ne passerons commande des denrées alimentaires qu'une fois l'argent des DP encaissés. Ors que je sache il n'y a pas de différence de nature entre les créances du SRH et les créances de voyage dès lors qu'il y a engagement signé de la famille (qui est bien entendu le préalable indispensable et doit blinder le voyage et les motifs de désistements). Les modalités de recouvrement des créances sont exactement les mêmes.

Je suis aussi en désaccord sur la procédure concernant les aides et dons.

Mais ce n'est qu'un avis et ne prétend pas detenir la vérité. Cela dit je n'ai jamais eu de problème de déficit avec mes voyages (et pourtant : Chine, USA, GB, ect... ça représente des sous).

Bonsoir,

Oui Volcan, je comprends ; sauf que les engagements ne sont pas systématiquement retournés dans les délais impartis ; et que les enseignants qui les rassemble ne se semtent plus trop concernés puisque de toute façon le contrat serait signé et que "leur voyage" se fera de toute façon.

Pour la créance de demi-pension c'est un peu différent : les créances peuvent être exigible en début de trimestre d'une part ; d'autre part, la coll terr de rattachement peut décider ouvertement d'interdire l'accès à la demi-pension aux mauvais payeurs ; jusqu'à présent elle ne le fait pas car ce n'est pas politiquement correct, mais il faut tout de même reconnaitre que trop d'impayés conduirait à la faillite inévitable de l'équilibre économique du SRH. De plus, d'un point de vue éthique, on "tolère" plus une créance de demi-pension non payée pour un enfant qui a fain et qui veut manger, qu'un impayé pour un voyage scolaire FACULTATIF.

Après, je sui d'accord que tout se discute. Mais il faut une solution pratique, efficace, et obligeant chacun à réellement s'engager sans nous alourdir la tâche en terme de procédure de recouvrement et "d'obligation" de prélèvement sur les réserves pour combler des trous que le groupe en crée en se prenant une bonne semaine ou quinzaine de vacances à l'autre bour du monde !!

Il n'y a pas de rélles bonnes solutions. Il faut trouver le meilleur compromis pour que les projets se fassent sans pertes à la clef.

Bon week end de pâcques à tous.

Winnie a écrit:

marr a écrit:

Je connais un AC qui ne veut rien encaisser tant que les OR ne sont pas faits .

Oh misère !
Ne rien dire, rester calme...

et alors il a raison..
C'est de ne rien payer avant d'avoir tout encaisser qui est choquant

Ne pas signer le contrat de voyage avant de détenir l'intégralité du financement.

L'encaissement suit ensuite l'échéancier défini ; le terme de l'échéancier ne peut être postérieur à la date limite de réglement du solde du voyage. Sinon vous pompez dangeureusement sur votre disponible en compte Trésor.

Si votre trésorerie ne resiste pas à un échéancier de voyage, il ya le feu dans votre compta ; ou alors vous avez des voyages à l'autre bout du monde à 30 000 € le bestiau, et vous n'avez déclenché votre échéancier que la veille du départ.
C'est pourquoi je dis que je suis pour les avances sur participation à un voyage.
En fait tout est une question de prévision, d'organisation, de documents d'engagement des familles et de calendrier. On peut discuter des jours. Un voyage pour avril se prépare en octobre ; si vous le prévoyez en janvier c'est sur qu'il y aura problème.

Au CA d'un ER qui c'est tenu hier soir, a été voté le voyage que feront les 3èmes de ce collège en mars 2014...
Véridique
Le prof organise ses voyages d'un an sur l'autre...

Oui il faut ANTICIPER. Ca, nous les gestionnaires, nous le savons tous, et pas besoin de le rapeller.

Que faire quand les profs le propose au CE au retour des congés de Noël, et reviennent à la charge auprès du CE (qui cède) pour que cela passe lors du CA DGH de début février. Et les 2 voyages se font drenière semaine de juin, pour bien commencer les vacances ; voyages facultatifs et très pédagogique !

Oui, mais là ce n'est plus un problème financier.

Bibouzou a écrit:

Que faire quand les profs le propose au CE au retour des congés de Noël, et reviennent à la charge auprès du CE (qui cède) pour que cela passe lors du CA DGH de début février. Et les 2 voyages se font drenière semaine de juin, pour bien commencer les vacances ; voyages facultatifs et très pédagogique !

Proposés début janvier pour fin juin, ça laisse de la marge pour dérouler toute la procédure, non? En revanche, niveau pédagogie (fin juin, juste au moment du bac/brevet des collèges), c'est un peu nul...