Paiement d'une nuit d'hôtel d'un intervenant extérieur

Un conteur est venue dans mon collège pour une action subventionnée par le conseil général. Une fois son travail effectué, il a dû dormir à l'hôtel car il habitait loin. Une facture de l'hôtel à l'attention du collège nous a donc été adressée.
Vient l'heure du paiement, et.. mon agent comptable bloque l'affaire, le chef d'établissement souhaite que cela passe quand même...et ce dans une ambiance électrique...
Ensuite, je demande à l'intervenant extérieur de nous faire une facture à son nom (il a un numéro SIRET) pour qu'il rembourse ensuite l'hôtel. Mais celui ci ne veut pas car il n'a pas le temps, sauf si on lui prouve par un texte réglementaire qu'un EPLE ne peut régler une nuit d'hôtel directement...

Bref, même si peut être les réponses figurent déjà dans le forum (mais ça fait 30 mn que je cherche et je ne trouve pas), j'en appelle à votre aide pour trouver une solution à ces questions :
1) même si c'est probable et que cela est compréhensible, il y a t il vraiment interdiction de payer directement l'hôtel pour un intervenant extérieur ?
2) Sur quelles bases juridiques et réglementaires ?
3) Quelles autres solutions le cas échéant ?

Help !!

Le comptable à tort car il confond fonctionnement normal de l'établissement et remboursement de frais de déplacement.

De la même manière qu'on peut payer des repas au resto pour des invités au-delà des 15,25 €, l'EPLE peut très bien réserver par bon de commande un hôtel et le régler directement.

Le mandat aura en PJ la facture de l'hôtel et un certif de l'ordo expliquant le pourquoi du comment (c'est même pas obligé par le décret mais ça fait plus sérieux). Le comptable n'étant pas juge de l'opportunité il paye et c'est tout.

Stop a écrit:

Le comptable à tort

J'ai l'impression que c'est souvent avec toi.

C'est à dire que pour toi il a raison ? Tu peux développer ton argumentation en ce sens. Merci, car je suis prêt à me remettre en question si on me donne des arguments.

p.s. je suis comptable.

Stop a écrit:

p.s. je suis comptable.

Moi pas.

Sur le sujet je donne quelques pistes en vrac faute de temps :

1- Depuis quand paie-t-on des frais de déplacements à des personnes extérieures à l'établissement
3- Paiement d'une facture d'hôtel, hors mission : violation du principe de spécialité de l'EPLE
2- L'Ac n'est pas juge de l'opportunité des dépenses, oui, mais sa responsabilité peut être engagée dans certain cas

Dans le sens de RETU, j'ai déjà vu un CE devoir réquisitionner le comptable pour qu'il paye des nuits d'hôtel ; ce dernier estimait qu'elles n'entraient pas dans ledit principe de spécialité ou quelque chose dans ce goût-là.

RETU il me semble que tu commets la même erreur que le comptable. Il ne s'agit pas de remboursement de frais de déplacement. La facture n'est pas "remboursée" à l'intervenant qui n'a rien payé.

Un établissement peut réserver et payer des nuitées ; le mien le fait régulièrement pour des déplacements en France et à l'étranger - y compris pour des voyages scolaires. Lorsqu'un enseignant amène une classe à Bordeaux et que je réserve des chambres, le paiement de la chambre du prof n'est pas un remboursement de frais de déplacement. Si je réserve une chambre pour un conférencier, c'est un bon de commande et une facture "normaux" pas le remboursement d'une nuitée à un collaborateur occasionnel du service public.

Encore une fois ne pas confondre le texte de 2006 sur les frais de déplacement et le décret de 2007 sur les PJ.

Payer les frais d'hébergement d'un intervenant extérieur, d'un conférencier, ne contrevient pas au principe de spécialité car dans ce cas nombre d'EPLE, avec notamment des CPGE ou du post-bac, ne feraient plus de débat, conférence et autres organisation de "prestige" dans leur superbes amphithéâtres. A partir du moment où l'organisation entre dans les missions de l'EPLE, les frais annexes aussi. Non ?

OK je comprends.

Mais dans un collège (le collègue parlait d'un collège) si tu paies des nuits d'hôtel, tu as très vite plus d'argent. On comprends que le comptable veuille y faire une appréciation étroite du principe de spécialité.

Ce principe est beaucoup plus large effectivement dans le sup, où on finance nombre d'activités dont recherche, etc...

Le comptable n'a rien à dire si l'ordonnateur mandate.
Après, on peut discuter sur le fait qu'une petite convention aurait pu prévoir les modalités pratiques, mais c'est un problème de gestion.

Quant au fait de payer des frais à un intervenant, cela ne me pose aucun problème : l'intervenant est collaborateur occasionnel du service public, on applique les mêmes règles que pour les personnels de l'EPLE. Ici le collège a choisi de payer directement l'hôtel, après tout, pourquoi pas.

Si cela s'avère possible, l'imputation serait donc AP-622 ou AP-6257 ?

6285 Hébergement

OK. Merci.
Je vais voir ça avec l'agent comptable et le CE. Ca promet d'être complexe sans forçage...

Ce qui me gène, c'est le côté "subventionné par le CG" : le CG paye directement l'intervenant, ou vous verse une subvention affectée pour ça ? Dans un cas comme dans l'autre, il y a une convention (passée en CA si c'est pour vous). Prévoit elle les frais d'hébergement ?

C'est quand même un peu à ce monsieur de prévoir ses horaires et de savoir qu'il ne pourra pas rentrer chez lui directement, et de l'intégrer dès la convention. Si il l'a oublié, et bien ce n'est pas écrit, et ce qui n'est pas écrit n'existe pas. Après, vous pouvez avoir envie de lui faire plaisir, mais il n'a pas particulièrement l'air aimable ...

Si c'est le CG qui a signé la convention et qui paye l'intervenant, il n'y a pas de raison qu'il ne paye pas aussi l'hotel.

Sinon, si tu as eu une subvention, et si c'est prévu dans la convention, effectivement ... Pour moi, ce serait plutôt de la rémunération que de l'hébergement. L'hébergement, c'est quand nos élèves vont manger (ou dormir) dans un autre établissement qui nous envoie la facture.

Il n'y a pas eu de convention mais il y a eu un accord de principe comme quoi ses frais d'hébergement seraient payé s'il venait. Mais pas d'écrit à ma connaissance...

Maintenant, la facture est à l'attention du collège. Je suis trés embété. La personne pourrait me faire une facture à son nom mais ne veut pas "faire de paperasse supplémentaire"....

Après, au niveau comptable, si jamais nous payons quand même l'hôtel, j'impute ça en frais de réception alors ?

encore une interrogation et je n'ai pas trouvé dans le moteur de recherche.
Je vais établir une convention, pour la participation de 2 intervenants étrangers, laquelle sera proposée au vote du CA. L'enseignant qui gère ce projet a trouvé pour les héberger une maison d'hôtes. Je vais leur demander une facture mais sera t-elle recevable ? quels éléments particulier doivent être inscrits ?

clarisse a écrit:

encore une interrogation et je n'ai pas trouvé dans le moteur de recherche.
Je vais établir une convention, pour la participation de 2 intervenants étrangers, laquelle sera proposée au vote du CA. L'enseignant qui gère ce projet a trouvé pour les héberger une maison d'hôtes. Je vais leur demander une facture mais sera t-elle recevable ? quels éléments particulier doivent être inscrits ?

Contrairement au repas, une facture d’hôtel est donc indispensable pour attester de la réalité de

l’hébergement. Cette pièce justificative est conservée par l’ordonnateur et n’est pas fournie au

comptable. La circulaire de 2016 apporte une précision sur cette facture : « [size=13]Le justificatif doit être une[/size]

facture acquittée et enregistrée dans la comptabilité du prestataire de service. S'agissant de

l'hébergement, si l'agent a recours aux services d'un prestataire particulier (chambre d'hôtes par

exemple), celui-ci doit avoir une activité officielle d'hébergement et être enregistré à ce titre au registre

[size=13]du commerce ou des métiers [/size]».

Pourquoi une convention avec l'hôtel?
icelui est un fournisseur lambda et le CE est en droit d'émettre un bon de commande pour une nuitée et ça ne regarde pas plus que ça le comptable.
La facture et le BC sont des PJ bien suffisantes.
Au point où certains AC se permettent d'intervenir ils finiront pas faire aussi la DHG?

Comme évoqué plus haut, il faut distinguer en termes de pièces justificatives, le remboursement à un agent de ses frais d'hébergement, et la prise en charge directe de ces dépenses, comme le décret 2006-781 en prévoit la possibilité :
Article 5 En savoir plus sur cet article...

Les administrations peuvent conclure dans le respect du code des marchés publics, directement avec des compagnies de transport, des établissements d'hôtellerie ou de restauration, des agences de voyages, et autres prestataires de services, des contrats ou conventions, pour l'organisation des déplacements. Elles peuvent, le cas échéant, mutualiser entre elles leurs achats.

Les prestations en nature dont peuvent bénéficier les agents en application de ces contrats ou conventions ne peuvent se cumuler avec les indemnités instituées par le présent décret ou d'autres indemnités ayant le même objet.

En l'espèce, le point 10 de la circulaire de 2016 sur l'indemnisation des frais de mission dan,s l'éducation nationale n'est pas applicable.

Je précise que la DAF m'a indiqué que le tarif des hébergements payés directement par l'EPLE pour les déplacements devaient rester dans les montants fixés par les textes.

Alors à mon sens, la DAF se fourvoie et accessoirement n'applique pas ce qu'elle dit. Les tarifs des marchés nationaux de l'éducation nationale pris en charge dans CHORUS-DT ne respectent pas ce critère.
Au demeurant, cette exigence ne figure pas dans les textes.

Cela dit, cette liberté n'autorise pas n'importe quoi, ne serait-ce qu'en application du principe en vertu duquel les décisions de l'administration doivent être justifiées par l'intérêt du service.

sainte barbe a écrit:

Alors à mon sens, la DAF se fourvoie et accessoirement n'applique pas ce qu'elle dit. Les tarifs des marchés nationaux de l'éducation nationale pris en charge dans CHORUS-DT ne respectent pas ce critère.

Je crois bien que c'est le SAAM qui gère les marchés, pas la DAF.

Pas de texte ? La DAF qui dit n'importe quoi ? Bon.
Mais dès lors comment comprenez vous ce passage de l'article 1 de l'arrêté du 20 décembre 2013 ?

Le recours au titulaire du marché de voyagiste est obligatoire pour les transports, sous réserve des exceptions ci-après :
1° Imprévisibilité de la mission. Dans cette circonstance, lorsque l'agent fait l'avance des frais, il est remboursé sur présentation de justificatifs, dans les conditions prévues au présent arrêté ;
2° Existence de conditions tarifaires plus avantageuses, et non accessibles au prestataire.
En cas de recours au titulaire du marché de voyagiste pour la prestation d'hébergement, son coût ne doit pas dépasser le montant des indemnités fixées par le présent arrêté.

article 8 :
L'indemnité d'hébergement est fixée forfaitairement à 45 €, sauf à Paris, au sens de l'article 2 (8°) du décret du 3 juillet 2006 susvisé, où elle est fixée à 60 €.

Si je comprends bien Volcan, si l'établissement prend directement en charge l'hébergement d'un fonctionnaire en mission, celui ne pourra pas payer la nuitée plus de 45 euros en province et 60 euros à Paris ?

Considérant ces taux il est quasiment impossible de trouver des hébergements à ce prix sur le marché.

volcan a écrit:

Pas de texte ? La DAF qui dit n'importe quoi ? Bon.
Mais dès lors comment comprenez vous ce passage de l'article 1 de l'arrêté du 20 décembre 2013 ?

Le recours au titulaire du marché de voyagiste est obligatoire pour les transports, sous réserve des exceptions ci-après :
1° Imprévisibilité de la mission. Dans cette circonstance, lorsque l'agent fait l'avance des frais, il est remboursé sur présentation de justificatifs, dans les conditions prévues au présent arrêté ;
2° Existence de conditions tarifaires plus avantageuses, et non accessibles au prestataire.
En cas de recours au titulaire du marché de voyagiste pour la prestation d'hébergement, son coût ne doit pas dépasser le montant des indemnités fixées par le présent arrêté.

article 8 :
L'indemnité d'hébergement est fixée forfaitairement à 45 €, sauf à Paris, au sens de l'article 2 (8°) du décret du 3 juillet 2006 susvisé, où elle est fixée à 60 €.

Sauf que là on n'est pas dans le cadre d'une mission soumise au décret mais dans le cadre d'une intervention d'un fournisseur sur commande de l'EPLE. Personne n'ira signer un ordre de mission au conteur qui intervient.
Le contrat peut donc prévoir des frais forfaitaires de déplacement et la nuitée.

à VMB : oui si on passe une convention avec la personne ou son association. Non si on le considère comme un collaborateur occasionnel du service public intervenant pour le compte de l'EPLE (article 1 du décret de 2006).

à ATCQ : oui sauf si :
L’article 7 de décret de 2006 indique que « [size=13]Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir[/size]

compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser









[size=13]une somme supérieure à celle effectivement engagé[/size][size=13]e [/size]».

Là encore une délibération du conseil d’administration de l’établissement sera nécessaire pour

rembourser à titre exceptionnel un montant au-delà ou en deçà, de ces tarifs. Dans le cas d’un EPLE, cette délibération pourra notamment être envisagée pour la venue d’une personnalité dans

l’établissement dans le cadre d’une conférence par exemple. Un acte du CA pourra également être

utile si on considère que les tarifs (notamment de nuitée) sont insuffisants ; mais il devra se référer à des situations particulières et être d’une durée limitée. Le comptable devra s’assurer en cas de

demande de remboursement excédant la tarification règlementaire qu’un tel acte est joint au

mandatement, que la dérogation est bien limitée dans le temps (la jurisprudence a sanctionné un

régime dérogatoire permanent), et que dans ce cas les justificatifs sont joints afin d’éviter de

rembourser au-delà de la somme effectivement payée par l’agent.

J'avais en effet pensé à l'article 7 pour sortir de l'impasse.

Il faudra donc appliquer la même règle pour les profs qui accompagne un voyage scolaire...

ATCQ a écrit:

J'avais en effet pensé à l'article 7 pour sortir de l'impasse.

Il faudra donc appliquer la même règle pour les profs qui accompagne un voyage scolaire...

Sauf que là on n'est pas vraiment dans le cadre de frais de déplacement au sens du décret de 2006.

c'est donc bien le CE qui choisit le statut de l'intervenant.
Je recommande au mien de n'utiliser le statut de collaborateur occasionnel que pour les bénévoles, dès lors que c'est payant on considère que c'est de la prestation de service lambda.

volcan a écrit:

ATCQ a écrit:

J'avais en effet pensé à l'article 7 pour sortir de l'impasse.

Il faudra donc appliquer la même règle pour les profs qui accompagne un voyage scolaire...

Sauf que là on n'est pas vraiment dans le cadre de frais de déplacement au sens du décret de 2006.

Pour moi nos collègues sont en mission :

1° Agent en mission : agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;