Duplicata de facture sans original

J'ouvre un nouveau sujet, car ma recherche n'a rien donné alors que je suis sûre que ça a déjà dû être évoqué Bref...

J'ai un petit souci : un fournisseur nous a envoyée une facture que nous n'avons jamais reçue. Je lui ai demandé une nouvelle facture, mais il ne peut me fournir qu'un duplicata, et le mot "duplicata" est bien écrit en gros et immanquable. Comment faire dans ce cas pour payer sans l'original ? Je pensais mettre le duplicata ainsi qu'un certificat administratif de l'ordonnateur expliquant pourquoi l'original n'est pas produit. Est-ce cohérent ou pas ?

Et désolée si ma question semble idiote et fait bondir les pros !!

Il faut que son duplicata soit certifié conforme à l'original, avec signature.

Je précise : certifié par le fournisseur, pas par l'ordo.

Ca fait plus de 230 euros ?

Oui ça avoisine les 1000€.

Dans mon ancienne agence comptable, la procédure suivante avait été mise en place:

Citation :

En cas de présence d'un duplicata de facture dans un mandatement, le paiement ne pourra être effectué qu'après vérification de l'absence d'un premier paiement à l'appui de l'original de la
facture.Cette vérification se fera via l'historique des paiements dans GFC.Elle sera formalisée par écrit au même titre que les remarques accompagnant la remise du mandatement au comptable pour visa et fera l'objet d'une annotation sur l'original et le double du mandat.
Rappel Le seuil d'exigibilité d'une facture conforme au décret relatif aux pièces justificatives est de 230 €. L'absence de ce seuil minimum ne dispense cependant pas de la vérification décrite ci-dessus, en cas de doute.

Le principal risque de payer sur la base d'un duplicata, c'est le double paiement.

Vous aimez vous compliquer la vie :

L’instruction codificatrice du 30 mars 2007 indique que la production d’une copie des pièces justificatives est admise :

En cas de cession ou de nantissement de créances afférent à un marché public, l’original de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (article 106 du Code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006) doit impérativement être produit au comptable public par le cessionnaire ou le titulaire du nantissement sans qu’il soit possible de lui substituer une copie.

En dehors de cette dernière exception, la production des pièces justificatives peut prendre la forme de copies, duplicatas ou photocopies. C’est notamment le cas pour la justification, dans la comptabilité de la collectivité mandante, des opérations effectuées par un mandataire soumis aux règles de droit privé (société d’économie mixte locale, SEML). Dans cette hypothèse, le comptable de la collectivité doit disposer de l’ensemble des pièces correspondant aux opérations réalisées par la SEML. Or cette démarche conduit cette dernière à se dessaisir de ces pièces. C’est pourquoi il est admis qu’il soit produit au comptable des copies ou photocopies ou duplicatas des pièces justificatives. En outre, le fait que l’ordonnateur atteste le service fait et le caractère exécutoire des pièces justificatives (cf. paragraphe 2.2.1. supra) justifie également que les pièces justificatives puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé, la distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender de la même façon que pour les pièces sur support papier.

De ce point de vue, il est rappelé que le décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 a supprimé la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives. Par voie de conséquence, l’instruction n° 02-046-B-M du 3 mai 2002 a supprimé cette certification conforme de documents par les ordonnateurs. Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a confirmé cette mesure pour les pièces justificatives des dépenses des collectivités et établissements publics locaux

Mais il y a des collègues qui aiment se compliquer la vie, ou plutôt qui font passer leurs habitudes ou procédures patinées par le temps avant la réglementation, même si celle-ci leur facilite la vie.
C'est d'autant plus étonnant que sur certains autres points, on appliquera avec zèle tout changement réglementaire, et sans se poser de questions.

Après discussion avec mon agent comptable, on en reste à ma solution : duplicata + certificat administratif expliquant pourquoi on ne peut produire l'original, et précisant que toutes les vérifications pour éviter un double paiement ont été faites.

To-chan a écrit:

Après discussion avec mon agent comptable, on en reste à ma solution : duplicata + certificat administratif expliquant pourquoi on ne peut produire l'original, et précisant que toutes les vérifications pour éviter un double paiement ont été faites.

impec, cic for ever

N'oublie pas aussi de signer chaque facture pour prouver que tu l'as bien vérifiée, de la faire signer par l'ordonnateur pour attester le service fait, de joindre le bon de livraison, de joindre un certificat administratif expliquant que la tâche de café provient d'un faux mouvement et pas d'une volonté de cacher un chiffre.

Si c'est ça le CIC, j'ai rien compris au truc.

 

To-chan a écrit:

Après discussion avec mon agent comptable, on en reste à ma solution : duplicata + certificat administratif expliquant pourquoi on ne peut produire l'original, et précisant que toutes les vérifications pour éviter un double paiement ont été faites.

Si quelqu'un peut m'expliquer ce qu'apporte un tel certificat administratif (qui rappelons-le n'a aucune valeur pour le juge des comptes sinon explicative, et qui - au passage - lui prouve une méconnaissance des textes de la part de l'auteur) je suis preneur. C'est bizarre de marquer sur un papier qu'on a vérifié pour le double paiement ; comme si cela n'allait pas de soi et que cette vérification n'est pas limitée aux seuls duplicatas.

Je joins également dans ces cas là un certificat administratif.
Il y a déjà tellement de choses que je fais "bêtement" sans comprendre que je ne cherche pas à creuser davantage. J'ai la paix. Mon mandat n'est pas rejeté. Et voilà

volcan a écrit:

Si quelqu'un peut m'expliquer ce qu'apporte un tel certificat administratif (qui rappelons-le n'a aucune valeur pour le juge des comptes sinon explicative, et qui - au passage - lui prouve une méconnaissance des textes de la part de l'auteur) je suis preneur. C'est bizarre de marquer sur un papier qu'on a vérifié pour le double paiement ; comme si cela n'allait pas de soi et que cette vérification n'est pas limitée aux seuls duplicatas.

Si tu savais le nombre de certificats administratifs que mon AC m'a fait faire puis reprendre comme si le gars de la TG sous le nez duquel le document était susceptible de passer avait le niveau mental d'un garçonnet de 5 ans, tu serais surpris...
Et j'ai la faiblesse de penser écrire un français simple, correct et intelligible.

M9.6 à donf a écrit:

To-chan a écrit:

Après discussion avec mon agent comptable, on en reste à ma solution : duplicata + certificat administratif expliquant pourquoi on ne peut produire l'original, et précisant que toutes les vérifications pour éviter un double paiement ont été faites.

impec, cic for ever

Anonymous a écrit:

Si c'est ça le CIC, j'ai rien compris au truc.

Respecter la réglementation ou respecter le CIC, that is the question...

Dans la Lettre de l'intendant de ce mois-ci (n°65), il y a une réponse fournie :

Quelle procédure adopter en cas de perte d'une facture originale lors de l'ordonnancement et dans l'impossibilité d'obtenir une nouvelle pièce du fournisseur ?

Par référence à l'Instruction générale de la comptabilité publique n°02-046-B-M du 3 mai 2002, l'ordonnateur produira une copie certifiée conforme par le fournisseur lui-même en appui du certificat administratif qu'il aura rédigé pour justifier l'absence de pièce justificative originale.

volcan a écrit:

Vous aimez vous compliquer la vie :

L’instruction codificatrice du 30 mars 2007 indique que la production d’une copie des pièces justificatives est admise :

En cas de cession ou de nantissement de créances afférent à un marché public, l’original de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (article 106 du Code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006) doit impérativement être produit au comptable public par le cessionnaire ou le titulaire du nantissement sans qu’il soit possible de lui substituer une copie.

En dehors de cette dernière exception, la production des pièces justificatives peut prendre la forme de copies, duplicatas ou photocopies. C’est notamment le cas pour la justification, dans la comptabilité de la collectivité mandante, des opérations effectuées par un mandataire soumis aux règles de droit privé (société d’économie mixte locale, SEML). Dans cette hypothèse, le comptable de la collectivité doit disposer de l’ensemble des pièces correspondant aux opérations réalisées par la SEML. Or cette démarche conduit cette dernière à se dessaisir de ces pièces. C’est pourquoi il est admis qu’il soit produit au comptable des copies ou photocopies ou duplicatas des pièces justificatives. En outre, le fait que l’ordonnateur atteste le service fait et le caractère exécutoire des pièces justificatives (cf. paragraphe 2.2.1. supra) justifie également que les pièces justificatives puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé, la distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender de la même façon que pour les pièces sur support papier.

De ce point de vue, il est rappelé que le décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 a supprimé la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives. Par voie de conséquence, l’instruction n° 02-046-B-M du 3 mai 2002 a supprimé cette certification conforme de documents par les ordonnateurs. Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a confirmé cette mesure pour les pièces justificatives des dépenses des collectivités et établissements publics locaux

Bonjour,

Quelqu'un peut-il simplement m'indiquer qui a raison??? D'ailleurs je ne comprends toujours pas qu'un simple duplicata ne suffit pas puisque l'absence d'un original peut être multiple...
Je vais finir par croire que de vouloir payer un fournisseur si on n'a pas l'original est plus risqué (voir source de gros ennuis) que de se taire et d'attendre... (je vais ma faire pouiller)

Je suis nouvelle dans la fonction publique mais je vais être vite usée par la complexité de cet univers...

Moi j'écris sur la facture "original non reçu", je contresigne, et basta. La lettre de l'intendant, l'agent comptable ou le beau-frère qui a un copain qui bosse aux impôts peuvent dire ce qu'ils veulent, la règle rappelée par Volcan est claire : pas besoin de certification du duplicata. Et le certificat administratif, il a un rôle esthétique le plus souvent.

euh a écrit:

Bonjour,

Quelqu'un peut-il simplement m'indiquer qui a raison??? D'ailleurs je ne comprends toujours pas qu'un simple duplicata ne suffit pas puisque l'absence d'un original peut être multiple...
Je vais finir par croire que de vouloir payer un fournisseur si on n'a pas l'original est plus risqué (voir source de gros ennuis) que de se taire et d'attendre... (je vais ma faire pouiller)

Je suis nouvelle dans la fonction publique mais je vais être vite usée par la complexité de cet univers...

Volcan a rappelé le droit : l'instruction codificatrice N°07-024-MO du 30 mars 2007 relative aux pièces justificatives de dépenses dans le secteur public local. Tu peux trouver ce texte à cette adresse :

http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_otherfiles_fina_loca/telecharger/intruction2007_pj.pdf

Page 7 de l'instruction, paragraphe 2.2.2 : "La production d’une copie des pièces justificatives est admise"

L'idée de la facture "originale" est assez débile puisqu'une facture n'a aucun valeur en soi, par opposition au reçu, par exemple, qui est une preuve de paiement. On peut faire 10 facture et personne ne peut dire quelle est la facture "originale". Dés lors, si la première facture a été perdu, logiquement il suffira de produire une autre. Il n'y a donc pas de raison d'écrire "duplicata" ou "copie".

Bienvenue sur le forum cjt. J'attire votre attention sur le fait que le post auquel vous répondez date de près de quatre ans. L'intérêt d'y répondre est donc très limité. C'est pourquoi en général nous ne pratiquons pas ici le "déterrage" de posts et qu'en cas contraire nous, les méchants modos, verrouillons sans état d'âme. Pour davantage d'informations sur le fonctionnement du forum, vous pouvez vous reporter à la rubrique ad hoc 

Verrouillé.