Trou dans la caisse

Bonjour,
j'ai un trou de 150,00 € dans ma caisse, mais j'ai beau tout reprendre (dernières régies, restitution d'avances, encaissements) je ne trouve pas l'erreur.
Dans quelle mesure suis-je responsable pécuniairement sachant que c'est mon agent comptable qui perçoit l'indemnité de caisse et que moi je ne suis que contractuel payé razibus ?
Merci pour vos réponses

Tu as un trou dans la caisse : il manque 150.00 € dans la caisse par rapport à ton solde débiteur au compte 531 ?

De ce que je comprends tu es à l'agence comptable chargé de passer les écritures .

Reprenons quelques points de contrôle , tes 4521 sont égaux au 513 de chaque EPLE ?

Ton quittancier à l'agence comptable ? : le total de ton quittancier est égal au total de ton débit ( colonne débit) sur le compte 531 de l'agence comptable en y soustrayant le bilan d'entrée ?

Quand est ce que tu étais juste par rapport à la caisse ?

Sinon en termes de responsabilité c'est l'agent comptable qui est responsable .

Bon courage à toi

150€, cela peut ressembler aussi à une avance remboursée.

Tu n'as pas sorti une somme sans le noter ? Remboursement d'un régisseur, ER, DPAO, etc... Ou versé une avance pour un voyage...

Fait le tour des possibilités.

Qui d'autre a la clé du coffre ? Où est-elle rangée ?


Sinon bien sûr l'AC est "responsable" de la caisse, il faut lui en parler, il a peut-être aussi une idée.

Après il faut vérifier du côté des Ordres de paiement. Une bourse, un fonds social versé en espèce. Un chèque saisi pour du liquide. Une erreur en comptant des rouleaux de pièces. Un achat de tickets avec une personne qui va chercher son porte-monnaie et qui oublie de revenir. Une DPAO non encore saisie dans GFC.

Tout d'abord merci à tous pour vos contributions.
J'ai vérifié le total des débits du 531 moins le bilan d'entrée par rapport au total de mon quittancier. Ouf ! je n'ai pas mis d'argent à la poubelle.
Tous les profs et les techniciens de labo ont restitué leurs avances, les gestionnaires des collèges rattachés aussi.
Vendredi 7/12 au soir mon 531 était ok.
Je n'ai pas de tickets de DPAO en stand by.
L'écart exact est de 152,78 €, curieux montant pour un vol !
Je travaille sur un fichier excel, tous les reports et les liens sont justes.
Le mystère reste entier...

Ta dernière FQE est bien validée ?

explorateur a écrit:

Vendredi 7/12 au soir mon 531 était ok.

aïe ça date un peu . L'erreur a été detectée aujourd'hui ?

Qui a accès au coffre ? Toi et ton AC seulement ?
Tu as lancé l'utilitaire de vérification sur GFC ? pour chaque EPLE . Regarde s'il n'ya pas d'incohérence pour chaque établissement . Ca peut t'aiguiller .

Plusieurs bonnes nouvelles :
- ce n'est pas un vol vu le montant ;
- l'agent comptable n'aura rien à débourser.

Une mauvaise : cela sent une ou plusieurs erreurs d'écriture.

Donc plusieurs questions :
- Le trou apparaît-il après les restitutions des avances des régisseurs et des mandataires, i.e. les avances ont été restituées après le 7 décembre ?
- le trou concerne quel établissement : AC ? ou ER ?
- comment sont les soldes des 543 et 545 des ER ? normalement à zéro sauf s'il n'y a pas eu de mandatement des dépenses du régisseurs.

est-ce que les autres compte de la classe 5 ( 5151 ou 5112° par exemple son justes? C'est peut être une erreur d’écritures d'encaissement.

A aucun moment tu ne parles de tes dégagements de caisse. C'est aussi un point à vérifier avec les relevés du trésor.

si c'était OK le 07/12 alors il faut rechercher un montant non négligeable, sûrement une seule erreur vu la somme.

c'est le genre de montant qui ressemble assez bien à un montant de DP, regardez donc vos droits constatés pour voir s'il n'y aurait pas un guignol qui aurait dû cette somme...

la piste la plus logique consiste à regarder si par hasard on aurait pas saisi en mode caisse un chèque remis. dans ce cas là vous devriez être informé d'un écart constaté par la TG.

généralement les gros loups sont plus faciles à déceler que les bouts de ficelle.

allez! on y retourne!

Pour trouver l'erreur si c'en est bien une, rien d'autre que de transpirer. Mais pour la rendre plus difficile à refaire, des idées : http://intendancezone.net/spip.php?article474

Pour éviter ce genre de problème, je faisais la caisse tous les jours. En cas de différence en trop ou en moins retrouver la raison est plus facile.
Si tu veux j'ai un fichier excell pour faire la caisse facilement.

Pareil que le chat noir, faire la caisse 5 minutes tous les soirs, ça évite des recherches de ce genre pendant des heures...

Sinon, ça peut aider, des fois avec un logiciel, on passe un chèque en l'enregistrant en espèces... Vérifiez que le compte d'encaissement chèques est bon...Ca arrive assez régulièrement

titi5 a écrit:

Pour éviter ce genre de problème, je faisais la caisse tous les jours. En cas de différence en trop ou en moins retrouver la raison est plus facile.

Le collègue a fait la caisse le vendredi soir, et nous demande le mercredi comment s'en sortir, après avoir recompté : j'ai l'impression qu'il y est ou presque. Sinon cette leçon vaudra un fromage, et même une belle roue de Comté (hélas ça doit valoir nettement plus que 150 € une roue entière )

titi5 a écrit:

Si tu veux j'ai un fichier excel pour faire la caisse facilement.

Et un autre fichier est accessible, via le lien précédemment fourni, dans un fichier dans un format libre et respectueux de ses utilisateurs.

pour faire la caisse facilement il ya un truc qui s'appelle gfc. tout les soirs on met le nombre de pièces et de billets et si cela ne corresponds pas au 531 il vous le dit de suite.
après on edite la pièce et on met le tout dans un beau classeur.

et en 2013 tu auras dans la colonne de droite le total des 531 pour chaque établissement de l'agence
Puisque je vous rappelle qu'il n'y aura plus de 452x et de 5132
On aura un 531 dans chaque établissement

C'est formidable la rcbc en fait!!

Gars du Doubs a écrit:

pour faire la caisse facilement il ya un truc qui s'appelle gfc. tout les soirs on met le nombre de pièces et de billets et si cela ne corresponds pas au 531 il vous le dit de suite.
après on edite la pièce et on met le tout dans un beau classeur.

Cela a l'air chouette, comme application...

Nous nous avons un super livret de caisse (informatisé) qui permet de connaitre la répartition des fonds entre les différents EPLE de l'AC. Pas besoin d'édition, plus écologique... Je travaille sur la version 2.0 avec cafetière intégrée. il n'y a plus qu'à comparer les soldes des comptes dans GFC. Donc jamais de trou dans la caisse.

Gars du Doubs a écrit:

pour faire la caisse facilement il ya un truc qui s'appelle gfc. tout les soirs on met le nombre de pièces et de billets et si cela ne corresponds pas au 531 il vous le dit de suite.
après on edite la pièce et on met le tout dans un beau classeur.

Comment ?
Un machin avec des feuilles volantes dans lequel on n'écrit rien comme dans un cahier de caisse -un vrai- ?

Bozinchu a écrit:

On aura un 531 dans chaque établissement

Dans ma lointaine contrée , on m'a conseillé de scinder physiquement les caisses . Franchement ça me simplifie pas la vie ...

La taille du coffre est minuscule actuellement

Et le principe de l'unité de caisse?

Je suis bien d'accord Bozinchu . le principe de l'unité de caisse !

La question qui a été posée par un collègue était de savoir si pour chaque 531 , tu devais détailler les pièces de 2, 1, 0.5 etc ... tu comprends ce que cela signifie ! Moi je le comprends parfaitement et je trouve ça ubuesque !

Après ce n'est qu'un conseil , chaque agent comptable est maître à bord .

non justement

le détail se fait pour la caisse

comme je l'ai indiqué il y aura reprise du solde des 531 sur le côté...

Et ben c'est la 1 ère bonne nouvelle de la journée alors . Merci au moins tu me mets du baume au coeur, dur de se motiver

notre ami exploreur a-t-il retrouvé ses 152.78€ ?