remboursement achat en espèces

Bonsoir à tous,
Aujourd'hui je vous expose un problème qui me pèse...
Je n'arrive plus à suivre le chef des travaux. il fonctionne toujours avec les commandes à l'ancienne (carnets triplicatas), choisissant lui-même ses fournisseurs, me demandant des remboursements en espèces... Je n'en peux plus. Je n'ai jamais travaillé ainsi... que faire?
Merci pour vos avis

Dire au CE que cela doit cesser
le faire par écrit
Si tu n'es pas suivi par le CE, autant essayer de jouer à l'euromillion tu as une probabilité plus grande de gagner.

Tu es AC ou GM?

Il a une délégation de signature ? Il a des carnets de bons de commandes ?
Il t'appartient de proposer un autre mode de fonctionnement. Tu devras faire preuve de pédagogie, déterminer une politique d'achat, peut-être le faire passer aux appros GFC, envisager une régie d'avance ou une avance pour menues dépenses pour limiter le monsieur... Il doit être possible de le recadrer progressivement lui sans retirer toutes ses prérogatives.
Mais ça commence par en parler au CE entre 4 z'yeux avec des arguments un peu plus étayés que "je n'ai jamais travaillé ainsi".
Bon courage.

Comme je suis pédagogue, je lui ai expliqué que pour l'alléger de la charge de travail, il m'apporte ses devis et je me charge de passer les commandes sur GFC.
A la question posée AC ou GM? Je suis GM et régisseur.

Winnie,
Il n'a pas de délégation de signature mais un gros carnet de commandes

La délégation devrait être formalisée.
Ce qui est marrant c'est que dans les textes le chef de travaux ne peut pas avoir de délégation...

Qu'est-ce qui te gêne dans le fait qu'il fasse lui-même ses commandes? et choisissent ses fournisseurs si il les a mis en concurrence.

Demande lui 3 devis à chaque fois, pour les dépenses au comptant rappelle le lui que c'est toi qui l'autorise à faire ces dépenses car il s'agit de ta régie et que tu peux refuser de le rembourser si tu considère que la dépenses ne correspond pas aux critères des dépenses au comptant ( achat non routinier et qui ne pouvait pas être prévisible et qu'il devra aller se faire rembourser par l'agent comptable chez qui il sera accueilli comme il se doit!

Ce qui me gêne c'est qu'il vient tous les jours avec plusieurs commandes, ne me donne pas les bons de livraisons.... et en plus de ça il ne fait pas jouer la concurrence, il a ses fournisseurs à lui...

Pas bon, ça. Pas bon du tout.

Que faire? Comme je viens d'arriver sur le poste je n'ai pas envie d'avoir la réputation de celle qui veut tout changer....

Il faudra t'y faire, malheureusement.
Cela passe mieux si tu y vas par étapes. Le plus important c'est d'expliquer au CE pourquoi il faut changer, et d'avoir son soutien.

Mon ched de travaux prépare ses bons de commandes mais me les donne pour validation. On monte les marchés ensemble quand c'est nécessaire. Gentiment, mais il faut lui rappeler la réglementation et les règles de fonctionnement des marchés, des DAO et autres... Pourquoi pas écrire une procédure pour les achats validée par le CE ?

Steph95600 a écrit:

Mon ched de travaux prépare ses bons de commandes mais me les donne pour validation. On monte les marchés ensemble quand c'est nécessaire. Gentiment, mais il faut lui rappeler la réglementation et les règles de fonctionnement des marchés, des DAO et autres... Pourquoi pas écrire une procédure pour les achats validée par le CE ?

Très bien la procédure. Une fois validée par le CE, le CTX ne pourra qu'y adhérer. J'ai déjà eu plusieurs CTX et c'est vrai qu'il faut bcp de pédagogie. Il faut lui montrer que cette procédure sert aussi à le protéger contre les mauvaises langues, notamment les achats .

NewGest a écrit:

Ce qui me gêne c'est qu'il vient tous les jours avec plusieurs commandes, ne me donne pas les bons de livraisons.... et en plus de ça il ne fait pas jouer la concurrence, il a ses fournisseurs à lui...

Parle au CE de l'article 432-14 du code pénal, ça devrait lui donner des idées de réorganisation. Pour les DAO, quand elles sont validées, impose le remboursement pas mandat et pas directement par le distributeur de billet de la banque régisseur.

Merci pour tous vos conseils. ils sont tous intéressants.
Vive ce FORUM.

Une bonne façon de remercier le forum en retour, ce serait de ne pas poster tes questions n'importe où... Ce fil n'a rien à faire dans "fonctionnement du forum". Je déplace.

Winnie a écrit:

NewGest a écrit:

Que faire? Comme je viens d'arriver sur le poste je n'ai pas envie d'avoir la réputation de celle qui veut tout changer....

Il faudra t'y faire, malheureusement.
Cela passe mieux si tu y vas par étapes. Le plus important c'est d'expliquer au CE pourquoi il faut changer, et d'avoir son soutien.

NewGest, à partir du moment où tu arrives sur un nouveau poste, tu poses sur les choses un regard neuf, et tu vas nécessairement voir ce que les autres ne voient plus. Par conséquent, tu apporteras inévitablement du changement. C'est vrai aujourd'hui, ça le sera encore dans 20 ans. C'est précisément l'intérêt de la mobilité.
En outre, en tant qu'intendant, tu es la personne qui maîtrise le mieux la réglementation budgétaire et comptable de l'EPLE, ainsi que les aspects hygiène et sécurité. Entre autres (je schématise). Donc tu seras nécessairement la personne qui sera "l'empêcheur de tourner en rond" parce que tu seras le garant de la bonne application des règles.

Sur la méthode, Winnie a raison. J'ajouterais : vas-y avec modestie. Même si tu es sûr de ton fait, ce n'est pas toi le patron, donc ce n'est pas toi qui décide. Le chef, c'est le CE. D'expérience, on fait passer plus facilement les choses en disant « voilà quelle est la réglementation, voilà quels sont les risques si on ne la respecte pas, mais bon, moi je suis juste le conseiller juridique, ce n'est pas moi qui décide - ceci dit, voilà comment je ferais les choses si j'étais vous... » plutôt qu'en disant « vous n'êtes qu'une bande de nuls incompétents, vous avez intérêt à marcher droit sinon ça va péter ». En plus, on s'use moins la santé avec une méthode modeste...
Donc étape 1 : tu la joues modeste comme ça avec le CDT pour lui faire changer ses habitudes. Avec le discours : « c'est la réglementation, si on ne la respecte pas, c'est le CE à qui on fait courir un risque juridique ; moi, je ne vous impose rien, c'est le CE qui devra trancher. »
Et étape 2 si le CDT est un bourrin qui ne veut rien comprendre : même discours au CE.

In fine, tu fais ce que le CE a décidé. Si ce n'est pas dans les clous réglementairement, tu fais en sorte de laisser une trace écrite (un petit relevé de conclusions de ce qu'aura décidé le chef, que tu lui transmets pour qu'il confirme que tu as bien retranscrit ce qui a été décidé, en lui rappelant ce qui pose problème du point de vue réglementaire). Et basta.

Si ce n'est pas trop pénible techniquement, tu peux faire comme chez moi : grâce à GFC en réseau, le ctx peut saisir directement ses approvisionnements (sur le J1 seulement, bien entendu). Ensuite, nonobstant le code des marchés publics, le truc qui m'ennuie le plus dans ce que tu racontes, c'est la certification du service fait, qui n'est pas garantie du tout si les bons de livraison ne sont pas transmis.

Pour info, mes établissements rattachés sont censés me les fournir (censés parce qu'il y en a un qui ne veut rien savoir ) dans le duplicata qui est classé à l'agence comptable, les ER se font un triple s'ils veulent avoir quelque chose sous la main. Tu peux arranger le coup avec le comptable pour que cela soit lui qui impose cela, ça sera plus facile que de tout porter sur ton dos, bien exposé aux coups de poignard.

Pour l'aspect dépenses en espèces, là c'est très facile : suggère au comptable de réduire l'avance de la régie, à mettons 100 €, et tout naturellement ça deviendra impossible de rembourser n'importe quoi à tout propos. Sur l'IZ j'ai mis un certain nombre d'articles qui expliquent comment encadrer et limiter les DAO, tu peux aller voir, ça t'aidera.

Bonjour Intendant Zonard,
J'ai passé des heures à lire sur IZ, je trouve ce travail exceptionnel, riche, intéressant , nécessaire et utile aux débutants.
Peut-on espérer une actualisation de la rubrique "élaboration du budget" en mode RCBC? Je sais que c'est trop demandé mais bon le travail est tellement bien fait qu'on redemande...
Merci

Tu n'est pas obligé de rembourser en espèces ses achats en tant que régisseur. C'est de ta seule responsabilité. Tu peux mandater normalement.

A partir de janvier 2013, je changerai de méthode.

NewGest a écrit:

J'ai passé des heures à lire sur IZ, je trouve ce travail exceptionnel, riche, intéressant , nécessaire et utile aux débutants.

Et encore, tu ne connais peut-être pas encore http://www.gestionnaire03.fr !

NewGest a écrit:

Peut-on espérer une actualisation de la rubrique "élaboration du budget" en mode RCBC? Je sais que c'est trop demander mais bon le travail est tellement bien fait qu'on redemande...

Et bien l'une de mes habitudes, bonnes ou mauvaises, dans l'élaboration de ce site, c'est de ne parler qu'après avoir testé le boulot bien en profondeur. Et comme sur le coup je ne suis pas super en avance, et bien je n'ai pas encore énormément de choses à dire.

Mais surveille les mouvements, ça ne va plus tarder, j'ai déjà un bout de travail qui a été validé pour l'essentiel en réunion de bassin de gestionnaires.

L'intendant zonard a écrit:

le truc qui m'ennuie le plus dans ce que tu racontes, c'est la certification du service fait, qui n'est pas garantie du tout si les bons de livraison ne sont pas transmis.

Pour info, mes établissements rattachés sont censés me les fournir (censés parce qu'il y en a un qui ne veut rien savoir ) dans le duplicata qui est classé à l'agence comptable, les ER se font un triple s'ils veulent avoir quelque chose sous la main.

Je vais faire ma tête de pioche, pardon Lapinou, mais je ferais comme ton GM. Pour moi la signature de l'ordo sur le bordereau atteste du service fait.
Et selon comment ça se passerait je pourrais même avoir une position psychorigide comme "celui qui veut un truc pas obligatoire mais particulièrement chronophage le fait lui-même" (sans parler du coût).

Comment tu as le temps de vérifier tout ça ?

Winnie a raison.

De nombreux messages lus sur ce forum critiquent avec raison les agents comptables qui ennuient les gestionnaires avec des demandes non fondées. L'attestation du service fait c'est la signature du bordereau de mandatement et ce n'est que lorsque le comptable a des doutes légitimes sur cette attestation qu'il peut demander à l'ordonnateur de confirmer la réalité de ce service fait. Pour le comptable, demander copie des bons de livraison est contraire au décret de 2007 et c'est outrepasser ses droits ; voir mettre en doute la sincérité de l'ordonnateur et du gestionnaire.

Donc la signature du chef sur le bordereau remplace toute forme de travail, de contrôle par le gestionnaire ? Première nouvelle... On a là une collègue qui explique que chez elle c'est la foire à neuneu, et tout ce que vous trouvez pour l'encourager, c'est de dire que de toutes manières le chef est responsable ? Belle manière de considérer notre travail, après quoi faudra surtout pas s'étonner qu'on s'essuie les pieds sur nous.

Ces documents existent, ils ont une certaine utilité, et ne peuvent être rangés mieux qu'avec les mandats qu'ils ont déclenchés. Comme je n'ai pas assez confiance dans les ER dans la durée (déjà que quand j'imagine les feux de joie d'archives par mes successeurs... ), je tiens à avoir le duplicata à l'agence comptable. Des ER jouent le jeu, un ER ne le fait pas, remarquez bien que je n'ai jamais rejeté un mandat pour cela.

La signatude de l'ordonnateur vaut pour certification du service fait, certes bien. Mais je tiens à mes ordonnateurs, dont je sais qu'ils signent tout sans regarder ou peut s'en faut, et pour leur éviter de pénibles moment devant la CDBF, je préconise la collecte des commencements de preuve par écrit susceptibles d'aider à attester la qualité du travail réalisé sous leur impulsion.

La qualité, c'est un mot qui ne fait pas partie des textes réglementaires sur les missions du comptable, et qui se trouve un peu partout dans mon site. Chacun est libre de faire de la marde réglementaire, ou bien de la dentelle superfétatoire. En faisant dans la dentelle, au final chez moi le service est mieux rendu. Et c'est tout ce qui m'intéresse. Or le service rendu aux élèves de mon "mauvais" ER m'inquiète de temps à autre, mais bon après tout je ne peux pas faire le boulot d'un chef d'établissement à sa place, hein...

Bon, on va dire que moi j'ai la chance d'avoir des gestionnaires en qui j'ai confiance, que je suis trop légaliste, et que je ne suis pas là pour faire un travail de gestionnaire ailleurs que dans mon établissement (je n'en aurais d'ailleurs pas le temps même si l'envie m'en prenait).

Sur ce on ne va pas polémiquer, ce n'est ni le lieu ni le moment. De plus j'ai le plus profond respect pour ton travail et l'investissement dont tu témoignes dans tes messages.

Certes a signature vaut service fait
mais il y a d'autres contrôles (exacte imputation, caractère libératoire du paiement , chapitre en équilibre...) que la signature n'atteste pas

Citation :

Mais je tiens à mes ordonnateurs, dont je sais qu'ils signent tout sans regarder ou peut s'en faut, et pour leur éviter de pénibles moment devant la CDBF

Que dire de plus ? c'est carrément un contrôle de moralité des ordonnateurs avec de lourds préjugés... Et il n'y a qu'un seul ER qui ose résister à cette dérive ? Répétons le encore : le comptable n'est pas le supérieur des gestionnaires.

L'intendant zonard a écrit:

Mais je tiens à mes ordonnateurs, dont je sais qu'ils signent tout sans regarder ou peut s'en faut, et pour leur éviter de pénibles moment devant la CDBF, je préconise la collecte des commencements de preuve par écrit susceptibles d'aider à attester la qualité du travail réalisé sous leur impulsion.

C'est bien ce qu'on dit, tu fais une partie du boulot de l'ordonnateur.

C'est fait en bonne intelligence, chez toi, bien sûr, mais en réalité l'agence comptable ne saurait être le centre d'archivage du groupement comptable.

Un établissement peut changer d'agence comptable, quid des archives.

Bozinchu a écrit:

Certes a signature vaut service fait
mais il y a d'autres contrôles (exacte imputation, caractère libératoire du paiement , chapitre en équilibre...) que la signature n'atteste pas

Le sujet était ici simplement celui du service fait ; et j'ai dit également qu'il appartenait au comptable d'intervenir en cas de doute sur la sincérité de l'attestation que représente la signature.

J'exerce tous les contrôles prévus par les textes ; et avec une rigueur et une compétence (reconnue à tort ou à raison) qui m'évitent toutes dérives des ordonnateurs.